Agenda, klantkaart en kassa: IT op orde voor je kapsalon of schoonheidssalon
Je agenda is je omzet. De +Z Checkup helpt je die agenda en je klantkaarten goed te beveiligen, ook als je weinig van IT weet.
Agenda, klantkaarten en foto's
In een salon draait het om de agenda. Klanten boeken online of bellen, en krijgen een herinnering. Op de klantkaart staat wat je deed: de kleur, de behandeling, en soms een allergie of een huidklacht. Aan de balie staat een tablet of computer, met de kassa en de pin ernaast.
Vaak werken meerdere mensen op hetzelfde apparaat, met één login. De foto's van je mooiste resultaten staan op je telefoon, klaar voor social media.
Valt je agenda uit, dan weet je niet wie er vandaag komt en voor welke behandeling. En kun je je klantkaarten niet meer openen, dan ben je de geschiedenis van je vaste klanten kwijt.
AVG in de salon: allergieën, foto's en je agenda
- Gezondheid op de klantkaart. Een allergie of huidklacht zegt iets over iemands gezondheid. Volgens de AVG zijn dat bijzondere persoonsgegevens, met extra bescherming. Je mag ze alleen vastleggen als een uitzondering geldt, zoals uitdrukkelijke toestemming van je klant. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
- Foto's van klanten. Is iemand herkenbaar, dan is de foto een persoonsgegeven. Voor je hem op je site of social media zet, heb je meestal toestemming nodig. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
- Je agendasysteem. De leverancier bewaart gegevens van je klanten voor jou. Daar hoort een verwerkersovereenkomst bij: een contract over wat de leverancier met de gegevens van je klanten mag doen. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
Drie eerste stappen voor je salon
Noteer alleen wat je nodig hebt
Een allergie zet je alleen op de klantkaart als je klant daar uitdrukkelijk mee instemt. Noteer ook dat je het vroeg. En kijk wie de klantkaarten kan openen.
Laat je baliescherm op slot gaan
Stel in dat je tablet of computer na een paar minuten vergrendelt. Draai het scherm zo dat klanten niet meelezen. Geef iedere medewerker een eigen login.
Zorg dat je agenda niet zomaar weg kan
Zet een tweede inlogstap op je agendasysteem. Vraag je leverancier hoe je afspraken en klantkaarten exporteert, voor als het systeem uitvalt of als je overstapt.
Zo vul je de Checkup in als salon
Een salon staat niet als aparte branche in de lijst. Je kiest "Anders" en vult je branche zelf in. Je agendasysteem voeg je toe als systeem, net als je kassa en je website. Per systeem geef je aan hoe belangrijk het is. Voor je belangrijkste systemen krijg je vragen over de tweede inlogstap, een eigen kopie van je gegevens, en of je ze kunt meenemen als je overstapt.
De Checkup vraagt of je scherm vergrendelt als je wegloopt. Bij privacy geef je aan welke gegevens je bewaart, zoals gezondheidsgegevens. Heb je een kassa of pinautomaat, dan wil hij weten of de standaardwachtwoorden zijn aangepast. Bij de vraag waar je werkt, telt je salon als "Op kantoor". Kies je dat en komen er klanten, dan vraagt hij ook of klanten op je scherm kunnen meekijken, en of je kassa op een eigen netwerk zit.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
Twintig minuten vragen over je salon, en je hebt meteen je eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar met je mee, met handleidingen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Veelgestelde vragen
Ik heb een salon aan huis, zonder personeel. Is de Checkup dan iets voor mij?
Ja. Zonder medewerkers vallen die vragen weg. Wat overblijft: je agenda, je klantkaarten en de foto's op je telefoon.
Mag ik allergieën van klanten vastleggen?
Alleen als een uitzondering uit de AVG geldt, zoals uitdrukkelijke toestemming. Leg alleen vast wat je voor de behandeling nodig hebt.
Mag ik voor-en-na-foto's op social media zetten?
Vraag eerst toestemming aan je klant, op een manier die je later kunt terugvinden. Wil je klant het niet meer, haal de foto dan weg.
Mijn agenda-app regelt alles. Waarom dan nog een plan?
De app houdt de techniek bij. Wie er in je agenda kan, en of je je afspraken en klantkaarten terugkrijgt als je overstapt, regel je zelf. Je plan laat zien wat al goed gaat.