Wat doe je als je software uitvalt in de week van de btw-aangifte?
Je logt in bij klanten, doet aangiftes met machtigingen en verwerkt salarissen. In de +Z Checkup neem je al die plekken mee, en je ziet welke stap eerst komt.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Even eerlijk
- Wie kan op jouw kantoor namens een klant een aangifte doen?
- Hoeveel loonstroken en kopieën van paspoorten staan er nog in je mail?
- Bij hoeveel klantomgevingen kan een oud-medewerker nog inloggen?
- Kun je een administratie openen van vóór je laatste overstap?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Inlogs, machtigingen en vaste deadlines
- Veel inlogs. Je werkt in je eigen software, en vaak ook in de boekhouding van klanten, met extra accounts voor jou en je medewerkers.
- Inloggen namens klanten. Voor aangiftes gebruik je machtigingen en inlogmiddelen. Wie daarbij kan, kan veel.
- Salarisgegevens. BSN's, lonen en bankgegevens van de medewerkers van je klanten.
- Vaste data. Btw- en loonaangiftes hebben een deadline. Uitval in de laatste week kost overuren, en misschien een boete voor je klant.
Wwft, bewaarplicht en AVG voor administratiekantoren
- Wwft. Als administratiekantoor doe je cliëntenonderzoek volgens de Wwft; Bureau Financieel Toezicht houdt toezicht. Wat je vastlegt, bewaar je vijf jaar na het einde van de zakelijke relatie.
- Bewaarplicht. Ondernemers bewaren hun basisgegevens 7 jaar (Belastingdienst). Digitaal bewaren mag, als de Belastingdienst je programma's en bestanden bij een controle kan gebruiken (Belastingdienst). Bewaar je administraties voor klanten, dan wil je dat ook voor hen waarmaken.
- Privacy (AVG). Doe je salarisadministratie, dan verwerk je veel persoonsgegevens voor je klanten. Leg de afspraken daarover vast, vaak in een verwerkersovereenkomst.
- Beroepsregels en klanteisen. Ben je lid van een beroepsvereniging, dan gelden ook die regels. Een grotere klant kan om een verklaring over je beveiliging vragen, zoals een ISAE 3402-rapport.
Waar de Checkup op let bij een administratiekantoor
We kijken naar wat op een administratiekantoor telt: doorwerken voor de deadline, administraties houden, wie erbij kan, en of de cijfers kloppen.
Doorwerken in de laatste week
De zwakke plek: btw- en loonaangiftes hebben vaste deadlines.
Zo gaat het mis: valt je software uit in de laatste week, dan kost dat overuren, en misschien een boete voor je klant.
Wat je doet: één A4 voor uitval: wie je belt en welke aangiftes voorgaan.
Administraties van vóór de overstap
De zwakke plek: je bewaart administraties 7 jaar, ook na een overstap van software.
Zo gaat het mis: een oude administratie gaat niet meer open, terwijl de Belastingdienst erom vraagt.
Wat je doet: probeer één keer een jaar van vóór je laatste overstap te openen, en maak elk kwartaal een volledige export.
Inlogs bij klanten en machtigingen
De zwakke plek: veel accounts bij klanten, en machtigingen om namens hen aangifte te doen.
Zo gaat het mis: een oud-medewerker kan nog in de boekhouding van klanten. Loonstroken en kopieën van paspoorten staan in de mail.
Wat je doet: een lijst van klantomgevingen met wie erbij kan, en gevoelige stukken in een beveiligde omgeving in plaats van de mail.
Kloppende cijfers
De zwakke plek: gegevens die je overtypt tussen klant, boekhouding en aangifte.
Zo gaat het mis: een overtikfout komt in een aangifte terecht. Of een nepmail die op een klant lijkt, vraagt om een betaling.
Wat je doet: koppel waar het kan in plaats van over te typen, en bel bij een ongewoon betaalverzoek een nummer dat je al had.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: je klikt je eigen software, je klantportaal en het inloggen bij klanten aan. Je krijgt ook drie korte vragen over de beroepsregels.
Zo begin je op een administratiekantoor
Maak een lijst van klantomgevingen
Noteer per klant in welke software je kantoor inlogt, met welke accounts en wie ze gebruikt. Vertrekt er een medewerker, dan zet je met die lijst alles dicht, ook bij klanten.
Stop met gevoelige bijlagen in de mail
Loonstroken, kopieën van identiteitsbewijzen en jaaropgaven horen in een beveiligde omgeving, met een tweede inlogstap. Leg het je klanten één keer uit.
Open een oude administratie
Ben je ooit van software gewisseld? Probeer een jaar van vóór de overstap te openen. Lukt dat niet, vraag de oude leverancier dan om een export.
Heb jij een noodplan als je IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jouw organisatie: je sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor je plan op maat · 6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar · exclusief btw
In je eigen tempo beantwoord je de vragen, en je krijgt meteen je eigen IT-plan. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit je plan met je mee, met handleidingen voor je systemen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Veelgestelde vragen
Een klant vraagt om een ISAE 3402-verklaring. Helpt de Checkup daarbij?
De Checkup is geen verklaring en geen certificering. Hij signaleert wel dat die vraag speelt, en helpt je de basis op orde te brengen waar zo'n verklaring op voortbouwt.
Voor een traject naar een verklaring past Sparringpartner beter: dan denkt een vaste raadgever met je mee.
Ik werk in de software van mijn klanten. Klik ik die ook aan?
Ja, klik aan wat je dagelijks gebruikt, ook het inloggen bij klanten. Staat een pakket er niet bij, dan voeg je het zelf toe.
Zo gaat je plan over de plekken waar je werk gebeurt: wie van je kantoor waar bij kan, en hoe je dat dichtzet als iemand vertrekt.
Mag ik AI gebruiken om administraties te verwerken?
Zet nooit klantgegevens in een AI-assistent: geen namen, geen cijfers van klanten, geen loongegevens.
Voor algemene teksten, zoals een herinnering aan klanten over de btw-deadline, kan het wel. Je plan helpt je daar met je team afspraken over te maken.
Er vertrekt een medewerker. Wat moet ik dan allemaal dichtzetten?
De accounts van die medewerker in je eigen software, maar ook die in de boekhoudingen van klanten en de inlogmiddelen voor aangiftes. En de gedeelde wachtwoorden die de medewerker kende.
Met de lijst van klantomgevingen uit stap 1 sla je niets over. De Checkup vraagt wanneer accounts worden uitgezet als iemand vertrekt.
Ook interessant
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een administratiekantoor, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen administratiekantoor? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van klanten, en het geeft de eigenaar rust.