Kan je camping door als het boekingssysteem in juli uitvalt?
Op een camping hangt meer aan het netwerk dan je denkt: de receptie, de slagboom, de camera's en de wifi voor honderden gasten. Met de +Z Checkup zie je wat goed staat en wat als eerste aandacht vraagt.
Even eerlijk
- Staan de logins van de seizoenskrachten van vorig jaar nog open?
- Op wiens privémail staat je campingsoftware?
- Kan een gast via de wifi bij je slagboom of camera's?
- Wie kent de code van de kassa in de snackbar?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Een terrein vol apparaten, en elk voorjaar een nieuw team
Een camping is groot. De wifi moet tot aan de verste kampeerplaats reiken, dus staan er antennes en versterkers verspreid over het terrein. Daarnaast hangen er een slagboom, camera's, betaalpalen voor stroom of douches en soms een poort voor de jaarplaatsen aan hetzelfde net.
Gasten boeken via je eigen site, via campingplatforms zoals ACSI of via Booking.com. Die boekingen komen samen in je campingsoftware. Daar staan ook je seizoensplaatsen en jaarplaatsen in, met adressen, kentekens en de incasso van de vaste gasten.
In het voorjaar komen er seizoenskrachten bij: aan de receptie, in de snackbar en bij het animatieteam. Ze krijgen een login voor het boekingssysteem en soms de code van de kassa. Na het seizoen blijven die logins vaak gewoon staan.
Nachtregister, kentekens en camerabeelden
- Nachtregister. Verhuur je beroepsmatig of geregeld kampeerplaatsen, dan houd je een register bij met naam, woonplaats, aankomst- en vertrekdatum en het soort identiteitsbewijs. Een kopie van dat identiteitsbewijs maak je niet. Bron: artikel 438 Wetboek van Strafrecht en Autoriteit Persoonsgegevens.
- Kentekens. Leest je slagboom kentekens en koppelt het systeem die aan een boeking, dan zijn het persoonsgegevens. Bewaar ze niet langer dan nodig, en spreek met de leverancier af waar de gegevens staan. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
- Camera's. Camera's bij de ingang of het sanitairgebouw mogen alleen met een goede reden. Je meldt ze met een bord en je filmt nooit in douches of toiletten. Bewaar de beelden niet langer dan nodig, en leg vast hoe lang. Is er iets gebeurd, dan bewaar je de beelden van dat moment tot het is afgehandeld. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
Drie eerste stappen voor je camping
Zet het boekingssysteem op naam van de camping
Zet de campingsoftware en de platforms op een account van de camping, niet op het privé-adres van een van de eigenaren. Zet er een tweede inlogstap op: naast je wachtwoord een code op je telefoon.
Sluit logins van seizoenskrachten na het seizoen
Geef elke seizoenskracht een eigen login. Zet een vaste datum in de agenda waarop alle seizoenslogins dichtgaan, en verander dan ook de gedeelde codes, zoals die van de kassa.
Geef slagboom en camera's hun eigen netwerk
Haal de slagboom, de camera's en de betaalpalen van het netwerk van de gasten af. Verander het standaardwachtwoord dat de installateur heeft laten staan.
Hoe de Checkup rekening houdt met je camping
In de vragenlijst geef je aan welke systemen je gebruikt. Je campingsoftware, de campingplatforms en de app van de slagboom voeg je zelf toe. Per systeem vraagt de Checkup op wiens naam het staat, wie erbij kan en hoe lang je zonder kunt.
Werk je met seizoenskrachten, dan vraagt hij hoe logins na het seizoen dichtgaan. Voor de slagboom, camera's en andere apparaten met internet vraagt hij of ze een eigen netwerk hebben. Bij privacy geef je aan welke gegevens je bewaart, zoals kentekens en camerabeelden.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
In een kwartier tot een uur beantwoord je vragen over je camping, en je hebt meteen je eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger je invult, hoe beter het klopt. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar met je mee, met handleidingen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Mijn wifi over het terrein wordt beheerd door een bedrijf. Moet ik daar dan nog iets mee?
Ja, een beetje. Je hoeft het netwerk niet zelf in te richten. Wel wil je weten of je receptie, slagboom en camera's los staan van de wifi voor gasten, en wie de wachtwoorden heeft. De Checkup geeft je een voorbeeldmail om dat aan je leverancier te vragen.
Hoe lang mag ik de kentekens van gasten bewaren?
Niet langer dan nodig voor het doel. Is het kenteken alleen nodig om de slagboom te openen, dan kan het na vertrek weg. Leg vast wat je bewaart en waarom.
Wat als de slagboom uitvalt in het hoogseizoen?
Zorg dat iemand de slagboom met de hand kan openen, en dat je weet wie je belt. In je plan kan een stap staan om dat op te schrijven en bij de receptie te leggen.
Ik heb een kleine camping met twintig plaatsen. Is dit dan wel iets voor mij?
Ja. Een kleine camping heeft vaak minder apparaten, maar wel een boekingssysteem en gasten op de wifi. Werk je zonder personeel, dan slaat de Checkup de vragen over medewerkers over.
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een camping, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen camping? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van gasten en seizoenskrachten, en het geeft de eigenaar rust.