Weet het bestuur wie de digitale sleutels van de vereniging heeft?
Zeilen, roeien of kanoën: een watersportvereniging draait op boten, een loods of haven en veel vrijwilligers. Met de +Z Checkup voor verenigingen zie je welke accounts en systemen goed geregeld zijn, en wat als eerste aandacht vraagt.
Even eerlijk
- Wanneer veranderden de codes van de loods voor het laatst?
- Wie ziet de beelden van de camera's bij de boten?
- Staan de accounts op een mailadres voor een functie, of op de privémail van een bestuurder?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Boten afschrijven, de bond en het ledenbestand
Welke bond bij jullie vereniging hoort, hangt af van de sport. Is jullie roeivereniging aangesloten bij de KNRB, de roeibond, dan krijg je zonder kosten een basislicentie van KNRB Club. Dat is de digitale ledenadministratie van de bond. Is jullie vereniging lid van het Watersportverbond, bijvoorbeeld voor zeilen of kanoën, dan geef je leden door via Mijn.Watersportverbond. Dat kan met de hand, of automatisch als je ledenpakket een koppeling heeft.
Daarnaast is er vaak een manier om boten af te schrijven of te reserveren. Soms een app, soms een lijst op de website, soms nog een schrift in de loods. Daarin zie je ook wie er op het water is. Dat is handig voor de veiligheid.
Een voorbeeld. Bij een zeilvereniging opent een code het hek van de steiger. Die code is al jaren dezelfde, dus oud-leden en de huurder van vorig jaar kennen hem nog. Zo is het gegroeid. Met accounts gaat het vaak net zo: het wachtwoord van de website of van de Instagram van de jeugd is ook al jaren hetzelfde, en veel mensen kennen het.
Jeugd op het water, camera's en de overdracht
Heeft jullie vereniging een jeugdafdeling, dan heb je voor de lessen gegevens van kinderen nodig, zoals een noodnummer en of ze een zwemdiploma hebben. Foto's van een jeugdwedstrijd zet je alleen online als de ouders van kinderen jonger dan 16 jaar toestemming gaven. Ouders kunnen die toestemming altijd weer intrekken.
Hangen er camera's bij de loods of de haven, dan gelden daar regels voor. Je hebt een goede reden nodig, zoals inbraak voorkomen, en je maakt duidelijk dat er gefilmd wordt. Kijk ook wie de beelden kan zien, en of de camera nog het wachtwoord van de fabriek heeft.
Bij een bestuurswissel gaan de sleutels van de loods over. Met de digitale sleutels gaat dat minder vanzelf: het mailadres van de penningmeester, de toegang tot de bankrekening en de beheerder van het afschrijfsysteem. Staan die op de privémail van de vertrekkende bestuurder, dan kost de overdracht meer tijd.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie vereniging
We kijken naar wat bij een watersportvereniging telt: dat de vereniging blijft draaien bij een bestuurswissel, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Doorgaan bij een bestuurswissel
De zwakke plek: het mailadres van de penningmeester, de bank en het afschrijfsysteem staan op de privémail van een bestuurder.
Zo gaat het mis: vertrekt die bestuurder, dan kost de overdracht veel tijd, en niemand weet wie de digitale sleutels heeft.
Wat jullie doen: gebruik mailadressen voor een functie, zoals penningmeester@, en geef het adres door bij een wissel.
Ledenbestand en afschrijven
De zwakke plek: leden staan bij de bond en in het ledenpakket, en het afschrijven gaat via een app, de website of een schrift.
Zo gaat het mis: de lijst bij de bond loopt achter, of niemand weet meer wie er op het water is.
Wat jullie doen: spreek af waar jullie leden en het afschrijven bijhouden, en wie daar beheerder is.
Codes, camera's en accounts
De zwakke plek: de code van het hek en wachtwoorden van accounts zijn al jaren dezelfde.
Zo gaat het mis: oud-leden en de huurder van vorig jaar kennen de code nog. En een camera heeft nog het wachtwoord van de fabriek.
Wat jullie doen: verander codes en wachtwoorden op een vast moment, zoals het einde van het seizoen, en verander het standaardwachtwoord van de camera's.
Kloppende gegevens van de jeugd
De zwakke plek: noodnummers, zwemdiploma's en toestemming voor foto's van jeugdleden.
Zo gaat het mis: een noodnummer klopt niet meer als er iets gebeurt, of een foto komt online zonder toestemming van de ouders.
Wat jullie doen: houd de gegevens van de jeugd op één plek bij, en leg vast welke ouders toestemming gaven voor foto's.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals de ledenadministratie en de koppeling met de bond, het afschrijfsysteem, het hek met een code en de camera's, en de vragen gaan over de vereniging, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een watersportvereniging
Maak een sleutellijst, ook voor digitale sleutels
Schrijf op wie een sleutel van de loods heeft, wie de hekcode kent en wie bij welk account kan. Bewaar die lijst op een plek van de vereniging, niet bij één persoon thuis.
Verander codes op een vast moment
Kies bijvoorbeeld het einde van het seizoen. Verander dan de hekcode en de wachtwoorden van gedeelde accounts, en geef de nieuwe alleen aan wie ze nodig heeft.
Maak mailadressen voor een functie
Gebruik adressen als penningmeester@ of jeugd@, met de naam van jullie vereniging erachter. Bij een wissel geef je het adres door, en alle mail gaat mee.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in eigen tempo de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Onze afschrijflijst is nog een schrift in de loods. Moet dat digitaal?
Nee, niet per se. Een schrift werkt, zolang iedereen het gebruikt. Daarin zie je ook wie er op het water is.
De Checkup vraagt hoe jullie afschrijven en wie er zicht op heeft. In het IT-plan staat of een digitale stap iets toevoegt voor jullie.
Kijkt de Checkup ook naar onze camera's en het toegangshek?
Naar de IT eromheen: zijn de standaardwachtwoorden veranderd, wie kan de beelden zien en wie kan de codes aanpassen. Hoe goed de camera zelf filmt, valt erbuiten.
Hangen er camera's, dan heb je een goede reden nodig en maak je duidelijk dat er gefilmd wordt. De Checkup vraagt of jullie dat hebben geregeld, maar is geen juridisch advies.
Het bestuur wisselt binnenkort. Is dat een goed moment?
Ja. Het IT-plan helpt op te schrijven welke accounts, codes en systemen er zijn en wie ze beheert. Zo gaan de digitale sleutels net zo mee als de sleutels van de loods.
Daarna groeit het plan mee, ook met het nieuwe bestuur. Wat al gedaan is, staat afgevinkt.
We zijn een kleine kanovereniging. Is de Checkup dan niet te groot?
Het IT-plan gaat uit van wat jullie invullen. Hebben jullie weinig systemen, dan zijn er ook minder stappen.
De vragen beantwoorden jullie in jullie eigen tempo, in een kwartier tot een uur. Het plan zet de stappen op volgorde van belang: eerst de grootste risico's, en wat snel iets oplevert.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Zwemvereniging · Scouting · Tennisvereniging · alle 113 soorten
Lees ook:
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Zo werken wij
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een watersportvereniging, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.