Klanten vertrouwen je hun cijfers toe: breng de IT van je accountantskantoor op orde.
De regels voor je kantoor vragen om aantoonbare kwaliteit, ook van je software. Met de +Z Checkup zet je je systemen op een rij, en zie je wat je vóór de volgende jaarwerkpiek regelt.
Dossiers, klantdata en de jaarwerkpiek
- Je dossiers. Samenstel- en controledossiers, werkprogramma's en jaarrekeningen staan in je praktijkmanagement- en rapportagesoftware.
- Data van klanten. Je haalt gegevens uit hun administratie, via een koppeling of een export.
- Pieken. In de jaarwerkperiode en rond de aangiftes moet alles het doen. Uitval kost dan direct productie.
- Mensen die komen en gaan. Stagiairs, tijdelijke krachten en zzp'ers krijgen toegang tot dossiers. Die toegang moet ook weer dicht.
VGBA, NVKM en Wwft: regels voor accountants
- Vertrouwelijkheid. Dat is een van de fundamentele beginselen in de VGBA, de gedrags- en beroepsregels voor accountants.
- Kwaliteitsmanagement (NVKM). Deze regels gelden sinds 2025 voor OOB-kantoren, sinds 2026 voor kantoren met een Wta-vergunning en vanaf 1 januari 2027 voor de overige kantoren (NBA), bij assurance- en verwante opdrachten zoals samenstellen. De standaard SKM 1 vraagt ook om passende technologische middelen, zoals je software.
- Wwft. Accountants vallen onder de Wwft, met Bureau Financieel Toezicht als toezichthouder. Je legt het cliëntenonderzoek vast en bewaart het vijf jaar.
- Privacy (AVG) geldt voor de persoonsgegevens in je dossiers, zoals loongegevens.
Waar een accountantskantoor begint
Zet je software op een rij
Per systeem: waarvoor je het gebruikt, wie het beheert, waar de gegevens staan en hoe de backup werkt. Dat is de basis van je IT-plan, en het helpt als je je kwaliteitsmanagement opzet.
Spreek af hoe je team AI gebruikt
Zet nooit klantgegevens in een AI-assistent. Gebruik een zakelijk account met afspraken, geen gratis persoonlijk account, en controleer wat eruit komt. Leg het vast op één A4.
Bereid de jaarwerkpiek voor
Welke systemen kun je in de drukte niet missen, en hoe lang mogen ze uitliggen? Probeer vóór de piek één keer een dossier uit de backup terug te zetten.
Wat je in de Checkup ziet als accountant
Je kiest als branche Accountancy of administratie. Dan:
- zie je extra systemen, zoals fiscale en rapportagesoftware, een klantportaal en een dossier- of praktijkmanagementsysteem;
- signaleert de Checkup de beroepsregels en klanteisen, met drie korte vragen: ken je ze, wie is verantwoordelijk, en vroeg een klant, toezichthouder of verzekeraar er al naar;
- signaleert de Checkup dat de overheid, zorginstellingen en grote organisaties eisen kunnen stellen, als je voor hen werkt;
- vraagt de Checkup bij systemen die je niet kunt missen hoe lang ze mogen uitliggen, en hoeveel werk je hoogstens kwijt mag raken.
Onder Signalen in je plan lees je wat daaruit komt, met een advies. Of je aan de NVKM voldoet, toetst de Checkup niet.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
In ongeveer twintig minuten beantwoord je de vragen, en je krijgt meteen je eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Een jaar lang groeit je plan met je mee, met handleidingen voor je systemen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Veelgestelde vragen
Helpt de Checkup bij de NVKM?
Niet als toets. Hij helpt je wel je IT-basis op orde te brengen en je systemen op een rij te zetten. Dat kun je gebruiken bij je kwaliteitsmanagement.
We zijn een klein kantoor zonder eigen IT'er. Past de Checkup?
Ja. De vragen gaan over je kantoor en hoe je werkt, niet over techniek.
Wat als een klant een beveiligingsvragenlijst stuurt?
De Checkup vraagt of klanten naar je beveiliging vroegen. Gaat het om een ISO 27001-certificaat of eisen in een contract, dan zie je dat onder Signalen. Wil je hulp bij je antwoorden, dan past Checkup met raadgever beter.
Stagiairs en zzp'ers werken in onze dossiers. Waar let ik op?
Geef iedereen een eigen account, met alleen de dossiers die hij nodig heeft. Zet dat account uit op de dag dat iemand stopt, ook als de jaarwerkperiode voorbij is. De Checkup vraagt of er externen met toegang meewerken, en wanneer hun accounts dichtgaan.