Hoe reken je vrijdagavond af als de kassa uitvalt?
Kassa, bestellingen naar de keuken en online reserveringen: in de horeca merk je elke storing meteen. Met de +Z Checkup breng je de IT van je zaak stap voor stap op orde, ook als je weinig van IT weet.
Even eerlijk
- Kent de oproepkracht die vorige maand stopte nog de code van de kassa?
- Zit een oud-medewerker nog in de appgroep met het rooster?
- Hoe bereik je de gasten van vanavond als het reserveringssysteem niet opent?
- Komt iemand met alleen je wachtwoord in je reserveringen?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Kassa, reserveringen en wisselende medewerkers
In een restaurant of café moet de IT het doen als het druk is. Bestellingen gaan via de kassa of een tablet naar de keuken en de bar. Gasten reserveren online. In je reserveringssysteem staan hun namen en telefoonnummers, en soms een wens of een allergie.
Je rooster staat in een app, afspraken lopen via een appgroep. Werk je met wisselende medewerkers of oproepkrachten, dan kunnen er snel veel mensen bij je systemen. Vaak met één gedeelde code.
Valt je kassa uit op vrijdagavond, dan kun je niet afrekenen en loopt de bediening vast. En kun je gasten niet bereiken over hun reservering, dan blijft er misschien een tafel leeg.
Regels voor gastgegevens, nieuwsbrief, kassa en camera's
- Gegevens van gasten (AVG). Namen en telefoonnummers zijn persoonsgegevens. Je bewaart ze niet langer dan nodig. Je reserveringssysteem bewaart ze voor jou. Met die leverancier sluit je daarom een verwerkersovereenkomst: daarin staat wat de leverancier met de gegevens van je gasten mag doen. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
- Nieuwsbrief aan gasten. In de regel heb je vooraf toestemming nodig. Heb je het e-mailadres van een gast gekregen bij een aankoop, en kon die gast toen meteen aangeven geen mail te willen? Dan mag je die gast zonder toestemming mailen over vergelijkbare producten of diensten van je zaak. Een adres uit een reservering telt daar niet zomaar voor. Afmelden moet altijd makkelijk zijn, en je bent duidelijk de afzender. Bron: ACM, artikel 11.7 Telecommunicatiewet.
- Je kassa. Kassagegevens horen bij je administratie en bewaar je in principe 7 jaar. Bron: Belastingdienst.
- Camera's. Alleen met een goede reden, gasten weten het vooraf, en beelden bewaar je niet langer dan nodig. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
Waar de Checkup op let bij een restaurant of café
We kijken naar wat in de horeca telt: afrekenen op een drukke avond, je gegevens houden, wie erbij kan, en of je cijfers kloppen.
Afrekenen op een drukke avond
De zwakke plek: kassa, pin, bestellingen en reserveringen hangen aan internet.
Zo gaat het mis: valt de kassa uit op vrijdagavond, dan kun je niet afrekenen en loopt de bediening vast.
Wat je doet: één A4 bij de kassa: hoe je afrekent als kassa, pin of internet uitvalt, en wie je belt.
Reserveringen en kassagegevens
De zwakke plek: reserveringen staan bij je reserveringssysteem, en je kassagegevens bewaar je 7 jaar.
Zo gaat het mis: kun je niet bij je reserveringen, dan bereik je de gasten van vanavond niet. Stap je over, dan wil je je kassagegevens meenemen.
Wat je doet: zoek op hoe je zelf een export van reserveringen en kassagegevens maakt, en bewaar die op een veilige plek.
Wisselende medewerkers en gedeelde codes
De zwakke plek: één code voor de kassa, en een appgroep met iedereen die ooit werkte.
Zo gaat het mis: een oproepkracht die stopte, kent de code nog en zit nog in de groep met het rooster.
Wat je doet: iedere medewerker een eigen code die uitgaat op de laatste werkdag, en een tweede inlogstap op je reserveringen.
Kloppende cijfers
De zwakke plek: verkopen en voorraad die niet aansluiten, en nagemaakte facturen.
Zo gaat het mis: je kassa en je boekhouding lopen uit elkaar, of een factuur met een nieuw rekeningnummer wordt betaald.
Wat je doet: sluit je kassa elke dag af, en bel bij een nieuw rekeningnummer een nummer dat je al had.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: je klikt je kassa, je reserveringssysteem en je roosterplanning aan. Daarna vraagt hij door waar het telt.
Drie eerste stappen voor je zaak
Maak een noodkaart voor een drukke avond
Eén A4 bij de kassa: wat doe je als de kassa, de pin of het internet uitvalt? Hoe reken je af, en wie bel je? Hang hem op waar iedereen hem ziet.
Eigen codes, en uit bij vertrek
Geef elke medewerker een eigen code voor kassa en reserveringssysteem. Stopt iemand, zet de code dan op de laatste werkdag uit. En haal diegene uit de appgroep.
Beveilig je reserveringen
Zet een tweede inlogstap op je reserveringssysteem en je mail: naast je wachtwoord een code op je telefoon. Dan komt niemand erin met alleen een gestolen wachtwoord.
Heb jij een noodplan als je IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jouw organisatie: je sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor je plan op maat · 6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar · exclusief btw
In een kwartier tot een uur beantwoord je vragen over je zaak, en je hebt meteen je eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger je invult, hoe beter het klopt. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het met je mee, met handleidingen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Hoe lang mag ik reserveringsgegevens bewaren?
De AVG noemt geen vast aantal maanden: niet langer dan nodig voor het doel. Na het bezoek heb je de meeste gegevens niet meer nodig.
Spreek een termijn af en ruim daarna op; veel reserveringssystemen kunnen dat vanzelf. De Checkup vraagt of je dat al doet.
Is een appgroep met mijn medewerkers een probleem?
Voor het rooster is het vaak handig. Zet er geen gegevens van gasten in, en haal mensen eruit als ze stoppen.
In de Checkup geef je aan welke communicatiemiddelen je voor je werk gebruikt, zoals WhatsApp. Je plan helpt je afspraken te maken.
Werkt de Checkup ook voor een klein café?
Ja. Sta je er alleen voor, dan vallen de vragen over personeel weg. Met een paar mensen in de bediening krijg je alleen de vragen die bij je zaak passen.
Je plan begint bij wat in een kleine zaak het meeste oplevert, zoals een A4 voor als de kassa uitvalt.
Mijn kassaleverancier regelt alles. Waarom dan nog?
Je kassaleverancier houdt de kassa draaiend: de servers, de updates en de back-up van het eigen systeem. Wat de leverancier niet levert, is hoe jouw zaak ermee werkt. Daar helpt de Checkup bij:
- Codes. Je plan zegt hoe iedere medewerker een eigen code krijgt, die uitgaat op de laatste werkdag.
- Uitval. Je plan helpt je een A4 bij de kassa te maken: hoe je afrekent als de kassa, de pin of het internet uitvalt.
- Een eigen kopie. Je plan zegt hoe je zelf een export van je kassagegevens maakt, die je 7 jaar bewaart.
- De rest van je zaak. Reserveringen, wifi voor gasten, camera's: je plan zet het op volgorde.
Je kassaleverancier kijkt naar de eigen kassa. De Checkup kijkt naar je hele zaak.
Ook interessant
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een restaurant of café, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen restaurant of café? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van gasten, en het geeft de eigenaar rust.