Kennen al je docenten het wachtwoord van je boekingsapp?
Een studio is vaak een eenmanszaak met een paar docenten erbij. Alles loopt via één app en één mailbox. Met de +Z Checkup zie je wat je goed hebt geregeld en wat nog beter kan.
Even eerlijk
- Kan een docent die gestopt is nog je deelnemerslijst zien?
- Hoeveel mensen kijken je online les terug via een doorgestuurde link?
- Waar bewaar je wat leerlingen vertellen over blessures of zwangerschap?
- Wat gebeurt er met je studio als jij niet meer in de app kunt?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Eén app voor rooster, boekingen en betalingen
De meeste studio's werken met een app waarin leerlingen lessen boeken, een strippenkaart kopen of een abonnement afsluiten. Die app regelt ook de betalingen en de incasso. Het account staat vaak op de naam van de eigenaar, met een wachtwoord dat de docenten ook kennen.
Sinds de coronatijd geven veel studio's ook lessen online, via een videoverbinding of met opnames die leerlingen terugkijken. Daarvoor heb je links, accounts en een plek voor de video's nodig. Wie een link doorstuurt, geeft de les weg.
Docenten zijn vaak zzp'ers die ook bij andere studio's lesgeven. Ze krijgen toegang tot het rooster en soms tot de deelnemerslijst. Stoppen ze, dan blijft die toegang makkelijk staan.
Klachten, opnames en de mailing
Bij de intake vragen veel studio's naar blessures, zwangerschap of andere klachten, zodat de docent er rekening mee kan houden. Dat zijn gezondheidsgegevens. Vraag alleen wat de docent nodig heeft, en bewaar het in de app in plaats van op een formulier in een map.
Neem je lessen op waarin leerlingen te zien zijn, vraag dan vooraf of ze dat goed vinden. Zet de camera anders zo dat alleen jij in beeld bent.
Een nieuwsbrief over nieuwe lessen mag je sturen aan je leerlingen, als ze zich makkelijk kunnen afmelden. Voor mensen die alleen een proefles boekten zonder te kopen, vraag je toestemming.
Drie eerste stappen voor je studio
Geef docenten een eigen login voor het rooster
Laat docenten niet met het account van de eigenaar inloggen. Geef ieder een eigen login met alleen de rechten die nodig zijn, en haal die weg als iemand stopt.
Zet je studio-app op naam van de studio
Zorg dat het account van je app, je mail en je domeinnaam op de studio staan, met een tweede inlogstap. Zo kun je overdragen als je de studio verkoopt of stopt.
Bewaar intake-gegevens niet langer dan nodig
Spreek af hoe lang je de antwoorden over blessures en klachten bewaart. Stopt iemand met lessen, dan haal je ze na een vaste tijd weg.
Hoe de Checkup rekening houdt met je studio
De Checkup houdt rekening met een kleine zaak. Je geeft aan welke app je voor het rooster en de betalingen gebruikt, en of je lessen online geeft. Per account vraagt hij op wiens naam het staat en wie het wachtwoord kent.
Werken er docenten als zzp'er mee, dan vraagt hij hoe je hun toegang regelt. Bij privacy geef je aan of je gegevens over gezondheid of opnames van leerlingen bewaart.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
In een kwartier tot een uur beantwoord je vragen over je studio, en je hebt meteen je eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger je invult, hoe beter het klopt. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar met je mee, met handleidingen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Mijn docenten kennen allemaal het wachtwoord van de app. Is dat erg?
Het werkt, maar het is kwetsbaar. Je weet niet wie wat deed, en wie stopt kan nog steeds inloggen. De meeste apps hebben aparte logins voor docenten.
Mag ik mijn online lessen opnemen?
Ja, maar vraag leerlingen vooraf of ze in beeld willen. Of zet de camera zo dat alleen jij te zien bent.
Wat als de app voor mijn rooster ermee stopt?
Dan wil je je leerlingen, hun abonnementen en je betaalgegevens kunnen meenemen. Kijk of je ze kunt exporteren, en doe dat af en toe.
Is dit dezelfde pagina als voor een dansschool?
Nee. Een grote dansschool met jeugdlessen, feestavonden en een bar heeft een eigen pagina. Deze pagina is voor kleine studio's met lessen voor volwassenen.
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een yoga- of dansstudio, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen yoga- of dansstudio? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leerlingen, en het geeft de eigenaar rust.