Leden van je tennisclub reserveren een baan in de app en openen het hek met een code. Zo houd je dat op orde.
Veel van wat een tennisclub doet, loopt via apps en accounts. Met de +Z Checkup voor verenigingen zie je wat goed geregeld is, en waar je als bestuur het eerst naar kijkt.
Banen, bardiensten en het hek
Werkt je club met KNLTB.Club, dan staan de leden, hun lidmaatschap en de contributie in één systeem. De KNLTB ClubApp hangt daaraan. Leden reserveren er hun baan mee, plannen hun bardienst en lezen het clubnieuws. Ze kunnen in de app ook de ledenlijst bekijken.
Rond de banen staat vaak nog meer techniek: een hek met een code of een pasje, de verlichting van de banen, een kassa in het clubhuis en soms camera's op het park. Zulke systemen zijn ooit ingesteld door een vrijwilliger of een leverancier, en daarna vaak niet meer aangeraakt.
Een voorbeeld: de code van het hek is al jaren dezelfde. Leden die hun lidmaatschap hebben opgezegd, kennen hem nog. Net als de trainer van een paar seizoenen geleden. Niemand heeft iets fout gedaan, maar wie er op het park kan komen, weet je niet meer precies.
Wat leden van elkaar zien, en de camera's op het park
Een ledenlijst in de app is handig om iemand te vinden om mee te spelen. Het betekent ook dat leden elkaars gegevens zien. Volgens de KVK mag een vereniging een ledenlijst niet zomaar aan alle leden sturen. Kijk dus welke gegevens leden in de app van elkaar zien, en of leden weten dat dat zo is.
Hangen er camera's op het park, bijvoorbeeld tegen inbraak in het clubhuis, dan gelden daar regels voor. Je hebt een goede reden nodig, en je kunt het doel niet op een minder ingrijpende manier bereiken. Mensen moeten weten dat er een camera hangt, bijvoorbeeld door een bordje. Je regelt wie de beelden mag zien, en je bewaart ze niet langer dan nodig.
Ook bij toernooien en jeugdtraining komen gegevens en foto's langs. Is een lid jonger dan 16, dan heb je toestemming van de ouders of de voogd nodig om een herkenbare foto te plaatsen.
De Checkup laat zien welke regels voor je vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een tennisvereniging
Verander de code van het hek
Kies een vast moment om de code te veranderen, bijvoorbeeld aan het begin van elk seizoen. Deel de nieuwe code via de app of de mail aan leden, niet op een briefje bij het hek.
Kijk mee als gewoon lid
Log in op de app met het account van een gewoon lid, en kijk wat je van andere leden ziet. Twijfel je of dat past bij wat leden verwachten, bespreek het dan in het bestuur.
Schrijf op wie beheerder is
Zet op één lijst wie het hek, de verlichting, de kassa en de website kan instellen. Zet er twee mensen bij per systeem, zodat het niet aan één vrijwilliger hangt.
Waar de Checkup op let bij je vereniging
De Checkup voor verenigingen vraagt welke systemen je club gebruikt: de ledenadministratie, de app voor reserveringen, de toegang tot het park, de kassa en eventuele camera's. Bij apparaten zoals een hek of camera vraagt hij of de standaardwachtwoorden zijn veranderd, en wie ze kan instellen.
Hij vraagt ook hoe je oud-leden en oud-trainers afsluit, en of bestuursleden met een tweede inlogstap werken. Jouw IT-plan zet de stappen op volgorde, met handleidingen en voorbeeldmails, bijvoorbeeld voor de leverancier van je toegangssysteem. De IT-raadgever kijkt het plan na en geeft advies. Het instellen doe je zelf of met je leverancier.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Veelgestelde vragen
We hebben geen IT'er in het bestuur. Kunnen we de Checkup dan doen?
Ja. De Checkup is gemaakt voor mensen zonder IT-kennis. De vragen gaan over hoe het bij jullie gaat, in gewone taal. Een IT-raadgever kijkt jouw IT-plan daarna na en scherpt het aan waar dat kan.
Ons toegangssysteem is van een leverancier. Kijkt de Checkup daar ook naar?
Naar de IT eromheen: wie kan codes en pasjes aanmaken, zijn de standaardwachtwoorden veranderd en hoe sluit je iemand af die stopt? De werking van het hek zelf valt erbuiten.
Mogen we camera's op het park hangen?
Dat kan, met een goede reden, bijvoorbeeld tegen inbraak. Mensen moeten weten dat er gefilmd wordt, en je bewaart de beelden niet langer dan nodig. De Checkup vraagt of je dat hebt geregeld, maar is geen juridisch advies.
Wat als de vrijwilliger die onze website doet stopt?
Dan wil je weten waar de website draait, wie de rekening betaalt en hoe je inlogt. Jouw IT-plan helpt je dat vast te leggen, zodat een ander het kan overnemen.
Ook interessant
Verwante verenigingen: Hockeyclub · Watersportvereniging · Voetbalvereniging · alle verenigingen
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Zo werken wij