Huurders vragen om de wifi, vrijwilligers om de code van de sleutelkast. Zo houd je de IT van je dorpshuis op orde.
Een dorpshuis draait op vrijwilligers, en steeds vaker ook op IT: de agenda voor de zaalverhuur, de kassa achter de bar, de wifi en de mail van het bestuur. Met de +Z Checkup zie je wat al goed geregeld is, en wat als eerste aandacht verdient.
Zaalverhuur, de bar en de agenda
Veel dorpshuizen zijn een stichting, met een bestuur en een grote groep vrijwilligers. Er is zaalverhuur voor feesten en vergaderingen, er komen vaste clubs die elke week een zaal gebruiken, en achter de bar staat een kassa met een pinautomaat.
De agenda voor de zaalverhuur staat vaak in een gedeelde agenda of een spreadsheet die een vrijwilliger bijhoudt. Het rooster voor de bar staat in een app of hangt op papier in de keuken. Dat is zo gegroeid, en het werkt zolang iedereen weet waar alles staat.
Wat beter kan, merk je vaak pas als er iets tegenzit. Een voorbeeld: de verhuuragenda staat op het privé-account van de beheerder. Hij wordt ziek, en niemand anders kan zien welke zaal er zaterdag verhuurd is en aan wie.
Wifi, sleutels en camera's in een gebouw voor iedereen
In een dorpshuis komen veel mensen die geen vrijwilliger zijn. Huurders vragen om de wifi. Vaak is er één netwerk, en daar hangen ook de computer van de beheerder, de kassa en de camera's aan. Met een gastnetwerk houd je dat uit elkaar. Een gastnetwerk is een tweede wifi-netwerk, alleen voor bezoekers.
Sleutels en codes gaan van hand tot hand. Een codeslot of sleutelkast is handig. Maar na een paar jaar kennen veel mensen de code, ook oud-vrijwilligers en huurders van vroeger.
Hangen er camera's, dan geldt de AVG, de Europese privacywet. De Autoriteit Persoonsgegevens noemt onder meer deze regels: je hebt een goede reden nodig, je laat bijvoorbeeld met bordjes zien dat er gefilmd wordt, je regelt wie de beelden mag bekijken en je bewaart ze niet langer dan nodig.
De Checkup signaleert welke regels voor je vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een dorpshuis
Zet een gastnetwerk aan
Veel routers kunnen een apart netwerk voor gasten maken. Geef huurders dat wachtwoord, en houd de kassa en de computer van het bestuur op het andere netwerk. Weet je niet hoe het moet, vraag het dan aan je internetprovider.
Zet de verhuuragenda op het dorpshuis
Maak een mailadres of account van het dorpshuis, en zet de verhuuragenda daarop. Geef minstens twee mensen toegang, zodat er altijd iemand bij kan.
Verander de code van de sleutelkast
Doe dat op een vast moment, bijvoorbeeld elk jaar na de vrijwilligersavond. Houd bij wie de nieuwe code krijgt.
Waar de Checkup op let bij je vereniging
Een bestuurslid of de beheerder vult de vragen in over het dorpshuis. De Checkup vraagt welke systemen jullie gebruiken: de verhuuragenda, de kassa en de pinautomaat, de wifi, de camera's, de website en de mail van het bestuur. Bij elk systeem geef je aan wie erbij kan, en hoe erg het is als het een dag niet werkt.
Bij een kassa, camera's of een codeslot met internet wil de Checkup weten of die los hangen van de wifi voor bezoekers, en of de standaardwachtwoorden zijn veranderd. Daarna zet het IT-plan op volgorde wat eerst kan, zoals een tweede inlogstap op de mail van het bestuur. Een tweede inlogstap betekent: naast je wachtwoord ook een code op je telefoon. Heb je een IT-leverancier of een leverancier van de kassa, dan staat er een voorbeeldmail in het plan met de vragen die je kunt stellen.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid of de beheerder beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over het dorpshuis, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Veelgestelde vragen
Wij zijn een stichting, geen vereniging. Is de Checkup ook voor ons?
Ja. De Checkup voor verenigingen is ook voor stichtingen die net zo werken, met een bestuur en vrijwilligers. De vragen gaan over jullie gebouw, jullie systemen en wie wat doet.
Kan de penningmeester van de stichting per jaar betalen?
Ja. Je betaalt dan €544,50 per jaar, inclusief btw. Dat is hetzelfde als per maand, alleen in één keer. Bij de start komt er eenmalig €181,50 bij.
Kijkt de Checkup ook naar de kassa en de pinautomaat?
Naar de IT eromheen: wie erbij kan, of de kassa los hangt van de wifi voor bezoekers, en wie je belt als hij niet werkt. Het onderhoud van de kassa zelf doet je leverancier. De IT-raadgever geeft advies en kijkt je plan na, hij past zelf niets aan.
Huurders willen hun laptop aansluiten voor muziek of een presentatie. Is dat een probleem?
Meestal niet. Laat ze dat doen op het gastnetwerk, niet op de computer van het dorpshuis. Je kunt dat opnemen in de huisregels die huurders bij de verhuur krijgen.
Ook interessant
Verwante verenigingen: Buurtvereniging · Speeltuinvereniging · Toneelvereniging · alle verenigingen
Lees ook:
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Zo werken wij