Voor het zomerkamp verzamelt de leiding allergieën en medicijnen van alle kinderen. Zo bewaar je die gegevens goed.
Een scoutinggroep draait op vrijwilligers: leiding, groepsbestuur en ouders die meehelpen. Met de +Z Checkup zie je hoe je ledenadministratie, kampgegevens, foto's en accounts geregeld zijn, en wat als eerste kan.
SOL, VOG's en het groepsbestuur
De ledenadministratie van Scouting Nederland heet SOL 3.0, vroeger Scouts Online. Daarin houdt je groep leden en financiën bij. Vrijwilligers werken erin met een eigen rol, zoals voorzitter, penningmeester of gegevensbeheerder.
Voor elke functie binnen Scouting is een VOG verplicht: een Verklaring Omtrent het Gedrag van Justis. Om de drie jaar vraag je een nieuwe aan. De overheid betaalt de kosten, als je groep is aangemeld bij de Regeling Gratis VOG.
Wie welke rol heeft, en wanneer de VOG van elk kaderlid verloopt, houdt een vrijwilliger vaak bij in een eigen lijstje. Dat is zo gegroeid. Bij een wissel in het groepsbestuur helpt het als die informatie op één vaste plek staat, en als rollen van mensen die gestopt zijn worden opgeruimd.
Kampformulieren, foto's en groepsapps
Voor een kamp vraag je ouders naar allergieën, medicijnen en een noodnummer. Gegevens over gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens. Die zijn volgens de AVG, de Europese privacywet, extra beschermd. Een voorbeeld dat vaak voorkomt: de kampformulieren staan in een gedeelde map waar oud-leiding nog bij kan. Of ze staan na het kamp nog maanden in de mailbox van de kampstaf.
Na een opkomst of kamp wil je graag foto's delen. Voor foto's van kinderen jonger dan 16 jaar op de website of op sociale media heb je toestemming van de ouders nodig. Je moet kunnen laten zien dat je die hebt, en ouders mogen hun toestemming altijd intrekken.
Leiding en ouders overleggen vaak in een groepsapp per speltak. Dat werkt snel. Zet er geen medische gegevens of adreslijsten in, en haal leiding die stopt uit de groep.
De Checkup signaleert welke regels voor je vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een scoutinggroep
Ruim na het kamp de formulieren op
Spreek vooraf af wie de kampformulieren na afloop verwijdert, en wanneer. Wat je volgend jaar weer nodig hebt, vraag je dan opnieuw aan de ouders.
Loop de rollen in SOL na
Kijk met de secretaris wie welke rol heeft. Haal rollen weg bij leiding en bestuursleden die gestopt zijn, zodat alleen de huidige vrijwilligers bij de gegevens kunnen.
Houd de VOG-data op één plek bij
Zet per kaderlid op één vaste plek wanneer de VOG is afgegeven. Dan zie je op tijd wie na drie jaar een nieuwe nodig heeft.
Waar de Checkup op let bij je vereniging
De Checkup voor verenigingen vraagt welke systemen je groep gebruikt. Bij scouting zijn dat meestal SOL, de mail en de website van de groep, gedeelde mappen voor kampformulieren, groepsapps en de bankrekening. Per systeem vraagt de Checkup wie erbij kan, en of dat nog klopt met wie er nu actief is.
Omdat je met kinderen werkt, vraagt de Checkup naar gezondheidsgegevens, foto's en toestemming. Hij vraagt ook hoe je groep een wissel in leiding of groepsbestuur regelt: welke accounts en wachtwoorden gaan dan over? Het IT-plan zet dat in stappen die een vrijwilliger kan uitvoeren, met handleidingen en voorbeeldmails. De IT-raadgever kijkt het na en geeft advies.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Veelgestelde vragen
Scouting Nederland regelt SOL toch al? Wat moeten wij dan nog doen?
Scouting Nederland zorgt voor het systeem zelf. Wie er in jullie groep bij kan, en of die rollen kloppen, regel je als groep. Dat geldt ook voor alles buiten SOL, zoals de mail, de website en de gedeelde mappen.
Mogen we kampfoto's op onze website zetten?
Voor foto's van kinderen jonger dan 16 jaar heb je toestemming van de ouders nodig. Houd bij wie toestemming gaf, en kies bij de anderen een foto waarop ze niet herkenbaar zijn. Trekt een ouder de toestemming in, dan haal je de foto weg.
We hebben geen IT'er in het groepsbestuur. Lukt het dan?
Ja. De vragen gaan over jullie groep: wie de ledenadministratie doet, waar kampformulieren staan en wie de website bijhoudt. Twijfel je bij een vraag, dan geef je dat aan.
Kijkt de Checkup ook naar ons clubhuis?
Naar de IT erin: het wifi, een computer of printer, en eventuele camera's. Het gebouw zelf valt erbuiten.
Ook interessant
Verwante verenigingen: Speeltuinvereniging · Watersportvereniging · Buurtvereniging · alle verenigingen
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Zo werken wij