Je zwemclub huurt het bad. De gegevens van je zwemmers en de foto's langs de kant regel je zelf.
Veel zwemmers zijn kinderen, en ouders staan langs de kant met een telefoon. Met de +Z Checkup voor verenigingen zie je wat al goed gaat, en wat je als bestuur het eerst regelt.
Sportlink, startvergunningen en de wachtlijst
Veel zwemverenigingen werken met Sportlink Club, dat in direct contact staat met de KNZB. Daarin staan de leden, de teams en de commissies. Je vraagt er startvergunningen mee aan, met startnummers voor wedstrijdzwemmers. En met de contributiemodule regel je de contributie.
Het bad zelf is vaak van het zwembad of de gemeente. De tijdwaarneming bij wedstrijden, de wifi en de camera's in de hal horen dan ook bij het zwembad. Wat van het zwembad is en wat van jullie, is niet altijd duidelijk. Dat merk je pas als er iets stuk is.
Geeft je club zwemles of heb je een wachtlijst, dan staan daar ook gegevens van kinderen en ouders op. Zo'n wachtlijst begint vaak als een spreadsheet van één vrijwilliger. Dat werkt prima, tot die vrijwilliger stopt of de laptop kapot gaat.
Foto's langs het bad en de app-groep van de ouders
Bij zwemmen gaan foto's over kinderen in badkleding. Dat maakt ze gevoeliger dan een teamfoto op een veld. Is een lid jonger dan 16, dan heb je toestemming van de ouders of de voogd nodig om een herkenbare foto te plaatsen. Vraag die toestemming voor een bepaald doel: een foto in de clubnieuwsbrief is iets anders dan een post op sociale media.
Een voorbeeld: na de clubkampioenschappen deelt een ouder een filmpje in de app-groep van de ouders. Daarop zwemmen ook andere kinderen. Het filmpje wordt doorgestuurd naar mensen buiten de club. Niemand bedoelde er iets verkeerds mee. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens mag je foto's voor jezelf maken en delen in een kleine kring, zoals een appgroep met familie. Deel je ze breder, dan gelden de regels van de privacywet. Een duidelijke afspraak vooraf voorkomt gedoe.
Trainers en lesgevers werken met kinderen. Daarom kan je club om een VOG vragen, een Verklaring Omtrent het Gedrag van Justis. Met de Regeling Gratis VOG betaalt de vrijwilliger daar niets voor. De club zet de aanvraag klaar en de vrijwilliger vraagt hem aan met DigiD.
De Checkup laat zien welke regels voor je vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een zwemvereniging
Maak een fotoafspraak voor het bad
Spreek af wie foto's maakt bij wedstrijden en lessen, en waar die terechtkomen. Zet de afspraak in de nieuwsbrief en in de app-groepen van ouders.
Vraag het zwembad wat van hen is
Vraag welke systemen van het zwembad zijn, zoals de tijdwaarneming en de wifi. Schrijf op wie je belt als er iets niet werkt op een wedstrijddag.
Geef de wachtlijst een vaste plek
Zet de wachtlijst op een plek van de club, niet op een privé-laptop. Haal kinderen eraf die niet meer komen, en spreek af wie de lijst kan zien.
Waar de Checkup op let bij je vereniging
De Checkup voor verenigingen vraagt welke systemen je club gebruikt, zoals de ledenadministratie van de bond, de wedstrijd- en uitslagensoftware, de website en de sociale media. Hij vraagt ook welke systemen van het zwembad zijn, zodat jouw IT-plan duidelijk maakt wat bij jullie ligt en wat bij het zwembad.
Omdat er veel kinderen zwemmen, vraagt de Checkup hoe je omgaat met hun gegevens en met foto's en filmpjes, en wie lijsten zoals de wachtlijst kan zien. In het plan staan handleidingen en voorbeeldmails, bijvoorbeeld om het zwembad iets te vragen. De IT-raadgever kijkt het plan na en geeft advies. Het uitvoeren doe je zelf, met je vrijwilligers.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur of de trainersgroep wisselt.
Veelgestelde vragen
Mogen we foto's van jeugdzwemmers op onze website zetten?
Is een lid jonger dan 16, dan heb je toestemming van de ouders of de voogd nodig om een herkenbare foto te plaatsen. Vraag de toestemming per doel, zoals de website of sociale media, en leg haar vast. Kies bij zwemmen extra bewust welke foto's je plaatst.
De tijdwaarneming is van het zwembad. Kijkt de Checkup daar ook naar?
Niet naar de apparatuur zelf. De Checkup vraagt wel wat van het zwembad is en wat van jullie, en wie je belt bij een storing. Zo staat in jouw IT-plan wat je zelf regelt.
We hebben geen IT'er in het bestuur. Kunnen we de Checkup dan doen?
Ja. De Checkup is gemaakt voor mensen zonder IT-kennis. De vragen gaan over hoe het bij jullie gaat, in gewone taal. Een IT-raadgever kijkt jouw IT-plan daarna na en scherpt het aan waar dat kan.
Wat als de vrijwilliger die onze website doet stopt?
Dan wil je weten waar de website draait, wie de rekening betaalt en hoe je inlogt. Jouw IT-plan helpt je dat vast te leggen, zodat een ander het kan overnemen.
Ook interessant
Verwante verenigingen: Watersportvereniging · Gymnastiek- en turnvereniging · Atletiekvereniging · alle verenigingen
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Zo werken wij