Spreekuur, spoed en medicijnregistratie: zo zet je de IT van je dierenartsenpraktijk op orde.
Je werk draait om dieren, maar je dag draait op systemen. De +Z Checkup kijkt naar je praktijksoftware, de apparaten aan je netwerk en de inlogs aan de balie, en zet de eerste stappen op een rij.
Praktijksoftware, apparatuur en spoed
- Je praktijksoftware is het hart. Daarin staan de afspraken, de kaart van elk dier, wat je behandelt en voorschrijft, en de rekeningen.
- Gegevens van eigenaren. Naam, adres, telefoonnummer en betaalgegevens. Die vallen onder de privacywet (AVG).
- Apparatuur aan het netwerk. Röntgen, echo, labapparatuur en de pinautomaat, vaak van verschillende leveranciers met eigen wachtwoorden.
- Spoed. Heb je spoeddiensten, dan wil je ook buiten kantoortijd bij de gegevens kunnen.
Valt je praktijksoftware een ochtend uit, dan weet de balie niet wie er komt en schuift het afrekenen op.
Welke regels gelden voor dierenartsen
Een verplichte IT-norm zoals NEN 7510 in de zorg voor mensen geldt niet voor dierenartsen. Wel gelden deze regels:
- Privacy (AVG). Je beschermt de gegevens van eigenaren goed. Raakt er bijvoorbeeld een laptop met klantgegevens kwijt, dan meld je dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens, als het risico geeft voor de mensen om wie het gaat.
- Diergeneesmiddelen. De Europese verordening 2019/6 vraagt dat je vastlegt wat je toedient, aflevert en voorschrijft (artikel 103 en 105). Dat mag in je praktijksoftware, legt de KNMvD uit. Die gegevens wil je dus veilig bewaren.
Eerste stappen voor je dierenartsenpraktijk
Zet op een rij wat aan je netwerk hangt
Röntgen, echo, lab, pin en camera's: wie onderhoudt het, en is het standaardwachtwoord veranderd? Vraag je IT-leverancier of ze een eigen netwerk kunnen krijgen, los van de computers en de gastenwifi.
Leg een noodplan bij de balie
Waar zie je de afspraken? Hoe noteer je behandelingen en betalingen tot alles weer werkt? Wie bel je? Leg het bij de balie.
Geef iedereen een eigen inlog
Een gedeelde inlog aan de balie is handig, maar je ziet niet wie wat deed. Met een eigen inlog zet je bij vertrek alleen dat ene account uit.
Zo vul je de Checkup in als dierenarts
In de vragenlijst staat geen aparte keuze voor dierenartsen. Vul bij je branche onder Anders, namelijk “dierenartsenpraktijk” in. De IT-raadgever die je plan nakijkt, ziet dat.
- Je klikt je systemen aan, zoals de pinautomaat. Je praktijksoftware kies je als Branchepakket of vaksoftware, of je voegt hem zelf toe.
- Per systeem geef je aan hoe zwaar uitval voor je praktijk weegt. Bij wat je niet kunt missen, vraagt de Checkup door: is er een backup, is terugzetten getest, en hoe lang mag het uitliggen?
- Gebruik je machines of apparatuur met internet, dan vraagt de Checkup naar de standaardwachtwoorden, en of die apparatuur apart zit van je werkcomputers.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
In ongeveer twintig minuten beantwoord je de vragen, en je krijgt meteen je eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Een jaar lang groeit je plan met je mee, met handleidingen voor je systemen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Veelgestelde vragen
Kan ik bij spoed buiten kantoortijd veilig bij mijn gegevens?
Dat hangt af van je praktijksoftware en hoe je van buiten inlogt. De Checkup vraagt of je thuis of onderweg werkt, op welke apparaten dat mag en hoe je dan inlogt. Wat beter kan, komt als stap in je plan.
Mijn softwareleverancier beheert de praktijksoftware. Heeft de Checkup dan zin?
Ja. Je mail, je netwerk, de inlogs van je team en je afspraken bij uitval vallen erbuiten. Moet je softwareleverancier iets doen, dan staat de mail met je vraag om advies al klaar.
Mag ik een AI-assistent gebruiken voor verslagen aan eigenaren?
Een algemene uitleg over nazorg na een ingreep kan. Namen en gegevens van eigenaren, of de kaart van hun dier, zet je er nooit in. Je plan helpt je hier afspraken over te maken met je team.
Moet ik mijn röntgen-, echo- en labapparatuur ook opgeven?
Ja, als die aan je netwerk hangt. Kies dan machines of apparatuur met internet. De Checkup vraagt of de standaardwachtwoorden zijn veranderd en of die apparatuur los van je werkcomputers zit. Hoe het apparaat zelf werkt, valt buiten de Checkup.