Als de beheerder ziek is, weet iemand dan of de zaal zaterdag verhuurd is?
Een dorpshuis draait op vrijwilligers, en steeds vaker ook op IT: de agenda voor de zaalverhuur, de kassa achter de bar, de wifi en de mail van het bestuur. Met de +Z Checkup zie je wat al goed geregeld is, en wat als eerste aandacht verdient.
Even eerlijk
- Zitten huurders op hetzelfde wifi-netwerk als de kassa en de camera's?
- Hoeveel mensen kennen de code van de sleutelkast van jullie dorpshuis?
- Wie kijkt naar de beelden van de camera's, en weten bezoekers dat ze er hangen?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Zaalverhuur, de bar en de agenda
Veel dorpshuizen zijn een stichting, met een bestuur en een grote groep vrijwilligers. Er is zaalverhuur voor feesten en vergaderingen, er komen vaste clubs die elke week een zaal gebruiken, en achter de bar staat een kassa met een pinautomaat.
De agenda voor de zaalverhuur staat vaak in een gedeelde agenda of een spreadsheet die een vrijwilliger bijhoudt. Het rooster voor de bar staat in een app of hangt op papier in de keuken. Dat is zo gegroeid, en het werkt zolang iedereen weet waar alles staat.
Wat beter kan, merk je vaak pas als er iets tegenzit. Een voorbeeld: de verhuuragenda staat op het privé-account van de beheerder. Die wordt ziek, en niemand anders kan zien welke zaal er zaterdag verhuurd is en aan wie.
Wifi, sleutels en camera's in een gebouw voor iedereen
In een dorpshuis komen veel mensen die geen vrijwilliger zijn. Huurders vragen om de wifi. Vaak is er één netwerk, en daar hangen ook de computer van de beheerder, de kassa en de camera's aan. Met een gastnetwerk houd je dat uit elkaar. Een gastnetwerk is een tweede wifi-netwerk, alleen voor bezoekers.
Sleutels en codes gaan van hand tot hand. Een codeslot of sleutelkast is handig. Maar na een paar jaar kennen veel mensen de code, ook oud-vrijwilligers en huurders van vroeger.
Hangen er camera's, dan geldt de AVG, de Europese privacywet. De Autoriteit Persoonsgegevens noemt onder meer deze regels: je hebt een goede reden nodig, je laat bijvoorbeeld met bordjes zien dat er gefilmd wordt, je regelt wie de beelden mag bekijken en je bewaart ze niet langer dan nodig.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie dorpshuis
We kijken naar wat bij een dorpshuis telt: dat de verhuur en de bar doorgaan, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Doorgaan als de beheerder ziek is
De zwakke plek: de verhuuragenda staat vaak op het privé-account van de beheerder of in een spreadsheet van één vrijwilliger.
Zo gaat het mis: wordt de beheerder ziek, dan kan niemand zien welke zaal er zaterdag verhuurd is en aan wie.
Wat jullie doen: zet de verhuuragenda op een mailadres of account van het dorpshuis, en geef minstens twee mensen toegang.
Agenda, rooster en mail bij het dorpshuis
De zwakke plek: de agenda, het barrooster en de mail van het bestuur staan op verschillende privé-accounts.
Zo gaat het mis: stopt een vrijwilliger of bestuurslid, dan gaan de agenda of de mail mee.
Wat jullie doen: zet de agenda en de mail op accounts van het dorpshuis, zodat ze blijven als iemand stopt.
Sleutelkast, wifi en camera's
De zwakke plek: na een paar jaar kennen veel mensen de code van de sleutelkast, en huurders zitten op hetzelfde netwerk als de kassa en de camera's.
Zo gaat het mis: oud-vrijwilligers en huurders van vroeger kunnen nog naar binnen. Of een bezoeker op de wifi komt bij de kassa of de camera's.
Wat jullie doen: verander de code van de sleutelkast elk jaar, en zet een gastnetwerk aan voor huurders.
Een kloppende verhuuragenda
De zwakke plek: de verhuur staat in een gedeelde agenda, een spreadsheet en soms nog op papier.
Zo gaat het mis: een zaal staat in de ene lijst wel en in de andere niet verhuurd, en op zaterdag staan er twee groepen voor de deur.
Wat jullie doen: houd de verhuur bij op één plek, en laat iedereen daar kijken.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals de verhuuragenda, de kassa en de pinautomaat, de wifi, de camera's, de website en de mail van het bestuur, en de vragen gaan over het dorpshuis, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een dorpshuis
Zet een gastnetwerk aan
Veel routers kunnen een apart netwerk voor gasten maken. Geef huurders dat wachtwoord, en houd de kassa en de computer van het bestuur op het andere netwerk. Weet je niet hoe het moet, vraag het dan aan je internetprovider.
Zet de verhuuragenda op het dorpshuis
Maak een mailadres of account van het dorpshuis, en zet de verhuuragenda daarop. Geef minstens twee mensen toegang, zodat er altijd iemand bij kan.
Verander de code van de sleutelkast
Doe dat op een vast moment, bijvoorbeeld elk jaar na de vrijwilligersavond. Houd bij wie de nieuwe code krijgt.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of de beheerder beantwoordt in eigen tempo de vragen over het dorpshuis, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Wij zijn een stichting, geen vereniging. Is de Checkup ook voor ons?
Ja. De Checkup voor verenigingen is ook voor stichtingen die net zo werken, met een bestuur en vrijwilligers. De vragen gaan over jullie gebouw, jullie systemen en wie wat doet.
Jullie plan staat op volgorde van belang: eerst de grootste risico's, en wat snel iets oplevert, zoals een abonnement dat niemand meer gebruikt. Het blijft van de stichting, ook als het bestuur wisselt, en wat al gedaan is, staat afgevinkt.
Kijkt de Checkup ook naar de kassa en de pinautomaat?
Naar de IT eromheen: wie erbij kan, of de kassa los hangt van de wifi voor bezoekers, en wie jullie bellen als hij niet werkt. Het onderhoud van de kassa zelf doet de leverancier.
Jullie plan helpt je een A4 te maken voor als de kassa uitvalt. Ligt een stap bij de leverancier van de kassa, dan staat er een voorbeeldbericht klaar met de vragen die jullie kunnen stellen. Aanpassen doen jullie zelf, of de leverancier.
Huurders willen hun laptop aansluiten voor muziek of een presentatie. Is dat een probleem?
Meestal niet. Laat ze dat doen op het gastnetwerk, niet op de computer van het dorpshuis.
Jullie kunnen dat opnemen in de huisregels die huurders bij de verhuur krijgen. Zo blijven de kassa en de computer van het bestuur apart van wat bezoekers meenemen.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Buurtvereniging · Speeltuinvereniging · Toneelvereniging · alle 113 soorten
Lees ook:
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Zo werken wij
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een dorpshuis, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van gebruikers en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.