Een medewerker vertrekt: wat regel je die dag?

Een medewerker heeft een nieuwe baan. Jullie nemen netjes afscheid, er is taart en een cadeau. De laptop gaat terug in de kast.

Drie maanden later komt er nog steeds mail binnen op het oude adres. Niemand leest die. Een klant wacht al weken op antwoord. En het account van de webwinkel werkt nog met het wachtwoord dat de hele ploeg kende. Er is niets misgegaan, maar het is ook niet afgerond.

Waarom de laatste dag ertoe doet

De meeste medewerkers vertrekken in goede verstandhouding. Daar gaat het hier ook niet om. Het punt is simpel: een account blijft werken tot iemand het uitzet. En omdat mail, bestanden en veel programma's in de cloud staan, werken ze ook buiten kantoor.

Wat er kan gebeuren als je niets doet:

• Mail van klanten die niemand leest. Een offerteaanvraag of een klacht blijft liggen.
• Toegang die blijft bestaan. Een account dat niemand meer gebruikt, valt ook niemand op als er iets mee gebeurt.
• Kosten die doorlopen. Voor veel diensten betaal je per gebruiker, ook als die gebruiker al weg is.
• Bestanden die alleen op één plek staan. In de eigen map of op de laptop van de medewerker die vertrekt.

Het NCSC, het overheidscentrum voor digitale veiligheid, raadt aan om toegang bij vertrek in te trekken en daar een vaste werkwijze voor te maken. Ze bieden daar ook gratis sjablonen voor aan.

Hoe wij erover denken

Het is geen wantrouwen, het is afronden. Je vraagt bij vertrek ook de sleutel van het pand terug. Niemand vat dat op als een verwijt. Met accounts werkt het net zo.

Werk met één lijst. Het NCSC noemt dat een rechteninventarisatie: per medewerker bijhouden waar die bij kan. Voor een klein bedrijf is dat een eenvoudige tabel. Bij vertrek loop je die lijst langs, en je vergeet niets.

De mail van de zaak blijft van de zaak. Klanten moeten je kunnen blijven bereiken. Tegelijk hebben medewerkers recht op een beetje privacy. Spreek daarom vooraf af hoe je met de mailbox omgaat als iemand vertrekt. Wat de Autoriteit Persoonsgegevens hierover zegt, lees je hieronder bij de vragen.

Gedeelde wachtwoorden zijn het lastigste deel. Het wifi-wachtwoord, de webwinkel, het portaal van een leverancier. Die kent vaak iedereen. Bij vertrek verander je ze, en met een wachtwoordkluis (een beveiligde app voor wachtwoorden) is dat een stuk minder werk.

Let op: kon de medewerker in een gedeelde kluis, dan kende hij in feite alles wat erin staat. Verander dan alle wachtwoorden uit die kluis, niet alleen de wachtwoorden die hij gebruikte. Stonden er ook codes voor de tweede inlogstap in, stel die dan opnieuw in. Anders kan wie vertrekt met die codes gewoon blijven inloggen. Daarom is het slim om de kluis vooraf per taak te verdelen: iedereen kan alleen bij wat hij nodig heeft, en bij een vertrek hoef je minder te veranderen.

Hoe uitgebreid je dit regelt, bepaal jij. Met drie medewerkers is een lijstje op papier prima. Het belangrijkste is dat het op de laatste werkdag gebeurt, en niet drie maanden later.

Vragen om jezelf te stellen

Wat je zelf kunt doen, op hoofdlijnen

Op de laatste werkdag:

• Zet de toegang uit aan het eind van de dag: mail, bestanden en de andere systemen op je lijst.
• Neem de spullen van de zaak in: laptop, telefoon, pasjes en sleutels.
• Haal de medewerker uit de gedeelde kluis, en verander alles wat daarin stond: wachtwoorden, codes voor de tweede inlogstap en herstelcodes. Begin bij de belangrijkste, zoals de bankrekening, de administratie en de logins die alles kunnen instellen. Daarna alles wat vertrouwelijk is, zoals de boekhouding en lijsten met namen en adressen.
• Controleer of de telefoon van deze medewerker ergens als tweede inlogstap (de extra code naast het wachtwoord) staat ingesteld, bijvoorbeeld bij een gedeeld account. Zet dat over naar iemand die blijft.

In de weken erna:

• Zet een automatisch antwoord op de mailbox, met het adres waar klanten nu terechtkunnen.
• Zet bestanden die nodig blijven in een gedeelde map.
• Zeg de licentie op die je niet meer nodig hebt.
• Spreek af hoe lang je de mailbox bewaart en wie erbij kan. Wil je weten wat daarbij mag? Laat je adviseren door een jurist of je branchevereniging.

Twee voorbeelden van hoe dat technisch kan. In Microsoft 365 kun je de mailbox omzetten naar een gedeeld postvak, dat collega's kunnen openen. Volgens Microsoft heb je daar geen licentie voor nodig zolang het kleiner is dan 50 GB. Het account zelf verwijder je dan niet, want het gedeelde postvak heeft het nodig. Microsoft wijst erop dat je het inloggen dan wel apart blokkeert. Anders blijft het oude wachtwoord werken. In Google Workspace draag je bestanden over aan een collega voordat je het account verwijdert. Daarna kun je een verwijderd account nog 20 dagen terugzetten. Je IT-leverancier weet hoe dit bij jullie is ingericht.

Waar wij bij helpen

In de +Z Checkup kijken we ook naar toegang: wie waar bij kan, en wat er gebeurt als iemand vertrekt. Jouw IT-plan laat zien waar je kwetsbaar bent en welke maatregel het eerst komt. Ligt een stap bij je IT-leverancier, dan staat er een voorbeeldmail klaar die om advies vraagt. Wil je dat iemand meekijkt als er iemand vertrekt? Dan past Checkup met raadgever.

Een goed afscheid rond je af met de sleutel, de laptop en de accounts.

Veelgestelde vragen

Bronnen
NCSC, In- en uitdiensttreding van medewerkers: toegang intrekken bij vertrek, rechteninventarisatie, gratis sjablonen
Autoriteit Persoonsgegevens, Controle van communicatiemiddelen: zakelijke mail van langdurig afwezige werknemers (ziekte, vakantie) checken, privémail ontzien
Microsoft, Een gebruikerspostvak converteren naar een gedeeld postvak: zonder licentie tot 50 GB; het gebruikersaccount niet verwijderen; bij een vertrokken medewerker het inloggen apart blokkeren
Google, Een gebruiker verwijderen uit je organisatie: gegevens eerst overdragen; een verwijderd account is tot 20 dagen terug te zetten
Dit artikel geeft algemene uitleg, geen juridisch advies. Productdetails kunnen veranderen; kijk bij de leverancier voor de actuele stand.

Bijgewerkt op 4 november 2026. Feiten en bronnen nagekeken op die datum.