Na de uitvoering wil elke ouder de video van het optreden. Zo deel je die zonder dat hij overal rondgaat.
Bij een dansvereniging draait veel om muziek, het lesrooster en de jaarlijkse uitvoering. De muziek staat vaak op de telefoon van de docent, en de kaartjes verkoop je online. Met de +Z Checkup voor verenigingen zie je wat al goed geregeld is, en wat als eerste aandacht vraagt.
Lesmuziek, het lesrooster en de kaartverkoop
In de danszaal komt de muziek meestal uit een speaker, gekoppeld aan de telefoon of laptop van de docent. De afspeellijsten per groep staan vaak in het eigen account van die docent bij een streamingdienst. Dat werkt makkelijk, en zo is het gegroeid.
Twee dingen zijn goed om te weten. Een gewoon abonnement bij een streamingdienst is bedoeld voor persoonlijk gebruik. Dat staat bijvoorbeeld in de voorwaarden van Spotify. En voor muziek bij lessen en uitvoeringen heb je een muzieklicentie nodig. BumaStemra heeft een licentie voor dansles, die ook repetities en uitvoeringen dekt. Aanvragen en beheren gaat via MijnLicentie.
Voor de uitvoering verkoop je kaartjes, vaak via een online kaartverkoop die een vrijwilliger heeft opgezet. Het geld komt binnen op een account dat aan die vrijwilliger hangt. Stopt de docent of die vrijwilliger, dan wil je niet zoeken naar de afspeellijsten, de licentie en de inlog van de kaartverkoop.
Kinderen op het podium: video's, foto's en de kleedruimte
Een voorbeeld. Een ouder filmt de hele uitvoering en zet de video in de app-groep van de dansgroep. Een andere ouder stuurt hem door naar familie. Een week later staat hij op een openbaar account, met alle kinderen in kostuum herkenbaar in beeld. Niemand wilde iets verkeerds. Er was alleen niets afgesproken.
Voor foto's en video's van kinderen jonger dan 16 jaar op de website of op sociale media vraag je toestemming aan de ouders. Je moet kunnen laten zien dat je die toestemming hebt. En ouders kunnen hun toestemming altijd weer intrekken. Maakt de vereniging zelf een video voor de ouders, deel die dan met een link die niet voor iedereen open staat.
Achter het podium kleden kinderen zich snel om. Veel verenigingen spreken af dat daar niemand filmt of fotografeert, ook ouders en vrijwilligers niet. Docenten en begeleiders werken dicht bij kinderen. Voor hen kan je vereniging een VOG vragen, een Verklaring Omtrent het Gedrag. Met de Regeling Gratis VOG betaalt een vrijwilliger die met kinderen werkt daar niets voor. Je vereniging heeft daarvoor onder meer eHerkenning nodig, het inlogmiddel voor organisaties bij de overheid.
De Checkup signaleert welke regels voor je vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een dansvereniging
Zet de lesmuziek op een account van de vereniging
Kijk welke afspeellijsten per groep bij één docent staan. Zet ze op een plek van de vereniging, zodat een invaldocent of opvolger ermee verder kan.
Spreek vooraf af wat er met de video gebeurt
Zet in de brief voor de uitvoering wie er filmt, waar de video komt en met wie je hem deelt. Vraag ouders om beelden van andere kinderen niet openbaar te zetten.
Leg de inlog van de kaartverkoop vast
Schrijf op waar de kaartverkoop draait, op welk mailadres het account staat en waar het geld binnenkomt. Geef minstens twee bestuursleden toegang.
Waar de Checkup op let bij je vereniging
De Checkup voor verenigingen vraagt welke systemen je dansvereniging gebruikt. Denk aan de ledenadministratie, de inschrijving voor proeflessen op de website, de kaartverkoop voor de uitvoering, de accounts voor lesmuziek en de sociale media. Bij elk systeem let jouw IT-plan op wie er beheerder is, of de tweede inlogstap aan staat en of het account op een mailadres van de vereniging staat.
Omdat je met kinderen werkt, vraagt de Checkup hoe je toestemming voor foto's en video's vastlegt, en waar de beelden van de uitvoering terechtkomen. Werken er docenten die niet in het bestuur zitten, dan vraagt hij wat zij kunnen zien en wat er gebeurt als ze stoppen. In het plan staan handleidingen en voorbeeldmails. De IT-raadgever geeft advies en kijkt het plan na. Het uitvoeren doe je zelf, met je vrijwilligers.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Veelgestelde vragen
Onze docent gebruikt haar eigen muziekaccount in de les. Is dat een probleem?
Het komt veel voor. Een persoonlijk abonnement is volgens de voorwaarden van de streamingdienst bedoeld voor persoonlijk gebruik. Daarnaast heb je voor muziek in lessen een muzieklicentie nodig. De Checkup vraagt hoe jullie dat geregeld hebben, en het IT-plan zet de volgende stap op een rij.
Mogen ouders de uitvoering filmen?
Dat bepaal je als vereniging zelf. Spreek wel vooraf af wat er met de beelden gebeurt. Zet de vereniging video's van kinderen jonger dan 16 jaar online, dan heb je toestemming van de ouders nodig.
Wat als de vrijwilliger die de kaartverkoop regelt stopt?
Dan wil je weten waar de kaartverkoop draait, op welk mailadres het account staat en waar het geld binnenkomt. Jouw IT-plan helpt je dat vast te leggen voordat iemand stopt.
We hebben geen IT'er in het bestuur. Lukt het dan wel?
Ja. De vragen gaan over je vereniging: je lessen, je leden en wie wat doet. Een IT-raadgever kijkt het IT-plan daarna na en scherpt het aan waar dat kan.