Gaat je deur 's nachts nog dicht als de toegang hapert?
Een sportschool draait op de ledenadministratie: wie mag er in, wie heeft betaald en wie traint er bij welke trainer. De +Z Checkup laat je zien waar je ledenadministratie en toegang goed zitten, en waar niet.
Even eerlijk
- Wie kan de rekeningnummers van je leden zien?
- In welke app noteert je personal trainer blessures en gewicht?
- Wie bel je om drie uur 's nachts als een lid voor een dichte deur staat?
- Is je ledenadministratie beveiligd met meer dan alleen een wachtwoord?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Leden, poortjes en de maandelijkse incasso
De ledenadministratie is het hart van je zaak. Daar staan naam, adres, geboortedatum, het abonnement en het rekeningnummer voor de incasso. Software zoals Virtuagym koppelt dat aan een ledenapp, een lesrooster en de toegang.
Steeds meer sportscholen zijn 24 uur open, zonder personeel in de nacht. Dan doet de toegangscontrole al het werk, met camera's als extra oog. Werkt dat niet, dan staat er een lid voor een dichte deur of komt er iemand binnen die er niet hoort.
Personal trainers maken soms trainingsschema's en noteren blessures of gewicht van hun klanten. Dat zijn gegevens over gezondheid. Werken zij als zzp'er met hun eigen apps, dan staan die gegevens ook buiten jouw systemen.
Incasso, gezondheid en biometrie: wat de regels vragen
- Vingerafdruk bij de ingang. Toegang met een vingerafdruk mag bijna nooit. Het mag alleen met uitdrukkelijke toestemming, na een DPIA, en met een pasje als alternatief. Een DPIA is een onderzoek vooraf naar de risico's voor de privacy. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
- Blessures en lichaamsgegevens. Blessures, medische klachten en soms ook gewicht in een behandelcontext zijn gezondheidsgegevens. Vraag alleen wat nodig is, en laat alleen de trainer van dat lid het zien. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
- Camera's. Camera's in de zaal en bij de ingang meld je met een bord. Niet in kleedkamers en douches. Bewaar de beelden niet langer dan nodig, en leg vast hoe lang. Is er iets gebeurd, dan bewaar je de beelden van dat moment tot het is afgehandeld. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
Drie eerste stappen voor je sportschool
Tweede inlogstap op je ledenadministratie
Zet een tweede inlogstap op de ledenadministratie en de app voor de toegang. Wie daar binnenkomt, kan rekeningnummers zien en deuren openen.
Maak afspraken met trainers over gegevens van leden
Spreek met personal trainers af waar ze schema's en blessures bijhouden. Liefst in het systeem van de sportschool, niet in een eigen app of op papier.
Weet wat je doet als de toegang 's nachts uitvalt
Leg vast wie gebeld wordt als de deur niet opengaat of niet dicht wil, ook 's nachts en in het weekend. Zet het telefoonnummer van de leverancier op een plek die je kunt vinden.
Hoe de Checkup rekening houdt met je sportschool
Je voegt je ledenadministratie, de ledenapp en het toegangssysteem toe. Voor elk van die systemen vraagt de Checkup wie de toegang heeft, en of je naast een wachtwoord ook een code nodig hebt. Werken er trainers als zzp'er voor je, dan vraagt hij hoe je hun toegang regelt.
Bij privacy geef je aan of je gezondheidsgegevens, camerabeelden of biometrie gebruikt. Voor de incasso vraagt hij hoe je betalingen controleert en wie wijzigingen in rekeningnummers mag doen.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
In een kwartier tot een uur beantwoord je vragen over je sportschool, en je hebt meteen je eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger je invult, hoe beter het klopt. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar met je mee, met handleidingen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Ik wil 24 uur open zijn zonder personeel. Waar moet ik op letten?
Op een toegangssysteem dat betrouwbaar is, camera's die goed geregeld zijn en een plan voor als er 's nachts iets misgaat. Die drie onderwerpen komen terug in je plan.
Mijn trainers werken met hun eigen app. Is dat erg?
Niet per se, maar je verliest het overzicht. Spreek af welke gegevens van leden ze bijhouden en wat ermee gebeurt als ze stoppen.
Een lid wil zijn gegevens laten verwijderen. Wat moet ik doen?
Verwijder wat je niet meer nodig hebt. Wat je voor de belasting moet bewaren, zoals facturen, houd je. De Checkup vraagt of je weet hoe je zo'n verzoek afhandelt.
Is er een brancheorganisatie voor sportscholen?
Ja, NL Actief is de branchevereniging voor fitness en sport. Die heeft ook informatie voor ondernemers.
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een sportschool, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen sportschool? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden, en het geeft de eigenaar rust.