Lopen je bezichtigingen en biedingen door als je makelaarssoftware een dag stilligt?
Je werkt met woningen, afspraken en veel persoonlijke gegevens, vaak onderweg. De +Z Checkup kijkt naar je makelaarssoftware, je telefoon en wie er in je dossiers kan. Het plan werk je af in je eigen tempo.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Even eerlijk
- Weet je in welke dossiers nog een kopie van een paspoort zit?
- Hoe lang bewaar je gegevens van kopers die nooit klant werden?
- Wie kan in je software zien wanneer een verkoper niet thuis is?
- Kun je een vraag van de toezichthouder over de Wwft snel beantwoorden?
- Wat ligt er op straat als je telefoon na een bezichtiging kwijt is?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Onderweg met dossiers vol persoonsgegevens
Je bent veel op pad voor bezichtigingen, opnames en taxaties. Je werkt dan op de telefoon of tablet van de zaak. Op kantoor draait je makelaarssoftware met je aanbod, je relaties en je dossiers.
In een dossier zitten gegevens van verkopers en kopers: namen, adressen, financiële gegevens en soms een kopie van een identiteitsbewijs. Ook afspraken over sleutels horen erbij, en wanneer er niemand thuis is.
Werken je software of je mail een dag niet, dan lopen bezichtigingen, biedingen en afspraken met de notaris vast. En raakt een telefoon met dossiers kwijt, dan kan dat een datalek zijn.
AVG, Wwft en identiteitsbewijzen in de makelaardij
- AVG. Je bewaart gegevens van veel mensen die daarna geen klant meer zijn. Spreek af hoe lang je ze bewaart.
- Wwft, de wet tegen witwassen. Die geldt voor wie beroepsmatig bemiddelt bij koop en verkoop van onroerend goed. Je legt vast hoe je je klant hebt geïdentificeerd, bewaart dat vijf jaar en moet snel kunnen antwoorden als de toezichthouder iets vraagt.
- Kopie van een identiteitsbewijs. Die mag je in principe alleen maken als een wet dat verplicht. Bij huur geldt de Wwft pas vanaf €10.000 huur per maand. Zoek dus uit wat je bij verhuur mag bewaren.
De Checkup signaleert welke normen voor jou kunnen gelden. Het is geen certificering en geen juridisch advies.
Bronnen: Wwft, artikel 1a en 33 · Belastingdienst, Wwft-leidraad makelaars · Autoriteit Persoonsgegevens, identiteitsbewijs
Waar de Checkup op let bij een makelaarskantoor
We kijken naar wat in een makelaarskantoor telt: doorwerken met je software en mail, je dossiers houden, wie erbij kan, en of je weet wat er in je dossiers zit.
Doorwerken als software of mail stilligt
De zwakke plek: je aanbod, je relaties en je dossiers staan in je makelaarssoftware, en afspraken lopen via je mail.
Zo gaat het mis: werken je software of je mail een dag niet, dan lopen bezichtigingen, biedingen en afspraken met de notaris vast.
Wat je doet: bepaal hoe lang ze mogen uitliggen, en leg een A4 voor uitval klaar: wie je belt en welke afspraken voorgaan.
Je dossiers en de Wwft
De zwakke plek: dossiers in je makelaarssoftware, en de vastlegging van hoe je klanten identificeerde, die je vijf jaar bewaart.
Zo gaat het mis: zonder eigen kopie kun je een vraag van de toezichthouder niet snel beantwoorden. Stap je over, dan wil je je gegevens mee kunnen nemen.
Wat je doet: zoek zelf op hoe je een export uit je makelaarssoftware maakt, en schrijf op wat je waar bewaart.
Onderweg en met externen
De zwakke plek: telefoons en tablets met dossiers op pad, sleutelafspraken, en fotografen, taxateurs en zzp'ers met toegang.
Zo gaat het mis: een telefoon raakt kwijt na een bezichtiging. Of een zzp'er van vorig jaar kan nog zien wanneer een verkoper niet thuis is.
Wat je doet: een code op elk apparaat dat je op afstand kunt wissen, en toegang dicht als iemand klaar is.
Weten wat er in je dossiers zit
De zwakke plek: kopieën van identiteitsbewijzen, en gegevens van kopers die nooit klant werden.
Zo gaat het mis: je weet niet meer in welke dossiers een paspoortkopie zit, of je bewaart gegevens langer dan nodig.
Wat je doet: maak een bewaarafspraak: wat de Wwft vraagt vijf jaar, de rest niet langer dan nodig.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: je klikt je systemen aan, zoals je makelaarssoftware en woningplatforms zoals Funda. Daarna vraagt hij door waar het telt, zoals of je een eigen kopie hebt, hoe je onderweg werkt, en waar je sleutelafspraken van klanten bewaart.
Drie stappen voor je makelaarskantoor
Drie stappen als voorbeeld. De Checkup maakt jouw plan op basis van wat je invult.
Zet je telefoons en tablets op slot
Stel een code of vingerafdruk in, en zorg dat je ze op afstand kunt wissen. Laat je er een liggen na een bezichtiging, dan wis je hem vanaf je computer.
Maak een bewaarafspraak voor je dossiers
Schrijf op wat je waar bewaart en wanneer je opruimt. Wat de Wwft vraagt, bewaar je vijf jaar. De rest niet langer dan nodig.
Kijk wie er in je systemen kan
Werk je met een fotograaf, taxateur of zzp'er? Loop na wie er in je makelaarssoftware en je mail kan, en zet uit wat niet meer nodig is.
Heb jij een noodplan als je IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jouw organisatie: je sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor je plan op maat · 6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar · exclusief btw
Twintig minuten vragen, meteen je eigen IT-plan, binnen 5 werkdagen nagekeken en waar nodig aangescherpt. Daarna groeit het met je mee, met handleidingen en voorbeeldmails voor je IT-leverancier.
Veelgestelde vragen
Zit de Wwft in de Checkup?
Niet als aparte norm. De Checkup vraagt wel naar bewaren, toegang en back-ups, en die vragen gaan over dezelfde dossiers.
Voor de Wwft zelf kun je terecht bij de leidraad van de DFEI, de toezichthouder (voorheen Bureau Toezicht Wwft). De Checkup is geen juridisch advies.
Ik werk vooral op mijn telefoon. Telt dat mee?
Ja. De Checkup vraagt welke apparaten je gebruikt en waar je werkt. Je plan past zich daarop aan.
Werk je onderweg, dan krijg je vragen over werken op afstand en wie er op je scherm kan meelezen. Een code en wissen op afstand staan dan in je plan, als dat nog niet geregeld is.
Ik werk met een externe fotograaf en taxateur. Horen die in de Checkup?
Kunnen ze in je makelaarssoftware, je mail of gedeelde mappen, dan wel. Je geeft aan of er externen met toegang meewerken, en de Checkup vraagt wanneer hun toegang weer dichtgaat.
Loop na wie er nog in je systemen kan, en zet uit wat niet meer nodig is. Je plan helpt je dat bij te houden.
Mag ik een AI-assistent gebruiken voor woningteksten?
Dat kan, als je geen gegevens van verkopers of kopers in een AI-assistent zet.
De Checkup vraagt welke AI-assistent je gebruikt, en of het een zakelijk account is. De afspraken komen in je plan.
Ook interessant
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een makelaarskantoor, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen makelaarskantoor? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van klanten, en het geeft de eigenaar rust.