Het seizoen begint, en het wachtwoord van de sociale media zit nog bij de vorige secretaris. Zo houd je de IT van je carnavalsvereniging op orde.
Kaartverkoop voor de bals, inschrijvingen voor de optocht, foto's van het jeugdcarnaval en een kassa in de zaal: met de +Z Checkup zie je wat goed geregeld is, en wat als eerste aandacht verdient.
Kaartverkoop, de optocht en een druk seizoen
Een carnavalsvereniging is het hele jaar bezig, maar het meeste gebeurt in een paar drukke weken. Dan loopt alles tegelijk: de kaartverkoop voor de bals, de inschrijving voor de optocht, de sociale media en de kassa of muntenverkoop in de zaal.
In die weken helpen veel vrijwilligers mee, soms voor één avond. Ze krijgen toegang tot de kassa, een inschrijflijst of het account van de sociale media. Na het seizoen denkt niemand er meer aan om die toegang weer weg te halen. Dat is begrijpelijk, want dan is iedereen blij dat het voorbij is.
Een voorbeeld: het account van de vereniging op sociale media is jaren geleden gemaakt door een lid van de raad van elf, met zijn eigen mailadres en telefoonnummer. Hij is inmiddels gestopt. Wil je nu het wachtwoord veranderen, dan gaat de code naar zijn telefoon.
Foto's, jeugdcarnaval en de penningmeester
Bij carnaval horen veel foto's en filmpjes. Voor foto's van kinderen jonger dan 16 jaar heb je toestemming van de ouders nodig, bijvoorbeeld van de jeugdprins of jeugdprinses en de jeugdraad. Je moet kunnen laten zien dat je die toestemming hebt, en ouders mogen die altijd intrekken.
Begeleiden vrijwilligers het jeugdcarnaval, dan kun je hen vragen om een VOG, een verklaring omtrent het gedrag. Met de Regeling Gratis VOG is die gratis voor de vrijwilliger. Je vereniging meldt zich daarvoor aan bij gratisvog.nl, en heeft daarbij eHerkenning nodig. Dat is een inlogmiddel voor organisaties. De vrijwilliger vraagt de VOG daarna aan met DigiD.
In het seizoen gaat er veel geld rond, en de penningmeester krijgt veel rekeningen: van de zaal, de muziek en de drukker. Daartussen valt een valse factuur minder op. Een vaste afspraak helpt. Een nieuw rekeningnummer of een haastige vraag om te betalen controleer je altijd met een telefoontje naar een nummer dat je al had.
De Checkup signaleert welke regels voor je vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een carnavalsvereniging
Zet de sociale media op de vereniging
Maak een mailadres van de vereniging en koppel de accounts daaraan. Zet er een tweede inlogstap op (naast het wachtwoord een code op een telefoon), en zorg dat twee bestuursleden erbij kunnen.
Ruim na het seizoen de toegang op
Maak na de laatste avond een lijstje van wie toegang kreeg tot de kassa, de inschrijflijsten en de accounts. Haal de toegang weg bij wie die niet meer nodig heeft.
Geef de fotograaf een lijstje
Vraag bij de inschrijving voor het jeugdcarnaval of ouders toestemming geven voor foto's online. Geef wie namens de vereniging fotografeert een lijstje van kinderen die niet online mogen.
Waar de Checkup op let bij je vereniging
De Checkup vraagt welke systemen de vereniging gebruikt: de kaartverkoop, de inschrijving voor de optocht, de kassa, de website, de sociale media en de mail van het bestuur. Van elk systeem geef je aan hoe erg het is als het uitvalt. Denk daarbij aan de drukste week van het seizoen, niet aan de zomer.
In het IT-plan komt bijvoorbeeld hoe je accounts op naam van de vereniging zet in plaats van op privé-adressen, wat je doet met de toegang van vrijwilligers na het seizoen, en hoe je omgaat met foto's en gegevens van jeugdleden. Ook de overdracht als het bestuur wisselt krijgt een plek in het plan.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Veelgestelde vragen
In ons bestuur weet niemand veel van IT. Kunnen we de Checkup dan invullen?
Ja. De vragen gaan over de vereniging, niet over techniek: wie de kaartverkoop doet, op wiens mailadres de accounts staan en wie bij de kassa kan. Weet je iets niet, dan kies je "Weet ik niet". Dat punt komt dan in je plan.
Kan de penningmeester per jaar betalen?
Ja. Je betaalt dan €544,50 per jaar, inclusief btw. Dat is hetzelfde als per maand, alleen in één keer. Bij de start komt er eenmalig €181,50 bij.
Mogen we foto's van de jeugdprins op sociale media zetten?
Is de jeugdprins of jeugdprinses jonger dan 16 jaar, dan heb je toestemming van de ouders nodig. Leg vast dat je die hebt. Ouders mogen hun toestemming altijd intrekken. De Checkup vraagt hoe jullie dat bijhouden. Het is geen juridisch advies.
Wanneer kunnen we het beste beginnen?
Zodra de Checkup voor verenigingen klaar is, kun je op elk moment beginnen. Een rustige periode buiten het seizoen is handig. Dan heb je tijd voor de eerste stappen voordat het weer druk wordt. Het plan groeit daarna een jaar mee.
Ook interessant
Verwante verenigingen: Harmonie, fanfare en drumband · Buurtvereniging · Toneelvereniging · alle verenigingen
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
AI-gebruiksregels voor je team