Wat doe je met de stoelen als je praktijksoftware een ochtend platligt?
Agenda, dossiers, röntgenfoto's en declaraties: alles loopt via je praktijksoftware en de apparatuur bij de stoel. Met de +Z Checkup zorg je dat je praktijk blijft draaien, en zie je wat eerst moet.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Even eerlijk
- Hangen je scanners op hetzelfde netwerk als het patiëntenwifi?
- Krijg je een foto van vorige maand terug, en hoe lang duurt dat?
- Zijn de standaardwachtwoorden van je apparatuur ooit veranderd?
- Wie doet de updates van de röntgencomputer naast je stoel?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Röntgen, scanners en praktijksoftware
Je praktijksoftware bevat het dossier, behandelplannen, de agenda en je declaraties. Daarnaast heb je apparatuur met een eigen computer: röntgen, een scanner of camera voor in de mond, en een scherm bij elke stoel. Die apparatuur beheert vaak de leverancier ervan, niet je IT-leverancier. Wie doet dan de updates?
Valt je praktijksoftware uit, dan zie je geen agenda en geen foto's meer, en staan de stoelen stil. Valt alleen de röntgencomputer uit, dan kun je vaak nog deels behandelen.
NEN 7510, bewaren en AVG in de tandartspraktijk
- NEN 7510. Elke zorgaanbieder werkt volgens NEN 7510, 7512 en 7513, ook een praktijk met één stoel (Besluit elektronische gegevensverwerking door zorgaanbieders). De KNMT raadt aan de norm te volgen.
- Cyberbeveiligingswet. Volgens de KNMT vooral voor grotere praktijken: vanaf 50 medewerkers in voltijdbanen, of een jaaromzet én balanstotaal boven €10 miljoen. Val je eronder, dan moet je je registreren bij het NCSC.
- Bewaren. Het dossier, met foto's en scans, bewaar je minstens 20 jaar na de laatste wijziging (Rijksoverheid).
- Privacy (AVG). Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Bewaart een leverancier ze voor je, dan hoort daar een verwerkersovereenkomst bij: een contract over wat de leverancier met je gegevens mag doen (Autoriteit Persoonsgegevens).
Waar de Checkup op let bij een tandarts
We kijken naar wat in een tandartspraktijk telt: bereikbaar blijven, je dossiers en foto's houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Doorwerken als de software uitvalt
De zwakke plek: agenda, dossiers en foto's staan in je praktijksoftware.
Zo gaat het mis: ligt die een ochtend plat, dan zie je geen agenda en geen foto's, en staan de stoelen stil.
Wat je doet: één A4 voor uitval: wie je belt, en hoe je de patiënten van vandaag toch helpt.
Je dossiers en foto's, 20 jaar lang
De zwakke plek: dossiers, röntgenfoto's en scans moet je minstens 20 jaar bewaren.
Zo gaat het mis: pas als je een foto van vorige maand nodig hebt, merk je of je back-up werkt, en of je bij een overstap alles kunt meenemen.
Wat je doet: probeer één keer een foto of dossier terug te halen, en zoek uit hoe je bij een overstap alles meeneemt.
Apparatuur, netwerk en wie inlogt
De zwakke plek: röntgen en scanners met een eigen computer, beheerd door hun leverancier.
Zo gaat het mis: hangen ze op het netwerk van het patiëntenwifi, met het standaardwachtwoord, dan kan een vreemde erbij. En met een gedeelde login zie je niet wie welk dossier opende.
Wat je doet: een eigen netwerk voor apparatuur, eigen wachtwoorden, en iedereen een eigen login met een tweede inlogstap.
De juiste foto bij de juiste patiënt
De zwakke plek: beelden en gegevens die tussen apparaat en software worden overgezet.
Zo gaat het mis: een röntgenfoto komt bij de verkeerde patiënt. Of een nepmail die op een leverancier lijkt, vraagt je om in te loggen.
Wat je doet: koppel apparatuur en software waar het kan, en twijfel je over een mail, bel dan een nummer dat je al had.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: je klikt je praktijksoftware, je agenda en je apparatuur met een computer aan. Daarna vraagt hij door waar het telt, zoals wie de updates doet en of terugzetten is getest.
Drie eerste stappen voor je tandartspraktijk
Zet je apparaten op een rij
Schrijf per apparaat met een computer erin op wie het beheert en of het nog updates krijgt. Weet je het niet, dan staat er een mail klaar voor de leverancier.
Geef apparatuur een eigen netwerk
Röntgen en scanners horen niet op het netwerk van het patiëntenwifi. Vraag je IT-leverancier wat een apart netwerk kost, en of de standaardwachtwoorden van je apparaten zijn aangepast.
Probeer één keer iets terug te zetten
Vraag je leverancier of je een foto of dossier van vorige maand terugkrijgt, en hoe lang dat duurt. Dan weet je of je back-up werkt.
Heb jij een noodplan als je IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jouw organisatie: je sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor je plan op maat · 6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar · exclusief btw
In je eigen tempo beantwoord je de vragen, en je krijgt meteen je eigen IT-plan. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het met je mee, met handleidingen voor je systemen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Veelgestelde vragen
De leverancier van mijn röntgenapparatuur beheert die computer. Telt die mee?
Ja. Geef hem op bij je apparaten. Die computer hangt aan je netwerk en heeft patiëntgegevens, dus hij hoort in je plan, ook als een ander hem beheert.
Ligt een stap bij die leverancier, zoals updates of toegang op afstand, dan staat er een voorbeeldmail klaar die om advies vraagt. Wat jij zelf regelt, zoals een eigen netwerk voor apparatuur, staat gewoon in je plan.
Valt mijn praktijk onder de Cyberbeveiligingswet?
Meestal niet: de wet geldt vanaf 50 medewerkers in voltijdbanen, of €10 miljoen omzet én balanstotaal. Valt je praktijk eronder, dan moet je je registreren bij het NCSC.
Werken er 16 of meer mensen, dan vraagt de Checkup er toch naar, zodat je het op tijd laat uitzoeken. Het is geen juridisch advies.
Hoe deel ik foto's veilig met een specialist of collega?
Niet via gewone mail, WhatsApp of sms. Gebruik beveiligde mail of een zorgplatform, zodat alleen de ontvanger de foto ziet.
De Checkup vraagt hoe je röntgenfoto's en scans nu deelt met een kaakchirurg, orthodontist of collega. Gaat het via een onveilige weg, dan zie je in je plan hoe het veiliger kan.
Mijn röntgencomputer krijgt geen updates meer. Wat nu?
Dan blijven bekende gaten open. Een eigen netwerk voor die computer wordt dan belangrijker, zodat hij niet bij je andere computers en het patiëntenwifi kan.
Kies bij je systemen Medische apparatuur met een computer. Als we je plan nakijken, zien we dat. Met de voorbeeldmail uit je plan vraag je de leverancier wat er mogelijk is, bijvoorbeeld een nieuwere versie of een vervangend apparaat.
Ook interessant
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een tandartspraktijk, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen tandartspraktijk? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van patiënten, en het geeft de eigenaar rust.