Wat doe je als je een dag niet in de portalen van verzekeraars komt?
Je werkt bijna helemaal via internet, en je klanten laten je hun hele financiële situatie zien. Met de +Z Checkup houd je je dossiers, portalen en mail werkend en veilig, stap voor stap.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Even eerlijk
- Hoeveel kopieën van identiteitsbewijzen en loonstroken staan er nog in je mail?
- Herkent je team een nepmail die op een verzekeraar lijkt?
- Weet je nog wat je voor wie regelde als je polisadministratie beschadigd raakt?
- Wie op je kantoor kan het hele klantdossier inzien, en is dat nodig?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Klantdossiers, portalen en oplichters
In een klantdossier staat veel: inkomen, schulden, loonstroken, een kopie van een identiteitsbewijs en soms gegevens over gezondheid. Dat staat in je advies- of polisadministratie, in je mail en vaak in een klantportaal.
Je werkt bijna helemaal via internet, met portalen van verzekeraars en geldverstrekkers. Kun je een dag niet inloggen, dan ligt je advieswerk stil en wacht je klant. Raakt je polisadministratie beschadigd, dan weet je misschien niet meer wat je voor wie hebt geregeld.
Omdat er bij jou geld en gegevens omgaan, ben je ook interessant voor oplichters, bijvoorbeeld met een nepmail die op een verzekeraar lijkt.
AVG, Wft en DORA voor adviseurs
- AVG. Geldt voor iedereen, en weegt voor jou zwaar door alle financiële gegevens die je bewaart.
- Beheerste bedrijfsvoering (Wft). Heb je een vergunning van de AFM, dan hoort daar goede informatiebeveiliging bij. Volgens de AFM kan zwakke informatiebeveiliging het klantbelang schaden.
- DORA. Europese regels voor digitale weerbaarheid in de financiële sector, sinds 17 januari 2025. Kleine en middelgrote verzekeringstussenpersonen zijn uitgezonderd (artikel 2, lid 3).
- Afspraken met verzekeraars. Werk je met een volmacht, kijk dan welke IT-eisen de verzekeraar stelt.
De Checkup signaleert welke normen voor jou kunnen gelden. Het is geen certificering en geen juridisch advies.
Bronnen: AFM, Marktindrukken 2023 · DORA, Verordening (EU) 2022/2554
Waar de Checkup op let bij een financieel adviseur
We kijken naar wat op een advieskantoor telt: doorwerken in de portalen, je dossiers houden, wie erbij kan, en of betaalverzoeken kloppen.
Advieswerk dat doorgaat
De zwakke plek: je werkt bijna helemaal via internet, met portalen van verzekeraars en geldverstrekkers.
Zo gaat het mis: kun je een dag niet inloggen, dan ligt je advieswerk stil en wacht je klant.
Wat je doet: één A4 voor uitval: wie je belt, en hoe je je klanten laat weten waar ze aan toe zijn.
Je polisadministratie en dossiers
De zwakke plek: klantdossiers staan in je advies- of polisadministratie, in je mail en in je klantportaal.
Zo gaat het mis: raakt je polisadministratie beschadigd, dan weet je misschien niet meer wat je voor wie hebt geregeld.
Wat je doet: zoek op hoe lang verwijderde dossiers bewaard blijven, en hoe je zelf een kopie maakt.
Wie het hele dossier ziet
De zwakke plek: dossiers met inkomen, schulden, loonstroken en kopieën van identiteitsbewijzen, ook in je mail.
Zo gaat het mis: iedereen op kantoor kan het hele klantdossier inzien. Kopieën en loonstroken blijven jaren in de mail staan.
Wat je doet: een tweede inlogstap op je dossiers en je klantportaal, rechten alleen voor wie het nodig heeft, en de mail opgeruimd.
Nepmails en andere rekeningnummers
De zwakke plek: mails die van een verzekeraar of klant lijken te komen.
