Hoeveel klanten loop je mis als de pin op zaterdag uitvalt?
Werkt je kassa niet, dan verkoop je niets. Met de +Z Checkup zorg je dat je kassa, pin en camera's goed geregeld zijn, stap voor stap.
Even eerlijk
- Hangt je kassa aan dezelfde router als de wifi voor klanten?
- Delen je medewerkers op drukke dagen één kassalogin?
- Krijg je je kassagegevens van zeven jaar terug als de leverancier stopt?
- Staan je camera's nog op het wachtwoord van de installateur?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Kassa, pin en klantenwifi
In een winkel draait bijna alles om de kassa. Je kassasysteem houdt je verkopen bij, vaak ook je voorraad. De pinautomaat regelt de betalingen. Misschien heb je ook een webshop, verkoop je via een marktplaats, of hangen er camera's.
Al die apparaten hangen aan internet, vaak aan dezelfde router als de wifi voor je klanten. Op drukke dagen delen medewerkers soms één kassalogin.
Valt je kassa of je internet uit, dan kost dat direct omzet: klanten die niet kunnen pinnen, lopen weg. En raak je je kassagegevens kwijt, dan heb je een gat in je administratie.
Kassagegevens, kaartbetalingen en camera's
- Je kassagegevens horen bij je administratie. Die bewaar je in principe 7 jaar. Stap je over naar een ander kassasysteem, neem je gegevens dan mee. Bron: Belastingdienst, Het kassasysteem in uw bedrijf en administratie bewaren.
- Kaartbetalingen (PCI DSS). Deze beveiligingsnorm geldt voor wie kaartgegevens opslaat, verwerkt of doorgeeft. Loopt alles via je betaalprovider, dan geldt veel ervan niet direct voor jou. Je blijft wel verantwoordelijk dat die gegevens goed beschermd zijn. Bron: PCI Security Standards Council (Engels).
- Camera's (AVG). Je hebt een goede reden nodig, zoals diefstal tegengaan. Klanten zien vooraf dat er camera's hangen, bijvoorbeeld door een bordje. Een camera in een pashokje mag niet. Beelden bewaar je niet langer dan nodig. Is er iets gebeurd, zoals diefstal? Dan mag je die beelden bewaren tot het is afgehandeld. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens, regels cameratoezicht.
Waar de Checkup op let bij een winkel
We kijken naar wat in een winkel telt: blijven verkopen, je kassagegevens houden, wie erbij kan, en of je cijfers kloppen.
Blijven verkopen, ook bij uitval
De zwakke plek: alles hangt aan je kassa, je pin en je internet.
Zo gaat het mis: valt de pin op zaterdag uit, dan lopen klanten weg. Hangt je kassa aan de wifi voor klanten, dan raakt één storing alles.
Wat je doet: een eigen netwerk voor kassa en pin, en één A4 voor uitval: wie je belt en hoe je toch afrekent.
Je kassagegevens, zeven jaar lang
De zwakke plek: je kassagegevens staan bij de leverancier van je kassasysteem, en je bewaart ze 7 jaar.
Zo gaat het mis: stopt de leverancier, of stap je over, dan merk je pas op dat moment of je alles kunt meenemen.
Wat je doet: zoek op hoe je zelf een volledige export maakt, en bewaar die elk kwartaal op een veilige plek.
Eigen kassalogins en veilige camera's
De zwakke plek: één kassalogin voor iedereen, en camera's op het wachtwoord van de installateur.
Zo gaat het mis: met een gedeelde login weet je niet wie wat aansloeg, en een oud-medewerker kent de code nog. Een camera met een standaardwachtwoord kijkt mee met een vreemde.
Wat je doet: iedere medewerker een eigen kassalogin die uitgaat op de laatste werkdag, en eigen wachtwoorden op je camera's.
Kloppende cijfers en geen valse betalingen
De zwakke plek: voorraad en verkopen die je overtypt, en nagemaakte facturen.
Zo gaat het mis: je voorraad klopt niet meer met wat er in de winkel ligt. Of een factuur met een nieuw rekeningnummer wordt zonder controle betaald.
Wat je doet: koppel kassa en voorraad waar het kan, en bel bij een nieuw rekeningnummer een nummer dat je al had.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: je klikt je systemen aan, zoals je kassa, je voorraadbeheer en je marktplaatsen, en geeft aan hoe belangrijk ze zijn. Daarna vraagt hij door waar het telt.
Drie eerste stappen voor je winkel
Zet kassa en pin apart
Geef je kassa en pinautomaat een eigen netwerk, los van de wifi voor klanten en je camera's. Verander ook de standaardwachtwoorden van je router en camera's.
Iedere medewerker een eigen kassalogin
Gaat iemand weg, dan zet je alleen die login uit, op de laatste werkdag.
Weet waar je kassagegevens staan
Zoek op waar je kassagegevens staan, hoe je ze zelf exporteert en 7 jaar bewaart, en hoe je ze meeneemt als je overstapt.
Heb jij een noodplan als je IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jouw organisatie: je sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor je plan op maat · 6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar · exclusief btw
In een kwartier tot een uur beantwoord je vragen over je winkel, en je hebt meteen je eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger je invult, hoe beter het klopt. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het met je mee, met handleidingen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Kan ik nog afrekenen als het internet uitvalt?
Dat hangt af van je kassa en je pinautomaat. Sommige kassa's werken een tijd zonder internet door en sturen alles later door, andere liggen meteen stil. De pin heeft bijna altijd een verbinding nodig.
De Checkup vraagt wat er gebeurt als je internet uitvalt, en hoe lang je zonder kunt. Ligt dan alles stil, dan helpt je plan je kiezen: een reserveverbinding via een tweede provider of je telefoon, of bewust even zonder, met een A4 bij de kassa over hoe je dan afrekent.
Moet ik zelf aan de regels voor kaartbetalingen voldoen?
Meestal regelt je betaalprovider het grootste deel: typt een klant de kaartgegevens in op de pinautomaat of de betaalpagina van je provider, dan komen die niet op je eigen systemen. Je blijft wel verantwoordelijk dat het goed gaat.
Vraag je betaalprovider wat zij afdekken en wat jij zelf moet doen. De Checkup vraagt of je dat al weet, en zet het als stap in je plan als dat nog niet zo is.
Ik heb ook een webshop. Telt die mee?
Ja. Kies je webshop als systeem, dan neemt de Checkup hem mee: wie erbij kan, of je een eigen kopie van je bestellingen hebt, en of je privacyverklaring en je cookiebanner kloppen.
Zo komen winkel en webshop in één plan, op volgorde van belang: eerst de grootste risico's, en wat snel iets oplevert, zoals een abonnement dat niemand meer gebruikt.
Ik heb geen verstand van IT. Lukt het dan?
Ja. De vragen gaan over je winkel, niet over techniek: wie er aan de kassa werkt, wat er gebeurt als de pin uitvalt, waar je gegevens staan. Weet je iets niet, dan kies je "Weet ik niet"; dat wordt een stap om uit te zoeken.
Elke stap in je plan legt uit wat je doet en waarom, met een handleiding voor je systeem. Regelt een IT-leverancier iets voor je, dan staat er een voorbeeldmail klaar.
Ook interessant
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een winkel, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen winkel? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van klanten, en het geeft de eigenaar rust.