Hoe bereikt een patiënt met spoed je praktijk als de telefoon uitvalt?
Dossier, telefoon, recepten en het contact met apotheek en huisartsenpost lopen via systemen. De +Z Checkup helpt je die systemen te beveiligen, en bereikbaar te blijven als er een uitvalt.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Even eerlijk
- Kan een waarnemer van vorig jaar nog in je huisartsensoftware?
- Hoe kom je aan medicatiegegevens als het dossier een ochtend platligt?
- Wat leest een patiënt in de wachtkamer op het scherm van de balie?
- Zit het patiëntenwifi los van je werkcomputers, of neem je dat aan?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Dossier, spoedlijn en ketenpartners
In je huisartsensoftware staat het dossier van elke patiënt: klachten, uitslagen, medicatie en brieven. Daaromheen draaien je telefonie met de spoedlijn, de online agenda, het patiëntportaal en apparatuur zoals een ecg-apparaat. En je deelt gegevens met apotheek, huisartsenpost, laboratorium en ziekenhuis.
Valt het dossier uit, dan zie je geen medicatie en uitslagen meer, en wordt een recept uitschrijven lastig. Valt de telefoon uit, dan bereiken patiënten je niet, ook niet bij spoed. Hoe snel je weer bereikbaar bent, telt dus net zo zwaar als beveiliging.
Normen en wetten voor de huisarts
- NEN 7510, 7512 en 7513. Elke zorgaanbieder werkt volgens deze normen: veilig inrichten, veilig uitwisselen en vastleggen wie een dossier opent (Besluit elektronische gegevensverwerking door zorgaanbieders).
- Toestemming en inzage. Delen via een elektronisch uitwisselingssysteem mag alleen met uitdrukkelijke toestemming van de patiënt. En patiënten mogen kosteloos een overzicht vragen van wie hun gegevens inzag (Wet aanvullende bepalingen verwerking persoonsgegevens in de zorg).
- Bewaren. Het dossier, met uitslagen, medicatie en brieven van specialisten, bewaar je minstens 20 jaar na de laatste wijziging (Rijksoverheid).
- Meer dan 10.000 patiënten in één systeem? Dan heb je volgens de Autoriteit Persoonsgegevens een functionaris gegevensbescherming nodig: iemand die binnen je praktijk toeziet op privacy.
- Cyberbeveiligingswet. Geldt sinds 15 augustus 2026 vanaf 50 medewerkers in voltijdbanen, of bij een jaaromzet én balanstotaal boven €10 miljoen (NCSC). De meeste praktijken vallen er niet onder.
Waar de Checkup op let bij een huisarts
We kijken naar wat in een huisartsenpraktijk telt: bereikbaar blijven, je dossiers houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Bereikbaar blijven, ook bij uitval
De zwakke plek: alles hangt aan je HIS en je telefonie.
Zo gaat het mis: ligt het HIS een ochtend plat, dan zie je geen medicatie en uitslagen. Valt de telefoon uit, dan bereikt een patiënt met spoed je niet.
Wat je doet: één A4 voor uitval: wie je belt, hoe patiënten je bij spoed bereiken, en hoe je aan medicatiegegevens komt.
Je dossiers, ook als de leverancier stopt
De zwakke plek: je dossiers staan bij de leverancier van je HIS, en je bewaart ze minstens 20 jaar.
Zo gaat het mis: stopt de leverancier, of wil je overstappen, dan merk je pas op dat moment of je alle dossiers kunt meenemen.
Wat je doet: zoek uit hoe je bij een overstap al je dossiers meeneemt, en wat er gebeurt als de leverancier stopt.
Dossiers alleen voor wie ze nodig heeft
De zwakke plek: waarnemers, oud-medewerkers en gedeelde logins.
Zo gaat het mis: een waarnemer van vorig jaar kan nog in het HIS. Met een gedeelde login zie je niet wie welk dossier opende, terwijl de norm dat vraagt. En een patiënt leest bij de balie mee op het scherm.
Wat je doet: iedereen een eigen login met een tweede inlogstap, accounts dicht na de laatste waarneemdag, en kijk eens vanuit de wachtkamer.
De juiste gegevens bij de juiste patiënt
De zwakke plek: overtypen tussen systemen, en nagemaakte berichten.
Zo gaat het mis: een uitslag komt bij de verkeerde patiënt terecht. Of een nepmail die op je zorgverzekeraar lijkt, vraagt je om in te loggen.
