Dit is de geldende versie (2026-11-10). Zie ook de algemene voorwaarden.

Privacyverklaring van Insert Z

Versie 2026-10-14 · Geldig vanaf 14 oktober 2026

1. Kort gezegd

We verzamelen zo weinig mogelijk gegevens, en alleen wat we nodig hebben om je te helpen.
We verkopen je gegevens niet en gebruiken ze niet voor reclame.
Je antwoorden, je plan en onze aantekeningen over jouw organisatie zetten we nooit in een AI-dienst. Je plan maakt de app met vaste regels, niet met AI. Stel je een vraag aan Zaskia, onze AI-assistent op de site en in de app, dan sturen we alleen die vraag naar Mistral, een Europese AI-dienst, met op welke pagina van onze site je bent, samen met stukken uit onze eigen handleidingen en teksten. Kies je na de weerbaarheidsquiz zelf voor "Vraag Zaskia", dan gaan ook je zeven quizantwoorden mee, zonder naam of andere gegevens. Je antwoorden uit de Checkup gaan nooit naar Zaskia. Mailadressen, telefoonnummers, rekeningnummers en wachtwoorden halen we er eerst uit. Je plan en je antwoorden gaan nooit mee. We bewaren je vraag niet, en Mistral ook niet. Voor onze boekhouding gebruiken we wel een dienst die facturen en betalingen met AI verwerkt, onder een verwerkersovereenkomst (hoofdstuk 7). Stripe controleert betalingen automatisch op fraude.
Op de site gebruiken we geen cookies.
Zolang je abonnement loopt, kun je je plan en al je gegevens zelf downloaden in de app, en na een gewoon einde nog 3 maanden. Je kunt ons ook altijd vragen welke gegevens we van je hebben, en ze laten verbeteren of verwijderen. Dat is gratis. Alleen wat we volgens de wet moeten bewaren, zoals facturen, of wat we nodig hebben als er vragen of een claim over ons advies komen (zie 4.10), verwijderen we dan nog niet.

2. Wie is verantwoordelijk?

+Z is een handelsnaam van Insert Z B.V., gevestigd in Koudekerke, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42192281, btw-nummer NL870117026B01.

Insert Z B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van de gegevens in deze verklaring. Vragen over privacy mail je naar hello@insert-z.nl.

We hebben geen functionaris gegevensbescherming. Dat is voor een bedrijf als het onze niet verplicht. Je vragen gaan rechtstreeks naar de eigenaar van Insert Z.

3. Onze rol

Insert Z geeft advies aan ondernemers en organisaties, zoals bedrijven, verenigingen en stichtingen. Welke gegevens we daarvoor gebruiken en waarom, bepalen we zelf. Voor de gegevens in deze verklaring zijn we daarom zelf verantwoordelijk (in de wet heet dat "verwerkingsverantwoordelijke"). Dat geldt ook als we een document of lijst van je organisatie alleen bekijken om je advies te geven. We bewaren dan niet meer dan nodig is voor het advies. Jij en wij zijn elk zelf verantwoordelijk, niet samen.

Soms werken we met persoonsgegevens voor jouw organisatie en op jouw aanwijzing. Bijvoorbeeld bij Regie of bij uitvoering, als we toegang krijgen tot je systemen, als we voor je een taak uitvoeren met een lijst of documenten van je organisatie (zoals een overzicht bijhouden van wie waar toegang toe heeft), of als we iets in een map van jou neerzetten. Dan zijn we "verwerker". Daarvoor gelden de verwerkersafspraken in bijlage 1 van onze algemene voorwaarden (zie artikel 21 van die voorwaarden). Jij bent dan verantwoordelijk, en wij gebruiken die gegevens niet voor iets anders, ook niet voor 4.9 of 4.10.

We vragen je om geen gegevens van je klanten, patiënten, leden of andere relaties in de app te zetten. Die hebben we voor ons advies niet nodig.

4. Welke gegevens we gebruiken, en waarvoor

In de tabellen staat bij "Grondslag" op welke wettelijke reden we ons baseren.

Overeenkomst: ben je zelf de klant, bijvoorbeeld als zzp'er of met een eenmanszaak, dan hebben we de gegevens nodig voor de afspraak met jou.
Gerechtvaardigd belang: we hebben een goede reden, en we hebben afgewogen dat die zwaarder weegt dan jouw privacy. Je mag daar altijd bezwaar tegen maken (hoofdstuk 11).
Wettelijke plicht: de wet verplicht ons, bijvoorbeeld om facturen te bewaren.
Toestemming: je hebt er zelf om gevraagd. Je kunt die toestemming altijd intrekken met een mail.

Werk je bij een organisatie die klant is, of zit je in het bestuur? Dan ben je zelf geen partij bij de afspraak. Staat er in een tabel "Overeenkomst", dan is de grondslag voor jou ons gerechtvaardigd belang: de afspraak met je organisatie uitvoeren. Je kunt daar dan ook bezwaar tegen maken.

