Weet je wie er morgen in de stoel zit als je agenda wegvalt?
Je agenda is je omzet. De +Z Checkup helpt je die agenda en je klantkaarten goed te beveiligen, ook als je weinig van IT weet.
Even eerlijk
- Wie kan op de klantkaart lezen dat een klant een allergie heeft?
- Kan een klant aan de balie op je scherm meelezen?
- Kun je je klantkaarten meenemen als je overstapt naar een andere agenda?
- Staan er foto's van klanten op je privételefoon die je niet meer nodig hebt?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Agenda, klantkaarten en foto's
In een salon draait het om de agenda. Klanten boeken online of bellen, en krijgen een herinnering. Op de klantkaart staat wat je deed: de kleur, de behandeling, en soms een allergie of een huidklacht. Aan de balie staat een tablet of computer, met de kassa en de pin ernaast.
Vaak werken meerdere mensen op hetzelfde apparaat, met één login. De foto's van je mooiste resultaten staan op je telefoon, klaar voor social media.
Valt je agenda uit, dan weet je niet wie er vandaag komt en voor welke behandeling. En kun je je klantkaarten niet meer openen, dan ben je de geschiedenis van je vaste klanten kwijt.
AVG in de salon: allergieën, foto's en je agenda
- Gezondheid op de klantkaart. Een allergie of huidklacht zegt iets over iemands gezondheid. Volgens de AVG zijn dat bijzondere persoonsgegevens, met extra bescherming. Je mag ze alleen vastleggen als een uitzondering geldt, zoals uitdrukkelijke toestemming van je klant. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
- Foto's van klanten. Is iemand herkenbaar, dan is de foto een persoonsgegeven. Voor je hem op je site of social media zet, heb je meestal toestemming nodig. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
- Je agendasysteem. De leverancier bewaart gegevens van je klanten voor jou. Daar hoort een verwerkersovereenkomst bij: een contract over wat de leverancier met de gegevens van je klanten mag doen. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
Waar de Checkup op let bij een salon
We kijken naar wat in een salon telt: weten wie er komt, je klantkaarten houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Weten wie er komt, ook bij uitval
De zwakke plek: je agenda is je omzet.
Zo gaat het mis: valt je agenda uit, dan weet je niet wie er vandaag komt en voor welke behandeling.
Wat je doet: een tweede inlogstap op je agenda, en de afspraken van morgen ook ergens anders bij de hand.
Je klantkaarten, ook bij een overstap
De zwakke plek: de geschiedenis van je vaste klanten staat bij de leverancier van je salonsoftware.
Zo gaat het mis: kun je niet meer bij je klantkaarten, of stap je over, dan ben je die geschiedenis kwijt.
Wat je doet: zoek op hoe je zelf een export van afspraken en klantkaarten maakt, en bewaar die elk kwartaal op een veilige plek.
De balie en wie meeleest
De zwakke plek: één login voor iedereen, en een scherm waar klanten op meelezen.
Zo gaat het mis: een klant leest op je scherm een allergie van een ander. Een oud-medewerker kan nog in je agenda.
Wat je doet: iedere medewerker een eigen login, het scherm vanzelf op slot, en weggedraaid van de balie.
Alleen wat je nodig hebt
De zwakke plek: allergieën op de klantkaart, en foto's op je privételefoon.
Zo gaat het mis: je noteert gezondheidsgegevens zonder dat je klant het weet, of een foto komt online zonder toestemming.
Wat je doet: noteer een allergie alleen met uitdrukkelijke toestemming, en vraag toestemming voor een foto online.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: je klikt je salonsoftware, je online agenda en je kassa aan. Daarna vraagt hij door waar het telt.
Drie eerste stappen voor je salon
Noteer alleen wat je nodig hebt
Een allergie zet je alleen op de klantkaart als je klant daar uitdrukkelijk mee instemt. Noteer ook dat je het vroeg. En kijk wie de klantkaarten kan openen.
Laat je baliescherm op slot gaan
Stel in dat je tablet of computer na een paar minuten vergrendelt. Draai het scherm zo dat klanten niet meelezen. Geef iedere medewerker een eigen login.
Zorg dat je agenda niet zomaar weg kan
Zet een tweede inlogstap op je agendasysteem. Zoek in je agendasysteem op hoe je afspraken en klantkaarten zelf exporteert, voor als het systeem uitvalt of als je overstapt.
Heb jij een noodplan als je IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jouw organisatie: je sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor je plan op maat · 6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar · exclusief btw
In een kwartier tot een uur beantwoord je vragen over je salon, en je hebt meteen je eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger je invult, hoe beter het klopt. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het met je mee, met handleidingen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Ik heb een salon aan huis, zonder personeel. Is de Checkup dan iets voor mij?
Ja. Zonder medewerkers vallen die vragen weg. Wat overblijft: je agenda, je klantkaarten en de foto's op je telefoon.
Je plan begint bij wat in een kleine salon het meeste oplevert, zoals een tweede inlogstap op je agenda en een eigen kopie van je klantkaarten.
Mag ik allergieën van klanten vastleggen?
Alleen als een uitzondering uit de AVG geldt, zoals uitdrukkelijke toestemming van je klant. Leg alleen vast wat je voor de behandeling nodig hebt, en noteer dat je het vroeg.
Kijk ook wie de klantkaarten kan openen. De Checkup vraagt hoe je dat nu doet.
Mag ik voor-en-na-foto's op social media zetten?
Vraag eerst toestemming aan je klant, op een manier die je later kunt terugvinden, bijvoorbeeld een notitie op de klantkaart.
Wil je klant het niet meer, haal de foto dan weg. Ruim ook foto's op je telefoon op die je niet meer nodig hebt.
Mijn agenda-app regelt alles. Waarom dan nog een plan?
De app houdt de techniek bij: de servers, de updates en de back-up van het eigen systeem. Wat de leverancier niet levert, is hoe jouw salon ermee werkt. Daar helpt de Checkup bij:
- Wie er inlogt. Je plan zegt hoe iedere medewerker een eigen login krijgt, en hoe je de tweede inlogstap aanzet.
- Een eigen kopie. Je plan zegt hoe je zelf een export van je afspraken en klantkaarten maakt, en die veilig bewaart.
- De balie. Je plan zegt hoe je scherm op slot gaat en klanten niet meelezen.
- Klantgegevens. Je plan helpt je met allergieën en foto's volgens de regels.
De app kijkt naar het eigen systeem. De Checkup kijkt naar je hele salon.
Ook interessant
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een kapsalon of schoonheidssalon, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen kapsalon of schoonheidssalon? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van klanten, en het geeft de eigenaar rust.