Waar staat de video van jullie uitvoering een week later?
Bij een dansvereniging draait veel om muziek, het lesrooster en de jaarlijkse uitvoering. De muziek staat vaak op de telefoon van de docent, en de kaartjes verkoop je online. Met de +Z Checkup voor verenigingen zie je wat al goed geregeld is, en wat als eerste aandacht vraagt.
Even eerlijk
- Is er met ouders afgesproken wat er met filmpjes van de uitvoering gebeurt?
- Staan de afspeellijsten voor de lessen op het privé-account van een docent?
- Op wiens account komt het geld van de kaartverkoop binnen?
- Weten jullie waar de muzieklicentie staat als de docent stopt?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Lesmuziek, het lesrooster en de kaartverkoop
In de danszaal komt de muziek meestal uit een speaker, gekoppeld aan de telefoon of laptop van de docent. De afspeellijsten per groep staan vaak in het eigen account van die docent bij een streamingdienst. Dat werkt makkelijk, en zo is het gegroeid.
Twee dingen zijn goed om te weten. Een gewoon abonnement bij een streamingdienst is bedoeld voor persoonlijk gebruik. Dat staat bijvoorbeeld in de voorwaarden van Spotify. En voor muziek bij lessen en uitvoeringen heb je een muzieklicentie nodig. BumaStemra heeft een licentie voor dansles, die ook repetities en uitvoeringen dekt. Aanvragen en beheren gaat via MijnLicentie.
Voor de uitvoering verkoop je kaartjes, vaak via een online kaartverkoop die een vrijwilliger heeft opgezet. Het geld komt binnen op een account dat aan die vrijwilliger hangt. Stopt de docent of die vrijwilliger, dan wil je niet zoeken naar de afspeellijsten, de licentie en de inlog van de kaartverkoop.
Kinderen op het podium: video's, foto's en de kleedruimte
Een voorbeeld. Een ouder filmt de hele uitvoering en zet de video in de app-groep van de dansgroep. Een andere ouder stuurt hem door naar familie. Een week later staat hij op een openbaar account, met alle kinderen in kostuum herkenbaar in beeld. Niemand wilde iets verkeerds. Er was alleen niets afgesproken.
Voor foto's en video's van kinderen jonger dan 16 jaar op de website of op sociale media vraag je toestemming aan de ouders. Je moet kunnen laten zien dat je die toestemming hebt. En ouders kunnen hun toestemming altijd weer intrekken. Maakt de vereniging zelf een video voor de ouders, deel die dan met een link die niet voor iedereen openstaat.
Achter het podium kleden kinderen zich snel om. Veel verenigingen spreken af dat daar niemand filmt of fotografeert, ook ouders en vrijwilligers niet. Docenten en begeleiders werken dicht bij kinderen. Voor hen kan jullie vereniging een VOG vragen, een Verklaring Omtrent het Gedrag. Met de Regeling Gratis VOG betaalt een vrijwilliger die met kinderen werkt daar niets voor. Jullie vereniging heeft daarvoor onder meer eHerkenning nodig, het inlogmiddel voor organisaties bij de overheid.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie vereniging
We kijken naar wat bij een dansvereniging telt: dat de lessen en de uitvoering doorgaan, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Doordansen als de docent stopt
De zwakke plek: de afspeellijsten per groep staan in het eigen account van een docent, en de kaartverkoop hangt aan één vrijwilliger.
Zo gaat het mis: stopt de docent of die vrijwilliger, dan zoeken jullie naar de afspeellijsten, de licentie en de inlog van de kaartverkoop.
Wat jullie doen: zet de lesmuziek op een plek van de vereniging, en schrijf op waar de kaartverkoop draait en waar het geld binnenkomt.
De muzieklicentie en de ledenadministratie
De zwakke plek: de muzieklicentie staat in MijnLicentie, en niemand weet precies wie daar inlogt.
