Kun je in de jaarwerkpiek een dag zonder je dossiers?
De regels voor je kantoor vragen om aantoonbare kwaliteit, ook van je software. Met de +Z Checkup zet je je systemen op een rij, en zie je wat je vóór de volgende jaarwerkpiek regelt.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Even eerlijk
- Kan een stagiair van vorig jaar nog bij je klantdossiers?
- Heb je ooit een dossier uit de backup teruggezet, of ga je ervan uit dat het lukt?
- Weet je welke klantgegevens je team in een AI-assistent plakt?
- Wie zet de koppeling met de administratie van een klant dicht als die klant vertrekt?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Dossiers, klantdata en de jaarwerkpiek
- Je dossiers. Samenstel- en controledossiers, werkprogramma's en jaarrekeningen staan in je praktijkmanagement- en rapportagesoftware.
- Data van klanten. Je haalt gegevens uit hun administratie, via een koppeling of een export.
- Pieken. In de jaarwerkperiode en rond de aangiftes moet alles het doen. Uitval kost dan direct productie.
- Mensen die komen en gaan. Stagiairs, tijdelijke krachten en zzp'ers krijgen toegang tot dossiers. Die toegang moet ook weer dicht.
VGBA, NVKM en Wwft: regels voor accountants
- Vertrouwelijkheid. Dat is een van de fundamentele beginselen in de VGBA, de gedrags- en beroepsregels voor accountants.
- Kwaliteitsmanagement (NVKM). Deze regels gelden sinds 2025 voor OOB-kantoren, sinds 2026 voor kantoren met een Wta-vergunning en vanaf 1 januari 2027 voor de overige kantoren (NBA), bij assurance- en verwante opdrachten zoals samenstellen. De standaard SKM 1 vraagt ook om passende technologische middelen, zoals je software.
- Wwft. Accountants vallen onder de Wwft, met Bureau Financieel Toezicht als toezichthouder. Je legt het cliëntenonderzoek vast en bewaart het vijf jaar.
- Privacy (AVG) geldt voor de persoonsgegevens in je dossiers, zoals loongegevens.
Waar de Checkup op let bij een accountantskantoor
We kijken naar wat in een accountantskantoor telt: doorwerken in de jaarwerkpiek, je dossiers houden, wie erbij kan, en of de gegevens van klanten kloppen.
Doorwerken in de jaarwerkpiek
De zwakke plek: je dossiers staan in je praktijkmanagement- en rapportagesoftware, en in de piek moet alles het doen.
Zo gaat het mis: valt die software in de jaarwerkperiode of rond de aangiftes uit, dan kost dat direct productie.
Wat je doet: bepaal welke systemen je in de drukte niet kunt missen en hoe lang ze mogen uitliggen, en leg een A4 voor uitval klaar.
Je dossiers en je cliëntenonderzoek
De zwakke plek: samenstel- en controledossiers en je Wwft-vastlegging staan in software van een leverancier, en het cliëntenonderzoek bewaar je vijf jaar.
Zo gaat het mis: je gaat ervan uit dat de backup werkt, tot je een dossier terug nodig hebt. Stap je over, dan merk je pas op dat moment of je alles kunt meenemen.
Wat je doet: probeer vóór de piek één keer een dossier uit de backup terug te zetten, en zoek op hoe je zelf een export maakt.
Stagiairs, zzp'ers en AI
De zwakke plek: stagiairs, tijdelijke krachten en zzp'ers met toegang tot dossiers, en klantgegevens die in een AI-assistent belanden.
Zo gaat het mis: een stagiair van vorig jaar kan nog bij je klantdossiers. Of loongegevens van een klant komen in een persoonlijk AI-account zonder afspraken.
Wat je doet: iedereen een eigen account met alleen de dossiers die nodig zijn voor het werk, dicht op de dag dat iemand stopt, en de afspraken over AI op één A4.
Kloppende data uit de administratie van klanten
De zwakke plek: gegevens die je via een koppeling of een export uit de administratie van klanten haalt, en teksten uit een AI-assistent.
