Wat doe je als de videodienst uitvalt terwijl een groep zit te wachten?
Lessen, roosters, resultaten en betalingen: je werk draait steeds meer online. De +Z Checkup kijkt ook naar docenten die op hun eigen laptop werken, en zet de stappen op volgorde.
Even eerlijk
- Wie bewaart de diagnose van een leerling, en wie kan die lezen?
- Kan een zzp-docent die gestopt is nog in je leeromgeving?
- Op wiens laptop staan de resultaten van je cursisten?
- Heb je toestemming van de ouders voor die opgenomen les?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Leerlinggegevens, videolessen en zzp-docenten
Je bewaart gegevens van leerlingen of cursisten: contactgegevens, resultaten, verslagen van gesprekken, en soms een diagnose zoals ADHD. Bij bijles gaat het vaak om kinderen, en dan heb je ook gegevens van hun ouders.
Je werkt met een leerlingvolgsysteem of online leeromgeving, een rooster, videolessen en een systeem om in te schrijven en te betalen. Docenten zijn vaak parttimers of zzp'ers, soms op hun eigen laptop.
Valt je leeromgeving of videodienst uit, dan zit een groep te wachten en moet je lessen inhalen. Raakt een map met toetsen of resultaten kwijt, dan zijn jij en je cursisten veel werk kwijt.
Welke regels gelden voor bijles en opleidingen
- AVG. Een diagnose is een gegeven over gezondheid: een bijzonder persoonsgegeven dat extra bescherming nodig heeft.
- Kinderen jonger dan 16. Heb je toestemming nodig, bijvoorbeeld voor een foto of het opnemen van een les, dan vraag je die aan de ouders.
- Normenkader IBP. Gemaakt voor scholen in het primair, voortgezet en speciaal onderwijs, niet voor particuliere instituten. Werk je in opdracht van scholen, dan kan een school wel afspraken willen maken over leerlinggegevens.
- Eisen van opdrachtgevers. Geef je trainingen aan grote organisaties, overheid of zorg, dan kunnen zij je een beveiligingsvragenlijst sturen.
De Checkup signaleert welke normen voor jou kunnen gelden. Het is geen certificering en geen juridisch advies.
Bronnen: Autoriteit Persoonsgegevens, gezondheid · Uitvoeringswet AVG, artikel 5 · Kennisnet, Normenkader IBP
Waar de Checkup op let bij een opleidingsinstituut
We kijken naar wat in een bijles- of opleidingsinstituut telt: doorwerken met je leeromgeving en videolessen, je gegevens houden, wie erbij kan, en of opnames en gegevens goed gaan.
Doorwerken als leeromgeving of videodienst uitvalt
De zwakke plek: lessen, roosters, resultaten en betalingen lopen via je leeromgeving, je videodienst en je inschrijfsysteem.
Zo gaat het mis: valt de leeromgeving of de videodienst uit, dan zit een groep te wachten en moet je lessen inhalen.
Wat je doet: schrijf op wie je belt en hoe je een groep bereikt, en leg een A4 voor uitval klaar.
Toetsen, resultaten en cursussen
De zwakke plek: toetsen en resultaten in je leeromgeving of in mappen, soms los op de laptop van een docent.
Zo gaat het mis: raakt een map met toetsen of resultaten kwijt, dan zijn jij en je cursisten veel werk kwijt.
Wat je doet: test of een verwijderde cursus terugkomt, en zorg anders voor een back-up.
Diagnoses en zzp-docenten
De zwakke plek: diagnoses zoals ADHD, en zzp-docenten op hun eigen laptop die na hun vertrek nog in je leeromgeving kunnen.
Zo gaat het mis: een docent die gestopt is, kan nog bij resultaten en verslagen. Of een diagnose staat in een map waar iedereen bij kan.
Wat je doet: afspraken over eigen laptops, resultaten in je eigen systeem, en accounts dicht als iemand stopt.
Opnames en gegevens met toestemming
De zwakke plek: opgenomen lessen met kinderen, en gegevens van cursisten in een AI-assistent.
Zo gaat het mis: een les wordt opgenomen zonder toestemming van de ouders, of namen en resultaten belanden in een AI-assistent.
Wat je doet: vraag ouders toestemming voor opnames, en zet geen gegevens van cursisten in een AI-assistent.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: je klikt je systemen aan, zoals je leerlingvolgsysteem of leeromgeving, je roosterplanning en je dienst voor videolessen. Daarna vraagt hij door waar het telt, zoals afspraken met zzp'ers en mensen op eigen apparaten, en accounts van wie vertrekt.
Eerste stappen voor je instituut
Zo zou een instituut kunnen beginnen. Je eigen plan stemt de Checkup af op je antwoorden.
Spreek af hoe docenten op hun eigen laptop werken
Een code op de laptop, updates aan, en resultaten in je eigen systeem, niet los op hun laptop. Zet het in een korte afspraak die iedereen krijgt.
Vraag je leveranciers om een verwerkersovereenkomst
Je leeromgeving, videodienst en inschrijfsysteem bewaren gegevens van cursisten voor jou. Een verwerkersovereenkomst legt vast wat ze daarmee mogen.
Test of een verwijderde cursus terugkomt
Maak een testcursus of testbestand aan, verwijder die, en kijk of je hem terugkrijgt. Lukt dat niet, dan is een back-up je volgende stap.
Heb jij een noodplan als je IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jouw organisatie: je sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor je plan op maat · 6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar · exclusief btw
Twintig minuten vragen, meteen je eigen IT-plan, binnen 5 werkdagen nagekeken en waar nodig aangescherpt. Daarna groeit het met je mee, met handleidingen en voorbeeldmails voor je IT-leverancier.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Geldt het Normenkader IBP voor mijn instituut?
Het kader is geschreven voor scholen in het primair, voortgezet en speciaal onderwijs, niet voor particuliere instituten. Werk je voor scholen, dan kunnen zij wel afspraken willen maken over leerlinggegevens.
Over het Normenkader IBP stelt de Checkup drie korte vragen. Het advies daarover lees je onder Regels voor je branche in je plan. Het is geen juridisch advies.
Mijn docenten zijn zzp'ers. Moet ik hun laptops regelen?
Hun laptops hoef je niet te beheren. Wel spreek je af hoe ze met gegevens van cursisten omgaan, en sluit je hun toegang af als ze stoppen.
Denk aan een code op de laptop, updates aan, en resultaten in je eigen systeem, niet los op hun laptop. Zet het in een korte afspraak die iedereen krijgt.
Mogen docenten een AI-assistent gebruiken om lessen voor te bereiden?
Dat kan, zolang er geen namen, resultaten of andere gegevens van cursisten in komen.
In de Checkup geef je aan met welke AI-assistent je team werkt en welke gegevens erin komen. De afspraken komen in je plan.
Wie kijkt mijn plan na?
Dat doen wij, binnen 5 werkdagen. Je krijgt je plan meteen en kunt direct beginnen.
Je plan staat op volgorde van belang: eerst de grootste risico's, en wat snel iets oplevert. Met uitleg en handleidingen per stap. Wat je hebt gedaan, vink je af.
Ook interessant
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een bijles- of opleidingsinstituut, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen bijles- of opleidingsinstituut? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van cursisten en leerlingen, en het geeft de eigenaar rust.