Wie mag dit kind ophalen, als het ouderportaal platligt?
Namen, ophaalafspraken, allergieën en foto's: in de opvang gaat het om gegevens van kinderen. Met de +Z Checkup breng je je IT stap voor stap op orde, ook zonder IT-kennis.
Even eerlijk
- Wie kan de groepstablet pakken als hij onbeheerd op tafel ligt?
- Kun je laten zien welke ouders toestemming gaven voor foto's?
- Wie kan zien welk kind welke allergie of medicijnen heeft?
- Kan een pedagogisch medewerker die vertrok nog in het ouderportaal?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Kindgegevens, groepstablets en het ouderportaal
Je bewaart gegevens van kinderen en ouders: namen, adressen, contracten en wie een kind mag ophalen. Soms ook allergieën, medicijnen of afspraken over de ontwikkeling van een kind. Dat staat in je kindplanning of ouderportaal, je roosterplanning en je administratie.
Op de groep werken medewerkers vaak met een gedeelde tablet, voor aanwezigheid, foto's en berichten. Die tablet ligt in een ruimte waar ook ouders en kinderen komen.
Valt je ouderportaal uit, dan weet je aan het begin van de dag misschien niet precies welke kinderen er komen, wie ze mag ophalen en welk noodnummer bij welk kind hoort.
AVG, foto's en het Normenkader IBP
- AVG. Gegevens over gezondheid, zoals allergieën en medicijnen, zijn bijzondere persoonsgegevens. Die moet je extra goed beschermen.
- Foto's en video's. Voor kinderen jonger dan 16 jaar heb je toestemming van de ouders nodig. Je moet kunnen laten zien dat je die hebt, en ouders mogen hun toestemming altijd intrekken.
- Normenkader IBP. Dit kader voor informatiebeveiliging en privacy is gemaakt voor scholen in het primair, voortgezet en speciaal onderwijs, niet voor de kinderopvang.
De Checkup signaleert welke normen voor jou kunnen gelden. Het is geen certificering en geen juridisch advies.
Bronnen: Autoriteit Persoonsgegevens, gezondheid · Uitvoeringswet AVG, artikel 5 · Veilig Internetten · Kennisnet, Normenkader IBP
Waar de Checkup op let bij kinderopvang en bso
We kijken naar wat in de opvang telt: weten wie er komt en wie mag ophalen, je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Weten wie er komt, ook bij uitval
De zwakke plek: aanwezigheid, ophaalafspraken en noodnummers staan in je ouderportaal.
Zo gaat het mis: valt dat uit, dan weet je aan het begin van de dag niet wie er komt en wie een kind mag ophalen.
Wat je doet: een noodlijst op elke groep: wie je belt, en waar de lijst met kinderen, ophaalafspraken en noodnummers ligt.
Je gegevens van kinderen en ouders
De zwakke plek: alles staat bij de leverancier van je ouderportaal.
Zo gaat het mis: stopt de leverancier, of stap je over, dan wil je contracten, afspraken en toestemmingen meenemen.
Wat je doet: zoek op hoe je zelf een volledige export maakt, en bewaar die op een veilige plek.
De groepstablet en wie erbij kan
De zwakke plek: een gedeelde tablet in een ruimte waar ook ouders en kinderen komen.
Zo gaat het mis: iedereen die de tablet pakt, ziet allergieën en ophaalafspraken. Een medewerker die vertrok, kan nog in het portaal.
Wat je doet: een eigen login per medewerker, de tablet vanzelf op slot, en accounts dicht op de laatste werkdag.
Toestemming en gegevens die kloppen
De zwakke plek: toestemming voor foto's op losse lijstjes.
Zo gaat het mis: een foto komt online van een kind van wie de ouders geen toestemming gaven, of een ophaalafspraak is verouderd.
Wat je doet: leg toestemming en afspraken vast in je ouderportaal, niet op een los lijstje.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: je klikt je ouderportaal en je roosterplanning aan, en geeft aan hoe zwaar uitval weegt. Daarna vraagt hij door waar het telt.
Zo begin je in de kinderopvang
Deze drie stappen zijn een voorbeeld voor een opvanglocatie. Jouw plan hangt af van wat je invult.
Een eigen login, ook op de groepstablet
Vraag de leverancier van je ouderportaal hoe elke medewerker met een eigen code inlogt. En laat de tablet na een paar minuten vanzelf op slot gaan.
Houd toestemming voor foto's bij
Zoek uit waar je in je ouderportaal vastlegt welke ouders toestemming gaven, en hoe ze die intrekken. Zet het daar, niet op een los lijstje.
Een noodlijst op elke groep
Wie bel je, en waar vind je dan de lijst met kinderen, ophaalafspraken en noodnummers? Schrijf het op en leg het op een vaste plek op elke groep.
Heb jij een noodplan als je IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jouw organisatie: je sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor je plan op maat · 6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar · exclusief btw
Twintig minuten vragen, meteen je eigen IT-plan, binnen 5 werkdagen nagekeken en waar nodig aangescherpt. Daarna groeit het met je mee, met handleidingen en voorbeeldmails voor je IT-leverancier.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Moet mijn kinderopvang voldoen aan het Normenkader IBP?
Het kader is geschreven voor scholen, niet voor de kinderopvang. De Checkup vraagt er daarom niet naar.
Wel gelden de AVG en de extra bescherming van gezondheidsgegevens, zoals allergieën en medicijnen. Daar kijkt de Checkup naar. Het is geen juridisch advies.
Mogen we foto's van kinderen in de ouderapp zetten?
Alleen met toestemming van de ouders. Zorg dat je kunt laten zien wie toestemming gaf, en dat ouders die kunnen intrekken.
Leg de toestemming vast in je ouderportaal, niet op een los lijstje. De Checkup vraagt hoe je dat nu doet.
We werken met een gedeelde tablet op de groep. Is dat een probleem?
Niet per se. Het gaat erom dat de tablet vanzelf op slot gaat, en dat je weet wie wat doet.
De Checkup vraagt naar gedeelde accounts en vergrendelen. Je plan helpt je per medewerker een eigen code te regelen, als je ouderportaal dat kan.
Onze leidinggevenden zijn geen IT'ers. Lukt het dan?
Ja. De vragen gaan over je groepen, je ouderportaal en hoe je werkt, niet over techniek. Twijfel je bij een vraag, dan kies je "Weet ik niet"; dat wordt een stap om uit te zoeken.
Elke stap legt uit wat je doet en waarom, met een handleiding voor je systeem.
Ook interessant
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een kinderopvang of bso, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen kinderopvang of bso? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van kinderen en ouders, en het geeft de eigenaar rust.