Hoeveel lijstjes met telefoonnummers van ouders heeft jullie hockeyclub eigenlijk?
Een hockeyclub draait op een ledenpakket en op veel vrijwilligers in commissies. Met de +Z Checkup voor verenigingen breng je in kaart wat goed geregeld is, en wat beter kan.
Even eerlijk
- Staat er nog een lijst van de jeugdcommissie in de privé-opslag van een oud-commissielid?
- Loopt iemand na elk seizoen na wie nog een rol in het ledenpakket heeft?
- Zou een commissielid een nepmail van "het bestuur" herkennen?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Het ledenpakket en de commissies
De KNHB werkt met gecertificeerde ledenpakketten, zoals LISA, AllUnited en PSD. Daarin staan de leden en de teams, en vaak ook de contributie. Via dat pakket kloppen de ledengegevens ook bij de bond. Rond het pakket regelt jullie club veel zelf, zoals de planning van de velden en de incasso van de contributie.
Bij een grotere club zijn er veel commissies: voor de jeugd, de sponsoring, de evenementen en het clubhuis. Elke commissie maakt haar eigen bestanden. Die staan in een gedeelde map, of in de mail van een commissielid. Dat is normaal gegroeid, en het werkt zolang iedereen blijft.
Een voorbeeld: de jeugdcommissie houdt een spreadsheet bij met de telefoonnummers van alle ouders, om snel te kunnen bellen als er niet gespeeld wordt. De spreadsheet staat in de privé-opslag van het commissielid dat hem ooit maakte. Drie seizoenen later is haar kind geen lid meer, maar de lijst staat er nog.
Rollen, betaalverzoeken en de mail van het bestuur
In het ledenpakket krijgen vrijwilligers een rol, bijvoorbeeld teammanager of trainer. Met die rol zien ze gegevens van leden. Na elk seizoen wisselen veel rollen. Dan is het goed om na te lopen wie welke rol nog heeft. De KNHB geeft daarbij een paar vaste tips: verzamel alleen gegevens die nodig zijn, bewaar ze veilig en verwijder ze als je ze niet meer nodig hebt.
Ook verenigingen krijgen nepmail. Een bekend patroon: de penningmeester krijgt een mail die van de voorzitter lijkt te komen, met de vraag om snel een factuur te betalen. Zo'n mail valt minder op als het bestuur vanaf privé-adressen mailt, want dan weet niemand precies welk adres klopt.
Een vaste afspraak helpt. Een betaling die buiten de gewone route gaat, checkt de penningmeester altijd even met een telefoontje naar een nummer dat al bekend is. Dat is geen wantrouwen, het is gewoon de afspraak.
De Checkup laat zien welke regels voor jullie vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie club
We kijken naar wat bij een hockeyclub telt: dat de club blijft draaien, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Blijven draaien als commissies wisselen
De zwakke plek: elke commissie heeft haar eigen bestanden en accounts.
Zo gaat het mis: stopt een commissielid, dan verdwijnen de bestanden en inloggegevens met die persoon.
Wat jullie doen: zet de bestanden van elke commissie in een gedeelde map van de club, niet in een privé-account.
Ledenpakket, boekhouding en archief
De zwakke plek: het ledenpakket bewaart veel, maar lijstjes en spreadsheets staan los.
Zo gaat het mis: een spreadsheet met telefoonnummers van ouders staat jaren later nog in de privé-opslag van een oud-commissielid, en de club heeft geen eigen kopie.
Wat jullie doen: haal commissiebestanden naar de club, en maak een vaste kopie van de boekhouding en het archief.
Rollen in het ledenpakket
De zwakke plek: vrijwilligers houden hun rol na elk seizoen.
Zo gaat het mis: een oud-trainer kan nog bij gegevens van leden en ouders.
Wat jullie doen: loop bij de start van elk seizoen na wie welke rol heeft, en haal rollen weg van wie gestopt is.
Geen valse betaalverzoeken
De zwakke plek: een bestuur dat vanaf privé-adressen mailt.
Zo gaat het mis: de penningmeester krijgt een mail die van de voorzitter lijkt te komen, met de vraag om snel te betalen.
Wat jullie doen: mail vanaf adressen van de club, en bel bij een betaling buiten de gewone route een nummer dat jullie al hadden.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals het ledenpakket, de gedeelde mappen en de website, en de vragen gaan over de vereniging, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een hockeyclub
Loop de rollen na bij de start van het seizoen
Vraag de ledenadministratie om een overzicht van wie welke rol heeft in het ledenpakket. Haal rollen weg van vrijwilligers die gestopt zijn of een andere taak hebben.
Haal commissiebestanden naar de club
Vraag elke commissie waar haar bestanden staan. Zet ze in een gedeelde map van de club, niet in een privé-account. Dan blijven ze er als iemand stopt.
Spreek een belafspraak af voor betalingen
Leg in het bestuur vast dat een spoedverzoek om te betalen altijd telefonisch wordt gecheckt. Zet het ook in de overdracht voor een nieuwe penningmeester.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in eigen tempo de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Onze club heeft een betaalde clubmanager. Heeft de Checkup dan nog zin?
Ja. De clubmanager kan de vragen beantwoorden, samen met een bestuurslid. Het plan laat zien wat goed geregeld is en wat nog aandacht vraagt, ook bij de vrijwilligers in de commissies.
En als de clubmanager vertrekt, staat in het plan wat er geregeld is en wie wat beheert. Dan hangt de club niet aan één persoon.
Regelt de leverancier van ons ledenpakket de beveiliging niet al?
Voor een deel. De leverancier beveiligt het pakket zelf: de servers, de updates en de back-up van het eigen systeem. Wat de leverancier niet levert, is hoe jullie club ermee werkt. Daar helpt de Checkup bij:
- Rollen. Jullie plan zegt wie welke rol krijgt, en hoe je na elk seizoen rollen weghaalt van wie gestopt is.
- Inloggen. Jullie plan zegt hoe je een tweede inlogstap aanzet voor wie bij gegevens van leden kan.
- Een eigen kopie. Jullie plan zegt hoe je zelf een export van de ledenlijst maakt en die bij de club bewaart.
- Alles eromheen. De bestanden van commissies, de mail van het bestuur en afspraken over betaalverzoeken: jullie plan zet het op volgorde.
De leverancier kijkt naar het eigen pakket. De Checkup kijkt naar de hele club.
Wat gebeurt er met het plan als het bestuur wisselt?
Het plan blijft van de club, ook als het bestuur wisselt. Wat al gedaan is, staat afgevinkt, en wat nog moet, staat op volgorde.
Leg in de overdracht vast wie het plan beheert. Dan kan een nieuw bestuurslid er zo mee verder, zonder opnieuw te beginnen.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Voetbalvereniging · Tennisvereniging · Korfbalvereniging · alle 113 soorten
Lees ook:
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
AI-gebruiksregels voor je team
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een hockeyclub, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.