Zo gaat het mis: stopt degene die het regelde, dan weten jullie niet meer waar de licentie staat.
Wat jullie doen: leg vast waar de licentie en de ledenadministratie staan, op een mailadres van de vereniging.
Video's van kinderen en de kleedruimte
De zwakke plek: ouders filmen de uitvoering en delen de video in de app-groep van de dansgroep.
Zo gaat het mis: de video gaat door naar familie, en een week later staat hij op een openbaar account, met alle kinderen herkenbaar in beeld.
Wat jullie doen: zet in de brief voor de uitvoering wie er filmt en waar de video komt, en spreek af dat achter het podium niemand filmt.
Geld van de kaartverkoop op de goede plek
De zwakke plek: het geld van de kaartverkoop komt binnen op een account dat aan een vrijwilliger hangt.
Zo gaat het mis: het geld komt binnen op een privé-account, en het bestuur ziet niet wat er verkocht is.
Wat jullie doen: geef minstens twee bestuursleden toegang tot de kaartverkoop, met het account op een mailadres van de vereniging.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals de ledenadministratie, de inschrijving voor proeflessen, de kaartverkoop, de accounts voor lesmuziek en de sociale media, en de vragen gaan over de vereniging, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een dansvereniging
Zet de lesmuziek op een account van de vereniging
Kijk welke afspeellijsten per groep bij één docent staan. Zet ze op een plek van de vereniging, zodat een invaldocent of opvolger ermee verder kan.
Spreek vooraf af wat er met de video gebeurt
Zet in de brief voor de uitvoering wie er filmt, waar de video komt en met wie je hem deelt. Vraag ouders om beelden van andere kinderen niet openbaar te zetten.
Leg de inlog van de kaartverkoop vast
Schrijf op waar de kaartverkoop draait, op welk mailadres het account staat en waar het geld binnenkomt. Geef minstens twee bestuursleden toegang.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in eigen tempo de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Onze docent gebruikt haar eigen muziekaccount in de les. Is dat een probleem?
Het komt veel voor. Een persoonlijk abonnement is volgens de voorwaarden van de streamingdienst bedoeld voor persoonlijk gebruik. Daarnaast heb je voor muziek in lessen een muzieklicentie nodig.
Het is ook lastig als de docent stopt: dan gaan de afspeellijsten met haar mee. De Checkup vraagt hoe jullie dat geregeld hebben, en jullie plan zet de volgende stap op een rij. Het is geen juridisch advies.
Mogen ouders de uitvoering filmen?
Dat bepaal je als vereniging zelf. Spreek wel vooraf af wat er met de beelden gebeurt, en vraag ouders om beelden van andere kinderen niet openbaar te zetten.
Zet de vereniging video's van kinderen jonger dan 16 jaar online, dan heb je toestemming van de ouders nodig. Maakt de vereniging zelf een video voor de ouders, deel die dan met een link die niet voor iedereen openstaat.
Wat als de vrijwilliger die de kaartverkoop regelt stopt?
Dan wil je weten waar de kaartverkoop draait, op welk mailadres het account staat en waar het geld binnenkomt.
Jullie plan helpt je dat vast te leggen voordat iemand stopt, met minstens twee bestuursleden die erbij kunnen. Het plan blijft van de vereniging, ook als het bestuur wisselt.
We hebben geen IT'er in het bestuur. Lukt het dan wel?
Ja. De vragen gaan over jullie vereniging: de lessen, de leden en wie wat doet. Niet over techniek.
Jullie plan staat op volgorde van belang: eerst de grootste risico's, en wat snel iets oplevert, zoals een abonnement dat niemand meer gebruikt. Elke stap legt uit wat jullie doen en waarom, met een handleiding.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Gymnastiek- en turnvereniging · Toneelvereniging · Harmonie, fanfare en drumband · alle 113 soorten
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
AI-gebruiksregels voor je team
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een dansvereniging, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.