De kaartverkoop staat open en het script gaat rond in de groepsapp. Zo houd je de IT van je toneelvereniging op orde.
Kaartverkoop, scripts, de repetitieplanning en foto's van de voorstelling: met de +Z Checkup zie je wat al goed geregeld is, en wat als eerste aandacht verdient.
Kaartverkoop, scripts en de repetitieplanning
Een toneelvereniging werkt een heel seizoen naar een paar voorstellingen toe. Daar komt meer IT bij kijken dan je misschien denkt. Kaarten verkoop je via een online kaartverkoop of een formulier op de website. Het script gaat als bestand rond, en de repetitieplanning staat in een gedeeld document of in de groepsapp.
Meestal regelt een vrijwilliger dat, naast het spelen of de regie. Dat werkt goed zolang die persoon er is. Een voorbeeld: de kaartverkoop draait op het account van het bestuurslid dat hem een paar jaar geleden opzette, met diens privé-mailadres. Stopt die persoon, dan kan niemand anders er nog bij. Ook niet om het geld van een afgelaste voorstelling terug te betalen.
Voor een script gelden vaak afspraken met de uitgever of de schrijver, bijvoorbeeld over kopiëren en doorsturen. Kijk wat er in jullie afspraak staat. Bewaar scripts op één plek waar alleen spelers en regie bij kunnen, en niet in een groep waar ook oud-leden in zitten.
Bezoekers, spelers en foto's van de voorstelling
Bij de kaartverkoop krijg je namen, mailadressen en soms telefoonnummers van bezoekers. Ook van je leden heb je zulke gegevens. Dat zijn persoonsgegevens, en daarvoor geldt de AVG, de Europese privacywet. Die geldt ook voor een vereniging.
Wil je vaste bezoekers mailen over de volgende voorstelling, zet dan op het bestelformulier een vakje waarmee ze zelf kiezen of ze die mail willen krijgen. Zo weet je later wie ja zei.
Van een voorstelling worden veel foto's gemaakt, en soms een opname. Speelt er een jeugdgroep mee, dan heb je voor foto's van kinderen jonger dan 16 jaar toestemming van de ouders nodig. Je moet kunnen laten zien dat je die hebt, en ouders mogen hun toestemming altijd intrekken. Wil je een opname van een hele voorstelling online zetten, kijk dan eerst wat jullie afspraak met de uitgever daarover zegt.
De Checkup signaleert welke regels voor je vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een toneelvereniging
Zet de kaartverkoop op de vereniging
Maak een mailadres van de vereniging, zoals kaartverkoop@, en zet het account van de kaartverkoop daarop. Bewaar het wachtwoord in een wachtwoordkluis (een app die wachtwoorden veilig bewaart) waar twee bestuursleden bij kunnen.
Eén map per productie
Maak voor elke productie een gedeelde map met script en planning, alleen voor spelers en regie. Haal na de laatste voorstelling de toegang weg bij wie niet meer meedoet.
Leg toestemming voor foto's vast
Vraag bij de inschrijving van jeugdleden of de ouders toestemming geven voor foto's online. Houd bij wie ja of nee zei, en geef dat lijstje aan wie tijdens de voorstelling fotografeert.
Waar de Checkup op let bij je vereniging
Een bestuurslid of vrijwilliger vult de vragen in over de vereniging, niet over techniek. De Checkup vraagt welke systemen jullie gebruiken: de kaartverkoop, de website, de ledenlijst, de map met scripts en de groepsapps. Van elk systeem geef je aan wie erbij kan en op wiens mailadres het staat.
In het IT-plan komt dan bijvoorbeeld hoe je de kaartverkoop en de sociale media op naam van de vereniging zet, en waar een tweede inlogstap verstandig is. Een tweede inlogstap betekent: naast je wachtwoord ook een code op je telefoon. Speelt er een jeugdgroep mee, dan vraagt de Checkup ook naar foto's en gegevens van minderjarige leden. Heb je hulp nodig van de leverancier van de kaartverkoop, dan staat er een voorbeeldmail in je plan.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Veelgestelde vragen
Niemand in ons bestuur weet veel van IT. Lukt het dan?
Ja. De vragen gaan over de vereniging: wie de kaartverkoop doet, waar de scripts staan en wie de website bijhoudt. Weet je iets niet, dan kies je "Weet ik niet". Dat punt komt dan in je plan, met uitleg hoe je het uitzoekt.
Kan de penningmeester per jaar betalen?
Ja. Je betaalt dan €544,50 per jaar, inclusief btw. Dat is hetzelfde als per maand, alleen in één keer. Bij de start komt er eenmalig €181,50 bij.
De vrijwilliger die de website en de kaartverkoop doet, stopt na dit seizoen. Wat nu?
Dat komt bij veel verenigingen voor. Het plan helpt je op te schrijven welke accounts er zijn, op welk mailadres ze staan en wie erbij kan. Doe dat liefst voordat die vrijwilliger stopt, dan kan die het nog uitleggen.
Mogen we foto's van de voorstelling op sociale media zetten?
Spelers van 16 jaar en ouder kunnen zelf toestemming geven. Voor kinderen jonger dan 16 jaar heb je toestemming van de ouders nodig, en ouders mogen die altijd intrekken. De Checkup vraagt hoe jullie dat bijhouden. Het is geen juridisch advies.