Voor je account, je plan en betalen hebben we je naam, e-mailadres en de naam van je organisatie nodig. Zonder die gegevens kunnen we de dienst niet leveren. In de vragenlijst mag je altijd "Weet ik niet" kiezen of een vraag leeg laten.

4.1 Je bezoekt onze website

Wat	Waarvoor	Grondslag	Hoe lang
Technische gegevens, zoals je IP-adres en het tijdstip van je bezoek	De site tonen en beveiligen	Gerechtvaardigd belang: een veilige, werkende site	Kort. Ze staan alleen in de logboeken van Vercel, en Vercel ruimt ze binnen 30 dagen vanzelf op. Wij slaan ze niet apart op
Bezoekersstatistiek: welke pagina's worden bekeken, via welke site of campagne bezoekers binnenkomen, en of iemand doorklikt naar de Checkup of Kennismaken, een artikel deelt of een formulier verstuurt	De site verbeteren	Gerechtvaardigd belang: weten welke pagina's helpen, zonder je te volgen	We bewaren alleen totalen. De code per bezoek is de volgende dag niet meer naar jou te herleiden

We gebruiken hiervoor Plausible. Plausible plaatst geen cookies, slaat niets op in je browser en maakt geen profielen. Plausible maakt van je IP-adres en je browser een code, zodat een bezoek op één dag maar één keer telt. De volgende dag is die code niet meer naar jou te herleiden. Je IP-adres zelf slaat Plausible niet op. Zulke statistiek valt onder de uitzondering in de wet voor statistiek met weinig gevolgen voor je privacy; daarvoor is geen toestemming nodig. Je ziet daarom geen cookiebanner. Wel onthoudt je eigen browser drie dingen, alleen op je apparaat: of je de uitleg bij woorden hebt uitgezet, je gesprek met Zaskia in dat tabblad (een uur, of tot je het tabblad sluit), en wanneer Zaskia je voor het laatst vroeg ons te volgen. Wij krijgen die niet te zien. Ook in de app (mijn.insert-z.nl) tellen we zo bezoeken, en hoe ver mensen komen bij het aanmelden voor de Checkup. Daar gaan geen namen, e-mailadressen, klantnummers of inloglinks naar Plausible: we halen ze uit het adres voordat er iets geteld wordt.

4.2 Je neemt contact met ons op

Wat	Waarvoor	Grondslag	Hoe lang
Je naam, e-mailadres, en als je dat invult de naam van je organisatie, het onderwerp en je bericht. Vraag je om teruggebeld te worden, ook je telefoonnummer en het moment dat je schikt. Mail je ons direct, dan je e-mailadres en wat je schrijft	Je vraag beantwoorden of een kennismaking plannen	Gerechtvaardigd belang: je vraag beantwoorden	Tot twee jaar na het laatste contact. Wordt het een afspraak, dan zolang als in 4.3 tot en met 4.6 staat

Ontmoeten we je, bijvoorbeeld op een bijeenkomst, en spreken we af dat we contact houden, dan noteren we je naam, organisatie en e-mailadres. Die bewaren we tot twee jaar na het laatste contact.

Het formulier Kennismaken loopt via onze eigen site: je bericht gaat via Resend als mail naar ons (zie hoofdstuk 7). Er blijft geen kopie bij een andere dienst. Wil je liever geen formulier gebruiken, mail ons dan direct.

We sturen je geen nieuwsbrief of reclame, tenzij je daar zelf om vraagt.

4.3 Je neemt een dienst af: je account

Wat	Waarvoor	Grondslag	Hoe lang
Je naam, e-mailadres en de naam van je organisatie, en je rol in de app	Je account maken, je laten inloggen, je berichten sturen over je eigen stappen	Overeenkomst, of gerechtvaardigd belang (zie boven)	Zolang je afspraak loopt. Daarna zie 4.10
Gegevens over het inloggen: het tijdstip, je IP-adres en het soort apparaat. Die legt ons inlogsysteem (Supabase) vast	Je account beveiligen en misbruik opsporen	Gerechtvaardigd belang: beveiliging	Hooguit 12 maanden

Je logt in met een link of code die we naar je e-mailadres sturen. We slaan dus geen wachtwoord van je op. De mails uit de app, ook die met de link, sturen we via Resend (zie hoofdstuk 7). Ze komen van raadgever@insert-z.nl (persoonlijke berichten) of mijn@insert-z.nl (berichten van het systeem, zoals de inlogmail). Antwoord je op zo'n mail, dan komt je antwoord bij hello@insert-z.nl.

