Bij je hockeyclub houdt elke commissie haar eigen lijstjes bij. Zo weet je weer waar de gegevens van leden staan.
Een hockeyclub draait op een ledenpakket en op veel vrijwilligers in commissies. Met de +Z Checkup voor verenigingen breng je in kaart wat goed geregeld is, en wat beter kan.
Het ledenpakket en de commissies
De KNHB werkt met gecertificeerde ledenpakketten, zoals LISA, AllUnited en PSD. Daarin staan de leden en de teams, en vaak ook de contributie. Via dat pakket kloppen de ledengegevens ook bij de bond. Rond het pakket regelt je club veel zelf, zoals de planning van de velden en de incasso van de contributie.
Bij een grotere club zijn er veel commissies: voor de jeugd, de sponsoring, de evenementen en het clubhuis. Elke commissie maakt haar eigen bestanden. Die staan in een gedeelde map, of in de mail van een commissielid. Dat is normaal gegroeid, en het werkt zolang iedereen blijft.
Een voorbeeld: de jeugdcommissie houdt een spreadsheet bij met de telefoonnummers van alle ouders, om snel te kunnen bellen als er niet gespeeld wordt. De spreadsheet staat in de privé-opslag van het commissielid dat hem ooit maakte. Drie seizoenen later is haar kind geen lid meer, maar de lijst staat er nog.
Rollen, betaalverzoeken en de mail van het bestuur
In het ledenpakket krijgen vrijwilligers een rol, bijvoorbeeld teammanager of trainer. Met die rol zien ze gegevens van leden. Na elk seizoen wisselen veel rollen. Dan is het goed om na te lopen wie welke rol nog heeft. De KNHB geeft daarbij een paar vaste tips: verzamel alleen gegevens die nodig zijn, bewaar ze veilig en verwijder ze als je ze niet meer nodig hebt.
Ook verenigingen krijgen nepmail. Een bekend patroon: de penningmeester krijgt een mail die van de voorzitter lijkt te komen, met de vraag om snel een factuur te betalen. Zo'n mail valt minder op als het bestuur vanaf privé-adressen mailt, want dan weet niemand precies welk adres klopt.
Een vaste afspraak helpt. Een betaling die buiten de gewone route gaat, checkt de penningmeester altijd even met een telefoontje naar een nummer dat hij zelf al had. Dat is geen wantrouwen, het is gewoon de afspraak.
De Checkup laat zien welke regels voor je vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een hockeyclub
Loop de rollen na bij de start van het seizoen
Vraag de ledenadministratie om een overzicht van wie welke rol heeft in het ledenpakket. Haal rollen weg van vrijwilligers die gestopt zijn of een andere taak hebben.
Haal commissiebestanden naar de club
Vraag elke commissie waar haar bestanden staan. Zet ze in een gedeelde map van de club, niet in een privé-account. Dan blijven ze er als iemand stopt.
Spreek een belafspraak af voor betalingen
Leg in het bestuur vast dat een spoedverzoek om te betalen altijd telefonisch wordt gecheckt. Zet het ook in de overdracht voor een nieuwe penningmeester.
Waar de Checkup op let bij je vereniging
De Checkup voor verenigingen vraagt met welk ledenpakket je werkt, waar commissies hun bestanden bewaren en of bestuursleden een clubmailadres hebben. Bij de belangrijkste accounts let jouw IT-plan op een tweede inlogstap, en op wie er beheerder is.
Hij vraagt ook hoe betalingen lopen, en of er een afspraak is voor verzoeken die afwijken. Gebruiken vrijwilligers een AI-assistent voor de nieuwsbrief of het jaarverslag, dan vraagt de Checkup of daar gegevens van leden in gaan. In het plan staan handleidingen en voorbeeldmails. De IT-raadgever geeft advies en kijkt het plan na, maar voert zelf niets uit.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Veelgestelde vragen
Onze club heeft een betaalde clubmanager. Heeft de Checkup dan nog zin?
Ja. De clubmanager kan de vragen beantwoorden, samen met een bestuurslid. Het IT-plan laat zien wat goed geregeld is en wat nog aandacht vraagt, ook voor de vrijwilligers in de commissies.
Regelt de leverancier van ons ledenpakket de beveiliging niet al?
Voor een deel. De leverancier beveiligt het pakket zelf. Wie er binnen de club inlogt, met welke rol en met een tweede inlogstap, bepaal je zelf. Weet je iets niet, dan vraag je het de leverancier met de voorbeeldmail uit je plan.
Wat gebeurt er met het plan als het bestuur wisselt?
Het plan groeit een jaar mee, ook als het bestuur wisselt. Leg in de overdracht vast wie het plan beheert, dan kan een nieuw bestuurslid er zo mee verder.
Kan de penningmeester per jaar betalen?
Ja. Je betaalt dan €544,50 per jaar, inclusief btw. Dat is hetzelfde als per maand, alleen in één keer. Bij de start komt er eenmalig €181,50 bij.
Ook interessant
Verwante verenigingen: Voetbalvereniging · Tennisvereniging · Korfbalvereniging · alle verenigingen
Lees ook:
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
AI-gebruiksregels voor je team