Belt je kantoor terug als een mail om een ander rekeningnummer vraagt?
Voor identiteitsbewijzen, testamenten en de kwaliteitsrekening gelden strenge regels, ook voor je IT. De +Z Checkup helpt je met de basis daaronder: inloggen, back-ups, apparaten en afspraken.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Even eerlijk
- Krijg je een akte van vijf jaar geleden compleet terug uit de back-up?
- Wat doe je als je systeem uitvalt op een passeerdag?
- Kun je een oude akte nog openen als je van software wisselt?
- Weet je welke leveranciers bij testamenten en BSN's kunnen?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Passeerdagen, registers en de kwaliteitsrekening
- Gevoelige stukken. Kopieën van identiteitsbewijzen, BSN's, testamenten, huwelijkse voorwaarden en gegevens over vermogen.
- Geld op de kwaliteitsrekening. Rekeningnummers en betaalopdrachten zijn een doelwit voor fraude, bijvoorbeeld met een nepmail over een “gewijzigd” rekeningnummer.
- Vaste passeerdagen. Valt je systeem uit op de dag van een levering, dan raakt dat kopers, verkopers, makelaars en banken.
- Registers en archief. Je werkt dagelijks in landelijke registers. En akten blijven lang bewaard, ook als je van software wisselt.
Geheimhouding, gedragscode en Wwft in het notariaat
- Geheimhouding. Jij en iedereen die onder je werkt, zijn tot geheimhouding verplicht, ook na vertrek (Wet op het notarisambt, artikel 22). Dezelfde wet heeft regels voor de notariële archieven (artikel 57 tot en met 59).
- Gedragscode Informatiebeveiliging Notariaat. De KNB heeft deze gedragscode in vier stappen ingevoerd. Die invoering is voorbij: je kantoor leeft de maatregelen nu blijvend na (KNB, augustus 2025).
- Wwft. Je legt het cliëntenonderzoek vast en bewaart die gegevens vijf jaar na het einde van de relatie of de transactie (Bureau Financieel Toezicht).
- Privacy (AVG). Extra zorg voor BSN's en kopieën van identiteitsbewijzen.
Waar de Checkup op let bij een notaris
We kijken naar wat in het notariaat telt: passeren op de geplande dag, je akten houden, wie erbij kan, en of rekeningnummers kloppen.
Passeren op de geplande dag
De zwakke plek: je werkt met vaste passeerdagen en landelijke registers.
Zo gaat het mis: valt je systeem uit op de dag van een levering, dan raakt dat kopers, verkopers, makelaars en banken.
Wat je doet: één A4 voor uitval: wie je belt en hoe je de passeerdag toch laat doorgaan.
Je akten, ook over jaren
De zwakke plek: akten blijven lang bewaard, ook als je van software wisselt.
Zo gaat het mis: pas als je een akte van jaren geleden nodig hebt, merk je of hij compleet en leesbaar terugkomt.
Wat je doet: zet één keer een oud dossier terug uit de back-up, en leg vast hoe je bij een overstap alles meeneemt.
Testamenten, BSN's en leveranciers
De zwakke plek: gevoelige stukken, en leveranciers die erbij kunnen.
Zo gaat het mis: je weet niet welke leverancier bij testamenten en BSN's kan, of een oud-medewerker heeft nog toegang.
Wat je doet: een overzicht van je leveranciers en wie waar bij kan, en accounts dicht op de laatste werkdag.
Het juiste rekeningnummer
De zwakke plek: betaalopdrachten via de kwaliteitsrekening.
Zo gaat het mis: een nepmail over een "gewijzigd" rekeningnummer leidt geld naar een oplichter.
Wat je doet: bel bij elk nieuw rekeningnummer terug op een nummer uit je eigen dossier, en spreek dit af met iedereen die betaalt.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: je klikt je dossiersysteem en je klantportaal aan. Je krijgt ook vragen over de beroepsregels; de Checkup vervangt de gedragscode niet.
Drie stappen voor je notariskantoor
Check elk nieuw rekeningnummer
Komt er een mail of brief met een ander rekeningnummer, bel dan terug op een nummer uit je eigen dossier, niet op een nummer uit die mail. Spreek dit af met iedereen die betalingen doet.
Zet een oud dossier terug
Kies een dossier van een paar jaar terug en kijk of je het uit de back-up terugkrijgt, compleet en leesbaar. Lukt het niet, of weet je niet hoe? Vraag je IT-leverancier om advies.
Maak een overzicht van je leveranciers
Wie beheert wat, wie kan erbij, en welke afspraken over persoonsgegevens zijn er? Dan beoordeel je ook een nieuw aanbod rustig.
Heb jij een noodplan als je IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jouw organisatie: je sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor je plan op maat · 6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar · exclusief btw
In je eigen tempo beantwoord je de vragen, en je krijgt meteen je eigen IT-plan. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit je plan met je mee, met handleidingen voor je systemen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Veelgestelde vragen
Vervangt de Checkup de gedragscode van de KNB?
Nee. De Checkup is geen certificering en toetst niet op de gedragscode.
Hij helpt je de IT-basis daaronder op orde te brengen, stap voor stap: inloggen, back-ups die je ook terugkrijgt, apparaten en afspraken met je team.
Een IT-bedrijf zegt dat we voor de gedragscode een product moeten kopen. Klopt dat?
Wees kritisch. De KNB waarschuwde in 2024 voor IT-bedrijven die met onjuiste informatie producten verkopen, bijvoorbeeld met de bewering dat gewone mail verboden wordt (KNB). Twijfel je, vraag het dan na bij de KNB.
De Checkup verkoopt geen producten. Je plan zegt wat je nodig hebt, en waarom.
Mag een medewerker een AI-assistent gebruiken voor een conceptbrief?
Alleen zonder klantgegevens: geen namen, adressen of BSN's, en geen details uit een testament of akte.
Spreek op kantoor af welke AI-assistent mag, en voor welke teksten. De Checkup vraagt welke AI-programma's op kantoor worden gebruikt, en de afspraken komen in je plan.
Wat als ons systeem uitvalt op een passeerdag?
Dan raakt dat meer mensen dan alleen je kantoor: kopers, verkopers, makelaars en banken.
De Checkup vraagt bij systemen die je niet kunt missen hoe lang ze mogen uitliggen, of terugzetten is getest en of je weet wie je dan belt. Wat nog ontbreekt, komt als stap in je plan, met een A4 voor uitval.
Ook interessant
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een notariskantoor, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen notariskantoor? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van cliënten, en het geeft de eigenaar rust.