4.4 Je antwoorden, je plan en je voortgang

Wat	Waarvoor	Grondslag	Hoe lang
Je antwoorden op de vragenlijst, met het tijdstip waarop je begon en klaar was	Je plan maken en nakijken	Overeenkomst, of gerechtvaardigd belang (zie boven)	Zolang je afspraak loopt. Daarna zie 4.10
Jouw IT-plan, de stappen die je afvinkt en wanneer, en wat je doorgeeft als er iets verandert of een stap niet past	Je plan bijhouden en aanpassen, en je laten zien hoe ver je bent	Overeenkomst, of gerechtvaardigd belang (zie boven)	Idem
Je meldingen: of het om een fout of een verbetering gaat, wat je schrijft, en waar in de app je was	Een fout in je plan herstellen, en de vragenlijst, de plannen en de app verbeteren	Overeenkomst, of gerechtvaardigd belang (zie boven)	Idem
Je keuze aan het einde van de vaste periode (doorgaan of stoppen)	Je afspraak voortzetten zoals je koos	Overeenkomst, of gerechtvaardigd belang (zie boven)	Idem
Je vragen over je plan en onze antwoorden, en bij welke stap ze horen	Je vraag beantwoorden, en het antwoord als uitleg bij de stap bewaren	Overeenkomst, of gerechtvaardigd belang (zie boven)	Idem

In de vragenlijst vragen we nooit om wachtwoorden, gegevens van je klanten of technische gegevens zoals IP-adressen of servernamen. Vul die ook niet in, ook niet in een melding of bij "Iets anders". Schrijf in je antwoorden, vragen en meldingen ook niets over de gezondheid van mensen of over strafbare feiten.

Je antwoorden gaan vooral over je organisatie: je systemen, je leveranciers en hoe je werkt. Omdat ze bij jouw account horen, en soms over jou, een medewerker of een bestuurslid gaan, behandelen we ze allemaal als persoonsgegevens.

Je voorlopige plan wordt meteen na de vragenlijst gemaakt, op basis van je antwoorden, met vaste regels die we zelf hebben opgesteld. Daar komt geen AI aan te pas. Daarna kijken we het na. We nemen geen besluiten over jou als persoon die alleen door een computer worden genomen.

4.5 Contact met je raadgever

Wat	Waarvoor	Grondslag	Hoe lang
Namen, rollen en e-mailadressen van contactpersonen bij je organisatie	Contact houden en je goed adviseren	Overeenkomst, of gerechtvaardigd belang (zie boven)	Zolang je afspraak loopt. Daarna zie 4.10
Contactmomenten: datum, duur, wie erbij was, wat er is afgesproken, en aantekeningen	Je goed adviseren en afspraken nakomen	Overeenkomst, of gerechtvaardigd belang (zie boven)	Idem
Een overzicht van mails die we met je wisselen (afzender, ontvanger, onderwerp) en links naar documenten, zoals een voorstel	Weten wat er is afgesproken en gestuurd	Overeenkomst, of gerechtvaardigd belang (zie boven)	Idem
Werkaantekeningen van de raadgever	Je goed adviseren	Overeenkomst, of gerechtvaardigd belang (zie boven)	Idem
Hoeveel tijd we aan je besteden	Onze eigen bedrijfsvoering	Gerechtvaardigd belang: weten of onze prijzen kloppen	Idem

Werkaantekeningen en tijd zie je niet in de app en zitten niet in je export. Staan er persoonsgegevens van jou in, dan kun je die wel opvragen (zie hoofdstuk 11).

4.6 Betalen en facturen

Wat	Waarvoor	Grondslag	Hoe lang
Je naam, e-mailadres en de naam van je organisatie, wat je bij het aanmelden kiest (soort organisatie, mensen in loondienst, aantal mensen) en je bevestiging dat je in Nederland bent gevestigd en voor je organisatie afneemt (in de app); je factuuradres en, als je dat invult, je btw-nummer (bij Stripe). Een KvK-nummer vragen we niet	Facturen maken en betalingen ontvangen	Overeenkomst en wettelijke plicht	7 jaar, zoals de belastingwet vraagt. Ook bij Stripe verwijderen we je klantgegevens daarna, voor zover Stripe ze niet zelf moet bewaren
Krijg je van ons een gewone factuur, zonder Stripe (bijvoorbeeld bij (Samen) bouwen of een eenmalige opdracht): je naam, de naam en het adres van je organisatie, je btw-nummer, de bedragen, en wanneer en van welke rekening we je betaling ontvingen	Facturen maken en onze administratie	Overeenkomst en wettelijke plicht	7 jaar
Welke dienst je hebt, de bedragen, wanneer je betaalde en of een betaling openstaat	Je toegang regelen en onze administratie	Overeenkomst en wettelijke plicht	7 jaar
Nummers die Stripe gebruikt voor jou en je abonnement	Je betaling koppelen aan je account	Overeenkomst	Zolang je afspraak loopt, en daarna 7 jaar
Welke versie van onze voorwaarden je hebt aanvaard, en wanneer	Kunnen laten zien welke afspraken gelden	Gerechtvaardigd belang: kunnen aantonen wat we hebben afgesproken	Zolang je afspraak loopt, en daarna 7 jaar, net als je facturen
Je begint met afrekenen, maar rondt het niet af: je naam, e-mailadres, de naam van je organisatie en de gekozen dienst	Je helpen als je zelf contact met ons opneemt omdat het afrekenen niet lukte, en fouten in het afrekenen opsporen	Gerechtvaardigd belang: een afrekenpagina die werkt	30 dagen

We sturen je geen herinnering als je het afrekenen niet afrondt.

