Weet je balie wie er komt als de praktijksoftware uitvalt?
Je werk draait om dieren, maar je dag draait op systemen. De +Z Checkup kijkt naar je praktijksoftware, de apparaten aan je netwerk en de inlogs aan de balie, en zet de eerste stappen op een rij.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Even eerlijk
- Wie kent het wachtwoord van je röntgen- en echoapparatuur, en is het ooit veranderd?
- Zie je wie er iets aanpaste als iedereen aan de balie dezelfde inlog gebruikt?
- Kun je bij een spoedgeval 's nachts bij de kaart van het dier?
- Zit je labapparatuur op hetzelfde netwerk als de gastenwifi?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Praktijksoftware, apparatuur en spoed
- Je praktijksoftware is het hart. Daarin staan de afspraken, de kaart van elk dier, wat je behandelt en voorschrijft, en de rekeningen.
- Gegevens van eigenaren. Naam, adres, telefoonnummer en betaalgegevens. Die vallen onder de privacywet (AVG).
- Apparatuur aan het netwerk. Röntgen, echo, labapparatuur en de pinautomaat, vaak van verschillende leveranciers met eigen wachtwoorden.
- Spoed. Heb je spoeddiensten, dan wil je ook buiten kantoortijd bij de gegevens kunnen.
Valt je praktijksoftware een ochtend uit, dan weet de balie niet wie er komt en schuift het afrekenen op.
Welke regels gelden voor dierenartsen
Een verplichte IT-norm zoals NEN 7510 in de zorg voor mensen geldt niet voor dierenartsen. Wel gelden deze regels:
- Privacy (AVG). Je beschermt de gegevens van eigenaren goed. Raakt er bijvoorbeeld een laptop met klantgegevens kwijt, dan meld je dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens, als het risico geeft voor de mensen om wie het gaat.
- Diergeneesmiddelen. De Europese verordening 2019/6 vraagt dat je vastlegt wat je toedient, aflevert en voorschrijft (artikel 103 en 105). Dat mag in je praktijksoftware, legt de KNMvD uit. Die gegevens wil je dus veilig bewaren.
Waar de Checkup op let bij een dierenartsenpraktijk
We kijken naar wat in een dierenartsenpraktijk telt: doorwerken als de praktijksoftware uitvalt, je gegevens houden, wie erbij kan, en of de kaart van elk dier klopt.
Doorwerken als de praktijksoftware uitvalt
De zwakke plek: afspraken, de kaart van elk dier, behandelingen en rekeningen staan in je praktijksoftware.
Zo gaat het mis: valt die een ochtend uit, dan weet de balie niet wie er komt en schuift het afrekenen op.
Wat je doet: een noodplan bij de balie: waar je de afspraken ziet, hoe je behandelingen en betalingen noteert, en wie je belt.
Je kaarten en je registratie van middelen
De zwakke plek: wat je toedient, aflevert en voorschrijft, leg je vast in je praktijksoftware, en bij spoed wil je er ook 's nachts bij.
Zo gaat het mis: is terugzetten van de back-up nooit getest, dan weet je niet of je die gegevens terugkrijgt. En bij spoed buiten kantoortijd kun je niet bij de kaart van het dier.
Wat je doet: ga na of er een back-up is en of terugzetten is getest, en regel hoe je bij spoed veilig van buiten inlogt.
Apparatuur en de inlog aan de balie
De zwakke plek: röntgen, echo en labapparatuur met eigen wachtwoorden, en één inlog voor de hele balie.
Zo gaat het mis: het standaardwachtwoord van je apparatuur is nooit veranderd. Met een gedeelde inlog zie je niet wie wat deed, en sluit je iemand die vertrekt niet apart af.
Wat je doet: veranderde wachtwoorden en een eigen netwerk voor apparatuur, en iedereen een eigen inlog.
De juiste kaart bij het juiste dier
De zwakke plek: gegevens die aan de balie en in de behandelkamer door verschillende mensen worden aangepast.
Zo gaat het mis: er staat iets verkeerd op de kaart van een dier, en niemand weet wie het aanpaste.
Wat je doet: iedereen een eigen inlog, zodat je ziet wie wat aanpaste.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: je klikt je systemen aan, zoals je praktijksoftware, de online afsprakenagenda, de pinautomaat en medische apparatuur zoals röntgen of lab. Daarna vraagt hij door waar het telt: is er een back-up, is terugzetten getest, en hoe lang mag het uitliggen?
Eerste stappen voor je dierenartsenpraktijk
Zet op een rij wat aan je netwerk hangt
Röntgen, echo, lab, pin en camera's: wie onderhoudt het, en is het standaardwachtwoord veranderd? Vraag je IT-leverancier of ze een eigen netwerk kunnen krijgen, los van de computers en de gastenwifi.
Leg een noodplan bij de balie
Waar zie je de afspraken? Hoe noteer je behandelingen en betalingen tot alles weer werkt? Wie bel je? Leg het bij de balie.
Geef iedereen een eigen inlog
Een gedeelde inlog aan de balie is handig, maar je ziet niet wie wat deed. Met een eigen inlog zet je bij vertrek alleen dat ene account uit.
Heb jij een noodplan als je IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jouw organisatie: je sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor je plan op maat · 6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar · exclusief btw
In je eigen tempo beantwoord je de vragen, en je krijgt meteen je eigen IT-plan. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit je plan met je mee, met handleidingen voor je systemen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Veelgestelde vragen
Kan ik bij spoed buiten kantoortijd veilig bij mijn gegevens?
Dat hangt af van je praktijksoftware en hoe je van buiten inlogt.
De Checkup vraagt of je thuis of onderweg werkt, op welke apparaten dat mag en hoe je dan inlogt. Wat beter kan, komt als stap in je plan, met uitleg.
Mijn softwareleverancier beheert de praktijksoftware. Heeft de Checkup dan zin?
Ja. Je leverancier houdt de praktijksoftware draaiend: de servers, de updates en de back-up van het eigen systeem. Wat de leverancier niet levert, is hoe jouw praktijk ermee werkt. Daar helpt de Checkup bij:
- Wie er inlogt. Je plan zegt hoe iedereen aan de balie een eigen inlog krijgt, en hoe je iemand die vertrekt afsluit.
- Uitval. Je plan helpt je een A4 te maken voor de balie: waar je de afspraken ziet en wie je belt.
- Je apparatuur en netwerk. Röntgen, echo, lab en pin: je plan kijkt naar wachtwoorden en een eigen netwerk.
- Navragen. Moet je leverancier iets doen, dan staat er een voorbeeldmail klaar.
Je leverancier kijkt naar het eigen systeem. De Checkup kijkt naar je hele praktijk.
Mag ik een AI-assistent gebruiken voor verslagen aan eigenaren?
Een algemene uitleg over nazorg na een ingreep kan. Namen en gegevens van eigenaren, of de kaart van hun dier, zet je er nooit in.
Je plan helpt je hier afspraken over te maken met je team: welke AI-assistent je gebruikt en wat erin mag.
Moet ik mijn röntgen-, echo- en labapparatuur ook opgeven?
Ja, als die aan je netwerk hangt. Kies dan machines of apparatuur met internet.
De Checkup vraagt of de standaardwachtwoorden zijn veranderd en of die apparatuur los van je werkcomputers zit. Hoe het apparaat zelf werkt, valt buiten de Checkup. Onderhoudt een leverancier de apparatuur, dan staat er in je plan een voorbeeldmail klaar.
Ook interessant
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een dierenartsenpraktijk, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen dierenartsenpraktijk? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van klanten, en het geeft de eigenaar rust.