Waar blijven de medicijnlijsten na het zomerkamp?
Een scoutinggroep draait op vrijwilligers: leiding, groepsbestuur en ouders die meehelpen. Met de +Z Checkup zie je hoe jullie ledenadministratie, kampgegevens, foto's en accounts geregeld zijn, en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Heeft iemand nog een rol in SOL die al jaren niet meer bij de groep is?
- Weten jullie van elke leider wanneer de VOG is aangevraagd?
- Staan er foto's van kinderen in groepsapps van leiding die al gestopt is?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
SOL, VOG's en het groepsbestuur
De ledenadministratie van Scouting Nederland heet SOL 3.0, vroeger Scouts Online. Daarin houdt jullie groep leden en financiën bij. Vrijwilligers werken erin met een eigen rol, zoals voorzitter, penningmeester of gegevensbeheerder.
Voor elke functie binnen Scouting is een VOG verplicht: een Verklaring Omtrent het Gedrag van Justis. Om de drie jaar vraag je een nieuwe aan. De overheid betaalt de kosten, als jullie groep is aangemeld bij de Regeling Gratis VOG.
Wie welke rol heeft, en wanneer de VOG van elk kaderlid verloopt, houdt een vrijwilliger vaak bij in een eigen lijstje. Dat is zo gegroeid. Bij een wissel in het groepsbestuur helpt het als die informatie op één vaste plek staat, en als rollen van mensen die gestopt zijn worden opgeruimd.
Kampformulieren, foto's en groepsapps
Voor een kamp vraag je ouders naar allergieën, medicijnen en een noodnummer. Gegevens over gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens. Die zijn volgens de AVG, de Europese privacywet, extra beschermd. Een voorbeeld dat vaak voorkomt: de kampformulieren staan in een gedeelde map waar oud-leiding nog bij kan. Of ze staan na het kamp nog maanden in de mailbox van de kampstaf.
Na een opkomst of kamp wil je graag foto's delen. Voor foto's van kinderen jonger dan 16 jaar op de website of op sociale media heb je toestemming van de ouders nodig. Je moet kunnen laten zien dat je die hebt, en ouders mogen hun toestemming altijd intrekken.
Leiding en ouders overleggen vaak in een groepsapp per speltak. Dat werkt snel. Zet er geen medische gegevens of adreslijsten in, en haal leiding die stopt uit de groep.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie groep
We kijken naar wat bij een scoutinggroep telt: dat de groep blijft draaien als leiding of bestuur wisselt, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Blijven draaien als leiding wisselt
De zwakke plek: wie welke rol heeft en wanneer een VOG verloopt, staat vaak in het eigen lijstje van één vrijwilliger.
Zo gaat het mis: stopt die vrijwilliger, dan weet niemand meer wanneer een VOG opnieuw moet, of welke accounts en wachtwoorden overgaan.
Wat jullie doen: houd per kaderlid op één vaste plek bij wanneer de VOG is afgegeven, en regel wat er overgaat bij een wissel.
Kampformulieren en het archief van de groep
De zwakke plek: kampformulieren staan in gedeelde mappen en in de mailbox van de kampstaf.
Zo gaat het mis: na het kamp staan ze nog maanden in een mailbox, of in een map waar oud-leiding bij kan.
Wat jullie doen: spreek vooraf af wie de kampformulieren na afloop verwijdert, en wanneer.
Rollen in SOL en groepsapps
De zwakke plek: rollen in SOL en groepsapps worden niet opgeruimd.
Zo gaat het mis: iemand die al jaren niet meer bij de groep is, heeft nog een rol in SOL. Of er staan foto's van kinderen in groepsapps van leiding die gestopt is.
Wat jullie doen: loop de rollen in SOL na, en haal leiding die stopt uit de groepsapps.
Kloppende gegevens en toestemming
De zwakke plek: medische gegevens en adreslijsten die rondgaan in groepsapps.
Zo gaat het mis: een lijst met allergieën is niet meer actueel, of een foto van een kind komt online zonder toestemming.
Wat jullie doen: zet geen medische gegevens of adreslijsten in groepsapps, en houd bij welke ouders toestemming gaven voor foto's.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals SOL, de mail en de website van de groep, de gedeelde mappen voor kampformulieren en de groepsapps, en de vragen gaan over de vereniging, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een scoutinggroep
Ruim na het kamp de formulieren op
Spreek vooraf af wie de kampformulieren na afloop verwijdert, en wanneer. Wat je volgend jaar weer nodig hebt, vraag je dan opnieuw aan de ouders.
Loop de rollen in SOL na
Kijk met de secretaris wie welke rol heeft. Haal rollen weg bij leiding en bestuursleden die gestopt zijn, zodat alleen de huidige vrijwilligers bij de gegevens kunnen.
Houd de VOG-data op één plek bij
Zet per kaderlid op één vaste plek wanneer de VOG is afgegeven. Dan zie je op tijd wie na drie jaar een nieuwe nodig heeft.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in eigen tempo de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Scouting Nederland regelt SOL toch al? Wat moeten wij dan nog doen?
Voor een deel. Scouting Nederland zorgt voor het systeem zelf. Wat het niet levert, is hoe jullie groep ermee werkt. Daar helpt de Checkup bij:
- Rollen. Jullie plan zegt hoe jullie de rollen in SOL nalopen, en rollen weghalen bij leiding en bestuursleden die gestopt zijn.
- VOG's. Jullie plan zegt hoe jullie op één vaste plek bijhouden wanneer de VOG van elk kaderlid verloopt.
- Alles buiten SOL. De mail, de website, de gedeelde mappen met kampformulieren en de groepsapps: jullie plan zet het op volgorde.
Scouting Nederland kijkt naar SOL. De Checkup kijkt naar de hele groep.
Mogen we kampfoto's op onze website zetten?
Voor foto's van kinderen jonger dan 16 jaar heb je toestemming van de ouders nodig. Houd bij wie toestemming gaf, en kies bij de anderen een foto waarop ze niet herkenbaar zijn.
Trekt een ouder de toestemming in, dan haal je de foto weg. De Checkup vraagt hoe jullie dat nu regelen, maar is geen juridisch advies.
We hebben geen IT'er in het groepsbestuur. Lukt het dan?
Ja. De vragen gaan over jullie groep: wie de ledenadministratie doet, waar kampformulieren staan en wie de website bijhoudt. Twijfelen jullie bij een vraag, dan geven jullie dat aan, en dat wordt een stap om uit te zoeken.
Elke stap in jullie plan legt uit wat jullie doen en waarom, met een handleiding. Wat klaar is, vinken jullie af, en het plan blijft van de groep als het bestuur wisselt.
Kijkt de Checkup ook naar ons clubhuis?
Naar de IT erin: het wifi, een computer of printer, en eventuele camera's. Het gebouw zelf valt erbuiten.
De Checkup vraagt wie die apparaten beheert en wie erbij kan. Wat nog niet geregeld is, komt als stap in jullie plan.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Speeltuinvereniging · Watersportvereniging · Buurtvereniging · alle 113 soorten
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Zo werken wij
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een scoutinggroep, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van jeugdleden, ouders en leiding, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.