Mogen de galafoto's van je tieners zomaar online?
Een dansschool is les, feest en horeca in één gebouw. Daardoor heb je te maken met gegevens van kinderen, een kassa aan de bar en veel foto's. De +Z Checkup helpt je om dat overzichtelijk te regelen.
Even eerlijk
- Heeft de fotograaf een lijst van wie niet op de foto wil?
- Kan een gast aan de bar via de wifi bij de computer in je kantoortje?
- Wat doe je als de kassa uitvalt midden op een feestavond?
- Waar staan de noodnummers van ouders bij de jeugdles?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Lessen, een bar en een fotograaf op het gala
Leerlingen schrijven zich in voor een cursus, als paar of alleen. Je houdt bij wie in welke groep zit, wie zijn lesgeld betaalde en wie een les inhaalt. Bij jeugdlessen zijn de gegevens van de ouders nodig, en vaak ook een telefoonnummer voor noodgevallen.
Op feestavonden en het gala draait de bar op volle toeren. De kassa en de pin moeten het doen, en de muziek komt uit een systeem met een streamingdienst of een eigen muziekbibliotheek. Die apparaten staan vaak op hetzelfde netwerk als de computer in het kantoortje.
Een fotograaf maakt foto's van de leerlingen in hun mooiste kleren. Die foto's gaan op de site, op sociale media en in een album waar ouders ze kunnen bestellen. Bij tieners is dat gevoelig.
Jeugdleden, foto's en lesgeld
- Toestemming voor foto's van kinderen. Voor foto's van leerlingen onder de 16 op de site of sociale media heb je toestemming van een ouder nodig. Ook een fotograaf die je inhuurt, houdt zich daaraan. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
- Afspraken met de fotograaf. Een fotograaf die foto's van je leerlingen bewaart en verkoopt, verwerkt persoonsgegevens. Leg schriftelijk vast wat hij met de foto's mag en hoe lang hij ze bewaart. Werkt hij alleen in jouw opdracht, dan is dat een verwerkersovereenkomst. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
- Nieuwsbrief aan oud-leerlingen. Een mail over een nieuwe cursus mag naar wie eerder les had, als die zich makkelijk kan afmelden. Bron: ACM.
Drie eerste stappen voor je dansschool
Vraag ouders toestemming voor foto's van het gala
Vraag bij de inschrijving voor jeugdlessen of foto's op de site en sociale media mogen. Geef de fotograaf een lijst van wie niet op de foto wil.
Zet kassa en pin apart van de wifi voor gasten
Leerlingen en gasten krijgen een eigen wifi. Kassa, pin en de computer in het kantoor zitten op een netwerk waar zij niet bij kunnen.
Bel na bij een afwijkend betaalverzoek
Komt er een mail van een leverancier of verhuurder met een nieuw rekeningnummer? Bel eerst op het nummer dat je al had, voordat je betaalt.
Hoe de Checkup rekening houdt met je dansschool
Je voegt je leerlingadministratie, de incasso, de kassa van de bar en de muziek toe aan de systemen. De Checkup vraagt welke systemen je niet kunt missen op een lesavond of feestavond.
Bij privacy geef je aan of je foto's en gegevens van kinderen bewaart. Voor de kassa en de pin vraagt hij of die op een ander netwerk zitten dan de wifi voor gasten.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
In een kwartier tot een uur beantwoord je vragen over je dansschool, en je hebt meteen je eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger je invult, hoe beter het klopt. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar met je mee, met handleidingen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
De fotograaf zet de foto's in zijn eigen webshop. Is dat goed?
Dat kan, als je schriftelijk afspreekt wat hij met de foto's mag en hoe lang hij ze bewaart. Voor de verkoop in zijn eigen webshop is hij meestal zelf verantwoordelijk, en dan is het geen verwerkersovereenkomst. Ouders moeten weten waar de foto's komen.
Tieners willen zelf foto's van de les posten. Moet ik dat tegenhouden?
Je kunt het niet helemaal tegenhouden, maar je kunt wel afspraken maken. Bijvoorbeeld: geen foto's van anderen zonder te vragen.
Wij hebben ook een bar. Valt die ook onder de Checkup?
Ja. Je kassa en pin horen bij je systemen. Kijk voor meer over horeca ook bij de pagina voor restaurants en cafés.
Wat is het verschil met de pagina voor yoga- en dansstudio's?
Een dansschool heeft vaak jeugdlessen, feestavonden en een bar. Een kleine studio werkt vooral met lessen voor volwassenen en één app. De onderwerpen verschillen daardoor.
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een dansschool, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen dansschool? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leerlingen en ouders, en het geeft de eigenaar rust.