Zo gaat het mis: een koppeling met een vertrokken klant blijft openstaan, of wat uit een AI-assistent komt, gaat ongecontroleerd een dossier in.
Wat je doet: zet de koppeling dicht als een klant vertrekt, en controleer wat er uit een AI-assistent komt.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: je klikt je systemen aan, zoals je fiscale en rapportagesoftware, je klantportaal en je dossier- of praktijkmanagementsysteem. Daarna vraagt hij door waar het telt, zoals hoe lang een systeem mag uitliggen en hoeveel werk je hoogstens kwijt mag raken.
Waar een accountantskantoor begint
Zet je software op een rij
Per systeem: waarvoor je het gebruikt, wie het beheert, waar de gegevens staan en hoe de backup werkt. Dat is de basis van je IT-plan, en het helpt als je je kwaliteitsmanagement opzet.
Spreek af hoe je team AI gebruikt
Zet nooit klantgegevens in een AI-assistent. Gebruik een zakelijk account met afspraken, geen persoonlijk account zonder afspraken, en controleer wat eruit komt. Leg het vast op één A4.
Bereid de jaarwerkpiek voor
Welke systemen kun je in de drukte niet missen, en hoe lang mogen ze uitliggen? Probeer vóór de piek één keer een dossier uit de backup terug te zetten.
Heb jij een noodplan als je IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jouw organisatie: je sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor je plan op maat · 6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar · exclusief btw
In je eigen tempo beantwoord je de vragen, en je krijgt meteen je eigen IT-plan. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit je plan met je mee, met handleidingen voor je systemen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Veelgestelde vragen
Helpt de Checkup bij de NVKM?
Niet als toets. De Checkup toetst niet of je aan de NVKM voldoet, en hij is geen kwaliteitsmanagementsysteem.
Hij helpt je wel je IT-basis op orde te brengen en je software op een rij te zetten: waarvoor je elk systeem gebruikt, wie het beheert, waar de gegevens staan en hoe de backup werkt. De standaard SKM 1 vraagt ook om passende technologische middelen, zoals je software. Dat overzicht kun je dus gebruiken bij je kwaliteitsmanagement.
We zijn een klein kantoor zonder eigen IT'er. Past de Checkup?
Ja. De vragen gaan over je kantoor en hoe je werkt, niet over techniek: wie bij welke dossiers kan, wat er gebeurt als je software in de piek uitvalt, en of je een dossier kunt terugzetten. Weet je iets niet, dan kies je Weet ik niet; dat wordt een stap om uit te zoeken.
Je plan staat op volgorde van belang: eerst de grootste risico's, en wat snel iets oplevert, zoals een abonnement dat niemand meer gebruikt. Elke stap legt uit wat je doet en waarom, met een handleiding voor je systemen. Regelt een IT-leverancier iets voor je, dan staat er een voorbeeldmail klaar.
Wat als een klant een beveiligingsvragenlijst stuurt?
De Checkup vraagt of een klant, toezichthouder of verzekeraar al naar je beveiliging vroeg. Gaat het om een ISO 27001-certificaat of eisen in een contract, dan zie je dat onder Regels voor je branche in je plan.
Zo weet je wat al geregeld is en wat nog niet, voordat je de vragenlijst invult. Een certificaat geeft de Checkup niet. Wil je hulp bij je antwoorden, dan past Checkup met raadgever beter.
Stagiairs en zzp'ers werken in onze dossiers. Waar let ik op?
Geef iedereen een eigen account, met alleen de dossiers die nodig zijn voor het werk. Zet dat account uit op de dag dat iemand stopt, ook als de jaarwerkperiode voorbij is.
Spreek ook af hoe zij met AI omgaan: geen klantgegevens in een AI-assistent, en alleen een zakelijk account met afspraken.
De Checkup vraagt of er externen met toegang meewerken, en wanneer hun accounts dichtgaan. Wat nog ontbreekt, komt als stap in je plan.
Ook interessant
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een accountantskantoor, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen accountantskantoor? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van klanten, en het geeft de eigenaar rust.