Weet je wie er vanavond aankomt als je reserveringssysteem uitvalt?
Gasten rekenen erop dat hun boeking klopt en de wifi werkt. Met de +Z Checkup breng je de IT van je accommodatie stap voor stap op orde.
Even eerlijk
- Kan een gast via de wifi bij je receptiecomputer?
- Staan er nog scans van paspoorten in je mail?
- Wat krijgen je gasten te zien als iemand je account bij een boekingsplatform overneemt?
- Logt iedereen aan de receptie in met dezelfde naam?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Reserveringssysteem, wifi en apparaten met internet
Een accommodatie draait dag en nacht. Boekingen via je eigen site en boekingsplatformen komen samen in je reserveringssysteem. Daarin staan namen, adressen en betaalgegevens van je gasten. Daarnaast houd je een nachtregister bij.
Gasten verwachten wifi, en die hangt vaak aan dezelfde router als je receptiecomputer. Op een camping komen er slagbomen, camera's en andere apparaten met internet bij.
Werkt je reserveringssysteem niet, dan weet je niet wie er vandaag aankomt. Wordt je account bij een boekingsplatform overgenomen, dan kunnen gasten berichten krijgen die van jou lijken te komen.
Nachtregister en AVG: regels voor accommodaties
- Nachtregister. Verhuur je beroepsmatig kamers, of verhuur je beroepsmatig of geregeld kampeerplaatsen, dan houd je een doorlopend register bij. Bij aankomst noteer je naam, woonplaats, aankomstdatum en het soort identiteitsbewijs. Bij vertrek de vertrekdatum. De burgemeester of een ambtenaar die de burgemeester aanwijst, mag het inzien. Voor meereizende echtgenoten, minderjarige kinderen en reisgezelschappen geldt deze plicht niet. Bron: artikel 438 Wetboek van Strafrecht.
- Geen kopie van het identiteitsbewijs. Je bekijkt het identiteitsbewijs, maar maakt geen kopie, scan of foto. Het BSN noteer je niet. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
- Gegevens van gasten (AVG). Met de leverancier van je reserveringssysteem sluit je een verwerkersovereenkomst: een contract over hoe zij met de gegevens van je gasten omgaan. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
Waar de Checkup op let bij een accommodatie
We kijken naar wat in een hotel, B&B of camping telt: gasten blijven ontvangen, je gegevens houden, wie erbij kan, en of je boekingen kloppen.
Gasten ontvangen, ook bij uitval
De zwakke plek: boekingen komen samen in je reserveringssysteem.
Zo gaat het mis: werkt dat niet, dan weet je niet wie er vandaag aankomt.
Wat je doet: één A4 voor uitval: wie je belt, en een uitdraai van de aankomsten van vandaag.
Boekingen en het nachtregister
De zwakke plek: je boekingen en het nachtregister staan bij je reserveringssysteem.
Zo gaat het mis: stopt de leverancier, of stap je over, dan wil je je boekingen en het register meenemen.
Wat je doet: zoek op hoe je zelf een export maakt, en bewaar die op een veilige plek.
De wifi, de receptie en je boekingskanalen
De zwakke plek: gastenwifi op dezelfde router als de receptie, en accounts met alleen een wachtwoord.
Zo gaat het mis: een gast komt via de wifi bij je receptiecomputer. Of iemand neemt je account bij een boekingsplatform over en stuurt je gasten berichten.
Wat je doet: een eigen wifi voor gasten, een tweede inlogstap op je boekingskanalen, en iedere medewerker een eigen login.
Kloppende boekingen en geen kopieën van paspoorten
De zwakke plek: boekingen uit meer kanalen, en scans van identiteitsbewijzen.
Zo gaat het mis: een kamer wordt dubbel geboekt. Oude scans van paspoorten staan nog in je mail.
Wat je doet: laat een channelmanager de kanalen bijhouden, noteer alleen wat het nachtregister vraagt, en ruim oude scans op.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: je klikt je reserveringssysteem, je boekingsplatforms en je channelmanager aan. Daarna vraagt hij door waar het telt.
Drie eerste stappen voor je accommodatie
Geef je gasten een eigen wifi
Gasten krijgen een eigen wifi-netwerk, los van je receptiecomputer, je kassa en je camera's. Zo kan een gast niet bij je systemen.
Kijk kritisch naar het inchecken
Noteer wat het nachtregister vraagt, en niet meer. Maak geen kopie of scan van het identiteitsbewijs. Staan er nog oude scans in je systeem of je mail? Ruim ze op.
Tweede inlogstap op je boekingskanalen
Zet een tweede inlogstap op je reserveringssysteem, je boekingsplatformen en je mail. Iedere medewerker aan de receptie krijgt een eigen login.
Heb jij een noodplan als je IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jouw organisatie: je sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor je plan op maat · 6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar · exclusief btw
In een kwartier tot een uur beantwoord je vragen over je accommodatie, en je hebt meteen je eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger je invult, hoe beter het klopt. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het met je mee, met handleidingen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Mag ik het nachtregister digitaal bijhouden?
De wet vraagt een doorlopend register dat je op verzoek laat zien. Houd je het digitaal bij, zorg dan dat het compleet is, snel te tonen, en dat er een reservekopie is.
Twijfel je, vraag het je gemeente. De Checkup vraagt hoe je het register bijhoudt, en of je bij uitval nog bij de gegevens kunt.
Ik heb een kleine B&B. Geldt dit ook voor mij?
De registerplicht geldt voor wie er een beroep van maakt om nachtverblijf te bieden. Voor kampeerplaatsen geldt hij ook als je er een gewoonte van maakt. Twijfel je, vraag het dan bij je gemeente.
Werk je alleen, dan slaat de Checkup de vragen over medewerkers over.
Wat als mijn reserveringssysteem uitvalt?
Dan weet je niet wie er vandaag aankomt. De Checkup vraagt hoe lang je zonder kunt en of je een eigen kopie van je gegevens hebt.
Een stap in je plan kan dan zijn: zorg dat je de aankomsten van vandaag ook zonder systeem kunt zien, bijvoorbeeld met een uitdraai of een export die je elke ochtend maakt.
Ik heb een camping met veel apparaten. Past de Checkup dan?
Ja. Je geeft aan welke apparaten je gebruikt, zoals camera's, slagbomen, slimme apparaten of apparatuur met internet.
Daar krijg je gerichte vragen over: zitten ze op een eigen netwerk, zijn de standaardwachtwoorden veranderd, en wie kan er op afstand bij?
Ook interessant
Verwante branches: Restaurant en café · Webshop · Winkel · alle 188 branches
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Als je IT-leverancier stopt: kun je morgen door?
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een hotel, B&B of camping, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen hotel, B&B of camping? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van gasten, en het geeft de eigenaar rust.