Heeft een collega ooit een verslag in een AI-assistent geplakt?
In een psychologen- of ggz-praktijk weegt vertrouwen het zwaarst. Met de +Z Checkup zie je hoe goed je IT dat beschermt, en wat je als eerste doet.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Even eerlijk
- Wat doe je als een mail naar de verkeerde cliënt gaat?
- Staan er aantekeningen in een app voor privégebruik?
- Kan een huisgenoot of iemand in het gedeelde pand op je printer?
- Zet je de laptop op slot als je even wegloopt?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Gesprekken, aantekeningen en beeldbellen
In je dossier staan misschien wel de meest persoonlijke gegevens die er zijn: wat iemand je vertelt, je aantekeningen, diagnoses en vragenlijsten. Je werkt met beeldbellen, online modules, mail met cliënten en declaraties. Veel psychologen werken alleen of met een paar collega's, soms thuis of in een gedeeld pand.
Valt je dossier een dag uit, dan kun je meestal nog wel gesprekken voeren. Het grotere risico is dat gegevens bij de verkeerde terechtkomen: een mail naar de verkeerde cliënt, aantekeningen in een app voor privégebruik, of een verslag in een AI-assistent.
Normen, beroepscode en privacy in de ggz
- NEN 7510. Verleen je zorg, dan werk je volgens NEN 7510, 7512 en 7513, ook als je alleen werkt (Besluit elektronische gegevensverwerking door zorgaanbieders).
- Bewaren. Een dossier, met diagnoses en uitslagen van vragenlijsten, bewaar je minstens 20 jaar na de laatste wijziging (Rijksoverheid).
- Beroepscode. Ben je lid van het Nederlands Instituut van Psychologen (NIP), dan geldt ook de Beroepscode voor psychologen, in de versie van 1 april 2024.
- Gegevens voor de zorgverzekeraar. In de ggz kan een cliënt met een privacyverklaring voorkomen dat de zorgverzekeraar bepaalde gegevens over de zorgvraag krijgt (NZa).
- Cyberbeveiligingswet. Voor een praktijk met een paar collega's speelt deze wet niet: hij geldt pas vanaf 50 voltijdbanen, of bij €10 miljoen omzet én balanstotaal (NCSC).
Waar de Checkup op let bij een psychologenpraktijk
We kijken naar wat in een psychologen- of ggz-praktijk telt: doorwerken met je dossier, je dossiers twintig jaar houden, wie erbij kan, en of berichten bij de juiste cliënt komen.
Doorwerken met je dossier en beeldbellen
De zwakke plek: je dossier, je agenda, beeldbellen en declaraties staan bij leveranciers, en je laptop is vaak je hele praktijk.
Zo gaat het mis: valt je dossier een dag uit, dan kun je nog wel gesprekken voeren, maar weet je niet wie er komt. Gaat je laptop stuk, dan ligt alles stil.
Wat je doet: bepaal hoe lang je zonder kunt, en leg een A4 voor uitval klaar: wie je belt en hoe je je afspraken van vandaag vindt.
Dossiers die twintig jaar meegaan
De zwakke plek: je bewaart een dossier minstens 20 jaar na de laatste wijziging, en het staat bij de leverancier van je software.
Zo gaat het mis: stap je over of stopt de leverancier, dan merk je pas op dat moment of je alles kunt meenemen.
Wat je doet: zoek op hoe je zelf een export van je dossiers maakt, en kijk vóór een overstap of alles mee kan.
Je werkplek, apps en AI
De zwakke plek: werken thuis of in een gedeeld pand, aantekeningen in een app voor privégebruik, en verslagen in een AI-assistent.
Zo gaat het mis: een huisgenoot of iemand in het pand kan op je printer of ziet je scherm. Of wat een cliënt vertelt, komt in een AI-assistent terecht.
Wat je doet: zet je laptop op slot als je wegloopt, zorg dat hij versleuteld is, en schrijf op dat gegevens van cliënten nooit in een AI-assistent of privé-app gaan.
Het juiste bericht bij de juiste cliënt
De zwakke plek: mail met cliënten, en gegevens die naar de zorgverzekeraar gaan.
Zo gaat het mis: een mail gaat naar de verkeerde cliënt, en dat is een datalek. Of de zorgverzekeraar krijgt gegevens die een cliënt met een privacyverklaring wilde tegenhouden.
Wat je doet: kies één beveiligde manier van contact, en leg op één A4 vast wat je doet bij een datalek.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: je klikt je systemen aan, zoals je cliëntdossier, je afsprakenagenda, beeldbellen en online modules. Daarna vraagt hij door waar het telt, zoals of er cliëntgegevens in een AI-hulpmiddel komen en hoe je medische gegevens met anderen deelt.
Waar je als psycholoog begint
Spreek af wat nooit in een AI-assistent gaat
Schrijf op: gegevens van cliënten gaan nooit in een AI-assistent of een app voor privégebruik, ook geen verslag zonder naam. Gebruik AI alleen voor algemene teksten.
Kies één veilige manier van contact
Mail en beeldbel met cliënten via een beveiligde dienst. Spreek af wat je wel en niet via gewone mail of berichten deelt, en vertel cliënten dat bij de start.
Scherm je werkplek af
Werk je thuis of in een gedeeld pand? Zet je laptop op slot als je wegloopt, zorg dat hij versleuteld is, en laat anderen niet op jouw netwerk of printer.
Heb jij een noodplan als je IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jouw organisatie: je sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor je plan op maat · 6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar · exclusief btw
In je eigen tempo beantwoord je de vragen, en je krijgt meteen je eigen IT-plan. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het met je mee, met handleidingen voor je systemen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Veelgestelde vragen
Ik werk alleen, soms vanuit huis. Heb ik hier iets aan?
Ja. Juist als je alles zelf doet, wil je weten wat goed genoeg is. Voor een solopraktijk gaat het vaak om een paar dingen: een versleutelde laptop, een beveiligde manier van contact met cliënten, en weten wat je doet bij een datalek.
Kies je Alleen ik, dan slaat de Checkup vragen over medewerkers over, tenzij er vaste zzp'ers met toegang meewerken. Je plan staat op volgorde van belang: eerst de grootste risico's, en wat snel iets oplevert. Met uitleg en een handleiding per stap.
Mag ik een AI-assistent gebruiken om verslagen te schrijven?
Zet er nooit gegevens van cliënten in, ook niet zonder naam. Wat iemand vertelt, is vaak herkenbaar genoeg. Gebruik AI alleen voor algemene teksten.
De Checkup vraagt welke AI-hulpmiddelen je gebruikt, of er cliëntgegevens in terechtkomen en of het om een zakelijk account gaat. De afspraken komen in je plan.
Wat als er een mail naar de verkeerde persoon gaat?
Dan is dat een datalek, en vaak moet je dat binnen 72 uur melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Weet je nog niet wat je dan doet, dan krijg je een stap om het op één A4 vast te leggen. Zo hoef je er op het moment zelf niet over na te denken. De Checkup is geen juridisch advies.
Is de Checkup een toets op NEN 7510?
Nee. De Checkup signaleert dat de norm geldt en vraagt waar je staat, met drie korte vragen. Hij toetst of certificeert niet.
Wel helpt je plan je de basis op orde te brengen: wie bij dossiers kan, hoe je contact met cliënten beveiligt en wat je doet bij een datalek. Wat je hebt gedaan, vink je af.
Ook interessant
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een psychologen- of ggz-praktijk, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen psychologen- of ggz-praktijk? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van cliënten, en het geeft de eigenaar rust.