Zo gaat het mis: een nepmail vraagt je om in te loggen, of om naar een ander rekeningnummer te betalen.
Wat je doet: bel eerst, op een nummer dat je al had, en maak dat een vaste afspraak op kantoor.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: je klikt je systemen aan, zoals je advies- of polisadministratie, je klantportaal en je mail. Daarna vraagt hij door waar het telt, zoals hoeveel last je hebt als een systeem uitvalt en of terugzetten getest is. Je krijgt ook drie korte vragen over DORA.
Drie stappen voor je advieskantoor
Zo kan het er voor een advieskantoor uitzien. Welke stappen jij krijgt, volgt uit je antwoorden.
Zet de tweede inlogstap aan op je klantdossiers
Niet alleen op je mail, ook op je polisadministratie en je klantportaal. Naast je wachtwoord vul je dan een code van je telefoon in.
Controleer elk verzoek om anders te betalen
Vraagt een mail die van een verzekeraar of klant lijkt te komen, om naar een ander rekeningnummer te betalen? Bel eerst, op een nummer dat je al had, niet op het nummer in de mail. Maak het een vaste afspraak op kantoor.
Zoek uit of je een eigen kopie hebt
Zoek in je advies- of polisadministratie op hoe lang verwijderde dossiers bewaard blijven, en hoe je zelf een kopie maakt.
Heb jij een noodplan als je IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jouw organisatie: je sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor je plan op maat · 6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar · exclusief btw
Twintig minuten vragen, meteen je eigen IT-plan, binnen 5 werkdagen nagekeken en waar nodig aangescherpt. Daarna groeit het met je mee, met handleidingen en voorbeeldmails voor je IT-leverancier.
Veelgestelde vragen
Valt mijn kantoor onder DORA?
Voor de meeste kleine kantoren niet direct: kleine en middelgrote verzekeringstussenpersonen zijn uitgezonderd (artikel 2, lid 3).
Twijfel je, laat het dan uitzoeken. De Checkup stelt drie korte vragen over DORA, en wat eruit komt, zie je onder Regels voor je branche in je plan. Hij signaleert het, maar geeft geen juridisch advies.
Moet ik klantgegevens invullen in de Checkup?
Nee. De vragen gaan over hoe je werkt en welke systemen je gebruikt. Er komen geen klantgegevens in je antwoorden.
Weet je iets niet, dan kies je Weet ik niet; dat wordt een stap om uit te zoeken.
Mijn IT-leverancier regelt alles. Heb ik hier dan iets aan?
Ja. Je IT-leverancier beheert de techniek die de leverancier voor je regelt, zoals je computers en de updates.
Wat de leverancier niet levert, is hoe jouw kantoor ermee werkt. Daar helpt de Checkup bij:
- Wie er inlogt. Wie bij je polisadministratie en de portalen van verzekeraars kan, beslis je zelf. Je plan zegt hoe je dat regelt, met een tweede inlogstap.
- Betalingen. Je plan zegt hoe je een verzoek om anders te betalen controleert, als vaste afspraak op kantoor.
- Een eigen kopie. Je plan zegt hoe je uitzoekt of je zelf een kopie van je dossiers hebt.
- Je regels. Wft en DORA staan onder Regels voor je branche in je plan.
Ligt een stap bij je IT-leverancier, dan staat er een voorbeeldmail klaar. Je leverancier kijkt naar het eigen deel. De Checkup kijkt naar het geheel.
Kan ik een AI-assistent gebruiken bij de stappen?
Ja. Bij veel stappen staat een opdracht voor je AI-assistent.
Zet daar nooit klantgegevens, wachtwoorden of namen van medewerkers in. Gebruik je een AI-assistent, dan vraagt de Checkup ook of het een zakelijk account is.
Ook interessant
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een advies- of verzekeringskantoor, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen advies- of verzekeringskantoor? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van klanten, en het geeft de eigenaar rust.