Van bijles tot bedrijfstraining: IT op orde voor je opleidingsinstituut.
Lessen, roosters, resultaten en betalingen: je werk draait steeds meer online. De +Z Checkup kijkt ook naar docenten die op hun eigen laptop werken, en zet de stappen op volgorde.
Leerlinggegevens, videolessen en zzp-docenten
Je bewaart gegevens van leerlingen of cursisten: contactgegevens, resultaten, verslagen van gesprekken, en soms een diagnose zoals ADHD. Bij bijles gaat het vaak om kinderen, en dan heb je ook gegevens van hun ouders.
Je werkt met een leerlingvolgsysteem of online leeromgeving, een rooster, videolessen en een systeem om in te schrijven en te betalen. Docenten zijn vaak parttimers of zzp'ers, soms op hun eigen laptop.
Valt je leeromgeving of videodienst uit, dan zit een groep te wachten en moet je lessen inhalen. Raakt een map met toetsen of resultaten kwijt, dan zijn jij en je cursisten veel werk kwijt.
Welke regels gelden voor bijles en opleidingen
- AVG. Een diagnose is een gegeven over gezondheid: een bijzonder persoonsgegeven dat extra bescherming nodig heeft.
- Kinderen jonger dan 16. Heb je toestemming nodig, bijvoorbeeld voor een foto of het opnemen van een les, dan vraag je die aan de ouders.
- Normenkader IBP. Gemaakt voor scholen in het primair, voortgezet en speciaal onderwijs, niet voor particuliere instituten. Werk je in opdracht van scholen, dan kan een school wel afspraken willen maken over leerlinggegevens.
- Eisen van opdrachtgevers. Geef je trainingen aan grote organisaties, overheid of zorg, dan kunnen zij je een beveiligingsvragenlijst sturen.
De Checkup signaleert welke normen voor jou kunnen gelden. Het is geen certificering en geen juridisch advies.
Bronnen: Autoriteit Persoonsgegevens, gezondheid · Uitvoeringswet AVG, artikel 5 · Kennisnet, Normenkader IBP
Eerste stappen voor je instituut
Zo zou een instituut kunnen beginnen. Je eigen plan stemt de Checkup af op je antwoorden.
Spreek af hoe docenten op hun eigen laptop werken
Een code op de laptop, updates aan, en resultaten in je eigen systeem, niet los op hun laptop. Zet het in een korte afspraak die iedereen krijgt.
Vraag je leveranciers om een verwerkersovereenkomst
Je leeromgeving, videodienst en inschrijfsysteem bewaren gegevens van cursisten voor jou. Een verwerkersovereenkomst legt vast wat ze daarmee mogen.
Test of een verwijderde cursus terugkomt
Maak een testcursus of testbestand aan, verwijder die, en kijk of je hem terugkrijgt. Lukt dat niet, dan is een back-up je volgende stap.
Zo houdt de Checkup rekening met je instituut
Kies bij branche Onderwijs of kinderopvang. Daarna:
- In de lijst met systemen staan ook een leerlingvolgsysteem en roosterplanning. Je voegt toe wat je verder gebruikt, zoals je dienst voor videolessen.
- Werken er zzp'ers in je systemen, of mensen op eigen apparaten, dan krijg je vragen over afspraken en over accounts van wie vertrekt.
- Over het Normenkader IBP volgen drie korte vragen. Het advies daarover lees je als signaal in je plan.
- Geef je trainingen aan grote organisaties, de overheid of de zorg, dan vraagt de Checkup ook naar hun eisen aan leveranciers.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
Twintig minuten vragen, meteen je eigen IT-plan, binnen 5 werkdagen nagekeken en waar nodig aangescherpt. Daarna groeit het een jaar met je mee, met handleidingen en voorbeeldmails voor je IT-leverancier.
Veelgestelde vragen
Geldt het Normenkader IBP voor mijn instituut?
Het kader is geschreven voor scholen in het primair, voortgezet en speciaal onderwijs. Werk je voor scholen, dan kunnen zij wel eisen stellen. De Checkup signaleert dit. Het is geen juridisch advies.
Mijn docenten zijn zzp'ers. Moet ik hun laptops regelen?
Hun laptops hoef je niet te beheren. Wel spreek je af hoe ze met gegevens van cursisten omgaan, en sluit je hun toegang af als ze stoppen.
Mogen docenten een AI-assistent gebruiken om lessen voor te bereiden?
Dat kan, zolang er geen namen, resultaten of andere gegevens van cursisten in komen. In de Checkup geef je aan met welke AI-assistent je team werkt en welke gegevens erin komen.
Wie kijkt mijn plan na?
Een onafhankelijke IT-raadgever van +Z, binnen 5 werkdagen. Je krijgt je plan meteen en kunt direct beginnen.