Bij Stripe betaal je met iDEAL of een betaalkaart, op een betaalpagina van Stripe. Betaal je met iDEAL, dan schrijft Stripe de volgende bedragen af met een SEPA-incasso. Je volledige rekeningnummer en kaartnummer slaan we niet op in onze app. Die bewaart Stripe. In ons overzicht bij Stripe zien we alleen de laatste cijfers en de bank, zodat we je kunnen helpen bij een vraag over een betaling. Naar Stripe gaan alleen je naam, e-mailadres, organisatiegegevens en betaalgegevens, nooit je antwoorden of je plan.

4.7 Iemand aanbrengen

Wat	Waarvoor	Grondslag	Hoe lang
Je persoonlijke uitnodigingscode, en wie wie heeft aangebracht	Jullie allebei een maand extra geven	Overeenkomst	Zolang de afspraken lopen. Daarna tot we de gegevens van een van jullie verwijderen (4.10)

Gebruik je een uitnodigingscode, dan krijgt degene die je uitnodigde een maand extra zodra je hebt betaald. Hij kan dus merken dat je klant bent geworden. Meer vertellen we hem niet. Dit staat ook bij het afrekenen.

4.8 Beveiliging en logboek

Wat	Waarvoor	Grondslag	Hoe lang
Een logboek van wijzigingen in de app: wie iets veranderde, wat en wanneer, en wanneer een raadgever je gegevens inzag	Fouten en misbruik opsporen	Gerechtvaardigd belang: beveiliging	2 jaar. Daarna verwijderen we het automatisch. Alleen de regel dat we gegevens hebben gewist, bewaren we langer, als bewijs dat het is gebeurd. Daar staat geen naam in, alleen een nummer

In het logboek staat niet wat er veranderde, alleen welk soort gegeven (bijvoorbeeld "e-mailadres"). Zo staan je gegevens er niet dubbel in.

4.9 Onze dienst verbeteren

Wat	Waarvoor	Grondslag	Hoe lang
Je antwoorden, je plan, je meldingen en wat je doorgeeft over stappen die niet passen, zonder je naam of de naam van je organisatie	De vragenlijst, de plannen en de handleidingen beter maken, en zien hoe goed de voorlopige plannen zijn	Gerechtvaardigd belang: onze vragenlijst, plannen en handleidingen beter en veiliger maken voor alle klanten	Zolang je gegevens bewaard worden (4.10). Daarna alleen nog als totalen, waarin niemand te herkennen is

Alleen wie bij Insert Z aan de dienst werkt, ziet deze gegevens. We halen je naam en de naam van je organisatie eraf, maar zo zijn ze nog niet helemaal anoniem: een combinatie van branche, grootte en systemen kan soms nog naar een organisatie wijzen. Daarom gaan ze nooit buiten Insert Z. Buiten Insert Z gebruiken we alleen totalen waarin niemand te herkennen is. We zetten je gegevens hiervoor nooit in een AI-dienst, en gebruiken ze nooit om een AI-dienst te trainen. Wil je dit niet, laat het ons weten (hoofdstuk 11).

4.10 Na het einde van je afspraak

Wat	Waarvoor	Grondslag	Hoe lang
Je account, je antwoorden, je plan, de stappen die je afvinkte (4.3 en 4.4), en uit 4.5 de contactpersonen, de contactmomenten en het overzicht van mails en documenten	Na een gewoon einde kun je de eerste 3 maanden je plan en je gegevens nog downloaden (artikel 19 van de voorwaarden). Kom je terug, dan kun je verder waar je was. En we kunnen laten zien welk advies we gaven als er een klacht of claim over komt	Gerechtvaardigd belang: je export kunnen afronden, je laten verdergaan als je terugkomt, en ons kunnen verdedigen bij een claim	2 jaar na het einde. Daarna verwijderen we het automatisch. Ook als je afspraak stopte omdat je niet betaalde; downloaden in de app kan dan niet, een verzoek per mail wel (hoofdstuk 11)
De werkaantekeningen van de raadgever en de tijd die we aan je besteedden (4.5)	Je verzoeken om je gegevens kunnen beantwoorden	Gerechtvaardigd belang	3 maanden na het einde. Daarna verwijderen we het
Mails die we met je wisselden, in onze mailbox	Idem	Idem	2 jaar na het einde. Daarna verwijderen we ze
Facturen en betalingen (4.6)	Administratie	Wettelijke plicht	7 jaar
Een kennismaking zonder afspraak	Weten wat we bespraken als je terugkomt	Gerechtvaardigd belang: je niet opnieuw hoeven te vragen wat je al vertelde	2 jaar na het laatste contact

