Staat de wachtlijst voor zwemles op een vaste plek, of in iemands mail?
Veel zwemmers zijn kinderen, en ouders staan langs de kant met een telefoon. Met de +Z Checkup voor verenigingen zien jullie als bestuur waar de vereniging kwetsbaar is, en wat jullie het eerst regelen.
Even eerlijk
- Weet het bestuur wat van de club is, en wat van het zwembad?
- Wie bepaalt welke foto's van langs het bad online komen?
- Wie zit er in de app-groep van de ouders, en wie beheert die?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Sportlink, startvergunningen en de wachtlijst
Veel zwemverenigingen werken met Sportlink Club, dat in direct contact staat met de KNZB. Daarin staan de leden, de teams en de commissies. Je vraagt er startvergunningen mee aan, met startnummers voor wedstrijdzwemmers. En met de contributiemodule regel je de contributie.
Het bad zelf is vaak van het zwembad of de gemeente. De tijdwaarneming bij wedstrijden, de wifi en de camera's in de hal horen dan ook bij het zwembad. Wat van het zwembad is en wat van jullie, is niet altijd duidelijk. Dat merk je pas als er iets stuk is.
Geeft jullie club zwemles of heb je een wachtlijst, dan staan daar ook gegevens van kinderen en ouders op. Zo'n wachtlijst begint vaak als een spreadsheet van één vrijwilliger. Dat werkt prima, tot die vrijwilliger stopt of de laptop kapot gaat.
Foto's langs het bad en de app-groep van de ouders
Bij zwemmen gaan foto's over kinderen in badkleding. Dat maakt ze gevoeliger dan een teamfoto op een veld. Is een lid jonger dan 16, dan heb je toestemming van de ouders of de voogd nodig om een herkenbare foto te plaatsen. Vraag die toestemming voor een bepaald doel: een foto in de clubnieuwsbrief is iets anders dan een post op sociale media.
Een voorbeeld: na de clubkampioenschappen deelt een ouder een filmpje in de app-groep van de ouders. Daarop zwemmen ook andere kinderen. Het filmpje wordt doorgestuurd naar mensen buiten de club. Niemand bedoelde er iets verkeerds mee. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens mag je foto's voor jezelf maken en delen in een kleine kring, zoals een appgroep met familie. Deel je ze breder, dan gelden de regels van de privacywet. Een duidelijke afspraak vooraf voorkomt gedoe.
Trainers en lesgevers werken met kinderen. Daarom kan jullie club om een VOG vragen, een Verklaring Omtrent het Gedrag van Justis. Met de Regeling Gratis VOG betaalt de vrijwilliger daar niets voor. De club zet de aanvraag klaar en de vrijwilliger vraagt hem aan met DigiD.
De Checkup laat zien welke regels voor jullie vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie club
We kijken naar wat bij een zwemvereniging telt: dat de club blijft draaien, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Blijven draaien op een wedstrijddag
De zwakke plek: niet altijd is duidelijk wat van het zwembad is en wat van de club.
Zo gaat het mis: valt de tijdwaarneming of de wifi uit, dan weet niemand wie jullie moeten bellen.
Wat jullie doen: vraag het zwembad welke systemen van hen zijn, en schrijf op wie jullie bellen als er iets niet werkt.
De wachtlijst en de ledenlijst
De zwakke plek: de wachtlijst voor zwemles begint vaak als spreadsheet van één vrijwilliger.
Zo gaat het mis: stopt die vrijwilliger of gaat de laptop kapot, dan is de wachtlijst weg.
Wat jullie doen: zet de wachtlijst op een plek van de club, niet op een privé-laptop.
Foto's en de app-groep van de ouders
De zwakke plek: foto's van kinderen in badkleding, en app-groepen waarin filmpjes worden gedeeld.
Zo gaat het mis: een filmpje van de clubkampioenschappen wordt doorgestuurd naar mensen buiten de club.
Wat jullie doen: maak een fotoafspraak voor het bad, en spreek af wie de app-groep van de ouders beheert.
Kloppende gegevens van kinderen
De zwakke plek: gegevens van kinderen en ouders op de wachtlijst en in Sportlink.
Zo gaat het mis: kinderen die niet meer komen, staan nog op de wachtlijst, en niemand weet wie de lijst kan zien.
Wat jullie doen: haal kinderen van de wachtlijst die niet meer komen, en spreek af wie de lijst kan zien.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals Sportlink, de wedstrijd- en uitslagensoftware, de website en de sociale media, en de vragen gaan over de vereniging, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een zwemvereniging
Maak een fotoafspraak voor het bad
Spreek af wie foto's maakt bij wedstrijden en lessen, en waar die terechtkomen. Zet de afspraak in de nieuwsbrief en in de app-groepen van ouders.
Vraag het zwembad wat van hen is
Vraag welke systemen van het zwembad zijn, zoals de tijdwaarneming en de wifi. Schrijf op wie je belt als er iets niet werkt op een wedstrijddag.
Geef de wachtlijst een vaste plek
Zet de wachtlijst op een plek van de club, niet op een privé-laptop. Haal kinderen eraf die niet meer komen, en spreek af wie de lijst kan zien.
Mijn dochter heeft een tijd gezwommen. Ik weet hoeveel een zwemvereniging draait op vrijwilligers die alles regelen, van de badtijden tot de wedstrijden.
Jorn de Boer · oprichter van Insert Z · achtergrond
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in eigen tempo de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur of de trainersgroep wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Mogen we foto's van jeugdzwemmers op onze website zetten?
Is een lid jonger dan 16, dan heb je toestemming van de ouders of de voogd nodig om een herkenbare foto te plaatsen. Vraag de toestemming per doel, zoals de website of sociale media, en leg haar vast.
Kies bij zwemmen extra bewust welke foto's jullie plaatsen. De Checkup vraagt hoe jullie dat nu regelen, maar is geen juridisch advies.
De tijdwaarneming is van het zwembad. Kijkt de Checkup daar ook naar?
Niet naar de apparatuur zelf. De Checkup vraagt wel wat van het zwembad is en wat van jullie, en wie jullie bellen bij een storing.
Zo staat in jullie IT-plan wat jullie zelf regelen. Moeten jullie het zwembad iets vragen, dan staat er een voorbeeldmail klaar.
We hebben geen IT'er in het bestuur. Kunnen we de Checkup dan doen?
Ja. De Checkup is gemaakt voor mensen zonder IT-kennis. De vragen gaan over hoe het bij jullie gaat, in gewone taal: wie de wachtlijst bijhoudt, wie de app-groepen beheert, wat van het zwembad is.
Daarna kijken we jullie plan na en scherpen het aan waar nodig. Elke stap legt uit wat jullie doen en waarom.
Wat als de vrijwilliger die onze website doet stopt?
Dan wil je weten waar de website draait, wie de rekening betaalt en hoe je inlogt. Staat het op de naam of het mailadres van die vrijwilliger, dan neemt die de toegang mee.
Jullie IT-plan helpt dat vast te leggen, met twee beheerders en de accounts op een adres van de club, zodat een ander het kan overnemen.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Watersportvereniging · Gymnastiek- en turnvereniging · Atletiekvereniging · alle 113 soorten
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Zo werken wij
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een zwemvereniging, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.