Op wiens naam staan de licenties van je tekensoftware?
BIM-modellen, tekeningen van jaren terug en licenties die per persoon lopen: de +Z Checkup laat zien waar je bureau kwetsbaar is.
Even eerlijk
- Hoeveel projecten liggen stil als gijzelsoftware je projectmappen versleutelt?
- Kan de constructeur van een afgerond project nog bij je model?
- In welk formaat wil de aannemer je tekeningen voor het opleverdossier?
- Staan er adressen en financiële gegevens van particulieren in elke projectmap?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
BIM-modellen, archief en licenties
Je werkt in tekensoftware zoals Revit of Archicad, vaak in een BIM-model: een digitaal 3D-model met alle gegevens van een gebouw. Die bestanden zijn groot. Ze staan op een server, een NAS of in de cloud, en je deelt ze met constructeurs, adviseurs en aannemers, vaak als IFC: een open bestandsformaat voor BIM.
Je archief gaat jaren terug. Een opdrachtgever vraagt soms na tien jaar nog om een tekening. Licenties voor tekensoftware zijn duur, en staan vaak op naam van één medewerker.
Gijzelsoftware die je projectmappen versleutelt, legt al je lopende werk stil. En vertrekt de medewerker op wiens naam de licenties staan, dan moet je die eerst zien terug te krijgen.
Omgevingsloket, opleverdossier en AVG
- Omgevingsloket. Vergunningsaanvragen dien je in via het Omgevingsloket. Als bedrijf log je daar in met eHerkenning, op niveau 2+ of hoger. Weet wie bij jullie die eHerkenning heeft, en voor welke machtigingen. Bron: IPLO.
- Opleverdossier. Voor aannemingsovereenkomsten vanaf 1 januari 2024 geeft de aannemer de opdrachtgever een dossier met onder meer tekeningen en berekeningen. Daarvoor heeft hij jouw bestanden nodig. Spreek af in welk formaat en langs welke weg je ze levert. Bron: IPLO.
- AVG. In je projectmappen staan namen, adressen en soms financiële gegevens van particuliere opdrachtgevers. Ook die vallen onder de AVG. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
Drie eerste stappen voor je architectenbureau
Licenties op naam van het bureau
Zet licenties voor tekensoftware en cloudopslag op een account van het bureau, met een zakelijk mailadres. Niet op het privéadres van een medewerker.
Een back-up die gijzelsoftware niet raakt
Zorg dat je projectmappen en archief een kopie hebben die niet gewist of versleuteld kan worden, ook niet door een beheerder.
Deel modellen via één vaste omgeving
Spreek met constructeurs en aannemers één manier af om modellen te delen. Sluit de toegang van partijen af als het project klaar is.
Hoe de Checkup rekening houdt met je bureau
Je kiest Bouw en installatie, of Zakelijke dienstverlening, wat het best past. Een tekenprogramma (CAD) staat bij bouw in de lijst. Je server of NAS en je cloudopslag klik je aan bij bestanden.
Bij je ontwerpen vraagt de Checkup wie erbij kan, en of iemand met een paar klikken alles kan downloaden. Voor je belangrijkste systemen wil hij weten of terugzetten is geprobeerd. Ook vraagt hij of licenties en accounts op naam van je onderneming staan.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
In een kwartier tot een uur beantwoord je vragen over je architectenbureau, en je hebt meteen je eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger je invult, hoe beter het klopt. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar met je mee, met handleidingen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Onze bestanden zijn te groot voor de cloud. Wat dan?
Dan staat er vaak een NAS of server op kantoor. Dat kan prima, als er ook een kopie buiten kantoor is die niet gewist kan worden. De Checkup vraagt waar je back-up staat en of je hem hebt geprobeerd.
Hoe deel ik tekeningen veilig met een aannemer?
Via een gedeelde projectomgeving met eigen accounts per partij, of een deellink die verloopt. Zet de toegang uit als het project klaar is.
Een opdrachtgever vraagt om een tekening van tien jaar geleden. Kunnen we die nog openen?
Dat hangt af van je archief en je software. Bewaar afgeronde projecten ook in een open formaat, zoals IFC of PDF. Dan heb je de oude versie van je software niet nodig.
Wij zijn met drie mensen. Is dit niet te zwaar?
Nee. Een klein bureau heeft meestal een paar duidelijke stappen. De Checkup slaat vragen over die niet bij je passen.
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een architectenbureau, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen architectenbureau? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van opdrachtgevers, en het geeft de eigenaar rust.