Als Insert Z uitvalt. Kan de eigenaar van Insert Z door ziekte, een ongeval of overlijden langere tijd niet werken, dan zetten we de app in een noodstand. Dat doet één vertrouwenspersoon die schriftelijk geheimhouding heeft beloofd, en die alleen toegang krijgt om de noodstand uit te voeren. Je plan blijft dan minstens een jaar in de app staan, om te bekijken en te downloaden, ook als je niet meer betaalt. In dat jaar verwijderen we je gegevens niet, ook niet als een termijn uit de tabel dan al voorbij is. Grondslag: gerechtvaardigd belang, en de afspraak in artikel 19 lid 5 van de voorwaarden: je moet bij je plan kunnen, ook als wij er niet zijn.

We mailen je op vier momenten: als je afspraak stopt (na een opzegging of omdat je niet betaalde); 2 weken voordat je na een gewoon einde niet meer kunt downloaden; 1 maand voordat we je gegevens verwijderen (na 23 maanden); en als we ze hebben verwijderd.

Wil je dat we je gegevens eerder verwijderen, ook in de 2 jaar na het einde? Vraag het ons; dat kan altijd. We verwijderen dan je account en je voortgang. Je plan en de antwoorden waarop het steunt, mogen we tot het einde van de 2 jaar nog bewaren, alleen als bewijs van ons advies en afgeschermd (artikel 17 lid 3 sub e AVG). Facturen bewaren we 7 jaar. Uit back-ups verdwijnen gegevens binnen 7 dagen nadat we ze hebben verwijderd.

4.11 Je reageert op "Werken met Insert Z"

Je reageert via het formulier op de pagina Kennismaken of per mail. Er is geen apart sollicitatieformulier.

Wat	Waarvoor	Grondslag	Hoe lang
Je naam, contactgegevens en je bericht, en je cv als je dat meestuurt	Kijken of we kunnen samenwerken	Gerechtvaardigd belang, of de stappen naar een overeenkomst die je zelf zet	Tot 4 weken na het einde van de gesprekken. Met je toestemming tot 1 jaar

4.12 Je werkt bij een organisatie waarmee we willen samenwerken

Spreken we je namens een brancheorganisatie, koepel, bond of netwerk over samenwerking, dan bewaren we je zakelijke gegevens.

Wat	Waarvoor	Grondslag	Hoe lang
Je naam, functie, zakelijk telefoonnummer en e-mailadres, de naam van je organisatie, wat we bespraken en afspraken, en of je goedvindt dat we je mailen	Contact houden over een samenwerking, zoals een artikel in jullie nieuwsbrief	Gerechtvaardigd belang. Mailen doen we alleen als je dat goedvindt	Tot 2 jaar na het laatste contact. Wil je dat we je gegevens eerder wissen, mail ons dan

4.13 Je stelt een vraag aan Zaskia

Zaskia is de AI-assistent van Insert Z. Ze beantwoordt vragen alleen uit onze eigen handleidingen en de teksten op insert-z.nl. Ze kent je plan en je antwoorden niet.

Wat	Waarvoor	Grondslag	Hoe lang
De vraag die je typt. Mailadressen, telefoonnummers, rekeningnummers en wachtwoorden proberen we eruit te halen voordat de vraag verder gaat. Dat lukt niet altijd, en namen herkent het niet: typ ze dus niet in. In de app ook bij welke stap je de vraag stelt (niet wie je bent of wat er in je plan staat)	Je vraag beantwoorden	Gerechtvaardigd belang: je vraag beantwoorden. In de app: de uitvoering van onze afspraak	Wij bewaren de vraag niet. Mistral gebruikt hem alleen om het antwoord te maken en bewaart hem niet langer dan daarvoor nodig is

Typ geen namen of andere gegevens van jezelf of anderen in een vraag. Aan antwoorden van Zaskia kun je geen rechten ontlenen.

5. Werk je bij een klant van Insert Z, of zit je in het bestuur?

Je organisatie kan ons je naam, rol en zakelijke e-mailadres geven, of je noemen in een gesprek of in de vragenlijst. Bijvoorbeeld omdat je contactpersoon bent, penningmeester bent of een systeem beheert. We gebruiken die gegevens alleen om je organisatie te adviseren en om contact te houden. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang: de afspraak met je organisatie uitvoeren. We bewaren ze zo lang als in 4.5 en 4.10 staat. Je hebt dezelfde rechten als in hoofdstuk 11, ook het recht van bezwaar.

Nemen we zelf contact met je op, dan sturen we je in ons eerste bericht een link naar deze verklaring. Noemt je organisatie je alleen, zonder dat we contact met je hebben, dan kunnen we je niet zelf informeren. Daarom staat het hier, en vragen we je organisatie je te vertellen dat ze je naam aan ons geeft.

