Licenties die niemand gebruikt: zo krijg je grip op je abonnementen

Je kijkt naar de afschrijvingen. Een pakket voor mail en kantoorprogramma's, het boekhoudpakket, opslag in de cloud, een tekenprogramma en een programma voor online vergaderen die ooit iemand nodig had. Allemaal kleine bedragen per maand.

Samen tellen ze wel op. En dat is heel normaal: een abonnement sluit je in twee minuten af, en je merkt het niet als het blijft doorlopen.

Waar het geld blijft hangen

• Oud-medewerkers. Iemand is vertrokken, maar het account en de licentie lopen nog door.
• Dubbele diensten. Twee manieren om bestanden te delen, of twee programma's om te vergaderen.
• Een zwaarder pakket dan nodig. Iedereen heeft het uitgebreide pakket, terwijl de helft alleen mail gebruikt.
• Vergeten proefabonnementen die na de proefperiode betaald doorlopen.

Een voorbeeld. Een zakelijk pakket voor mail en kantoorprogramma's kost grofweg €6 tot €21 per gebruiker per maand, exclusief btw, afhankelijk van het pakket en de leverancier. Prijzen veranderen. Stel dat je vier licenties van €14 per maand betaalt voor mensen die al weg zijn. Dan is dat €672 per jaar.

Prijzen stijgen ook. Microsoft verhoogde per 1 juli 2026 de prijzen van onder meer Business Basic en Business Standard. Bestaande klanten gaan pas bij hun verlenging over. Juist die verlenging is een goed moment om te kijken wat je nodig hebt.

Hoe wij erover denken

Een licentie weghalen is iets anders dan minder betalen. Haal je een licentie weg bij een oud-medewerker, dan kan iemand anders hem gebruiken. Je betaalt er nog steeds voor, tot je het aantal licenties verlaagt. Bij veel jaarabonnementen kan dat alleen kort na de aankoop of de verlenging. Bij Microsoft is dat voor een deel van de abonnementen zeven dagen. Anders gaat het pas in bij de volgende verlenging.

Niet alles opzeggen wat ongebruikt lijkt. In de mailbox van een oud-medewerker kunnen afspraken of offertes staan. Bij Microsoft 365 wordt de mail 30 dagen na het weghalen van de licentie bewaard, daarna is hij weg. Zet dus eerst veilig wat je wilt houden.

Eén ronde per jaar is genoeg. Je hoeft niet elke maand alles na te lopen. Eén keer per jaar, en bij elke medewerker die vertrekt, houdt het overzicht klein.

Elk abonnement heeft een eigenaar. Iemand die weet waarom het er is en wie het gebruikt. Zonder eigenaar durft niemand het op te zeggen.

Welke abonnementen je houdt, bepaal jij. Een licentie die af en toe gebruikt wordt, mag prima blijven als hij iets oplevert.

Vragen om jezelf te stellen

Zo pak je het aan, op hoofdlijnen

• Maak een lijst. Loop de afschrijvingen van de bank en de creditcard van de afgelopen twaalf maanden na. Zet per abonnement op een rij: wat het is, wie het gebruikt, wie de eigenaar is, wanneer het verlengt en wat het per jaar kost.
• Vergelijk met je medewerkers. In het beheerscherm van je pakket zie je hoeveel licenties je hebt en aan wie ze zijn toegewezen. Bij Microsoft 365 heet dat het beheercentrum.
• Kijk naar gedeelde adressen. Een adres als info@ heeft bij Microsoft 365 geen eigen licentie nodig als het een gedeelde mailbox is, tot 50 GB. Een gedeelde mailbox is een mailbox die je met een paar collega's samen gebruikt.
• Plan het op de verlengdatum. Zet de verlengdata een maand vooraf in je agenda.
• Loopt het via je IT-leverancier? Dan pas je het aantal meestal via hem aan. Vraag hem één keer per jaar om een overzicht.

Waar +Z bij helpt

In de +Z Checkup zet je je systemen op een rij, met wie ze beheert en op wiens naam ze staan. Jouw IT-plan laat zien wat al goed geregeld is en welke stap het meeste oplevert. Ligt een stap bij je IT-leverancier, dan staat er een voorbeeldmail klaar die om advies vraagt, niet om een opdracht.

We verkopen geen licenties en krijgen geen commissie. Welk pakket je ook kiest, wij verdienen er niets aan. En "dit is prima zo" is ook een goede uitkomst.

Veelgestelde vragen

Bronnen
Microsoft, Microsoft 365 Pricing and Packaging Updates: nieuwe prijzen per 1 juli 2026, bestaande klanten bij verlenging.
Microsoft Learn, Buy or remove licenses: licenties verlagen binnen zeven dagen na aankoop of verlenging, anders bij verlenging; via een reseller pas je het aan bij de reseller.
Microsoft Learn, Assign or unassign licenses: mail wordt 30 dagen bewaard na het weghalen van een licentie.
Microsoft Learn, About shared mailboxes: gedeelde mailbox tot 50 GB zonder licentie, omzetten van een mailbox.
Google, Google Workspace prijzen: €6,80 tot €21,10 per gebruiker per maand, exclusief btw, de basis voor de bandbreedte van €6 tot €21. De Business-pakketten van Microsoft liggen in euro's grofweg in dezelfde bandbreedte; de aankondiging van Microsoft hierboven noemt de prijzen in dollars. Prijzen veranderen.

Bijgewerkt op 29 september 2026. Feiten en bronnen nagekeken op die datum.