Boekingen, gastenwifi en nachtregister: zo regel je de IT van je hotel, B&B of camping.
Gasten rekenen erop dat hun boeking klopt en de wifi werkt. Met de +Z Checkup breng je de IT van je accommodatie binnen een jaar op orde.
Reserveringssysteem, wifi en apparaten met internet
Een accommodatie draait dag en nacht. Boekingen via je eigen site en boekingsplatformen komen samen in je reserveringssysteem. Daarin staan namen, adressen en betaalgegevens van je gasten. Daarnaast houd je een nachtregister bij.
Gasten verwachten wifi, en die hangt vaak aan dezelfde router als je receptiecomputer. Op een camping komen er slagbomen, camera's en andere apparaten met internet bij.
Werkt je reserveringssysteem niet, dan weet je niet wie er vandaag aankomt. Wordt je account bij een boekingsplatform overgenomen, dan kunnen gasten berichten krijgen die van jou lijken te komen.
Nachtregister en AVG: regels voor accommodaties
- Nachtregister. Verhuur je beroepsmatig kamers, of verhuur je beroepsmatig of geregeld kampeerplaatsen, dan houd je een doorlopend register bij. Bij aankomst noteer je naam, woonplaats, aankomstdatum en het soort identiteitsbewijs. Bij vertrek de vertrekdatum. De burgemeester of een ambtenaar die hij aanwijst, mag het inzien. Voor meereizende echtgenoten, minderjarige kinderen en reisgezelschappen geldt deze plicht niet. Bron: artikel 438 Wetboek van Strafrecht.
- Geen kopie van het identiteitsbewijs. Je bekijkt het identiteitsbewijs, maar maakt geen kopie, scan of foto. Het BSN noteer je niet. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
- Gegevens van gasten (AVG). Met de leverancier van je reserveringssysteem sluit je een verwerkersovereenkomst: een contract over hoe zij met de gegevens van je gasten omgaan. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
Drie eerste stappen voor je accommodatie
Geef je gasten een eigen wifi
Gasten krijgen een eigen wifi-netwerk, los van je receptiecomputer, je kassa en je camera's. Zo kan een gast niet bij je systemen.
Kijk kritisch naar het inchecken
Noteer wat het nachtregister vraagt, en niet meer. Maak geen kopie of scan van het identiteitsbewijs. Staan er nog oude scans in je systeem of je mail? Ruim ze op.
Tweede inlogstap op je boekingskanalen
Zet een tweede inlogstap op je reserveringssysteem, je boekingsplatformen en je mail. Iedere medewerker aan de receptie krijgt een eigen login.
Hoe de Checkup rekening houdt met je accommodatie
Als branche kies je horeca en recreatie. Je ziet dan onder meer een reserveringssysteem, een kassasysteem en roosterplanning. Je boekingsplatformen of nachtregister voeg je zelf toe.
Werk je op kantoor, bijvoorbeeld aan een receptie, dan vraagt de Checkup of gasten op hetzelfde netwerk kunnen als je werkcomputers, en wat er gebeurt als het internet uitvalt. Voor camera's en andere apparaten met internet vraagt hij dan ook naar een apart netwerk en de standaardwachtwoorden. Bij privacy geef je aan welke gegevens je bewaart, zoals een kopie van een identiteitsbewijs of camerabeelden.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
Twintig minuten vragen over je accommodatie, en je hebt meteen je eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar met je mee, met handleidingen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Veelgestelde vragen
Mag ik het nachtregister digitaal bijhouden?
De wet vraagt een doorlopend register dat je op verzoek laat zien. Houd je het digitaal bij, zorg dan dat het compleet is, snel te tonen, en dat er een reservekopie is. Twijfel je, vraag het je gemeente.
Ik heb een kleine B&B. Geldt dit ook voor mij?
De registerplicht geldt voor wie er zijn beroep van maakt om nachtverblijf te bieden. Voor kampeerplaatsen geldt hij ook als je er een gewoonte van maakt. Twijfel je, vraag het dan bij je gemeente. Werk je alleen, dan slaat de Checkup de vragen over medewerkers over.
Wat als mijn reserveringssysteem uitvalt?
De Checkup vraagt hoe lang je zonder kunt en of je een eigen kopie van je gegevens hebt. Een stap in je plan kan dan zijn: zorg dat je de aankomsten van vandaag ook zonder systeem kunt zien.
Ik heb een camping met veel apparaten. Past de Checkup dan?
Ja. Je geeft aan welke apparaten je gebruikt, zoals camera's, slimme apparaten of apparatuur met internet. Daar krijg je gerichte vragen over.
Ook interessant
Verwante branches: Restaurant en café · Webshop · Winkel · alle 25 branches
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Als je IT-leverancier stopt: kun je morgen door?