Ben je klant? Vertel je medewerkers en bestuursleden dat je hun naam aan ons geeft, en verwijs ze naar deze verklaring. Nodig je een collega uit, dan bewaren we het mailadres in de uitnodiging hooguit 7 dagen, tot de collega de uitnodiging aanneemt. Noem alleen namen als dat echt nodig is. Zet geen gegevens van je klanten, patiënten of leden in de app, en nooit wachtwoorden of sleutels.

6. Wat we niet doen

We verkopen je gegevens niet en geven ze niet aan anderen voor hun eigen gebruik.
We sturen je geen reclame en bellen je niet na om iets te verkopen.
Je antwoorden, je plan en onze aantekeningen over jouw organisatie zetten we nooit in een AI-dienst, zoals ChatGPT of Claude. Ook niet door ze te kopiëren en te plakken, en we laten er geen AI-model mee trainen. Dat is wat jouw organisatie kwetsbaar maakt, en dat houden we buiten AI. Onze administratie is iets anders: voor onze boekhouding gebruiken we AirBill, dat facturen en betalingen met AI van Google verwerkt, onder een verwerkersovereenkomst (hoofdstuk 7). Daarin staan je naam, de naam van je organisatie, je adres en wat je betaalt, maar niets uit je plan of je antwoorden. Stripe controleert betalingen automatisch op fraude. Verder gebruiken we AI alleen bij het bouwen en testen van de app en bij het schrijven van algemene teksten, met verzonnen organisaties, op systemen waar geen gegevens van klanten staan. De app gebruikt alleen AI voor Zaskia, en dan gaat alleen je vraag mee (4.13). Kopieer je zelf een opdracht naar je eigen AI-assistent, dan geldt het privacybeleid van die dienst.
Een partner van Insert Z, zoals een brancheorganisatie of verzekeraar, ziet je gegevens of resultaten nooit, tenzij je daar zelf uitdrukkelijk voor kiest. Betaalt een partner je Checkup, dan hoort die partner alleen de naam van je organisatie, dat je meedoet en wat het kost (grondslag: de overeenkomst met jou en de partner; zolang de partnerafspraak loopt). Niets over je antwoorden of je plan.
We maken geen profielen van bezoekers van onze site.

7. Met wie we gegevens delen

We werken met een paar diensten die gegevens voor ons verwerken. Met die diensten gelden verwerkersafspraken: de dienst gebruikt je gegevens alleen voor ons, beveiligt ze goed en houdt ze geheim. Bij de meeste diensten zijn die afspraken onderdeel van hun voorwaarden.

Dienst	Waarvoor	Waar de gegevens staan	Waarborg buiten de EER (hoofdstuk 8)
Supabase	Database, inloggen en back-ups van de app: je antwoorden, je plan en je voortgang	Frankfurt (Duitsland), op servers van Amazon Web Services. Supabase is een Amerikaans bedrijf	Standaardcontractbepalingen in de verwerkersovereenkomst, of het Data Privacy Framework (hoofdstuk 8)
Vercel	Hosting van de site en de app	De app draait in Frankfurt (Duitsland). Je gegevens gaan erdoorheen, maar worden daar niet bewaard. De site wordt via servers over de hele wereld getoond. Vercel is een Amerikaans bedrijf	Idem
Stripe	Betalen, incasso en facturen	Stripe Payments Europe (Ierland). Gegevens kunnen ook in de Verenigde Staten worden verwerkt	Idem
Resend	Het formulier Kennismaken op de site: je bericht gaat als mail naar ons. En mails uit de app: inloglinks, berichten over je stappen, antwoorden op je vragen, de kwartaalvraag, de herinnering aan het einde van de vaste periode, de mail als je export klaarstaat en de mails over bewaren en verwijderen (4.10)	Ierland (EU). Resend is een Amerikaans bedrijf	Idem
Proton	Onze mail, zoals hello@insert-z.nl, en gedeelde documenten	Zwitserland	Besluit van de Europese Commissie: de bescherming in Zwitserland is voldoende
Plausible	Bezoekersstatistiek van de site, zonder cookies	Europese Unie, ook bij de diensten die Plausible zelf gebruikt	Niet nodig
Mistral	Zaskia, de AI-assistent: je vraag (zonder mailadressen, telefoonnummers en wachtwoorden) en stukken uit onze openbare teksten, om een antwoord te maken. Mistral bewaart je vraag niet en gebruikt hem niet om zijn AI te trainen	Europese Unie. Mistral is een Frans bedrijf	Niet nodig
Rinkel	De telefoon: het keuzemenu en de voicemail. Rinkel verwerkt je telefoonnummer en wat je inspreekt	Nederland	Niet nodig
AirBill (Tally AI B.V., Amsterdam)	Onze boekhouding: facturen, betalingen en de gegevens van onze zakelijke relaties. AirBill verwerkt die met AI van Google (Gemini, via Vertex AI in de EU). Google traint er niet mee en bewaart het hooguit 24 uur, of maximaal 30 dagen als Google misbruik vermoedt	Op Supabase in Frankfurt; de AI van Google in de EU. Een deel van de verwerking kan buiten de EER plaatsvinden, omdat een paar leveranciers van AirBill Amerikaans zijn	Standaardcontractbepalingen (hoofdstuk 8)

Stripe is voor een deel ook zelf verantwoordelijk: voor het betaalverkeer, om fraude te voorkomen en om wettelijke plichten na te komen. Daarvoor geldt het privacybeleid van Stripe.

