Vertrouwelijk werken begint bij je IT: breng die van je advocatenkantoor op orde.
Vertrouwelijkheid is de kern van je vak. De +Z Checkup laat zien hoe goed je mail, dossiers en telefoon dat nu beschermen, en wat je eerst regelt.
Dossiers, mail en termijnen in de advocatuur
- Je dossiers. Processtukken en correspondentie staan in een dossiersysteem, in de mail of in gedeelde mappen, vaak op meer plekken tegelijk.
- Mail als hoofdweg. Met cliënten, de wederpartij en collega's. Wie in je mail komt, leest mee in je zaken.
- Termijnen en uren. Valt je systeem uit vlak voor een termijn, dan wordt het spannend. En zonder tijdschrijven geen declaratie.
- Werken op veel plekken. Op kantoor, thuis en in de rechtbank. Met een telefoon waarop je geheimhoudernummer staat, en een advocatenpas voor beveiligde diensten.
Geheimhouding en gedragsregels voor advocaten
- Geheimhouding. Vertrouwelijkheid is een kernwaarde van de advocatuur, en je hebt een geheimhoudingsplicht (Advocatenwet, artikel 10a en 11a).
- Gedragsregel 3. Sinds 1 januari 2025 vraagt de toelichting dat je zorgvuldig kiest hoe je digitaal communiceert en hoe goed dat beveiligd is (NOvA).
- Geheimhoudernummer en advocatenpas. Je gebruikt je geheimhoudernummer voor vertrouwelijke gesprekken. Raakt een mobiele telefoon met dat nummer kwijt, dan laat je het blokkeren en meld je het bij de orde. Een verloren advocatenpas meld je meteen bij de leverancier van de pas (Voda, artikel 6.11, 6.12 en 6.15).
- Privacy (AVG). Ook de gegevens van de wederpartij en van getuigen in je dossiers zijn persoonsgegevens.
Drie eerste stappen voor je advocatenkantoor
Zet de tweede inlogstap aan
Op je mail en je dossiersysteem. Een gestolen wachtwoord alleen is dan niet genoeg om in je zaken te komen.
Schrijf op wat je doet als je telefoon kwijt is
Geheimhoudernummer blokkeren en melden, telefoon op afstand wissen, wachtwoorden veranderen, advocatenpas melden. Eén A4, zodat jij of een medewerker het meteen kan doen.
Spreek af hoe je stukken deelt
Niet via een chatapp op een privételefoon of een AI-assistent, wel via een klantportaal of beveiligde mail. Bespreek het met je team.
Wat de Checkup vraagt aan een advocaat
Je kiest als branche Juridisch (advocatuur, notariaat). Dan gebeurt dit:
- Bij je systemen zie je extra keuzes: een dossier- of praktijkmanagementsysteem, tijdschrijven en declareren, en een klantportaal voor documenten.
- Je krijgt drie korte vragen over de beroepsregels: ken je ze, is iemand verantwoordelijk, en heeft een cliënt, toezichthouder of verzekeraar er al naar gevraagd? Je antwoorden komen terug onder Signalen in je plan, met een advies.
- Bewaar je gevoelige gegevens, dan wil de Checkup weten wie bij je dossiers kan, en of wordt bijgehouden wie wat opent.
- Werk je voor grote organisaties, de overheid of zorginstellingen, dan signaleert de Checkup dat die eisen aan jou kunnen stellen.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
In ongeveer twintig minuten beantwoord je de vragen, en je krijgt meteen je eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Een jaar lang groeit je plan met je mee, met handleidingen voor je systemen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Veelgestelde vragen
Toetst de Checkup of ik aan de gedragsregels voldoe?
Nee. De Checkup signaleert welke regels voor je kantoor spelen en helpt je de IT-basis op orde te brengen. Hij toetst niet of je aan de regels voldoet, en is geen juridisch advies.
Ik werk alleen, zonder secretariaat. Is de Checkup iets voor mij?
Ja. Als eenpitter ben jij ook degene die bij een kwijtgeraakte telefoon je geheimhoudernummer laat blokkeren en je advocatenpas meldt. Je plan zet zulke stappen op volgorde, zodat je ze niet onder druk hoeft te bedenken.
Mijn IT-leverancier regelt alles. Wat voegt de Checkup toe?
Een onafhankelijke blik op wat jij als advocaat zelf beslist: wie in je dossiers kan, hoe je stukken deelt en wat je doet als je telefoon kwijt is. Moet je leverancier iets doen, dan vraag je hem om advies met een mail die al klaarstaat.
Mag ik stukken via WhatsApp met een cliënt delen?
Gedragsregel 3 vraagt dat je bewust kiest hoe je digitaal communiceert en hoe goed dat beveiligd is. Een chatapp op een privételefoon past daar slecht bij, een klantportaal of beveiligde mail beter. De Checkup vraagt welke communicatiemiddelen je gebruikt. Of je keuze aan de gedragsregels voldoet, toetst hij niet.