Kun je je declaraties nog doen als je dossiersoftware uitvalt?
Verslagen, verwijzingen en declaraties lopen via je dossiersoftware, op meer plekken en met meer mensen dan je denkt. De +Z Checkup neemt je software, je laptops, invallers en zzp'ers mee, en zet de stappen op volgorde.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Even eerlijk
- Werkt iedere invaller met een eigen account, of kent iedereen hetzelfde wachtwoord?
- Kun je een gestolen tablet op afstand wissen?
- Op wiens wifi werk je tijdens een huisbezoek?
- Staat de tweede inlogstap al aan op je mail, of alleen op je dossier?
- Wat staat er op de laptop die je in de auto liet liggen?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Onderweg, in de oefenzaal en met zzp'ers
Je dossiersoftware houdt verslagen, verwijzingen en declaraties bij, en vaak ook de agenda. Je werkt met een laptop, tablet of telefoon bij mensen thuis, in een verpleeghuis of in een sportschool, soms op het wifi van een ander. En vaak werken zzp'ers mee, in dezelfde systemen.
Valt je dossiersoftware uit, dan kun je meestal nog wel behandelen, maar mis je verslagen en loopt je declaratie achter. Minstens zo belangrijk: een laptop die in de auto blijft liggen, of een account van iemand die al lang niet meer bij je werkt.
NEN 7510 en wat de KNGF vraagt
- NEN 7510. Ook fysiotherapeuten werken volgens NEN 7510, 7512 en 7513 (Besluit elektronische gegevensverwerking door zorgaanbieders).
- KNGF. De beroepsvereniging KNGF vraagt praktijken informatiebeveiliging op te nemen in hun kwaliteitssysteem. Ze noemt onder meer een tweede inlogstap op je dossiersoftware, vastleggen wie een dossier opent (NEN 7513) en veilig mailen volgens NTA 7516.
- Bewaren. Verslagen en verwijzingen horen bij het dossier. Dat bewaar je minstens 20 jaar na de laatste wijziging, ook als iemand maar een paar keer kwam (Rijksoverheid).
- Werk je voor zorginstellingen? Die kunnen in contracten eisen stellen aan jouw beveiliging, bijvoorbeeld omdat ze zelf onder de Cyberbeveiligingswet vallen. Voor je eigen praktijk geldt die wet pas vanaf 50 medewerkers in voltijdbanen, of €10 miljoen omzet én balanstotaal (NCSC).
Waar de Checkup op let bij een fysiotherapeut
We kijken naar wat in een fysiotherapiepraktijk telt: doorwerken, je dossiers houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Doorwerken als je dossier uitvalt
De zwakke plek: verslagen, verwijzingen en declaraties staan in je dossiersoftware.
Zo gaat het mis: valt die uit, dan behandel je wel, maar mis je verslagen en loopt je declaratie achter.
Wat je doet: één A4 voor uitval: wie je belt, en hoe je verslagen later bijwerkt.
Je dossiers, 20 jaar lang
De zwakke plek: dossiers staan bij de leverancier van je software, en je bewaart ze minstens 20 jaar.
Zo gaat het mis: stopt de leverancier, of stap je over, dan merk je pas op dat moment of je alles kunt meenemen.
Wat je doet: zoek uit hoe je bij een overstap al je dossiers meeneemt.
Invallers, zzp'ers en laptops onderweg
De zwakke plek: gedeelde wachtwoorden en apparaten die mee op pad gaan.
Zo gaat het mis: een invaller van vorig jaar kan nog in je dossier. Een laptop in de auto zonder versleuteling is een datalek.
Wat je doet: iedereen een eigen account met een tweede inlogstap, en op elk apparaat een code, versleuteling en wissen op afstand.
De juiste gegevens bij de juiste patiënt
De zwakke plek: werken op wifi van een ander, en gegevens die je overtypt.
Zo gaat het mis: een verslag komt bij de verkeerde patiënt, of je mailt een verwijzing via een onveilige weg.
Wat je doet: werk vanuit je dossiersoftware, en mail volgens de afspraken voor veilig mailen in de zorg.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: je klikt je dossiersoftware, je agenda en je roosterplanning aan. Daarna vraagt hij door waar het telt, ook naar thuis en onderweg werken.
Drie stappen voor je fysiotherapiepraktijk
Iedereen een eigen account
Geef elke zzp'er en invaller een eigen account in je dossiersoftware, geen gedeeld wachtwoord. Stopt iemand, dan zet je dat account dezelfde dag uit.
Beveilig wat mee op pad gaat
Zet op elke laptop, tablet en telefoon waarmee je buiten de praktijk werkt een code en versleuteling (je gegevens zijn dan onleesbaar zonder code). En zorg dat je hem op afstand kunt wissen.
Een tweede inlogstap op dossier en mail
Naast je wachtwoord vul je een code van je telefoon in. De KNGF noemt dit al voor je dossiersoftware. Zet het ook aan op je mail. Kan je software het niet? Vraag je leverancier wat er wel kan.
Heb jij een noodplan als je IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jouw organisatie: je sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor je plan op maat · 6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar · exclusief btw
In je eigen tempo beantwoord je de vragen, en je krijgt meteen je eigen IT-plan. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het met je mee, met handleidingen voor je systemen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Veelgestelde vragen
Er huren zzp'ers een ruimte bij mij. Hoort hun IT in mijn Checkup?
Werken ze in jouw dossiersoftware of op jouw netwerk, dan wel. Dan wil je dat ze een eigen account hebben, dat je weet wie wat doet, en dat hun toegang stopt als ze vertrekken.
Werken ze helemaal in hun eigen systemen, dan niet. De Checkup vraagt of er externen met toegang meewerken.
Ik behandel ook in een verpleeghuis. Verandert dat iets?
Misschien. Een zorginstelling kan in het contract eisen stellen aan jouw beveiliging, bijvoorbeeld omdat ze zelf onder de Cyberbeveiligingswet valt.
Geef je aan dat je voor zorginstellingen werkt, dan vraagt de Checkup of je hun eisen kent en wie bij jou ervoor verantwoordelijk is. Wat nog ontbreekt, komt in je plan.
Hoe mail ik veilig met een huisarts of specialist?
Via beveiligde mail volgens NTA 7516, die de KNGF ook noemt, of via een zorgplatform. Niet via gewone mail of WhatsApp.
De Checkup vraagt hoe je nu medische gegevens deelt. Gaat dat via een onveilige weg, dan zie je in je plan hoe je overstapt.
Wat mag wel en niet in een AI-assistent?
Een oefenschema in algemene woorden laten opstellen kan. Patiëntgegevens horen er nooit in: geen naam, geen klachten, geen verslag.
Spreek met je team en de zzp'ers af wat wel en niet mag. De Checkup vraagt welke AI-programma's je gebruikt en of er gegevens in gaan, en de afspraken komen in je plan.
Ook interessant
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een fysiotherapiepraktijk, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen fysiotherapiepraktijk? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van patiënten, en het geeft de eigenaar rust.