Diensten die geen persoonsgegevens van je krijgen. Deze diensten gebruiken we wel, maar ze krijgen geen gegevens over jou. Daarom zijn ze geen verwerker en is er geen verwerkersovereenkomst nodig.

Dienst	Waarvoor	Waarom geen persoonsgegevens
Telegram	Meldingen voor ons, bijvoorbeeld dat er een plan klaarstaat om na te kijken, of dat er een nieuw abonnement is	In een melding staan geen namen, mailadressen, namen van organisaties of tekst die je zelf schreef. Alleen de soort melding, de branche of soort organisatie, een bedrag en een link naar onze eigen werkbank. Ook bij een foutmelding sturen we alleen de naam van de taak en een foutcode, nooit de tekst van de fout. Wie de link opent, moet eerst inloggen als raadgever
UptimeRobot	Elke 5 minuten controleren of de site en de app bereikbaar zijn, en ons waarschuwen als dat niet zo is	Het controleert alleen of een pagina antwoordt. Het ziet geen gegevens van klanten of bezoekers
Hostinger	Het domein insert-z.nl en de instellingen daarvan (DNS)	Daar staan geen gegevens van klanten of bezoekers. Onze mail staat bij Proton, niet bij Hostinger
GitHub	De code van de app en onze besluiten	Daar staan geen gegevens van klanten

Schakelen we een andere raadgever in die niet bij Insert Z in dienst is (artikel 27 lid 3 van de voorwaarden), dan belooft die schriftelijk geheimhouding, maken we verwerkersafspraken met hem en blijven we zelf verantwoordelijk.

Verder kunnen we gegevens geven aan onze boekhouder of accountant (voor de administratie), en bij een geschil of claim aan onze verzekeraar of advocaat. Zij zijn tot geheimhouding verplicht. En we geven gegevens aan anderen als de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst.

8. Gegevens buiten Europa (de EER)

De Europese privacywet (de AVG) geldt in de Europese Economische Ruimte: de EU, Noorwegen, IJsland en Liechtenstein. Supabase, Vercel, Stripe, Resend en Google (de AI in AirBill) zijn Amerikaanse bedrijven. Ook als je gegevens in de EER staan, zoals in Frankfurt, vallen die bedrijven onder Amerikaanse wetten, en kunnen je gegevens vanuit de Verenigde Staten worden bekeken of verwerkt. Dat gebeurt alleen met de waarborgen die de AVG daarvoor kent. Is een bedrijf aangemeld bij het EU-VS Data Privacy Framework, dan geldt dat (je kunt het nakijken op dataprivacyframework.gov). Daarnaast, of anders, gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, die in de verwerkersovereenkomst van de dienst staan. Kiezen we een dienst buiten de EER die geen van beide biedt, dan gebruiken we die niet voor persoonsgegevens. Voor Zwitserland (Proton) heeft de Europese Commissie besloten dat de bescherming daar voldoende is.

Wil je een kopie van een waarborg? Mail ons.

9. Cookies

Op de site gebruiken we geen cookies. De lettertypen staan op onze eigen site; je browser haalt niets op bij Google. Alleen het script van Plausible komt van een andere site. De formulieren laden op onze site geen captcha en geen cookies van anderen. Lukt het versturen op de achtergrond niet, dan stuurt je browser het formulier gewoon naar onze eigen site.
Links en delen. Op de site staan links naar andere sites, zoals LinkedIn, en knoppen om een artikel te delen, bijvoorbeeld via WhatsApp. Er worden geen berichten of knoppen van die sites in onze pagina's geladen. Klik je op zo'n link, dan geldt het privacybeleid van die andere site. Plausible telt alleen via welk kanaal een artikel gedeeld wordt, niet door wie.
In de app gebruiken we alleen cookies die nodig zijn om je ingelogd te houden (van Supabase, ons inlogsysteem). Ben je 14 dagen niet in de app geweest, dan moet je opnieuw inloggen, en na 90 dagen altijd. Log je uit, dan stopt je sessie meteen. We gebruiken in de app geen statistiek- of reclamecookies. Voor cookies die nodig zijn, is geen toestemming nodig.
Uitgenodigd door een andere klant? Kom je binnen via een link met een uitnodigingscode, dan onthoudt de app die code 30 dagen in een cookie (plusz_uitnodiging), alleen op de aanmeldpagina. Zo krijg je de beloofde maand extra ook als je eerst rondkijkt op de site. In de cookie staat alleen de code van zes tekens: geen naam, en niets waarmee we je volgen. Andere sites en scripts kunnen hem niet lezen. Je kunt de code ook zelf invullen op het aanmeldformulier.
Bij het afrekenen kom je op een pagina van Stripe. Stripe gebruikt daar eigen cookies, onder meer om fraude te voorkomen.

