Van wie is het account van jullie carnavalsvereniging op sociale media?
Kaartverkoop voor de bals, inschrijvingen voor de optocht, foto's van het jeugdcarnaval en een kassa in de zaal: met de +Z Checkup zie je wat goed geregeld is, en wat als eerste aandacht verdient.
Even eerlijk
- Gaat de inlogcode nog naar de telefoon van een oud-lid van de raad van elf?
- Hoeveel vrijwilligers van één avond kunnen na het seizoen nog bij de kassa of de inschrijflijst?
- Kunnen de ouders van de jeugdprins hun toestemming voor foto's weer intrekken?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Kaartverkoop, de optocht en een druk seizoen
Een carnavalsvereniging is het hele jaar bezig, maar het meeste gebeurt in een paar drukke weken. Dan loopt alles tegelijk: de kaartverkoop voor de bals, de inschrijving voor de optocht, de sociale media en de kassa of muntenverkoop in de zaal.
In die weken helpen veel vrijwilligers mee, soms voor één avond. Ze krijgen toegang tot de kassa, een inschrijflijst of het account van de sociale media. Na het seizoen denkt niemand er meer aan om die toegang weer weg te halen. Dat is begrijpelijk, want dan is iedereen blij dat het voorbij is.
Een voorbeeld: het account van de vereniging op sociale media is jaren geleden gemaakt door een lid van de raad van elf, met een eigen mailadres en telefoonnummer. Dat lid is inmiddels gestopt. Wil je nu het wachtwoord veranderen, dan gaat de code naar de telefoon van dat oud-lid.
Foto's, jeugdcarnaval en de penningmeester
Bij carnaval horen veel foto's en filmpjes. Voor foto's van kinderen jonger dan 16 jaar heb je toestemming van de ouders nodig, bijvoorbeeld van de jeugdprins of jeugdprinses en de jeugdraad. Je moet kunnen laten zien dat je die toestemming hebt, en ouders mogen die altijd intrekken.
Begeleiden vrijwilligers het jeugdcarnaval, dan kun je hen vragen om een VOG, een verklaring omtrent het gedrag. Met de Regeling Gratis VOG kost die de vrijwilliger niets. Jullie vereniging meldt zich daarvoor aan bij gratisvog.nl, en heeft daarbij eHerkenning nodig. Dat is een inlogmiddel voor organisaties. De vrijwilliger vraagt de VOG daarna aan met DigiD.
In het seizoen gaat er veel geld rond, en de penningmeester krijgt veel rekeningen: van de zaal, de muziek en de drukker. Daartussen valt een valse factuur minder op. Een vaste afspraak helpt. Een nieuw rekeningnummer of een haastige vraag om te betalen controleer je altijd met een telefoontje naar een nummer dat je al had.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie vereniging
We kijken naar wat bij een carnavalsvereniging telt: dat het seizoen doorgaat, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Doorgaan in de drukste week
De zwakke plek: in een paar weken loopt alles tegelijk: kaartverkoop, de inschrijving voor de optocht, de sociale media en de kassa.
Zo gaat het mis: valt de kaartverkoop of de kassa uit in de drukste week, dan is er geen tijd om uit te zoeken wie wat kan.
Wat jullie doen: geef per systeem aan hoe erg uitval is in de drukste week, en zorg dat twee bestuursleden erbij kunnen.
Accounts op naam van de vereniging
De zwakke plek: het account op sociale media is jaren geleden gemaakt met het mailadres en telefoonnummer van een lid van de raad van elf.
Zo gaat het mis: is dat lid gestopt, dan gaat de code naar de telefoon van dat oud-lid als jullie het wachtwoord willen veranderen.
Wat jullie doen: maak een mailadres van de vereniging, en koppel de accounts daaraan.
Vrijwilligers van één avond
De zwakke plek: vrijwilligers krijgen in het seizoen toegang tot de kassa, een inschrijflijst of het account op sociale media.
Zo gaat het mis: na het seizoen kunnen ze er nog steeds bij, omdat niemand eraan dacht de toegang weg te halen.
Wat jullie doen: maak na de laatste avond een lijstje van wie toegang kreeg, en haal die weg bij wie hem niet meer nodig heeft.
Geen valse facturen in het seizoen
De zwakke plek: in het seizoen komen veel rekeningen binnen: van de zaal, de muziek en de drukker.
Zo gaat het mis: daartussen valt een valse factuur met een nieuw rekeningnummer minder op.
Wat jullie doen: controleer een nieuw rekeningnummer of een haastige betaalvraag altijd met een telefoontje naar een nummer dat jullie al hadden.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals de kaartverkoop, de inschrijving voor de optocht, de kassa, de website, de sociale media en de mail van het bestuur, en de vragen gaan over de vereniging, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een carnavalsvereniging
Zet de sociale media op de vereniging
Maak een mailadres van de vereniging en koppel de accounts daaraan. Zet er een tweede inlogstap op (naast het wachtwoord een code op een telefoon), en zorg dat twee bestuursleden erbij kunnen.
Ruim na het seizoen de toegang op
Maak na de laatste avond een lijstje van wie toegang kreeg tot de kassa, de inschrijflijsten en de accounts. Haal de toegang weg bij wie die niet meer nodig heeft.
Geef de fotograaf een lijstje
Vraag bij de inschrijving voor het jeugdcarnaval of ouders toestemming geven voor foto's online. Geef wie namens de vereniging fotografeert een lijstje van kinderen die niet online mogen.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in eigen tempo de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
In ons bestuur weet niemand veel van IT. Kunnen we de Checkup dan invullen?
Ja. De vragen gaan over de vereniging, niet over techniek: wie de kaartverkoop doet, op wiens mailadres de accounts staan en wie bij de kassa kan. Weet je iets niet, dan kies je "Weet ik niet". Dat punt komt dan in jullie plan.
Elke stap legt uit wat jullie doen en waarom, met een handleiding. Wat klaar is, vinken jullie af.
Mogen we foto's van de jeugdprins op sociale media zetten?
Is de jeugdprins of jeugdprinses jonger dan 16 jaar, dan heb je toestemming van de ouders nodig. Leg vast dat je die hebt. Ouders mogen hun toestemming altijd intrekken.
De Checkup vraagt hoe jullie dat bijhouden, en jullie plan helpt het vast te leggen, bijvoorbeeld bij de inschrijving voor het jeugdcarnaval. Het is geen juridisch advies.
Wanneer kunnen we het beste beginnen?
Zodra de Checkup voor verenigingen klaar is, kun je op elk moment beginnen. Een rustige periode buiten het seizoen is handig. Dan heb je tijd voor de eerste stappen voordat het weer druk wordt.
Het plan groeit daarna mee. Het blijft van de vereniging, ook als het bestuur wisselt, en wat al gedaan is, staat afgevinkt.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Harmonie, fanfare en drumband · Buurtvereniging · Toneelvereniging · alle 113 soorten
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
AI-gebruiksregels voor je team
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een carnavalsvereniging, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.