Hoeveel deurcodes staan er in je mailbox?
Op een vakantiepark draait de wissel van de gasten op software: wie komt er, welk huisje is schoon en welke code gaat naar welke gast. Met de +Z Checkup breng je dat stap voor stap op orde.
Even eerlijk
- Wanneer gaat de login dicht van een schoonmaker die bij het schoonmaakbedrijf stopt?
- Betaal je een eigenaar uit op een nieuw rekeningnummer zonder eerst te bellen?
- Vindt je receptie de deurcodes van vandaag als de parkbeheersoftware op de wisseldag uitvalt?
- Wie beheert de router en de slimme thermostaat in elke bungalow?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Parkbeheer, sleutels zonder sleutel en de wisseldag
De kern van een park is de parkbeheersoftware. Die regelt boekingen, de indeling van de huisjes, de schoonmaakplanning en vaak ook de afrekening met eigenaren van bungalows die je voor hen verhuurt. Valt dat systeem op de wisseldag uit, dan staat de receptie met lege handen.
Steeds meer huisjes gaan open met een pincode, een pas of een app. De code staat in de bevestigingsmail of komt een paar dagen voor aankomst. Wie toegang heeft tot die mails of tot het sleutelsysteem, kan dus in alle huisjes komen.
De schoonmaak doet vaak een ander bedrijf. Die ploeg werkt met jouw planning, op hun eigen telefoons. En in de huisjes hangen slimme thermostaten, tv's met een eigen account en soms een router per bungalow.
Eigenaren, schoonmakers en oud-gasten: wat de regels vragen
- Afspraken met wie je gegevens verwerkt. Ziet het schoonmaakbedrijf namen en aankomsttijden van gasten, of draait je parkbeheersoftware in de cloud, dan sluit je een verwerkersovereenkomst. Daarin staat wat zij met de gegevens mogen. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
- Nachtregister. Ook op een park houd je een register van je gasten bij. Je noteert wat de wet vraagt en maakt geen kopie van het identiteitsbewijs. Bron: artikel 438 Wetboek van Strafrecht en Autoriteit Persoonsgegevens.
- Mail aan oud-gasten. Een aanbieding voor volgend jaar mag je mailen aan gasten die al eens bij je verbleven, als het over een vergelijkbaar verblijf gaat en ze zich makkelijk kunnen afmelden. Anderen mail je alleen met hun toestemming. Bron: ACM.
Drie eerste stappen voor je vakantiepark
Sluit de toegang van externe ploegen
Geef het schoonmaakbedrijf en andere vaste ploegen eigen logins voor de planning. Stopt een medewerker of het hele contract, dan gaat die toegang dezelfde week dicht.
Bel na bij een nieuw rekeningnummer van een eigenaar
Vraagt een eigenaar per mail om zijn uitbetaling naar een ander rekeningnummer te sturen? Bel hem eerst op het nummer dat je al had. Pas daarna wijzig je het.
Maak een plan voor uitval op de wisseldag
Zorg dat de aankomstlijst en de deurcodes van vandaag ook zonder parkbeheersoftware te vinden zijn. Schrijf op wie je belt als het systeem plat ligt.
Hoe de Checkup rekening houdt met je park
Je geeft aan welke systemen het park gebruikt: de parkbeheersoftware, het sleutelsysteem, de boekingsplatforms en de planning voor de schoonmaak. De Checkup vraagt per systeem wie erbij kan, ook mensen van buiten, en of er een eigen kopie van de gegevens is.
Omdat een park veel betalingen doet, vraagt hij hoe je een afwijkend betaalverzoek controleert. Voor de apparaten in de huisjes vraagt hij of ze een eigen netwerk hebben en of de standaardwachtwoorden zijn veranderd.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
In een kwartier tot een uur beantwoord je vragen over je park, en je hebt meteen je eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger je invult, hoe beter het klopt. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar met je mee, met handleidingen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Mijn deurcodes komen automatisch uit het boekingssysteem. Is dat veilig?
Het kan veilig zijn, als de code alleen voor die gast en die dagen werkt. Vraag je leverancier of codes na vertrek vervallen, en wie in het systeem alle codes kan zien.
Moet het schoonmaakbedrijf een verwerkersovereenkomst tekenen?
Ziet dat bedrijf gegevens van je gasten, zoals namen of aankomsttijden, dan wel. Krijgen ze alleen een lijst met huisnummers, dan is het minder nodig. De Checkup vraagt welke gegevens externe partijen zien.
Wij verhuren huisjes van particuliere eigenaren. Waar moet ik op letten?
Op de gegevens van die eigenaren, zoals hun rekeningnummer, en op de uitbetalingen. Een vervalst verzoek om een ander rekeningnummer komt vaker voor dan je denkt.
Werkt de Checkup ook voor een park met meerdere locaties?
Ja. Je beantwoordt de vragen voor de hele organisatie. Heeft elke locatie eigen apparaten of een eigen netwerk, dan geef je dat aan.
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een vakantiepark, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen vakantiepark? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van gasten en eigenaren, en het geeft de eigenaar rust.