10. Beveiliging

Een overzicht van je IT is ook een overzicht van zwakke plekken. Daarom gaan we er zorgvuldig mee om. Een paar voorbeelden:

In de database zijn de gegevens van klanten strikt van elkaar gescheiden. Je ziet alleen je eigen gegevens.
De database en de back-ups zijn versleuteld opgeslagen, en alles wordt versleuteld verstuurd.
Wie bij Insert Z toegang heeft tot klantgegevens, logt in de app in met een tweede inlogstap. Ook op de accounts waarmee we de diensten in hoofdstuk 7 beheren, staat een tweede inlogstap.
Waar we bouwen en testen, staan alleen verzonnen gegevens. Daar werkt AI, maar daar staan geen gegevens van klanten. Waar je gegevens staan, komt geen AI.
We bewaren geen antwoorden, plannen of exports van klanten op laptops. Die staan alleen in de app. Mail met klanten staat versleuteld bij Proton.
We slaan geen wachtwoorden van klanten op.
Heel gevoelige bevindingen, zoals een concreet beveiligingslek, bespreken we liever met je dan dat we ze opschrijven (artikel 20 lid 2 van de voorwaarden). Schrijven we ze toch op, dan alleen in onze werkaantekeningen. Die ziet alleen wie bij Insert Z aan de dienst werkt, ze staan niet in de app voor klanten en niet in je export.

Gaat er iets mis met gegevens bij ons (een datalek), dan melden we dat binnen 72 uur nadat we het ontdekten aan de Autoriteit Persoonsgegevens, als de wet dat vraagt. Loop jij of loopt je organisatie daardoor een groot risico, dan laten we het je zonder onnodige vertraging weten. We vertellen je dan wat er is gebeurd en wat je zelf kunt doen. Werken we als verwerker voor je (bijlage 1 van de voorwaarden), dan laten we het je binnen 48 uur weten (bijlage 1, artikel 10). Gaat het om informatie over je organisatie die geen persoonsgegevens zijn, dan laten we het je binnen 72 uur weten (artikel 20 lid 5 van de voorwaarden).

11. Je rechten

Je mag ons altijd vragen:

welke gegevens we van je hebben (inzage);
ze te verbeteren of aan te vullen;
ze te verwijderen;
ze minder te gebruiken (beperking);
ze aan je te geven in een bestand dat je kunt meenemen. Zolang je abonnement loopt, en na een gewoon einde nog 3 maanden, kun je dat ook zelf: in de app kies je Download al je gegevens (een JSON-bestand) of Download je plan als pdf;
ze niet meer te gebruiken voor iets waarvoor we een gerechtvaardigd belang noemen (bezwaar);
je toestemming in te trekken, als we je gegevens op basis van toestemming gebruiken.

Mail je verzoek naar hello@insert-z.nl. Dit is gratis. Het kan ook als je toegang tijdelijk uit staat of je afspraak is gestopt, ook als dat kwam doordat je niet betaalde. Downloaden in de app kan dan niet meer, maar dit verzoek per mail wel. We reageren binnen een maand. Is je verzoek ingewikkeld, dan kan het twee maanden langer duren. Dat laten we je dan binnen een maand weten. Soms moeten we eerst nagaan of je echt bent wie je zegt. Na het einde van je abonnement bewaren we je account, je plan, je antwoorden en je afgevinkte stappen 2 jaar, voor als je terugkomt en als bewijs van ons advies (4.10). Wil je dat niet, vraag dan om ze te verwijderen; dat kan altijd. Je account en je voortgang verwijderen we dan meteen. Je plan en de antwoorden waarop het steunt, bewaren we tot het einde van de 2 jaar nog alleen als bewijs (artikel 17 lid 3 sub e AVG). Facturen moeten we 7 jaar bewaren.

12. Een klacht

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons weten, dan zoeken we samen naar een oplossing. Je mag ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

13. Wijzigingen

Gaan we gegevens anders gebruiken, bijvoorbeeld omdat we een andere dienst inschakelen, dan passen we deze verklaring aan. Bovenaan staat wanneer dat voor het laatst is gebeurd. Is de wijziging belangrijk voor klanten, dan laten we het je vooraf weten. Zouden we ooit gegevens van klanten in een AI-dienst willen zetten, dan doen we dat alleen na een nieuw besluit en met je toestemming vooraf (BDR-0022).