Op zaterdag staat de ene vrijwilliger bij de ingang en de andere in de kiosk. Zo houd je de IT daarachter op orde.
Een speeltuinvereniging draait op vrijwilligers en gezinnen die lid zijn. Achter het hek zit meer IT dan je misschien denkt: de ledenadministratie, de kassa, camera's, de website en het dossier van je speeltoestellen. Met de +Z Checkup zie je wat goed geregeld is, en wat als eerste kan.
Leden, de ingang en de kiosk
Gezinnen worden lid en betalen contributie. In de ledenadministratie staan namen van ouders en kinderen, adressen en rekeningnummers. Bij sommige speeltuinen laat je bij de ingang een ledenpas zien, of opent een pas het hek. In de kiosk verkopen vrijwilligers ijsjes en limonade, met een kassa of een pinautomaat.
Een voorbeeld dat vaak voorkomt: er is één code voor de kassa of de pinapp, en die hangt op een briefje in de kiosk. Dat is praktisch met een wisselend rooster. Maar je ziet dan niet wie wat deed, en als een vrijwilliger stopt, blijft de code meestal hetzelfde.
Hangen er camera's, bijvoorbeeld tegen vernielingen buiten openingstijd, dan gelden de regels van de AVG, de Europese privacywet. Je hebt een goede reden nodig, en er mag geen andere manier zijn om je doel te bereiken. Bezoekers moeten weten dat er een camera hangt, bijvoorbeeld door een bordje. En je bewaart de beelden niet langer dan nodig.
Kinderen, vrijwilligers en het dossier van je toestellen
Op een speeltuin zijn vooral kinderen. Wil je foto's van een zomerfeest op de website of op sociale media zetten, dan heb je voor kinderen jonger dan 16 jaar toestemming van de ouders nodig. Ouders mogen die toestemming altijd intrekken.
Je vrijwilligers werken met kinderen. Minderjarigen gelden in de Regeling Gratis VOG als kwetsbare mensen. Heeft je vereniging een preventiebeleid en voldoet ze aan de andere voorwaarden, dan kun je via die regeling gratis een VOG voor je vrijwilligers klaarzetten bij Justis. Een VOG is een Verklaring Omtrent het Gedrag.
De NVWA (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit) vraagt voor elk speeltoestel een actueel dossier. Daarin staan onder andere de keuringen, de uitkomst van je eigen inspecties en eventuele ongevallen. Dat dossier bewaar je bij het toestel. Houdt een vrijwilliger de inspecties ook bij in een spreadsheet of app, zorg dan dat het bestuur erbij kan en dat er een kopie is.
De Checkup kijkt naar de IT rond je speeltuin. De veiligheid van de toestellen zelf valt erbuiten, en de Checkup is geen juridisch advies.
- Veilig Internetten: foto's en video's van je kind bij school, opvang of vereniging
- Uitvoeringswet AVG, artikel 5: toestemming van de wettelijk vertegenwoordiger
- Gratis VOG: wie is kwetsbaar volgens de regeling?
- Justis: VOG voor vrijwilligers en vrijwilligersorganisaties
- NVWA: wettelijke eisen voor beheerders van speeltoestellen
Drie eerste stappen voor een speeltuinvereniging
Geef elke vrijwilliger een eigen code in de kiosk
Kan je kassa of pinapp met eigen codes werken, zet dat dan aan. Kan dat niet, verander de gedeelde code dan als iemand stopt, en hang hem niet meer op in de kiosk.
Loop de camera's na
Hang een bordje op dat er camera's zijn. Verander het standaardwachtwoord van de camera's, en spreek af hoe lang je de beelden bewaart.
Zet een kopie van de toestellendossiers op een vaste plek
Maak een digitale kopie van de dossiers en inspectielijsten, op een account van de vereniging. Dan kan ook een nieuwe vrijwilliger ze vinden.
Waar de Checkup op let bij je vereniging
De Checkup voor verenigingen vraagt welke systemen jullie gebruiken: de ledenadministratie, de kassa of pinautomaat in de kiosk, een pas of code voor het hek, camera's, de website en de groepsapp van de vrijwilligers. Per systeem wil hij weten op wiens naam het staat en wie erbij kan.
Bij apparaten met internet, zoals camera's en een toegangssysteem, vraagt de Checkup of de standaardwachtwoorden zijn veranderd, en of ze los van de computer van de vereniging hangen. Omdat je met kinderen werkt, komen ook foto's en toestemming aan bod. Het IT-plan zet alles in stappen voor een vrijwilliger, met handleidingen en voorbeeldmails. De IT-raadgever kijkt het na en geeft advies.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Veelgestelde vragen
Ons bestuur bestaat uit ouders zonder IT-kennis. Lukt het dan?
Ja. De vragen gaan over jullie speeltuin: wie de ledenlijst bijhoudt, hoe de kiosk werkt en of er camera's hangen. Weet je iets niet, dan geef je dat aan.
Mogen we camera's ophangen tegen vernielingen?
Dat kan, als je een goede reden hebt en het doel niet op een andere manier kunt bereiken. Laat met een bordje zien dat er camera's hangen, en bewaar de beelden niet langer dan nodig. De Checkup is geen juridisch advies.
Kijkt de Checkup naar de veiligheid van onze speeltoestellen?
Nee, de Checkup gaat over IT. Hij kijkt wel of de digitale kopie van je dossiers en inspectielijsten goed bewaard is, en wie erbij kan.
We betalen liever alles in één keer. Kan dat?
Ja. Je betaalt dan €544,50 per jaar, inclusief btw. Dat is hetzelfde als per maand, alleen in één keer. Bij de start komt er eenmalig €181,50 bij.
Ook interessant
Verwante verenigingen: Buurtvereniging · Scouting · Dorpshuis · alle verenigingen
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?