Hoeveel kopieën van jullie ledenlijst zwerven er nog door de buurt?
Een buurtvereniging is vaak klein en draait op een paar vrijwilligers. Toch is er IT: de ledenlijst, de contributie, de groepsapp van de buurt en de mail van het bestuur. Met de +Z Checkup zie je wat goed geregeld is en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Staat de ledenlijst nog op de laptop van de vorige secretaris?
- Wie beheert de buurtapp, en wie haalt de buren eruit die verhuisd zijn?
- Hebben ouders toestemming gegeven voor de foto's van de sinterklaasmiddag?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Ledenlijst, contributie en de mail van het bestuur
Bij veel buurtverenigingen staat de ledenlijst in een spreadsheet op de laptop van de secretaris. De penningmeester int de contributie met een betaalverzoek, of er gaat iemand langs de deuren. Het bestuur mailt vanaf privé-adressen. Dat is zo gegroeid, en voor een kleine vereniging werkt het vaak prima.
Lastig wordt het bij een bestuurswissel. De nieuwe secretaris krijgt de ledenlijst als bijlage in de mail, en de oude versie blijft op de laptop van de vorige secretaris staan. Na een paar wissels weet niemand meer hoeveel kopieën er zijn.
Ook de penningmeester krijgt soms een bericht dat niet klopt. Een voorbeeld: via een nieuw nummer vraagt "de voorzitter" of je vandaag nog de rekening van het buurtfeest wilt betalen. Bel bij twijfel altijd even naar het nummer dat je al had.
Adressen, de buurtapp en kinderen bij activiteiten
Namen, adressen en telefoonnummers van leden zijn persoonsgegevens. Daarvoor geldt de AVG, de Europese privacywet, ook bij een kleine vereniging. In een buurt ligt het extra dichtbij: uit de lijst is precies te zien wie waar woont.
Veel buurten hebben een groepsapp. Iedereen in de groep ziet elkaars telefoonnummer. Spreek af wie de groep beheert, wie erin mag en wat je doet als iemand verhuist.
Bij een buurtfeest of een sinterklaasmiddag worden foto's gemaakt, ook van kinderen. Voor foto's van kinderen jonger dan 16 jaar op de website of sociale media heb je toestemming van de ouders nodig, en ouders mogen die altijd intrekken.
Helpen vrijwilligers bij activiteiten voor kinderen, dan kun je hen vragen om een VOG, een verklaring omtrent het gedrag. Met de Regeling Gratis VOG kost die de vrijwilliger niets. Jullie vereniging moet dan wel aan de voorwaarden voldoen.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie vereniging
We kijken naar wat bij een buurtvereniging telt: dat de vereniging blijft draaien, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Doordraaien bij een bestuurswissel
De zwakke plek: de ledenlijst staat op de laptop van de secretaris, en het bestuur mailt vanaf privé-adressen.
Zo gaat het mis: stopt de secretaris, dan gaat de mail met die persoon mee, en krijgt de nieuwe secretaris alleen een bijlage.
Wat jullie doen: maak één mailadres voor het bestuur, en geef bij een wissel het nieuwe wachtwoord aan het nieuwe bestuur.
Eén ledenlijst op een plek van de vereniging
De zwakke plek: de ledenlijst staat in een spreadsheet op een privé-laptop.
Zo gaat het mis: gaat die laptop kapot, dan is de lijst weg. Of na een paar wissels weet niemand meer welke kopie de goede is.
Wat jullie doen: zet de ledenlijst in een gedeelde map van de vereniging, niet als bijlage in de mail.
Adressen, de buurtapp en foto's
De zwakke plek: uit de lijst is precies te zien wie waar woont, en in de buurtapp ziet iedereen elkaars nummer.
Zo gaat het mis: oude kopieën van de ledenlijst zwerven nog door de buurt. Verhuisde buren zitten nog in de app, of een foto van een kind komt online zonder toestemming.
Wat jullie doen: geef alleen de secretaris en de penningmeester toegang tot de lijst, spreek af wie de buurtapp beheert, en vraag ouders toestemming voor foto's.
Geen valse betaalverzoeken
De zwakke plek: de penningmeester betaalt rekeningen op een bericht.
Zo gaat het mis: via een nieuw nummer vraagt de voorzitter of de rekening van het buurtfeest vandaag nog betaald kan worden. Maar het is de voorzitter niet.
Wat jullie doen: spreek een belregel af: een nieuw rekeningnummer of een haastige betaalvraag altijd eerst nabellen op een bekend nummer.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals de ledenlijst, de contributie, de groepsapp, de website of sociale media en de mail van het bestuur, en de vragen gaan over de vereniging, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een buurtvereniging
Eén plek voor de ledenlijst
Zet de ledenlijst in een gedeelde map van de vereniging, niet als bijlage in de mail. Geef alleen de secretaris en de penningmeester toegang. Vraag de vorige secretaris om oude kopieën weg te gooien.
Een mailadres van de vereniging
Maak één mailadres voor het bestuur. Bij een wissel verander je het wachtwoord en geef je het nieuwe aan het nieuwe bestuur. De mail blijft dan bij de vereniging.
Spreek een belregel af
Spreek af dat de penningmeester een nieuw rekeningnummer of een haastige betaalvraag altijd eerst controleert met een telefoontje naar een bekend nummer. Schrijf die afspraak op, zodat een volgende penningmeester hem ook kent.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in eigen tempo de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
We zijn een kleine buurtvereniging. Is de Checkup dan niet te veel?
De vragen gaan over wat jullie doen. Gebruiken jullie weinig systemen, dan staan er ook minder stappen in jullie plan. Weet je iets niet, dan kies je "Weet ik niet".
Het plan staat op volgorde van belang: eerst de grootste risico's, en wat snel iets oplevert, zoals een abonnement dat niemand meer gebruikt. Bij een kleine vereniging begint dat vaak bij de ledenlijst op één plek en een mailadres van het bestuur.
Mogen we de ledenlijst met alle leden delen?
Wees daar voorzichtig mee. Het gaat om namen en adressen, en daarvoor geldt de AVG. In een buurt ligt het extra dichtbij: uit de lijst is precies te zien wie waar woont.
Een veilige keuze is om leden eerst te vragen of ze op zo'n lijst willen. De Checkup vraagt wie de ledenlijst kan zien. Het is geen juridisch advies.
Wie beheert de groepsapp als de beheerder verhuist?
Zorg dat er altijd twee beheerders zijn, en dat één van hen in het bestuur zit. Spreek ook af wie erin mag en wat jullie doen als iemand verhuist.
Zet op het overdrachtslijstje voor een nieuw bestuur wie de beheerders zijn. Het plan blijft van de vereniging, ook als het bestuur wisselt.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Dorpshuis · Speeltuinvereniging · Carnavalsvereniging · alle 113 soorten
Lees ook:
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een buurtvereniging, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.