Op een drukke avond moet alles werken, ook de IT van je restaurant of café.
Kassa, bestellingen naar de keuken en online reserveringen: in de horeca merk je elke storing meteen. Met de +Z Checkup breng je de IT van je zaak binnen een jaar op orde, ook als je weinig van IT weet.
Kassa, reserveringen en wisselende medewerkers
In een restaurant of café moet de IT het doen als het druk is. Bestellingen gaan via de kassa of een tablet naar de keuken en de bar. Gasten reserveren online. In je reserveringssysteem staan hun namen en telefoonnummers, en soms een wens of een allergie.
Je rooster staat in een app, afspraken lopen via een appgroep. Werk je met wisselende medewerkers of oproepkrachten, dan kunnen er snel veel mensen bij je systemen. Vaak met één gedeelde code.
Valt je kassa uit op vrijdagavond, dan kun je niet afrekenen en loopt de bediening vast. En kun je gasten niet bereiken over hun reservering, dan blijft er misschien een tafel leeg.
Regels voor gastgegevens, nieuwsbrief, kassa en camera's
- Gegevens van gasten (AVG). Namen en telefoonnummers zijn persoonsgegevens. Je bewaart ze niet langer dan nodig. Je reserveringssysteem bewaart ze voor jou. Met die leverancier sluit je daarom een verwerkersovereenkomst: daarin staat wat hij met de gegevens van je gasten mag doen. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
- Nieuwsbrief aan gasten. In de regel heb je vooraf toestemming nodig. Heb je het e-mailadres van een gast gekregen toen hij iets bij je kocht, en kon hij toen meteen aangeven dat hij geen mail wil? Dan mag je hem zonder toestemming mailen over vergelijkbare producten of diensten van je zaak. Een adres uit een reservering telt daar niet zomaar voor. Afmelden moet altijd makkelijk zijn, en je bent duidelijk de afzender. Bron: ACM, artikel 11.7 Telecommunicatiewet.
- Je kassa. Kassagegevens horen bij je administratie en bewaar je in principe 7 jaar. Bron: Belastingdienst.
- Camera's. Alleen met een goede reden, gasten weten het vooraf, en beelden bewaar je niet langer dan nodig. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
Drie eerste stappen voor je zaak
Maak een noodkaart voor een drukke avond
Eén A4 bij de kassa: wat doe je als de kassa, de pin of het internet uitvalt? Hoe reken je af, en wie bel je? Hang hem op waar iedereen hem ziet.
Eigen codes, en uit bij vertrek
Geef elke medewerker een eigen code voor kassa en reserveringssysteem. Stopt iemand, zet de code dan op de laatste werkdag uit. En haal diegene uit de appgroep.
Beveilig je reserveringen
Zet een tweede inlogstap op je reserveringssysteem en je mail: naast je wachtwoord een code op je telefoon. Dan komt niemand erin met alleen een gestolen wachtwoord.
Hoe de Checkup rekening houdt met je zaak
In de vragenlijst kies je horeca en recreatie. Dan staan er systemen klaar die bij je zaak passen: een kassasysteem, een reserveringssysteem, roosterplanning en een app voor voedselveiligheid (HACCP). Gebruik je nog iets anders, dan voeg je dat zelf toe.
Heb je medewerkers, dan vraagt de Checkup wanneer hun accounts dichtgaan als ze vertrekken, en of gedeelde wachtwoorden dan veranderen. Hij vraagt of je weet wie je belt als je belangrijkste systeem uitvalt. En voor systemen die je niet kunt missen, vraagt hij hoe lang je zonder kunt.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
Twintig minuten vragen over je zaak, en je hebt meteen je eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar met je mee, met handleidingen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Veelgestelde vragen
Hoe lang mag ik reserveringsgegevens bewaren?
De AVG noemt geen vast aantal maanden: niet langer dan nodig voor het doel. Spreek een termijn af en ruim daarna op. De Checkup vraagt of je dat al doet.
Is een appgroep met mijn medewerkers een probleem?
Voor het rooster is het vaak handig. Zet er geen gegevens van gasten in, en haal mensen eruit als ze stoppen. In de Checkup geef je aan welke communicatiemiddelen je voor je werk gebruikt, zoals WhatsApp.
Werkt de Checkup ook voor een klein café?
Ja. Sta je er alleen voor, dan vallen de vragen over personeel weg. Met een paar mensen in de bediening krijg je alleen de vragen die bij je zaak passen.
Mijn kassaleverancier regelt alles. Waarom dan nog?
Weet dan wel wat er geregeld is. Moet je kassaleverancier iets doen, dan staat in je plan een mail voor hem klaar: wat zijn de mogelijkheden, en wat kosten ze?