Wat kost IT voor een klein bedrijf eigenlijk?

Je boekhouder vraagt het bij de jaarcijfers: wat geef je eigenlijk uit aan IT? Je bladert door je afschriften. Een paar abonnementen, elke maand een factuur van je IT-leverancier, een nieuwe laptop in het voorjaar. Het totaal valt mee, of juist tegen. En je weet niet goed of het veel of weinig is.

Dat is heel gewoon. IT-kosten bestaan uit veel kleine bedragen op veel plekken. Het geheel zie je pas als je het bij elkaar zet.

Waar het geld naartoe gaat

Bij de meeste kleine bedrijven komen de kosten uit vier hoeken:

• Abonnementen per gebruiker. Mail, agenda, bestanden en kantoorprogramma's. Vaak ook je boekhoudpakket en een programma voor je vak. Je betaalt per persoon per maand.
• Apparaten. Laptops, telefoons, een printer, het wifi-kastje. Die koop of lease je, en na een aantal jaar vervang je ze.
• Hulp van buiten. Een IT-leverancier die voor een vast bedrag per maand je IT bijhoudt, of hulp per uur als er iets stuk is.
• Je eigen tijd. Zelf een laptop instellen, een wachtwoord terugzetten, uitzoeken waarom de printer het niet doet. Dat staat op geen enkele factuur, maar het kost wel uren.

De eerste drie zie je terug in je boekhouding. De vierde vergeet bijna iedereen. Toch kan die flink oplopen, want het zijn uren die je niet aan je klanten besteedt.

Een rekenvoorbeeld

Stel dat je bedrijf vijf mensen heeft. Iedereen heeft mail, gedeelde bestanden en de bekende kantoorprogramma's nodig. Bij de bekende aanbieders betaal je daarvoor ongeveer €6 tot €21 per gebruiker per maand, afhankelijk van het pakket. Wat de verschillen tussen de aanbieders zijn, lees je in Microsoft 365 of Google Workspace.

Alle bedragen zijn exclusief btw, en prijzen veranderen. Voor vijf mensen met een middenpakket kom je op ongeveer €60 tot €70 per maand. Daar komen je andere programma's bij, de apparaten en eventueel je IT-leverancier.

Het voorbeeld laat vooral zien hoe het werkt: de meeste kosten groeien mee met het aantal mensen. Komt er een medewerker bij, dan komt er een abonnement bij, en vaak een laptop.

De kosten die je niet ziet aankomen

Sommige uitgaven komen niet elk jaar terug, en juist die verrassen. Een goed voorbeeld: op 14 oktober 2025 stopte Microsoft met de ondersteuning van Windows 10. Sindsdien krijgen die computers geen beveiligingsupdates meer. Wie oudere laptops had die niet geschikt waren voor Windows 11, moest ineens meerdere apparaten tegelijk vervangen.

Andere voorbeelden zijn een prijsverhoging halverwege je contract, licenties (gebruiksrechten per persoon) voor mensen die al weg zijn, of een abonnement dat automatisch verlengt terwijl niemand het nog gebruikt. Dat is niemands schuld. Het gebeurt vanzelf als niemand er af en toe naar kijkt.

Hoe wij erover denken

Er is geen goed bedrag. Je leest weleens dat IT een vast deel van je omzet moet zijn. Daar heb je weinig aan. Een grafisch ontwerper heeft andere IT nodig dan een bakker. De vraag is of wat je uitgeeft past bij wat je bedrijf doet.

Goedkoop kan prima zijn. Een eenmanszaak die alles in één online pakket doet, zit misschien op een paar tientjes per maand. Als dat werkt en je gegevens goed beveiligd zijn, is dat helemaal goed.

Plan de grote uitgaven. Laptops gaan een aantal jaar mee. Als je weet wanneer ze aan vervanging toe zijn, kun je dat spreiden. Dan komt er geen jaar waarin alles tegelijk op is.

Tel je eigen tijd mee. Zelf doen lijkt gratis. Maar ben je elke maand een middag kwijt aan IT, dan is dat ook een kostenpost. Reken dan eens uit wat hulp van buiten kost. Doe je het graag en gaat het goed, dan is zelf doen prima.

Hoeveel je aan IT uitgeeft, bepaal jij. Ik vind vooral belangrijk dat je weet waar het geld heen gaat, zodat je bewust kiest.

Vragen om jezelf te stellen

Weet je een paar antwoorden niet? Dan weet je meteen waar je begint.

Wat je zelf kunt doen, op hoofdlijnen

• Zet alles op één lijst. Ga je afschriften van het afgelopen jaar na en schrijf elk IT-bedrag op: wat het is, voor wie, en of je per maand of per jaar betaalt.
• Ruim op. Zeg abonnementen op die niemand meer gebruikt. Kijk of iedereen het pakket heeft dat bij zijn werk past. Niet iedereen heeft het duurste pakket nodig.
• Maak een vervangplan. Noteer per apparaat het jaar van aankoop. Dan zie je aankomen wanneer er iets vervangen moet worden.
• Zet je verlengdata in je agenda. Een paar weken voor een verlenging kun je nog kiezen.

Hoe je deze kosten in je administratie zet, vraag je aan je boekhouder. Dat is een andere vraag dan welke IT je nodig hebt.

Waar +Z bij helpt

In de +Z Checkup zet je je IT op een rij, en daarmee ook waar je voor betaalt. Jouw IT-plan laat zien wat al goed geregeld is, waar je misschien dubbel betaalt en welke uitgaven eraan komen. Een IT-raadgever kijkt het na, en het plan groeit een jaar met je mee.

We verkopen geen software of apparaten en krijgen geen commissie. Wat je ook kiest, wij verdienen er niets aan. Daardoor is "dit is prima zo" ook een goede uitkomst.

Veelgestelde vragen

Bronnen
Microsoft, Microsoft 365 prijzen voor bedrijven, met de pagina's voor Business Standard en Business Premium: €6,07, €12,13 en €19,06 per gebruiker per maand bij een jaarabonnement, exclusief btw (september 2026).
Google, Google Workspace prijzen: €6,80, €13,60 en €21,10 per gebruiker per maand (flexibel, exclusief belastingen), 16% korting met een contract van een jaar, gedeelde opslag van 30 GB, 2 TB en 5 TB per gebruiker, maximaal 300 gebruikers.
Microsoft Support, Windows 10 ondersteuning is beëindigd op 14 oktober 2025: geen beveiligingsupdates meer.
Microsoft Learn, Microsoft 365 plan options: Business-pakketten tot 300 gebruikers, desktopprogramma's in Business Standard en Premium (niet in Basic), pakketten combineren binnen één account.

Bijgewerkt op 29 september 2026. Feiten en bronnen nagekeken op die datum.