Wat gebeurt er met de gegevens van alle lopers na jullie loop?
Een atletiekvereniging heeft baanatleten, loopgroepen en vaak een eigen loopevenement. Met de +Z Checkup voor verenigingen zie je welke systemen en accounts goed geregeld zijn, en wat als eerste aandacht vraagt.
Even eerlijk
- Hoe lang staan de inschrijvingen van vorig jaar nog op de inschrijfsite?
- Laat de sportapp van een trainer zien waar die woont?
- Zou de penningmeester de huur van de tijdregistratie overmaken na een mail van "de voorzitter"?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Leden, loopgroepen en de koppeling met de bond
De Atletiekunie noemt vier pakketten voor de ledenadministratie met een koppeling naar de bond: VoltaClub, AllUnited, Club-assistent Light en Sportlink. Met zo'n koppeling hoef je leden niet met de hand door te geven. En een wedstrijdlicentie aanvragen gaat er makkelijker mee.
Naast de baanatleten heb je vaak loopgroepen die op straat, in de polder of in de duinen trainen. Zo'n groep heeft meestal een eigen groepsapp, en soms een eigen mailinglijst. Spreek af wie die beheert en wie een oud-lid eruit haalt.
Veel lopers delen hun rondjes in een sportapp. Sommige apps laten openbaar zien waar een rondje begint. Start een trainer altijd bij huis, dan zie je zo waar die woont. In de instellingen van zo'n app kun je dat meestal afschermen.
Inschrijvingen, betalingen en uitslagen
Organiseer je een loop of een baanwedstrijd, dan schrijven ook mensen van buiten de vereniging zich in. Vaak via een inschrijfsite of een formulier op je website. Je krijgt dan namen, geboortedata, mailadressen en soms een nummer voor noodgevallen. Ook dat zijn persoonsgegevens onder de AVG, de privacywet. Je gebruikt ze voor de loop, en je bewaart ze niet langer dan nodig.
Een voorbeeld. Een week voor de loop krijgt de penningmeester een mail van "de voorzitter". Of die snel de huur van de tijdregistratie wil betalen, naar een nieuw rekeningnummer. De naam klopt en de toon ook, maar de mail komt van een ander adres. Een goede afspraak is: bij zo'n verzoek belt de penningmeester altijd even terug, op het nummer dat jullie al hadden.
Na afloop zet je de uitslagen online, met namen en tijden. Deelnemers verwachten dat. Zet in het inschrijfformulier dat de uitslagen met naam online komen, dan weet iedereen het vooraf.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie club
We kijken naar wat bij een atletiekvereniging telt: dat de vereniging en de loop blijven draaien, wat jullie met gegevens van deelnemers doen, wie erbij kan, en of betaalverzoeken kloppen.
De vereniging en de loop blijven draaien
De zwakke plek: de ledenadministratie met een koppeling naar de bond, en de inschrijfsite en het account voor het inschrijfgeld van de loop.
Zo gaat het mis: staan die accounts bij één vrijwilliger, dan kan niemand verder als die stopt of er niet is.
Wat jullie doen: spreek af wie beheerder is van elk systeem, en zorg dat er altijd een tweede is.
Gegevens van deelnemers
De zwakke plek: namen, geboortedata, mailadressen en noodnummers van deelnemers, ook van buiten de vereniging, op de inschrijfsite en in losse exportbestanden.
Zo gaat het mis: de inschrijvingen van vorig jaar staan nog op de inschrijfsite, en de exportbestanden op iemands laptop.
Wat jullie doen: spreek af hoe lang jullie de lijst bewaren, en ruim daarna ook de losse exportbestanden op.
Loopgroepen, groepsapps en sportapps
De zwakke plek: groepsapps en mailinglijsten van loopgroepen, en sportapps die laten zien waar een rondje begint.
Zo gaat het mis: een oud-lid zit nog in de groepsapp. Of de sportapp van een trainer laat zien waar die woont.
Wat jullie doen: spreek af wie de groepsapps beheert en oud-leden eruit haalt, en scherm in sportapps het begin van een rondje af.
Geen valse betaalverzoeken
De zwakke plek: betalingen rond de loop, zoals de huur van de tijdregistratie.
Zo gaat het mis: de penningmeester krijgt een mail van de voorzitter, met de vraag snel naar een nieuw rekeningnummer te betalen.
Wat jullie doen: spreek een terugbelregel af: de penningmeester belt eerst terug, op het nummer dat jullie al hadden.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken de systemen van de vereniging aan, zoals het pakket voor de ledenadministratie, de inschrijfsite, het account voor het inschrijfgeld en de groepsapps van de loopgroepen. Daarna vraagt hij door waar het telt, zoals wie beheerder is en hoe lang jullie gegevens van deelnemers bewaren.
Drie eerste stappen voor een atletiekvereniging
Zet een tweede inlogstap op je inschrijfsite
Op dat account staan de gegevens van alle deelnemers, en vaak ook het inschrijfgeld. Een tweede inlogstap is een extra code op je telefoon als je inlogt. Je zet die meestal aan in de instellingen van het account.
Spreek een terugbelregel af voor betalingen
Vraagt iemand per mail of app om snel te betalen, of om een rekeningnummer te wijzigen? Dan belt de penningmeester eerst terug, op een nummer dat al bekend is. Niet op het nummer uit het bericht.
Ruim de deelnemerslijst op na de loop
Spreek af hoe lang je de lijst bewaart, bijvoorbeeld tot de uitslagen en de betalingen rond zijn. Haal daarna ook de losse exportbestanden van je laptop.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in eigen tempo de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Onze loop heeft een eigen commissie. Kijkt de Checkup daar ook naar?
Ja, als jullie dat aangeven. De Checkup vraagt welke evenementen de vereniging organiseert, en welke systemen en accounts daarbij horen. Die komen dan ook in het IT-plan.
Zo staan de loop en de vereniging in één plan, op volgorde van belang: eerst de grootste risico's, en wat snel iets oplevert, zoals een abonnement dat niemand meer gebruikt. Wat gedaan is, vinken jullie af.
Voert Insert Z ook dingen voor ons uit?
Nee. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig. Het werk zelf doen jullie als vereniging, of jullie vragen het aan jullie IT-leverancier.
Elke stap in het plan legt uit wat jullie doen en waarom, met een handleiding die een vrijwilliger kan volgen. Beheert een IT-leverancier iets voor jullie, dan staat er een voorbeeldmail klaar.
De vrijwilliger die onze website bouwde, stopt. Wat nu?
Zorg eerst dat jullie weten waar de website staat en wie de inloggegevens heeft. Het IT-plan helpt jullie dat op te schrijven, zodat een opvolger verder kan.
Beheert een bouwer of hostingbedrijf de website, dan staat er in het plan een voorbeeldmail met de vragen die jullie kunnen stellen. Insert Z verkoopt zelf niets en krijgt geen commissie, dus we adviseren alleen wat bij jullie past.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Zwemvereniging · Gymnastiek- en turnvereniging · Tennisvereniging · alle 113 soorten
Lees ook:
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
AI-gebruiksregels voor je team
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een atletiekvereniging, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.