Wie is beheerder van de reserveringsapp, en weet het bestuur dat?
Veel van wat een tennisclub doet, loopt via apps en accounts. Met de +Z Checkup voor verenigingen zie je wat goed geregeld is, en waar je als bestuur het eerst naar kijkt.
Even eerlijk
- Wat ziet een gewoon lid van andere leden in de app?
- Hoeveel oud-leden kennen nog de code van het hek?
- Wie bekijkt de beelden van de camera's op het park?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Banen, bardiensten en het hek
Werkt jullie club met KNLTB.Club, dan staan de leden, hun lidmaatschap en de contributie in één systeem. De KNLTB ClubApp hangt daaraan. Leden reserveren er hun baan mee, plannen hun bardienst en lezen het clubnieuws. Ze kunnen in de app ook de ledenlijst bekijken.
Rond de banen staat vaak nog meer techniek: een hek met een code of een pasje, de verlichting van de banen, een kassa in het clubhuis en soms camera's op het park. Zulke systemen zijn ooit ingesteld door een vrijwilliger of een leverancier, en daarna vaak niet meer aangeraakt.
Een voorbeeld: de code van het hek is al jaren dezelfde. Leden die hun lidmaatschap hebben opgezegd, kennen hem nog. Net als de trainer van een paar seizoenen geleden. Niemand heeft iets fout gedaan, maar wie er op het park kan komen, weet je niet meer precies.
Wat leden van elkaar zien, en de camera's op het park
Een ledenlijst in de app is handig om iemand te vinden om mee te spelen. Het betekent ook dat leden elkaars gegevens zien. Volgens de KVK mag een vereniging een ledenlijst niet zomaar aan alle leden sturen. Kijk dus welke gegevens leden in de app van elkaar zien, en of leden weten dat dat zo is.
Hangen er camera's op het park, bijvoorbeeld tegen inbraak in het clubhuis, dan gelden daar regels voor. Je hebt een goede reden nodig, en je kunt het doel niet op een minder ingrijpende manier bereiken. Mensen moeten weten dat er een camera hangt, bijvoorbeeld door een bordje. Je regelt wie de beelden mag zien, en je bewaart ze niet langer dan nodig.
Ook bij toernooien en jeugdtraining komen gegevens en foto's langs. Is een lid jonger dan 16, dan heb je toestemming van de ouders of de voogd nodig om een herkenbare foto te plaatsen.
De Checkup laat zien welke regels voor jullie vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie club
We kijken naar wat bij een tennisclub telt: dat de club blijft draaien, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Blijven draaien als een vrijwilliger stopt
De zwakke plek: het hek, de verlichting, de kassa en de website zijn ooit ingesteld door één vrijwilliger of leverancier.
Zo gaat het mis: stopt die, dan kan niemand meer de code van het hek of de verlichting veranderen.
Wat jullie doen: schrijf op wie elk systeem kan instellen, met twee mensen per systeem.
Leden, contributie en het archief
De zwakke plek: veel staat in KNLTB.Club, en de rest bij bestuursleden thuis.
Zo gaat het mis: staan de boekhouding of de notulen alleen bij één bestuurslid, dan zijn jullie ze kwijt als die stopt.
Wat jullie doen: zet de boekhouding en het archief op een plek van de club, met een vaste kopie.
Het hek, de app en de camera's
De zwakke plek: een hekcode die jaren hetzelfde is, een ledenlijst in de app en camera's op het park.
Zo gaat het mis: oud-leden kennen de code nog. Leden zien meer van elkaar dan ze verwachten. Niemand weet wie de camerabeelden bekijkt.
Wat jullie doen: verander de hekcode elk seizoen, kijk mee als gewoon lid in de app, en spreek af wie de beelden mag zien.
Kloppende gegevens en geen valse betaalverzoeken
De zwakke plek: een penningmeester die betaalt op een mail, en gegevens op meer plekken.
Zo gaat het mis: een nepmail van "het bestuur" vraagt om snel te betalen. Of een lid krijgt de verkeerde contributie.
Wat jullie doen: bel bij een ongewoon betaalverzoek een nummer dat jullie al hadden, en houd ledengegevens op één plek bij.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals KNLTB.Club, het hek en de kassa, en de vragen gaan over de vereniging, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een tennisvereniging
Verander de code van het hek
Kies een vast moment om de code te veranderen, bijvoorbeeld aan het begin van elk seizoen. Deel de nieuwe code via de app of de mail aan leden, niet op een briefje bij het hek.
Kijk mee als gewoon lid
Log in op de app met het account van een gewoon lid, en kijk wat je van andere leden ziet. Twijfel je of dat past bij wat leden verwachten, bespreek het dan in het bestuur.
Schrijf op wie beheerder is
Zet op één lijst wie het hek, de verlichting, de kassa en de website kan instellen. Zet er twee mensen bij per systeem, zodat het niet aan één vrijwilliger hangt.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in eigen tempo de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
We hebben geen IT'er in het bestuur. Kunnen we de Checkup dan doen?
Ja. De Checkup is gemaakt voor mensen zonder IT-kennis. De vragen gaan over hoe het bij jullie gaat, in gewone taal: wie de code van het hek kent, wie beheerder is van de app, wat er gebeurt als een vrijwilliger stopt.
Daarna kijken we jullie plan na en scherpen het aan waar nodig. Elke stap legt uit wat jullie doen en waarom.
Ons toegangssysteem is van een leverancier. Kijkt de Checkup daar ook naar?
Naar de IT eromheen: wie kan codes en pasjes aanmaken, zijn de standaardwachtwoorden veranderd, en hoe sluit je iemand af die stopt? De werking van het hek zelf valt erbuiten.
Beheert de leverancier het voor jullie, dan staat er in jullie plan een voorbeeldmail klaar die daarnaar vraagt.
Mogen we camera's op het park hangen?
Dat kan, met een goede reden, bijvoorbeeld tegen inbraak in het clubhuis. Mensen moeten weten dat er gefilmd wordt, bijvoorbeeld door een bordje, en je bewaart de beelden niet langer dan nodig.
Spreek af wie de beelden mag bekijken. De Checkup vraagt of jullie dat hebben geregeld, maar is geen juridisch advies.
Wat als de vrijwilliger die onze website doet stopt?
Dan wil je weten waar de website draait, op wiens naam het domein staat, wie de rekening betaalt en hoe je inlogt.
Jullie plan helpt je dat vast te leggen voordat iemand stopt: het domein en de accounts op een adres van de club, en twee beheerders, zodat een ander het kan overnemen.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Hockeyclub · Watersportvereniging · Voetbalvereniging · alle 113 soorten
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Zo werken wij
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een tennisvereniging, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.