Van behandelstoel tot balie: breng de IT van je tandartspraktijk op orde.
In een tandartspraktijk hangt veel apparatuur aan het netwerk. De +Z Checkup vraagt naar je apparatuur, je netwerk en je backups, en zet de eerste stappen voor je op een rij.
Röntgen, scanners en praktijksoftware
Je praktijksoftware bevat het dossier, behandelplannen, de agenda en je declaraties. Daarnaast heb je apparatuur met een eigen computer: röntgen, een scanner of camera voor in de mond, en een scherm bij elke stoel. Die apparatuur beheert vaak de leverancier ervan, niet je IT-leverancier. Wie doet dan de updates?
Valt je praktijksoftware uit, dan zie je geen agenda en geen foto's meer, en staan de stoelen stil. Valt alleen de röntgencomputer uit, dan kun je vaak nog deels behandelen.
NEN 7510, bewaren en AVG in de tandartspraktijk
- NEN 7510. Elke zorgaanbieder werkt volgens NEN 7510, 7512 en 7513, ook een praktijk met één stoel (Besluit elektronische gegevensverwerking door zorgaanbieders). De KNMT raadt aan de norm te volgen.
- Cyberbeveiligingswet. Volgens de KNMT vooral voor grotere praktijken: vanaf 50 medewerkers in voltijdbanen, of een jaaromzet én balanstotaal boven €10 miljoen. Val je eronder, dan moet je je registreren bij het NCSC.
- Bewaren. Het dossier, met foto's en scans, bewaar je minstens 20 jaar na de laatste wijziging (Rijksoverheid).
- Privacy (AVG). Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Bewaart een leverancier ze voor je, dan hoort daar een verwerkersovereenkomst bij: een contract over wat de leverancier met je gegevens mag doen (Autoriteit Persoonsgegevens).
Drie eerste stappen voor je tandartspraktijk
Zet je apparaten op een rij
Schrijf per apparaat met een computer erin op wie het beheert en of het nog updates krijgt. Weet je het niet, dan staat er een mail klaar voor de leverancier.
Geef apparatuur een eigen netwerk
Röntgen en scanners horen niet op het netwerk van het patiëntenwifi. Vraag je IT-leverancier wat een apart netwerk kost, en of de standaardwachtwoorden van je apparaten zijn aangepast.
Probeer één keer iets terug te zetten
Vraag je leverancier of je een foto of dossier van vorige maand terugkrijgt, en hoe lang dat duurt. Dan weet je wat je back-up echt waard is.
Wat de Checkup vraagt aan een tandarts
- Kies Zorg als branche: je patiëntendossier en afsprakenagenda staan dan al in de lijst. Röntgen en scanners geef je op als apparatuur met internet.
- Gebruik je machines of apparatuur met internet, of een pinautomaat, dan vraagt de Checkup of die op een apart netwerk zitten en of de standaardwachtwoorden zijn gewijzigd.
- Bewaar je medische gegevens, dan vraagt hij onder meer wie welke dossiers kan openen, en hoe je foto's en gegevens met anderen deelt.
- Is je praktijksoftware onmisbaar, dan wil hij weten of het terugzetten van een backup al eens is geprobeerd. Over NEN 7510 stelt hij drie korte vragen. Werken er 16 of meer mensen in je praktijk, dan volgen er ook drie over de Cyberbeveiligingswet.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
In ongeveer twintig minuten beantwoord je de vragen, en je krijgt meteen je eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Een jaar lang groeit het met je mee, met handleidingen voor je systemen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Veelgestelde vragen
De leverancier van mijn röntgenapparatuur beheert die computer. Telt die mee?
Ja. Geef hem op bij je apparaten. Ligt een stap bij die leverancier, dan staat er een voorbeeldmail klaar die om advies vraagt.
Valt mijn praktijk onder de Cyberbeveiligingswet?
Meestal niet. Werken er 16 of meer mensen, dan vraagt de Checkup er toch naar, zodat je het op tijd laat uitzoeken.
Hoe deel ik foto's veilig met een specialist of collega?
Stuur je röntgenfoto's of scans naar een kaakchirurg, orthodontist of collega, dan vraagt de Checkup hoe je dat doet. Gaat het via gewone mail, WhatsApp of sms, dan zie je in je plan hoe het veiliger kan, bijvoorbeeld met beveiligde mail of een zorgplatform.
Mijn röntgencomputer krijgt geen updates meer. Wat nu?
Voeg die computer toe als systeem, of noem hem bij je apparaten onder Anders. De raadgever die je plan nakijkt, ziet dat. Kan die computer niet meer worden bijgewerkt, dan wordt een eigen netwerk ervoor belangrijker. Met de voorbeeldmail uit je plan vraag je de leverancier wat er mogelijk is.