Wie komt er morgen voor controle als de agenda uitvalt?
Je volgt patiënten, vaak kinderen, jarenlang. De +Z Checkup kijkt naar wat daarbij hoort: een agenda en dossiers die het blijven doen, foto's op tablets en hoe je gegevens deelt.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Even eerlijk
- Krijgt een patiënt van zestien de berichten zelf, of gaan ze nog naar de ouders?
- Kun je een dossier van zes jaar terug nog openen na je laatste softwarewissel?
- Welke afspraken heb je met het lab dat je scans krijgt?
- Op welke tablet staan de foto's van je jongste patiënten?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Jarenlange dossiers, ouders en scans
Een behandeling loopt vaak over jaren. Al die tijd groeit het dossier: foto's, scans en brieven aan de verwijzende tandarts. Veel patiënten zijn kinderen, dus je hebt ook contact met ouders, via mail, berichten of een portaal. Scans gaan soms naar een laboratorium of een maker van beugels, en foto's maak je vaak met een tablet.
Je agenda zit vol korte controles. Valt die uit, dan weet je niet wie er komt. Raakt een tablet met foto's kwijt, dan gaat het om gegevens van kinderen. En een dossier wil je ook na een overstap naar andere software nog kunnen openen.
Regels voor orthodontisten: NEN 7510, inzage en bewaren
- NEN 7510. De normen NEN 7510, 7512 en 7513 gelden voor elke zorgaanbieder, dus ook voor jouw praktijk (Besluit elektronische gegevensverwerking door zorgaanbieders).
- Kinderen en ouders. Onder de 12 mogen ouders het dossier inzien. Van 12 tot 16 moet je patiënt daarmee instemmen. Vanaf 16 kan dat alleen met toestemming van je patiënt (Rijksoverheid). Dat raakt je IT: wie krijgt welke berichten, en wie kan in een portaal?
- Bewaren. Het dossier bewaar je minstens 20 jaar na de laatste wijziging (Rijksoverheid). Bij een behandeling van jaren is die laatste wijziging vaak pas lang na de eerste foto.
- Privacy (AVG). Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Verwerkt een leverancier ze voor jou, zoals je softwareleverancier, dan leg je in een verwerkersovereenkomst vast wat die partij ermee mag (Autoriteit Persoonsgegevens). De Cyberbeveiligingswet geldt pas voor grotere praktijken (NCSC).
Waar de Checkup op let bij een orthodontiepraktijk
We kijken naar wat in een orthodontiepraktijk telt: doorwerken met een volle agenda, je dossiers jarenlang houden, wie erbij kan, en of berichten bij de juiste persoon komen.
Doorwerken met een volle agenda
De zwakke plek: je agenda zit vol korte controles, en je dossiers staan in je praktijksoftware.
Zo gaat het mis: valt de agenda uit, dan weet je niet wie er komt, en loopt een hele dag met controles vast.
Wat je doet: bepaal hoe lang je agenda en dossier mogen uitliggen, en leg een A4 voor uitval klaar: wie je belt en hoe je de patiënten van vandaag vindt.
Dossiers die twintig jaar meegaan
De zwakke plek: je bewaart dossiers minstens 20 jaar na de laatste wijziging, en je wisselt in die tijd vaak van software.
Zo gaat het mis: na een overstap kun je een dossier van zes jaar terug niet meer openen, terwijl je het nog moet bewaren.
Wat je doet: zoek op hoe je zelf een volledige export van je dossiers maakt, en kijk vóór een overstap of alles mee kan.
Foto's op tablets en scans bij het lab
De zwakke plek: foto's van kinderen op tablets, en scans die naar een laboratorium of een maker van beugels gaan.
Zo gaat het mis: een tablet met foto's raakt kwijt, of je weet niet welke afspraken het lab heeft over je gegevens.
Wat je doet: foto's alleen op apparaten van de zaak met een code en wissen op afstand, en per partij die scans krijgt een verwerkersovereenkomst.
Berichten bij de juiste persoon
De zwakke plek: berichten aan ouders via mail of een portaal, terwijl je patiënt ouder wordt.
Zo gaat het mis: een patiënt van zestien krijgt de berichten niet zelf, of ze gaan nog naar de ouders zonder dat de patiënt dat wil.
Wat je doet: leg vast welke berichten naar ouders gaan en vanaf welke leeftijd je patiënt ze zelf krijgt, en stel je agenda of portaal daarop in.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: je klikt je systemen aan, zoals je patiëntendossier, je afsprakenagenda en een portaal voor ouders. Daarna vraagt hij door waar het telt, zoals of je dossiers mee kunnen naar nieuwe software en of je apparaten op afstand kunt wissen.
Drie eerste stappen voor je orthodontiepraktijk
Foto's alleen op apparaten van de zaak
Maak foto's met een tablet of telefoon van de zaak, met een code en wissen op afstand. Zo staan ze nooit op een privételefoon.
Spreek af wat ouders krijgen
Leg vast welke berichten naar ouders gaan, en vanaf welke leeftijd je patiënt ze zelf krijgt. Kijk of je agenda of portaal dat zo kan instellen.
Weet wie je scans krijgt
Welk laboratorium of welke maker krijgt je scans, en hoe? Kijk per partij welke afspraken er zijn over je gegevens, bijvoorbeeld een verwerkersovereenkomst.
Heb jij een noodplan als je IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jouw organisatie: je sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor je plan op maat · 6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar · exclusief btw
In je eigen tempo beantwoord je de vragen, en je krijgt meteen je eigen IT-plan. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het met je mee, met handleidingen voor je systemen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Veelgestelde vragen
Mogen ouders het dossier van hun kind inzien?
Onder de 12 meestal wel. Van 12 tot 16 alleen als je patiënt ermee instemt. Vanaf 16 alleen met toestemming van je patiënt. Twijfel je, vraag het dan je beroepsvereniging.
Dat raakt ook je IT: wie krijgt welke berichten, en wie kan in een portaal? Je plan helpt je vastleggen wat ouders krijgen, en kijken of je agenda of portaal dat zo kan instellen. De Checkup is geen juridisch advies.
Hoe lang bewaar ik dossiers en foto's?
Minstens 20 jaar na de laatste wijziging. Bij een behandeling van jaren is die laatste wijziging vaak pas lang na de eerste foto.
De Checkup vraagt of je bewaartermijnen hebt afgesproken en of je opruimt. Zo niet, dan krijg je een stap om ze op te stellen, met uitleg over wat je doet en waarom.
Kan ik mijn dossiers meenemen als ik van software wissel?
Dat vraagt de Checkup bij de meeste belangrijke systemen. Je leverancier houdt de software draaiend: de servers, de updates en de back-up van het eigen systeem. Of jij je dossiers mee kunt nemen, zoek je het best zelf uit voordat je wisselt.
Weet je het niet, dan komt het als stap in je plan: zoek op hoe je zelf een volledige export maakt, en probeer één keer of je een oud dossier kunt openen. Zo weet je zeker dat je dossiers van jaren terug bewaard blijven.
Mag ik een AI-assistent gebruiken voor brieven aan verwijzers?
Voor algemene teksten kan dat. Zet er nooit patiëntgegevens in, ook geen naam of foto.
De Checkup vraagt welke AI-assistent je gebruikt, wat je erin zet en of je een zakelijk account hebt. De afspraken komen in je plan.
Ook interessant
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een orthodontiepraktijk, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen orthodontiepraktijk? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van patiënten, en het geeft de eigenaar rust.