Het is vrijdagmiddag. Er komt een mail binnen van een vaste leverancier. Ze hebben een nieuwe bank, schrijven ze. Of je de openstaande factuur op het nieuwe rekeningnummer wilt betalen. Het logo klopt, de toon klopt, het bedrag klopt ook. Je collega wil het nog even regelen voor het weekend.
Zou jij zien dat er iets niet klopt? Eerlijk gezegd: vaak is er aan de mail zelf weinig te zien. En daar gaat het om.
Hoe het werkt
Betaalfraude via de mail komt in een paar vormen voor. Ze lijken op elkaar: iemand wil dat jij geld overmaakt naar een rekening die niet van de echte ontvanger is.
- CEO-fraude. Iemand doet zich voor als de directeur of eigenaar. "Ik zit in een overleg. Kun jij dit even betalen? Hou het nog stil." De Fraudehelpdesk wijst op gezag, vertrouwelijkheid en tijdsdruk.
- Valse facturen. Een factuur die lijkt te komen van een bekende leverancier. Of een factuur voor iets wat nooit is besteld, vaak voor een bedrag waar niemand over valt.
- Een gewijzigd rekeningnummer. De leverancier is echt, de factuur ook. Alleen het rekeningnummer is anders. Soms komt de mail van een adres dat er bijna hetzelfde uitziet. Soms is de mailbox van de leverancier zelf overgenomen, en komt de mail echt van hun adres.
Waarom het zo vaak lukt
Dit heeft niets met dom zijn te maken. Oplichters gebruiken twee dingen die in elk bedrijf gewoon zijn: haast en gezag. Facturen betalen is routine. En als de baas iets vraagt, doe je dat.
Een nepadres kan op één letter na gelijk zijn aan het echte adres. Wie snel door zijn mail gaat, ziet dat niet. Techniek houdt veel nepmail tegen, maar een goed gemaakte mail komt er soms gewoon door. Herkennen helpt dus, maar je bescherming zit vooral in een afspraak.
Hoe wij erover denken
Niet alles hoeft maximaal. Je hoeft niet elke factuur te wantrouwen en niet elke betaling na te bellen. Dat houdt niemand vol, en na een maand doet niemand het meer.
De afspraak die het meeste helpt, is klein: bij een afwijkend betaalverzoek bel je na. Afwijkend is bijvoorbeeld een nieuw rekeningnummer, ongewone haast, een vraag om het stil te houden of een verzoek dat niet via de normale weg komt. En je belt naar een nummer dat je al had. Niet naar het nummer in de mail.
Daarnaast: melden zonder verwijt. Iedereen klikt weleens verkeerd. Wie bang is voor gedoe, meldt het later of niet. En juist snel melden maakt de schade kleiner. Het helpt als de eigenaar hardop zegt: "Vraag ik ooit met haast om geld? Bel me gerust terug. Dat vind ik goed."
Wat verder nodig is, hangt af van je bedrijf. Een eenmanszaak die alles zelf betaalt, heeft een ander risico dan een bedrijf waar drie mensen kunnen betalen.
Welke afspraken je maakt, bepaal jij. Wij helpen je kiezen wat past bij hoe jullie werken, zodat het niet voelt als extra regels.
Even eerlijk
Wat je zelf kunt doen
Veel hiervan kun je zelf regelen, ook als klein bedrijf. Op hoofdlijnen:
- Maak de nabel-afspraak en spreek hem uit. Eén zin is genoeg.
- Laat een nieuw rekeningnummer nooit alleen via de mail lopen. Een wijziging check je altijd op een andere manier.
- Praat er eens over. Bekijk samen een paar voorbeelden van nepmails. Niet als toets, maar om het gewoon te maken.
- Beveilig je eigen mailbox goed, met een tweede inlogstap. Dan is het moeilijker om jouw mailbox over te nemen en in jouw naam te mailen.
Als het toch misging
Dan telt vooral snelheid. Je bank, de politie en de Fraudehelpdesk helpen je verder; hieronder bij de vragen staat wat je dan doet. En de collega die betaalde? Die heeft geen verwijt nodig, maar een bedankje dat hij het meldde.
Waar +Z bij helpt
Welke afspraken bij jouw bedrijf passen, verschilt per bedrijf. Wie betaalt er, hoe komen facturen binnen, hoe goed is je mail beveiligd? Dat zoekt de +Z Checkup voor je uit. Je krijgt je IT-plan: wat voor jou zinvol is, in gewone taal, en wat je gerust kunt laten zoals het is. Een IT-raadgever kijkt het na.
Wil je dat er iemand met je meedenkt terwijl je het invoert? Dan past Checkup met raadgever. We verkopen geen beveiligingssoftware en verdienen niets aan de oplossing die je kiest. Zo blijft het advies in jouw belang.
Veelgestelde vragen
Wat is CEO-fraude?
Bij CEO-fraude doet een oplichter zich voor als de directeur of eigenaar. Hij vraagt een medewerker om snel, en vaak in vertrouwen, een bedrag over te maken. De oplichter speelt in op gezag en haast. Vaak komt er geen inbraak aan te pas: een mail van een adres dat op het echte lijkt, of een telefoontje, is genoeg. Soms is wel een echte mailbox overgenomen.
Moet ik elke factuur nabellen?
Nee. Dat houdt niemand lang vol. Bel na bij een afwijkend betaalverzoek: een nieuw rekeningnummer, ongewone haast, een vraag om het stil te houden, of een verzoek dat niet via de normale weg komt. Bel dan naar een nummer dat je al had, niet naar het nummer in de mail.
Ik heb betaald aan een oplichter. Wat nu?
Meld het meteen bij je bank en doe aangifte bij de politie; dat kan ook namens je bedrijf. Met die aangifte kan je bank soms het geld terugvragen bij de ontvanger, als dat een Nederlandse rekening is. Meld het bij de Fraudehelpdesk: die weet welke organisaties je verder moet inlichten. En laat je IT-leverancier nakijken of er een mailbox is overgenomen.
Helpt beveiligingssoftware tegen betaalfraude?
Techniek houdt veel nepmail tegen, maar niet alles. Als de mailbox van een leverancier is overgenomen, komt de mail zelfs van het echte adres. Daarom helpt een goede afspraak over nabellen vaak meer dan nog een extra programma.
Bronnen
- Fraudehelpdesk: CEO-fraude en slachtoffer geworden, wat nu?
- Fraudehelpdesk Zakelijk: fraude melden als ondernemer
- NCSC: digitale fraude
- Betaalvereniging Nederland: betaling terugvragen
- Politie: aangifte of melding doen en aangifte doen namens een bedrijf
Lees ook
- Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
- Als je IT-leverancier stopt: kun je morgen door?
- IT-advies voor je bedrijf: onafhankelijk en in jouw belang
Wil je weten hoe dit bij jouw bedrijf zit? Met de +Z Checkup zie je het in twintig minuten →
Over +Z
Dit artikel beschrijft het onderwerp in het algemeen: ook als je niet voor +Z kiest, helpen deze vragen en afspraken je verder. Wil je weten wat voor jouw bedrijf zinvol is? Dan maakt de +Z Checkup het concreet.
Meer over de +Z Checkup →