De sleutel van de botenloods gaat van hand tot hand. Zo houd je ook de digitale sleutels van je watersportvereniging op orde.
Zeilen, roeien of kanoën: een watersportvereniging draait op boten, een loods of haven en veel vrijwilligers. Met de +Z Checkup voor verenigingen zie je welke accounts en systemen goed geregeld zijn, en wat als eerste aandacht vraagt.
Boten afschrijven, de bond en het ledenbestand
Welke bond bij je vereniging hoort, hangt af van de sport. Is je roeivereniging aangesloten bij de KNRB, de roeibond, dan krijg je een gratis basislicentie van KNRB Club. Dat is de digitale ledenadministratie van de bond. Is je vereniging lid van het Watersportverbond, bijvoorbeeld voor zeilen of kanoën, dan geef je leden door via Mijn.Watersportverbond. Dat kan met de hand, of automatisch als je ledenpakket een koppeling heeft.
Daarnaast is er vaak een manier om boten af te schrijven of te reserveren. Soms een app, soms een lijst op de website, soms nog een schrift in de loods. Daarin zie je ook wie er op het water is. Dat is handig voor de veiligheid.
Een voorbeeld. Bij een zeilvereniging opent een code het hek van de steiger. Die code is al jaren dezelfde, dus oud-leden en de huurder van vorig jaar kennen hem nog. Zo is het gegroeid. Met accounts gaat het vaak net zo: het wachtwoord van de website of van de Instagram van de jeugd is ook al jaren hetzelfde, en veel mensen kennen het.
Jeugd op het water, camera's en de overdracht
Heeft je vereniging een jeugdafdeling, dan heb je voor de lessen gegevens van kinderen nodig, zoals een noodnummer en of ze een zwemdiploma hebben. Foto's van een jeugdwedstrijd zet je alleen online als de ouders van kinderen jonger dan 16 jaar toestemming gaven. Ouders kunnen die toestemming altijd weer intrekken.
Hangen er camera's bij de loods of de haven, dan gelden daar regels voor. Je hebt een goede reden nodig, zoals inbraak voorkomen, en je maakt duidelijk dat er gefilmd wordt. Kijk ook wie de beelden kan zien, en of de camera nog het wachtwoord van de fabriek heeft.
Bij een bestuurswissel gaan de sleutels van de loods over. Met de digitale sleutels gaat dat minder vanzelf: het mailadres van de penningmeester, de toegang tot de bankrekening en de beheerder van het afschrijfsysteem. Staan die op de privémail van de vertrekkende bestuurder, dan kost de overdracht meer tijd.
De Checkup signaleert welke regels voor je vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een watersportvereniging
Maak een sleutellijst, ook voor digitale sleutels
Schrijf op wie een sleutel van de loods heeft, wie de hekcode kent en wie bij welk account kan. Bewaar die lijst op een plek van de vereniging, niet bij één persoon thuis.
Verander codes op een vast moment
Kies bijvoorbeeld het einde van het seizoen. Verander dan de hekcode en de wachtwoorden van gedeelde accounts, en geef de nieuwe alleen aan wie ze nodig heeft.
Maak mailadressen voor een functie
Gebruik adressen als penningmeester@ of jeugd@, met de naam van je vereniging erachter. Bij een wissel geef je het adres door, en alle mail gaat mee.
Waar de Checkup op let bij je vereniging
De Checkup voor verenigingen vraagt naar je vereniging, niet naar techniek. Bij een watersportvereniging gaat het bijvoorbeeld over de ledenadministratie en de koppeling met je bond, en over hoe jullie boten afschrijven of reserveren. En over wie beheerder is van die systemen.
Heb je een hek met een code, een toegangssysteem of camera's, dan vraagt de Checkup naar de IT eromheen: wie kan de codes aanpassen, wie ziet de beelden, en zijn de standaardwachtwoorden veranderd. Heb je een jeugdafdeling, dan vraagt hij waar de gegevens van de kinderen staan en hoe je toestemming voor foto's bijhoudt.
In het IT-plan komt ook een overzicht van accounts en beheerders. Dat helpt bij de volgende bestuurswissel. Per onderwerp staat erin wat al goed gaat en wat de volgende stap is, met een handleiding die een vrijwilliger kan volgen.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Veelgestelde vragen
Onze afschrijflijst is nog een schrift in de loods. Moet dat digitaal?
Nee, niet per se. Een schrift werkt, zolang iedereen het gebruikt. De Checkup vraagt hoe jullie afschrijven en wie er zicht op heeft. In het IT-plan staat of een digitale stap iets toevoegt voor jullie.
Kijkt de Checkup ook naar onze camera's en het toegangshek?
Naar de IT eromheen: zijn de standaardwachtwoorden veranderd, wie kan de beelden zien en wie kan de codes aanpassen. Hoe goed de camera zelf filmt, valt erbuiten.
Het bestuur wisselt binnenkort. Is dat een goed moment?
Ja. Het IT-plan helpt je op te schrijven welke accounts, codes en systemen er zijn en wie ze beheert. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook met het nieuwe bestuur.
We zijn een kleine kanovereniging. Is de Checkup dan niet te groot?
Het IT-plan gaat uit van wat je invult. Heb je weinig systemen, dan heb je ook minder stappen. De vragen beantwoord je in ongeveer twintig minuten.
Ook interessant
Verwante verenigingen: Zwemvereniging · Scouting · Tennisvereniging · alle verenigingen
Lees ook:
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Zo werken wij