Kan een freelancer van vorig jaar nog posten namens je klant?
Social media, advertentieaccounts, websites en klantenlijsten: je werkt steeds in systemen van anderen. Met de +Z Checkup breng je de IT van je bureau stap voor stap op orde.
Even eerlijk
- Op wiens naam staan de advertentieaccounts van je klanten?
- Wat zet je team in een AI-assistent als de deadline knelt?
- Wat zeg je tegen je klant als de klantenlijst van die klant bij de verkeerde terechtkomt?
- Heb je met je nieuwsbriefdienst afspraken over de lijsten van je klanten?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Klantaccounts, freelancers en grote bestanden
Een bureau werkt vaak in systemen van klanten. Je beheert social media, advertentieaccounts en websites van klanten. Je verstuurt nieuwsbrieven met hun klantenlijsten. En je werkt met freelancers die ook bij die accounts moeten kunnen.
Daarbij horen grote bestanden: ontwerpen, foto's, video's en merkmateriaal. Steeds vaker helpt een AI-assistent bij teksten en beelden.
Gaat het mis, dan raakt het je klant direct. Een overgenomen account plaatst berichten namens een merk. Een klantenlijst die bij de verkeerde terechtkomt, is een datalek, voor jou en voor je klant.
AVG, e-mailmarketing en cookies voor bureaus
- Gegevens van je klanten (AVG). Gebruik je persoonsgegevens van je klant, zoals een mailinglijst, dan ben je vaak verwerker. Een verwerker bewaart of gebruikt persoonsgegevens voor een ander. Dan hoort er een verwerkersovereenkomst bij: een contract over hoe je met die gegevens omgaat. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
- E-mailmarketing. In de regel alleen met toestemming vooraf. Bestaande klanten mag je ook zonder die toestemming mailen over iets wat met hun eerdere aankoop te maken heeft, als je hun e-mailadres bij die aankoop kreeg en ze toen konden aangeven dat ze geen mail willen. Altijd met een duidelijke afzender en een makkelijke afmelding. Bron: ACM, artikel 11.7 Telecommunicatiewet.
- Cookies en trackers. Op sites die je bouwt of beheert, vraag je toestemming voor trackingcookies: cookies die bezoekers volgen. Bezoekers moeten ze net zo makkelijk kunnen weigeren. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
- Eisen van grote klanten. Sinds 15 augustus 2026 geldt de Cyberbeveiligingswet voor middelgrote en grote organisaties in aangewezen sectoren. Een bureau valt daar meestal niet zelf onder, maar een klant die eronder valt, kan wel eisen aan je stellen. Bron: Rijksoverheid.
Waar de Checkup op let bij een bureau
We kijken naar wat in een bureau telt: blijven leveren voor je klanten, je bestanden en accounts houden, wie erbij kan, en of je mailinglijsten kloppen.
Blijven leveren voor je klanten
De zwakke plek: je werk staat in accounts van klanten, hosting, tijdschrijven en grote bestanden in de cloud.
Zo gaat het mis: kun je een dag niet bij je bestanden of bij een klantaccount, dan haal je een deadline niet. Een overgenomen account plaatst berichten namens een merk.
Wat je doet: bepaal welke systemen je niet kunt missen, en leg een A4 voor uitval klaar: wie je belt en hoe je toch levert.
Je ontwerpen en de accounts van je klanten
De zwakke plek: ontwerpen, foto's, video's en merkmateriaal staan bij een clouddienst, en accounts van klanten soms op jouw naam.
Zo gaat het mis: stopt de samenwerking, dan kan je klant niet bij het eigen account. Of je merkt pas na een fout dat je geen eigen kopie van je bestanden hebt.
Wat je doet: zet accounts op naam van je klant met een eigen login voor jou, en zoek op hoe je zelf een kopie van je bestanden maakt.
Freelancers en klantaccounts
De zwakke plek: freelancers met toegang tot accounts van klanten, gedeelde logins, en briefings die in een AI-assistent belanden.
Zo gaat het mis: een freelancer van vorig jaar kan nog posten namens je klant. Of een vertrouwelijke briefing komt in een AI-assistent.
Wat je doet: iedere medewerker en freelancer een eigen login die weggaat zodra een klus stopt, en afspraken over AI op één A4.
Kloppende lijsten en eerlijke cookies
De zwakke plek: klantenlijsten in je nieuwsbriefdienst, en cookies op sites die je bouwt of beheert.
Zo gaat het mis: een nieuwsbrief gaat naar mensen die geen toestemming gaven, of een klantenlijst komt bij de verkeerde terecht. Dat is een datalek, voor jou en voor je klant.
Wat je doet: regel verwerkersovereenkomsten met je klanten en je nieuwsbriefdienst, en probeer de cookiebanner op je sites zelf uit.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: je klikt je systemen aan, zoals de accounts van je klanten (social media, advertenties, websites), hosting, statistieken, automatiseringen en tijdschrijven. Daarna vraagt hij door waar het telt, zoals voor wie je werkt en of klanten al om een beveiligingsvragenlijst vroegen.
Drie eerste stappen voor je bureau
Breng de klantaccounts in kaart
Zet op één lijst bij welke klantaccounts je kunt, op wiens naam ze staan en wie toegang heeft. Geef iedere medewerker en freelancer een eigen login, en haal die weg zodra een klus stopt.
Regel je verwerkersovereenkomsten
Met klanten van wie je persoonsgegevens gebruikt, en met je eigen leveranciers, zoals je nieuwsbriefdienst.
Maak afspraken over AI
Spreek met je team af welke AI-assistent je gebruikt en wat erin mag. Klantgegevens en vertrouwelijke briefings zet je nooit in een AI-assistent.
Heb jij een noodplan als je IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jouw organisatie: je sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor je plan op maat · 6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar · exclusief btw
In een kwartier tot een uur beantwoord je vragen over je bureau, en je hebt meteen je eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger je invult, hoe beter het klopt. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het met je mee, met handleidingen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Een klant stuurt een beveiligingsvragenlijst. Helpt de Checkup daarbij?
De Checkup vult die lijst niet in. Wel zie je in je plan wat al goed geregeld is en wat nog niet. Vraagt een klant om ISO 27001, dan zie je dat onder Regels voor je branche in je plan, met een advies.
Zo weet je waar je staat, voordat je de vragenlijst invult. Een certificaat geeft de Checkup niet. Wil je hulp bij je antwoorden, dan past Checkup met raadgever beter.
Mijn freelancers werken op hun eigen laptop. Is dat een probleem?
Niet per se. Maak afspraken over wat er op staat en wat er gebeurt als de klus klaar is.
De Checkup vraagt of er afspraken zijn over werken op privé-apparaten, en wanneer accounts van freelancers dichtgaan. Wat nog ontbreekt, komt als stap in je plan.
Mag ik AI gebruiken voor klantwerk?
Dat kan, met goede afspraken en in overleg met je klant. Zet nooit klantgegevens of vertrouwelijke informatie in een AI-assistent.
Je plan heeft een onderdeel over veilig werken met AI: welke AI-assistent je team gebruikt, wat erin mag en of je een zakelijk account hebt.
Op wiens naam hoort het social-media-account van mijn klant?
Het liefst op naam van je klant, met een eigen login voor jou. Stopt de samenwerking, dan houdt je klant het account.
Je plan helpt je een lijst te maken van de klantaccounts waar je bij kunt, op wiens naam ze staan en wie toegang heeft. Zo zie je in één keer wat je nog moet regelen.
Ook interessant
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een marketing- of reclamebureau, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen marketing- of reclamebureau? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van klanten, en het geeft de eigenaar rust.