Op wiens rekening komt het geld van de kaartverkoop?
Kaartverkoop, scripts, de repetitieplanning en foto's van de voorstelling: met de +Z Checkup zie je wat al goed geregeld is, en wat als eerste aandacht verdient.
Even eerlijk
- Hoeveel versies van het script gaan er rond in de groepsapp?
- Hebben spelers toestemming gegeven voor foto's van de voorstelling online?
- Staan de gegevens van bezoekers in het account van één vrijwilliger?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Kaartverkoop, scripts en de repetitieplanning
Een toneelvereniging werkt een heel seizoen naar een paar voorstellingen toe. Daar komt meer IT bij kijken dan je misschien denkt. Kaarten verkoop je via een online kaartverkoop of een formulier op de website. Het script gaat als bestand rond, en de repetitieplanning staat in een gedeeld document of in de groepsapp.
Meestal regelt een vrijwilliger dat, naast het spelen of de regie. Dat werkt goed zolang die persoon er is. Een voorbeeld: de kaartverkoop draait op het account van het bestuurslid dat hem een paar jaar geleden opzette, met diens privé-mailadres. Stopt die persoon, dan kan niemand anders er nog bij. Ook niet om het geld van een afgelaste voorstelling terug te betalen.
Voor een script gelden vaak afspraken met de uitgever of de schrijver, bijvoorbeeld over kopiëren en doorsturen. Kijk wat er in jullie afspraak staat. Bewaar scripts op één plek waar alleen spelers en regie bij kunnen, en niet in een groep waar ook oud-leden in zitten.
Bezoekers, spelers en foto's van de voorstelling
Bij de kaartverkoop krijg je namen, mailadressen en soms telefoonnummers van bezoekers. Ook van jullie leden heb je zulke gegevens. Dat zijn persoonsgegevens, en daarvoor geldt de AVG, de Europese privacywet. Die geldt ook voor een vereniging.
Wil je vaste bezoekers mailen over de volgende voorstelling, zet dan op het bestelformulier een vakje waarmee ze zelf kiezen of ze die mail willen krijgen. Zo weet je later wie ja zei.
Van een voorstelling worden veel foto's gemaakt, en soms een opname. Speelt er een jeugdgroep mee, dan heb je voor foto's van kinderen jonger dan 16 jaar toestemming van de ouders nodig. Je moet kunnen laten zien dat je die hebt, en ouders mogen hun toestemming altijd intrekken. Wil je een opname van een hele voorstelling online zetten, kijk dan eerst wat jullie afspraak met de uitgever daarover zegt.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie vereniging
We kijken naar wat bij een toneelvereniging telt: dat de kaartverkoop en de voorstelling doorgaan, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Doorgaan als een vrijwilliger stopt
De zwakke plek: de kaartverkoop draait op het account van één bestuurslid, met diens privé-mailadres.
Zo gaat het mis: stopt die persoon, dan kan niemand anders er nog bij, ook niet om het geld van een afgelaste voorstelling terug te betalen.
Wat jullie doen: zet de kaartverkoop op een mailadres van de vereniging, met het wachtwoord in een wachtwoordkluis waar twee bestuursleden bij kunnen.
Scripts, planning en bezoekers
De zwakke plek: het script, de planning en de gegevens van bezoekers staan verspreid over groepsapps en accounts van vrijwilligers.
Zo gaat het mis: na een paar seizoenen weet niemand waar de scripts en de bezoekerslijst staan.
Wat jullie doen: maak voor elke productie een gedeelde map met script en planning, op een plek van de vereniging.
Wie het script heeft
De zwakke plek: scripts gaan rond in groepen waar ook oud-leden in zitten.
Zo gaat het mis: oud-leden hebben nog toegang, terwijl in de afspraak met de uitgever staat dat het script niet zomaar rondgaat.
Wat jullie doen: haal na de laatste voorstelling de toegang weg bij wie niet meer meedoet.
De juiste versie en de juiste toestemming
De zwakke plek: meerdere versies van het script in de groepsapp, en toestemming voor foto's die nergens staat.
Zo gaat het mis: spelers repeteren met een oude versie. Of een foto van een kind komt online zonder toestemming van de ouders.
Wat jullie doen: werk vanuit één map per productie, en houd bij welke ouders ja of nee zeiden tegen foto's.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals de kaartverkoop, de website, de ledenlijst, de map met scripts en de groepsapps, en de vragen gaan over de vereniging, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een toneelvereniging
Zet de kaartverkoop op de vereniging
Maak een mailadres van de vereniging, zoals kaartverkoop@, en zet het account van de kaartverkoop daarop. Bewaar het wachtwoord in een wachtwoordkluis (een app die wachtwoorden veilig bewaart) waar twee bestuursleden bij kunnen.
Eén map per productie
Maak voor elke productie een gedeelde map met script en planning, alleen voor spelers en regie. Haal na de laatste voorstelling de toegang weg bij wie niet meer meedoet.
Leg toestemming voor foto's vast
Vraag bij de inschrijving van jeugdleden of de ouders toestemming geven voor foto's online. Houd bij wie ja of nee zei, en geef dat lijstje aan wie tijdens de voorstelling fotografeert.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in eigen tempo de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Niemand in ons bestuur weet veel van IT. Lukt het dan?
Ja. De vragen gaan over de vereniging: wie de kaartverkoop doet, waar de scripts staan en wie de website bijhoudt.
Weten jullie iets niet, dan kiezen jullie "Weet ik niet". Dat punt komt dan in jullie plan, met uitleg hoe jullie het uitzoeken.
De vrijwilliger die de website en de kaartverkoop doet, stopt na dit seizoen. Wat nu?
Dat komt bij veel verenigingen voor. Het plan helpt op te schrijven welke accounts er zijn, op welk mailadres ze staan en wie erbij kan. Doe dat liefst voordat die vrijwilliger stopt, dan kan die het nog uitleggen.
Daarna zetten jullie de kaartverkoop en de website op een mailadres van de vereniging, met twee bestuursleden die erbij kunnen. Moet de leverancier van de kaartverkoop iets doen, dan staat er een voorbeeldmail in jullie plan.
Mogen we foto's van de voorstelling op sociale media zetten?
Spelers van 16 jaar en ouder kunnen zelf toestemming geven. Voor kinderen jonger dan 16 jaar heb je toestemming van de ouders nodig, en ouders mogen die altijd intrekken.
Wil je een opname van een hele voorstelling online zetten, kijk dan eerst wat de afspraak met de uitgever daarover zegt. De Checkup vraagt hoe jullie dat bijhouden. Het is geen juridisch advies.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Harmonie, fanfare en drumband · Koor · Carnavalsvereniging · alle 113 soorten
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een toneelvereniging, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.