Waar is het dossier van de speeltoestellen als de inspectie langskomt?
Een speeltuinvereniging draait op vrijwilligers en gezinnen die lid zijn. Achter het hek zit meer IT dan je misschien denkt: de ledenadministratie, de kassa, camera's, de website en het dossier van je speeltoestellen. Met de +Z Checkup zie je wat goed geregeld is, en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Wie kan de beelden van de camera's bekijken, en waar staan ze?
- Werken alle vrijwilligers in de kiosk met één code?
- Wie kan in de ledenadministratie bij de gegevens van alle gezinnen?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Leden, de ingang en de kiosk
Gezinnen worden lid en betalen contributie. In de ledenadministratie staan namen van ouders en kinderen, adressen en rekeningnummers. Bij sommige speeltuinen laat je bij de ingang een ledenpas zien, of opent een pas het hek. In de kiosk verkopen vrijwilligers ijsjes en limonade, met een kassa of een pinautomaat.
Een voorbeeld dat vaak voorkomt: er is één code voor de kassa of de pinapp, en die hangt op een briefje in de kiosk. Dat is praktisch met een wisselend rooster. Maar je ziet dan niet wie wat deed, en als een vrijwilliger stopt, blijft de code meestal hetzelfde.
Hangen er camera's, bijvoorbeeld tegen vernielingen buiten openingstijd, dan gelden de regels van de AVG, de Europese privacywet. Je hebt een goede reden nodig, en er mag geen andere manier zijn om je doel te bereiken. Bezoekers moeten weten dat er een camera hangt, bijvoorbeeld door een bordje. En je bewaart de beelden niet langer dan nodig.
Kinderen, vrijwilligers en het dossier van je toestellen
Op een speeltuin zijn vooral kinderen. Wil je foto's van een zomerfeest op de website of op sociale media zetten, dan heb je voor kinderen jonger dan 16 jaar toestemming van de ouders nodig. Ouders mogen die toestemming altijd intrekken.
Jullie vrijwilligers werken met kinderen. Minderjarigen gelden in de Regeling Gratis VOG als kwetsbare mensen. Voldoet jullie vereniging aan de voorwaarden, dan kun je via die regeling zonder kosten een VOG (Verklaring Omtrent het Gedrag) voor jullie vrijwilligers klaarzetten bij Justis.
De NVWA (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit) vraagt voor elk speeltoestel een actueel dossier. Daarin staan onder andere de keuringen, de uitkomst van je eigen inspecties en eventuele ongevallen. Dat dossier bewaar je bij het toestel. Houdt een vrijwilliger de inspecties ook bij in een spreadsheet of app, zorg dan dat het bestuur erbij kan en dat er een kopie is.
De Checkup kijkt naar de IT rond je speeltuin. De veiligheid van de toestellen zelf valt erbuiten, en de Checkup is geen juridisch advies.
- Veilig Internetten: foto's en video's van je kind bij school, opvang of vereniging
- Uitvoeringswet AVG, artikel 5: toestemming van de wettelijk vertegenwoordiger
- Gratis VOG: wie is kwetsbaar volgens de regeling?
- Justis: VOG voor vrijwilligers en vrijwilligersorganisaties
- NVWA: wettelijke eisen voor beheerders van speeltoestellen
Waar de Checkup op let bij jullie vereniging
We kijken naar wat bij een speeltuinvereniging telt: dat de speeltuin blijft draaien met wisselende vrijwilligers, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Blijven draaien met wisselende vrijwilligers
De zwakke plek: de ledenadministratie, de website en de kiosk hangen vaak aan een paar vrijwilligers.
Zo gaat het mis: stopt een vrijwilliger, dan kan niemand meer bij de ledenadministratie of de website, en de code van de kiosk blijft hetzelfde.
Wat jullie doen: zet de systemen op een account van de vereniging, en zorg dat het bestuur erbij kan.
Het dossier van de speeltoestellen
De zwakke plek: de inspecties staan in een spreadsheet of app van één vrijwilliger.
Zo gaat het mis: komt de inspectie langs, dan kan het bestuur niet bij de inspectielijsten, en er is geen kopie.
Wat jullie doen: maak een digitale kopie van de dossiers en inspectielijsten, op een account van de vereniging.
Codes, camera's en de ledenlijst
De zwakke plek: één code voor de kassa op een briefje in de kiosk, en camera's met het standaardwachtwoord.
Zo gaat het mis: een vrijwilliger die stopte kent de code nog, en niemand weet wie de beelden kan bekijken.
Wat jullie doen: geef elke vrijwilliger een eigen code, verander het standaardwachtwoord van de camera's, en spreek af wie de beelden mag zien.
Een kloppende kassa en toestemming voor foto's
De zwakke plek: met één gedeelde code zie je niet wie wat deed.
Zo gaat het mis: klopt de kassa niet, dan weet niemand wat er gebeurde. Of een foto van een kind komt online zonder toestemming van de ouders.
Wat jullie doen: werk met eigen codes in de kiosk, en leg vast welke ouders toestemming gaven voor foto's.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals de ledenadministratie, de kassa in de kiosk, de camera's en de website, en de vragen gaan over de vereniging, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een speeltuinvereniging
Geef elke vrijwilliger een eigen code in de kiosk
Kan je kassa of pinapp met eigen codes werken, zet dat dan aan. Kan dat niet, verander de gedeelde code dan als iemand stopt, en hang hem niet meer op in de kiosk.
Loop de camera's na
Hang een bordje op dat er camera's zijn. Verander het standaardwachtwoord van de camera's, en spreek af hoe lang je de beelden bewaart.
Zet een kopie van de toestellendossiers op een vaste plek
Maak een digitale kopie van de dossiers en inspectielijsten, op een account van de vereniging. Dan kan ook een nieuwe vrijwilliger ze vinden.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in eigen tempo de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Ons bestuur bestaat uit ouders zonder IT-kennis. Lukt het dan?
Ja. De vragen gaan over jullie speeltuin: wie de ledenlijst bijhoudt, hoe de kiosk werkt en of er camera's hangen. Weten jullie iets niet, dan geven jullie dat aan, en dat wordt een stap om uit te zoeken.
Elke stap in jullie plan legt uit wat jullie doen en waarom, met een handleiding. Wat klaar is, vinken jullie af.
Mogen we camera's ophangen tegen vernielingen?
Dat kan, als je een goede reden hebt en het doel niet op een andere manier kunt bereiken. Laat met een bordje zien dat er camera's hangen, en bewaar de beelden niet langer dan nodig.
Spreek ook af wie de beelden mag bekijken, en verander het standaardwachtwoord van de camera's. De Checkup vraagt of jullie dat hebben geregeld, maar is geen juridisch advies.
Kijkt de Checkup naar de veiligheid van onze speeltoestellen?
Nee, de Checkup gaat over IT. De keuringen en de veiligheid van de toestellen zelf vallen erbuiten.
Hij kijkt wel of de digitale kopie van jullie dossiers en inspectielijsten goed bewaard is, en wie erbij kan. Zo vindt ook een nieuwe vrijwilliger ze als de inspectie langskomt.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Buurtvereniging · Scouting · Dorpshuis · alle 113 soorten
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een speeltuinvereniging, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.