Je beheert de cijfers van anderen. Dan moet de IT van je administratiekantoor kloppen.
Je logt in bij klanten, doet aangiftes met machtigingen en verwerkt salarissen. In de +Z Checkup neem je al die plekken mee, en je ziet welke stap eerst komt.
Inlogs, machtigingen en vaste deadlines
- Veel inlogs. Je werkt in je eigen software, en vaak ook in de boekhouding van klanten, met extra accounts voor jou en je medewerkers.
- Inloggen namens klanten. Voor aangiftes gebruik je machtigingen en inlogmiddelen. Wie daarbij kan, kan veel.
- Salarisgegevens. BSN's, lonen en bankgegevens van de medewerkers van je klanten.
- Vaste data. Btw- en loonaangiftes hebben een deadline. Uitval in de laatste week kost overuren, en misschien een boete voor je klant.
Wwft, bewaarplicht en AVG voor administratiekantoren
- Wwft. Als administratiekantoor doe je cliëntenonderzoek volgens de Wwft; Bureau Financieel Toezicht houdt toezicht. Wat je vastlegt, bewaar je vijf jaar na het einde van de zakelijke relatie.
- Bewaarplicht. Ondernemers bewaren hun basisgegevens 7 jaar (Belastingdienst). Digitaal bewaren mag, als de Belastingdienst je programma's en bestanden bij een controle kan gebruiken (Belastingdienst). Bewaar je administraties voor klanten, dan wil je dat ook voor hen waarmaken.
- Privacy (AVG). Doe je salarisadministratie, dan verwerk je veel persoonsgegevens voor je klanten. Leg de afspraken daarover vast, vaak in een verwerkersovereenkomst.
- Beroepsregels en klanteisen. Ben je lid van een beroepsvereniging, dan gelden ook die regels. Een grotere klant kan om een verklaring over je beveiliging vragen, zoals een ISAE 3402-rapport.
Zo begin je op een administratiekantoor
Maak een lijst van klantomgevingen
Noteer per klant in welke software je kantoor inlogt, met welke accounts en wie ze gebruikt. Vertrekt er een medewerker, dan zet je met die lijst alles dicht, ook bij klanten.
Stop met gevoelige bijlagen in de mail
Loonstroken, kopieën van identiteitsbewijzen en jaaropgaven horen in een beveiligde omgeving, met een tweede inlogstap. Leg het je klanten één keer uit.
Open een oude administratie
Ben je ooit van software gewisseld? Probeer een jaar van vóór de overstap te openen. Lukt dat niet, vraag de oude leverancier dan om een export.
Wat de Checkup vraagt als je administraties voert
In de vragenlijst valt je kantoor onder Accountancy of administratie. Dan:
- zie je bij je systemen extra keuzes, zoals fiscale en rapportagesoftware en een klantportaal voor documenten;
- krijg je drie korte vragen over de beroepsregels en klanteisen: ken je ze, is iemand verantwoordelijk, en vroeg een klant er al naar? Het advies daarover lees je onder Signalen;
- vraagt de Checkup of klanten al eens naar je beveiliging vroegen, bijvoorbeeld met een vragenlijst of eisen in een contract;
- kijkt je plan per systeem naar backups en hoe lang het mag uitliggen, handig met je deadlines in gedachten.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
In ongeveer twintig minuten beantwoord je de vragen, en je krijgt meteen je eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Een jaar lang groeit je plan met je mee, met handleidingen voor je systemen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Veelgestelde vragen
Een klant vraagt om een ISAE 3402-verklaring. Helpt de Checkup daarbij?
De Checkup is geen verklaring en geen certificering. Hij signaleert wel dat die vraag speelt, en helpt je de basis op orde te brengen. Voor een traject naar een verklaring past Sparringpartner beter.
Ik werk in de software van mijn klanten. Klik ik die ook aan?
Ja, klik aan wat je dagelijks gebruikt. Staat een pakket er niet bij, dan voeg je het zelf toe. Zo gaat je plan over de plekken waar je werk echt gebeurt.
Mag ik AI gebruiken om administraties te verwerken?
Zet nooit klantgegevens in een AI-assistent: geen namen, geen cijfers van klanten, geen loongegevens. Voor algemene teksten, zoals een herinnering aan klanten over de btw-deadline, kan het wel. Je plan helpt je daar met je team afspraken over te maken.
Er vertrekt een medewerker. Wat moet ik dan allemaal dichtzetten?
Zijn accounts in je eigen software, maar ook die in de boekhoudingen van klanten en de inlogmiddelen voor aangiftes die hij gebruikte. Met de lijst van klantomgevingen uit stap 1 sla je niets over. De Checkup vraagt wanneer accounts worden uitgezet als iemand vertrekt.