Wat in je praktijk gezegd wordt, blijft in je praktijk. Ook in je IT.
In een psychologen- of ggz-praktijk weegt vertrouwen het zwaarst. Met de +Z Checkup zie je hoe goed je IT dat beschermt, en wat je als eerste doet.
Gesprekken, aantekeningen en beeldbellen
In je dossier staan misschien wel de meest persoonlijke gegevens die er zijn: wat iemand je vertelt, je aantekeningen, diagnoses en vragenlijsten. Je werkt met beeldbellen, online modules, mail met cliënten en declaraties. Veel psychologen werken alleen of met een paar collega's, soms thuis of in een gedeeld pand.
Valt je dossier een dag uit, dan kun je meestal nog wel gesprekken voeren. Het grotere risico is dat gegevens bij de verkeerde terechtkomen: een mail naar de verkeerde cliënt, aantekeningen in een gratis app, of een verslag in een AI-assistent.
Normen, beroepscode en privacy in de ggz
- NEN 7510. Verleen je zorg, dan werk je volgens NEN 7510, 7512 en 7513, ook als je alleen werkt (Besluit elektronische gegevensverwerking door zorgaanbieders).
- Bewaren. Een dossier, met diagnoses en uitslagen van vragenlijsten, bewaar je minstens 20 jaar na de laatste wijziging (Rijksoverheid).
- Beroepscode. Ben je lid van het Nederlands Instituut van Psychologen (NIP), dan geldt ook de Beroepscode voor psychologen, in de versie van 1 april 2024.
- Gegevens voor de zorgverzekeraar. In de ggz kan een cliënt met een privacyverklaring voorkomen dat zijn zorgverzekeraar bepaalde gegevens over zijn zorgvraag krijgt (NZa).
- Cyberbeveiligingswet. Voor een praktijk met een paar collega's speelt deze wet niet: hij geldt pas vanaf 50 voltijdbanen, of bij €10 miljoen omzet én balanstotaal (NCSC).
Waar je als psycholoog begint
Spreek af wat nooit in een AI-assistent gaat
Schrijf op: gegevens van cliënten gaan nooit in een AI-assistent of gratis app, ook geen verslag zonder naam. Gebruik AI alleen voor algemene teksten.
Kies één veilige manier van contact
Mail en beeldbel met cliënten via een beveiligde dienst. Spreek af wat je wel en niet via gewone mail of berichten deelt, en vertel cliënten dat bij de start.
Scherm je werkplek af
Werk je thuis of in een gedeeld pand? Zet je laptop op slot als je wegloopt, zorg dat hij versleuteld is, en laat anderen niet op jouw netwerk of printer.
Zo werkt de Checkup voor een psychologenpraktijk
- Werk je alleen, kies dan Alleen ik. Vragen over medewerkers, zoals accounts uitzetten bij vertrek, slaat de Checkup dan over, tenzij er vaste zzp'ers met toegang tot je systemen meewerken.
- Als zorgverlener kies je Zorg; een cliëntdossier en afsprakenagenda staan dan al klaar. Beeldbellen en online modules voeg je zelf toe.
- Gebruik je AI-hulpmiddelen, dan wil hij weten of er cliëntgegevens in terechtkomen en of het om een zakelijk account gaat. Ook vraagt hij hoe je medische gegevens met anderen deelt.
- Hij vraagt of je weet wat je doet bij een datalek, en stelt drie korte vragen over NEN 7510.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
In ongeveer twintig minuten beantwoord je de vragen, en je krijgt meteen je eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Een jaar lang groeit het met je mee, met handleidingen voor je systemen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Veelgestelde vragen
Ik werk alleen, soms vanuit huis. Heb ik hier iets aan?
Ja. Juist als je alles zelf doet, wil je weten wat goed genoeg is. Voor een solopraktijk gaat het vaak om een paar dingen: een versleutelde laptop, een beveiligde manier van contact met cliënten, en weten wat je doet bij een datalek.
Mag ik een AI-assistent gebruiken om verslagen te schrijven?
Zet er nooit gegevens van cliënten in, ook niet zonder naam. Wat iemand vertelt, is vaak herkenbaar genoeg.
Wat als er een mail naar de verkeerde persoon gaat?
Dan is dat een datalek, en vaak moet je dat binnen 72 uur melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Weet je nog niet wat je dan doet, dan krijg je een stap om het op één A4 vast te leggen.
Is de Checkup een toets op NEN 7510?
Nee. De Checkup signaleert dat de norm geldt en vraagt waar je staat, maar toetst of certificeert niet.