Wat je doet: koppel systemen waar het kan in plaats van over te typen, en spreek af: twijfel je over een mail of betaalverzoek, bel dan een nummer dat je al had.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: je klikt je systemen aan, zoals je dossier, je agenda, je telefonie en je patiëntportaal. Daarna vraagt hij door waar het telt, bijvoorbeeld wie dossiers kan openen en of terugzetten is getest. Je krijgt ook drie korte vragen over NEN 7510.
Hier begin je in de huisartsenpraktijk
Maak een noodkaart voor uitval
Schrijf op één A4 wat je doet als je huisartsensoftware of de telefoon uitvalt: wie je belt, hoe patiënten je bij spoed bereiken en hoe je aan medicatiegegevens komt.
Sluit de deur achter wie weg is
Zet accounts uit van vertrokken medewerkers en van wie ooit bij je waarnam. Geef niemand meer rechten dan nodig.
Kijk eens vanuit de wachtkamer
Wat ziet een patiënt bij de balie: schermen, uitgeprinte lijsten? En zit het wifi voor patiënten los van je werkcomputers? Vraag je IT-leverancier anders naar een apart gastnetwerk.
Heb jij een noodplan als je IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jouw organisatie: je sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor je plan op maat · 6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar · exclusief btw
In je eigen tempo beantwoord je de vragen, en je krijgt meteen je eigen IT-plan. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het met je mee, met handleidingen voor je systemen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Veelgestelde vragen
Regelt de leverancier van mijn huisartsensoftware de beveiliging niet al?
Voor een deel. Je leverancier zorgt dat je huisartsensoftware werkt en veilig draait: de servers, de updates en de back-up van het eigen systeem.
Wat de leverancier niet levert, is hoe jouw praktijk ermee werkt. Daar helpt de Checkup bij:
- Wie er inlogt. Je plan zegt wie welke rechten krijgt, ook waarnemers en oud-medewerkers, en hoe je de tweede inlogstap aanzet.
- Uitval. Je plan helpt je één A4 te maken voor als het HIS of de telefoon uitvalt: wie je belt en hoe je doorwerkt.
- Je dossiers meenemen. Je plan zegt hoe je uitzoekt of je alles kunt meenemen als je overstapt of als de leverancier stopt.
- Je praktijk zelf. De computers, het netwerk, het wifi en wat er bij de balie op het scherm staat: je plan zet het op volgorde. Regelt een IT-leverancier dat voor je, dan staat er een voorbeeldmail klaar.
- Afspraken met je team. Je plan zegt welke afspraken je maakt, bijvoorbeeld over nepmail en wie een dossier mag openen, met handleidingen voor je systemen.
Je leverancier kijkt naar het eigen systeem. De Checkup kijkt naar het geheel, en zet het in één plan op volgorde van belang: eerst de grootste risico's, en wat snel iets oplevert, zoals een abonnement dat niemand meer gebruikt.
Moet mijn praktijk NEN 7510-gecertificeerd zijn?
Nee. Elke zorgaanbieder werkt volgens NEN 7510, 7512 en 7513, maar een certificaat is niet verplicht. Een certificaat laat aan anderen zien dat je volgens de norm werkt. Dat kan handig zijn als een samenwerkingspartner erom vraagt.
De Checkup is geen certificering. Wel brengt hij de basis op orde waar de norm om vraagt: wie bij dossiers kan, vastleggen wie een dossier opent, back-ups, en wat je doet bij uitval. Wil je later toch certificeren, dan heb je die basis al.
Mag ik een AI-assistent gebruiken voor brieven of samenvattingen?
Zet nooit patiëntgegevens in een persoonlijk AI-account zonder zakelijke afspraken. Wat je daar intypt, kan terechtkomen bij een partij waarmee je niets hebt afgesproken.
Wil je AI gebruiken voor brieven of samenvattingen, kies dan een zakelijk abonnement met afspraken over je gegevens, of laat de patiëntgegevens weg. Spreek met je team af wat wel en niet mag.
De Checkup vraagt welke AI-programma's je gebruikt, of er gegevens in gaan en of je een zakelijk account hebt. De afspraken komen in je plan.
Onze IT regelt het gezondheidscentrum. Kan ik de Checkup dan doen?
Ja. Je beantwoordt de vragen voor je eigen praktijk: je dossiers, je team en je apparaten.
Regelt het gezondheidscentrum het netwerk of de computers, dan zie je dat terug in je plan. Een stap die bij het centrum ligt, kaart je aan met een voorbeeldmail. Wat je zelf regelt, zoals wie er inlogt en wat je doet bij uitval, staat gewoon in je plan.
Ook interessant
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een huisartsenpraktijk, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen huisartsenpraktijk? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van patiënten, en het geeft de eigenaar rust.