De ledenlijst van je buurtvereniging staat vol namen en adressen van je buren. Zo ga je daar goed mee om.
Een buurtvereniging is vaak klein en draait op een paar vrijwilligers. Toch is er IT: de ledenlijst, de contributie, de groepsapp van de buurt en de mail van het bestuur. Met de +Z Checkup zie je wat goed geregeld is en wat als eerste kan.
Ledenlijst, contributie en de mail van het bestuur
Bij veel buurtverenigingen staat de ledenlijst in een spreadsheet op de laptop van de secretaris. De penningmeester int de contributie met een betaalverzoek, of er gaat iemand langs de deuren. Het bestuur mailt vanaf privé-adressen. Dat is zo gegroeid, en voor een kleine vereniging werkt het vaak prima.
Lastig wordt het bij een bestuurswissel. De nieuwe secretaris krijgt de ledenlijst als bijlage in de mail, en de oude versie blijft op de laptop van de vorige secretaris staan. Na een paar wissels weet niemand meer hoeveel kopieën er zijn.
Ook de penningmeester krijgt soms een bericht dat niet klopt. Een voorbeeld: via een nieuw nummer vraagt "de voorzitter" of je vandaag nog de rekening van het buurtfeest wilt betalen. Bel bij twijfel altijd even naar het nummer dat je al had.
Adressen, de buurtapp en kinderen bij activiteiten
Namen, adressen en telefoonnummers van leden zijn persoonsgegevens. Daarvoor geldt de AVG, de Europese privacywet, ook bij een kleine vereniging. In een buurt ligt het extra dichtbij: uit de lijst is precies te zien wie waar woont.
Veel buurten hebben een groepsapp. Iedereen in de groep ziet elkaars telefoonnummer. Spreek af wie de groep beheert, wie erin mag en wat je doet als iemand verhuist.
Bij een buurtfeest of een sinterklaasmiddag worden foto's gemaakt, ook van kinderen. Voor foto's van kinderen jonger dan 16 jaar op de website of sociale media heb je toestemming van de ouders nodig, en ouders mogen die altijd intrekken.
Helpen vrijwilligers bij activiteiten voor kinderen, dan kun je hen vragen om een VOG, een verklaring omtrent het gedrag. Met de Regeling Gratis VOG kost die de vrijwilliger niets. Je vereniging moet dan wel aan de voorwaarden voldoen. Zo heb je een inschrijving bij de KvK nodig en een beleid om ongewenst gedrag te voorkomen.
De Checkup signaleert welke regels voor je vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een buurtvereniging
Eén plek voor de ledenlijst
Zet de ledenlijst in een gedeelde map van de vereniging, niet als bijlage in de mail. Geef alleen de secretaris en de penningmeester toegang. Vraag de vorige secretaris om oude kopieën weg te gooien.
Een mailadres van de vereniging
Maak één mailadres voor het bestuur. Bij een wissel verander je het wachtwoord en geef je het nieuwe aan het nieuwe bestuur. De mail blijft dan bij de vereniging.
Spreek een belregel af
Spreek af dat de penningmeester een nieuw rekeningnummer of een haastige betaalvraag altijd eerst controleert met een telefoontje naar een bekend nummer. Schrijf die afspraak op, zodat een volgende penningmeester hem ook kent.
Waar de Checkup op let bij je vereniging
De Checkup vraagt naar wat een buurtvereniging gebruikt: de ledenlijst, de manier waarop je contributie int, de groepsapp, de website of sociale media, en de mailadressen van het bestuur. Van elk onderdeel geef je aan wie erbij kan.
In het IT-plan komt bijvoorbeeld hoe je de ledenlijst op één plek bewaart, waar een tweede inlogstap verstandig is, zoals op de mail van het bestuur en de bankzaken, en wat een nieuw bestuur bij de overdracht moet krijgen. Een tweede inlogstap betekent: naast je wachtwoord ook een code op je telefoon. Welke stappen erin komen, hangt af van wat je invult.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Veelgestelde vragen
We zijn een kleine buurtvereniging. Is de Checkup dan niet te veel?
De vragen gaan over wat jullie doen. Gebruik je weinig systemen, dan staan er ook minder stappen in je plan. Weet je iets niet, dan kies je "Weet ik niet".
Kan de penningmeester per jaar betalen?
Ja. Je betaalt dan €544,50 per jaar, inclusief btw. Dat is hetzelfde als per maand, alleen in één keer. Bij de start komt er eenmalig €181,50 bij.
Mogen we de ledenlijst met alle leden delen?
Wees daar voorzichtig mee. Het gaat om namen en adressen, en daarvoor geldt de AVG. Een veilige keuze is om leden eerst te vragen of ze op zo'n lijst willen. De Checkup vraagt wie de ledenlijst kan zien. Het is geen juridisch advies.
Wie beheert de groepsapp als de beheerder verhuist?
Zorg dat er altijd twee beheerders zijn, en dat één van hen in het bestuur zit. Zet op het overdrachtslijstje voor een nieuw bestuur wie de beheerders zijn.