Als iemand je mailwachtwoord heeft, leest die dan al je zaken?
Vertrouwelijkheid is de kern van je vak. De +Z Checkup laat zien hoe goed je mail, dossiers en telefoon dat nu beschermen, en wat je eerst regelt.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Even eerlijk
- Wat doe je in het eerste uur als je telefoon met je geheimhoudernummer kwijt is?
- Via welke app delen collega's stukken als het snel moet?
- Wat gebeurt er als je dossiersysteem uitvalt op de dag van een termijn?
- Staan processtukken op drie plekken, en weet je welke versie klopt?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Dossiers, mail en termijnen in de advocatuur
- Je dossiers. Processtukken en correspondentie staan in een dossiersysteem, in de mail of in gedeelde mappen, vaak op meer plekken tegelijk.
- Mail als hoofdweg. Met cliënten, de wederpartij en collega's. Wie in je mail komt, leest mee in je zaken.
- Termijnen en uren. Valt je systeem uit vlak voor een termijn, dan wordt het spannend. En zonder tijdschrijven geen declaratie.
- Werken op veel plekken. Op kantoor, thuis en in de rechtbank. Met een telefoon waarop je geheimhoudernummer staat, en een advocatenpas voor beveiligde diensten.
Geheimhouding en gedragsregels voor advocaten
- Geheimhouding. Vertrouwelijkheid is een kernwaarde van de advocatuur, en je hebt een geheimhoudingsplicht (Advocatenwet, artikel 10a en 11a).
- Gedragsregel 3. Sinds 1 januari 2025 vraagt de toelichting dat je zorgvuldig kiest hoe je digitaal communiceert en hoe goed dat beveiligd is (NOvA).
- Geheimhoudernummer en advocatenpas. Je gebruikt je geheimhoudernummer voor vertrouwelijke gesprekken. Raakt een mobiele telefoon met dat nummer kwijt, dan laat je het blokkeren en meld je het bij de orde. Een verloren advocatenpas meld je meteen bij de leverancier van de pas (Voda, artikel 6.11, 6.12 en 6.15).
- Privacy (AVG). Ook de gegevens van de wederpartij en van getuigen in je dossiers zijn persoonsgegevens.
Waar de Checkup op let bij een advocaat
We kijken naar wat in de advocatuur telt: doorwerken op de dag van een termijn, je dossiers houden, wie erbij kan, en of je stukken kloppen.
Doorwerken op de dag van een termijn
De zwakke plek: dossiers, mail en tijdschrijven hangen aan een paar systemen.
Zo gaat het mis: valt je dossiersysteem uit vlak voor een termijn, dan wordt het spannend.
Wat je doet: één A4 voor uitval en voor een kwijtgeraakte telefoon: wie je belt en wat je eerst doet.
Je dossiers, ook na een overstap
De zwakke plek: stukken staan in je dossiersysteem, je mail en gedeelde mappen.
Zo gaat het mis: stopt je leverancier of stap je over, dan wil je alle dossiers compleet en leesbaar meenemen.
Wat je doet: zoek uit hoe je bij een overstap alles meeneemt, en kijk één keer of een oud dossier terug te halen is.
Je mail, je telefoon en je stukken
De zwakke plek: mail met alleen een wachtwoord, en stukken die via een chatapp gaan.
Zo gaat het mis: wie in je mail komt, leest mee in al je zaken. Een telefoon met je geheimhoudernummer raakt kwijt.
Wat je doet: een tweede inlogstap op mail en dossiers, en afspraken over hoe je stukken deelt: niet via een chatapp of een AI-assistent.
De juiste versie van je stukken
De zwakke plek: processtukken op drie plekken.
Zo gaat het mis: je werkt verder in een oude versie, of stuurt de verkeerde versie naar de rechtbank.
Wat je doet: één plek voor elk dossier, en een vaste manier om versies bij te houden.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: je klikt je dossiersysteem, je tijdschrijven en je klantportaal aan. Je krijgt ook drie korte vragen over de beroepsregels.
Drie eerste stappen voor je advocatenkantoor
Zet de tweede inlogstap aan
Op je mail en je dossiersysteem. Een gestolen wachtwoord alleen is dan niet genoeg om in je zaken te komen.
Schrijf op wat je doet als je telefoon kwijt is
Geheimhoudernummer blokkeren en melden, telefoon op afstand wissen, wachtwoorden veranderen, advocatenpas melden. Eén A4, zodat jij of een medewerker het meteen kan doen.
Spreek af hoe je stukken deelt
Niet via een chatapp op een privételefoon of een AI-assistent, wel via een klantportaal of beveiligde mail. Bespreek het met je team.
Heb jij een noodplan als je IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jouw organisatie: je sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor je plan op maat · 6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar · exclusief btw
In je eigen tempo beantwoord je de vragen, en je krijgt meteen je eigen IT-plan. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit je plan met je mee, met handleidingen voor je systemen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Veelgestelde vragen
Toetst de Checkup of ik aan de gedragsregels voldoe?
Nee. De Checkup signaleert welke regels voor je kantoor spelen, zoals gedragsregel 3 over digitale communicatie, en helpt je de IT-basis daaronder op orde te brengen.
Of je aan de regels voldoet, toetst hij niet. Het is ook geen juridisch advies.
Ik werk alleen, zonder secretariaat. Is de Checkup iets voor mij?
Ja. Als eenpitter ben jij ook degene die bij een kwijtgeraakte telefoon je geheimhoudernummer laat blokkeren en je advocatenpas meldt.
Je plan zet zulke stappen op volgorde, zodat je ze niet onder druk hoeft te bedenken. Vragen over personeel vallen weg.
Mijn IT-leverancier regelt alles. Wat voegt de Checkup toe?
Je IT-leverancier regelt de techniek waar je om vraagt. Wat de leverancier niet levert, is een onafhankelijke blik op wat jij als advocaat zelf beslist. Daar helpt de Checkup bij:
- Wie in je dossiers kan. Je plan zegt wie welke rechten heeft, en hoe je de tweede inlogstap aanzet.
- Hoe je stukken deelt. Je plan helpt je kiezen tussen een klantportaal en beveiligde mail, en afspraken te maken met je team.
- Een kwijtgeraakte telefoon. Je plan helpt je een A4 te maken: geheimhoudernummer blokkeren, wissen op afstand, pas melden.
Moet je leverancier iets doen, dan staat er een voorbeeldmail klaar die om advies vraagt: wat kan er, en wat kost het?
Mag ik stukken via WhatsApp met een cliënt delen?
Gedragsregel 3 vraagt dat je bewust kiest hoe je digitaal communiceert en hoe goed dat beveiligd is. Een chatapp op een privételefoon past daar slecht bij, een klantportaal of beveiligde mail beter.
De Checkup vraagt welke communicatiemiddelen je gebruikt. Of je keuze aan de gedragsregels voldoet, toetst hij niet.
Ook interessant
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een advocatenkantoor, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen advocatenkantoor? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van cliënten, en het geeft de eigenaar rust.