Je organiseert een loop voor het hele dorp. Daarvoor verzamel je namen, mailadressen en betalingen van mensen die geen lid zijn.
Een atletiekvereniging heeft baanatleten, loopgroepen en vaak een eigen loopevenement. Met de +Z Checkup voor verenigingen zie je welke systemen en accounts goed geregeld zijn, en wat als eerste aandacht vraagt.
Leden, loopgroepen en de koppeling met de bond
De Atletiekunie noemt vier pakketten voor de ledenadministratie met een koppeling naar de bond: VoltaClub, AllUnited, Club-assistent Light en Sportlink. Met zo'n koppeling hoef je leden niet met de hand door te geven. En een wedstrijdlicentie aanvragen gaat er makkelijker mee.
Naast de baanatleten heb je vaak loopgroepen, met leden die vooral op straat, in de polder of in de duinen trainen. Zo'n groep heeft meestal een eigen groepsapp, en soms een eigen mailinglijst. Dat houdt de groep bij elkaar.
Veel lopers delen hun rondjes in een sportapp. Sommige apps laten openbaar zien waar een rondje begint. Start een trainer altijd bij huis, dan zie je zo waar hij woont. In de instellingen van zo'n app kun je dat meestal afschermen.
Inschrijvingen, betalingen en uitslagen
Organiseer je een loop of een baanwedstrijd, dan schrijven ook mensen van buiten de vereniging zich in. Vaak via een inschrijfsite of een formulier op je website. Je krijgt dan namen, geboortedata, mailadressen en soms een nummer voor noodgevallen. Ook dat zijn persoonsgegevens onder de AVG, de privacywet. Je gebruikt ze voor de loop, en je bewaart ze niet langer dan nodig.
Een voorbeeld. Een week voor de loop krijgt de penningmeester een mail van "de voorzitter". Of hij snel de huur van de tijdregistratie wil betalen, naar een nieuw rekeningnummer. De naam klopt en de toon ook, maar de mail komt van een ander adres. Een goede afspraak is: bij zo'n verzoek belt de penningmeester altijd even terug, op het nummer dat hij al had.
Na afloop zet je de uitslagen online, met namen en tijden. Deelnemers verwachten dat. Zet in het inschrijfformulier dat de uitslagen met naam online komen, dan weet iedereen het vooraf.
De Checkup signaleert welke regels voor je vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een atletiekvereniging
Zet een tweede inlogstap op je inschrijfsite
Op dat account staan de gegevens van alle deelnemers, en vaak ook het inschrijfgeld. Een tweede inlogstap is een extra code op je telefoon als je inlogt. Je zet die meestal aan in de instellingen van het account.
Spreek een terugbelregel af voor betalingen
Vraagt iemand per mail of app om snel te betalen, of om een rekeningnummer te wijzigen? Dan belt de penningmeester eerst terug, op een nummer dat hij al had. Niet op het nummer uit het bericht.
Ruim de deelnemerslijst op na de loop
Spreek af hoe lang je de lijst bewaart, bijvoorbeeld tot de uitslagen en de betalingen rond zijn. Haal daarna ook de losse exportbestanden van je laptop.
Waar de Checkup op let bij je vereniging
De Checkup voor verenigingen vraagt naar je vereniging, niet naar techniek. Bij een atletiekvereniging gaat het bijvoorbeeld over welk pakket je gebruikt voor de ledenadministratie, of dat gekoppeld is aan de bond, en wie er beheerder is. En over de groepsapps en mailinglijsten van de loopgroepen.
Organiseert je vereniging een loop of wedstrijd, dan vraagt de Checkup welke systemen daarbij horen: de inschrijfsite, het account waar het inschrijfgeld binnenkomt en de plek waar de uitslagen staan. Ook vraagt hij wie daar bij kan, hoe lang je de gegevens van deelnemers bewaart en welke afspraken er zijn over betalingen.
In het IT-plan staat per onderwerp wat al goed gaat, en wat de volgende stap is. Met handleidingen die een vrijwilliger kan volgen, en voorbeeldmails voor als je iets aan een leverancier moet vragen.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Veelgestelde vragen
Onze loop heeft een eigen commissie. Kijkt de Checkup daar ook naar?
Ja, als je dat aangeeft. De Checkup vraagt welke evenementen de vereniging organiseert, en welke systemen en accounts daarbij horen. Die komen dan ook in het IT-plan.
Voert de IT-raadgever ook dingen voor ons uit?
Nee. De raadgever kijkt je IT-plan na, scherpt het aan en geeft advies. Het werk zelf doe je als vereniging, of je vraagt het aan je IT-leverancier. De handleidingen en voorbeeldmails in het plan helpen je daarbij.
De vrijwilliger die onze website bouwde, stopt. Wat nu?
Zorg eerst dat je weet waar de website staat en wie de inloggegevens heeft. Het IT-plan helpt je dat op te schrijven, zodat een opvolger verder kan. +Z verkoopt zelf niets en krijgt geen commissie, dus we adviseren alleen wat bij jullie past.
Kan de penningmeester per jaar betalen?
Ja. Je betaalt dan €544,50 per jaar, inclusief btw. Dat is hetzelfde als per maand, alleen in één keer. Bij de start komt er eenmalig €181,50 bij.
Ook interessant
Verwante verenigingen: Zwemvereniging · Gymnastiek- en turnvereniging · Tennisvereniging · alle verenigingen
Lees ook:
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
AI-gebruiksregels voor je team