Op zaterdagochtend loggen veel vrijwilligers in voor je voetbalclub. Zo houd je overzicht wie waar bij kan.
Teammanagers vullen op hun telefoon de spelersopgaaf in, en in de kantine draait de kassa. Met de +Z Checkup voor verenigingen zie je wat al goed geregeld is, en wat eerst aandacht vraagt.
Sportlink, de wedstrijdapp en de kantine
Bij de KNVB loopt de ledenadministratie via Sportlink. Nieuwe leden kunnen zich aanmelden met het digitale aanmeldformulier op de website van de KNVB. Keurt de club de aanmelding goed, dan staan de gegevens meteen in Sportlink. Is het nieuwe lid minderjarig, dan krijgen de ouders eerst een mail om de aanmelding goed te keuren.
Op wedstrijddag werk je met het digitale wedstrijdformulier in de Wedstrijdzaken-app. De teammanager vult voor de wedstrijd de spelersopgaaf in. Na afloop vult de scheidsrechter of spelbegeleider de uitslag in. Zo logt elk weekend een grote groep mensen in met een eigen account.
Daarnaast heeft je club vaak een kantinekassa met pinautomaat, een website en accounts op sociale media. Die zijn meestal opgezet door een vrijwilliger die er verstand van had. Dat is normaal gegroeid. Het wordt pas lastig als die vrijwilliger stopt en niemand anders weet hoe je inlogt.
Jeugdleden, foto's en de app-groepen
Bij een voetbalclub spelen veel kinderen. Hun namen, geboortedata en de telefoonnummers van hun ouders staan in de ledenadministratie. Maar ook in lijstjes van trainers, in de app-groep van het team en soms in een spreadsheet voor het rijden naar uitwedstrijden.
Een voorbeeld: een trainer maakt aan het begin van het seizoen een app-groep voor zijn team, met alle ouders erin. Twee seizoenen later traint hij een ander team. De oude groep bestaat nog, met ouders van kinderen die allang op een andere club spelen. Niemand heeft iets fout gedaan. Het is alleen nooit opgeruimd.
Voor foto's geldt een duidelijke regel. Is een lid jonger dan 16, dan heb je toestemming van de ouders of de voogd nodig om een herkenbare foto te plaatsen. Leg die toestemming vast, bijvoorbeeld bij de aanmelding. En zorg dat ouders hun toestemming ook weer makkelijk kunnen intrekken.
Werken vrijwilligers met kinderen, dan kan je club om een VOG vragen. Dat is een Verklaring Omtrent het Gedrag van Justis. Met de Regeling Gratis VOG betaalt de vrijwilliger daar niets voor. De club heeft daarvoor onder meer een KVK-nummer, preventiebeleid en eHerkenning nodig. eHerkenning is het inlogmiddel waarmee een organisatie online zaken doet met de overheid. Weet wie in het bestuur dat inlogmiddel beheert.
De Checkup laat zien welke regels voor je vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een voetbalvereniging
Maak een lijst van alle accounts
Schrijf op welke accounts de club heeft: Sportlink, de kassa, de website, de sociale media en het clubmailadres. Zet erbij wie beheerder is. Zo zie je meteen wat aan één persoon hangt.
Vraag bij de aanmelding naar foto's
Aan het aanmeldformulier van de KNVB kun je eigen vragen toevoegen. Voeg een vraag toe over foto's op de website en op sociale media, zodat je de toestemming meteen vastlegt.
Ruim de app-groepen op na het seizoen
Begin elk seizoen met nieuwe teamgroepen, of haal spelers en ouders eruit die niet meer bij het team horen. Laat per groep minstens twee leiders beheerder zijn.
Waar de Checkup op let bij je vereniging
De Checkup voor verenigingen vraagt welke systemen je club gebruikt, zoals de ledenadministratie van de bond, de app voor wedstrijdzaken, de kantinekassa, de website en de sociale media. Bij elk systeem let jouw IT-plan op wie er beheerder is, of de tweede inlogstap aan staat en of het account op een clubmailadres staat of op een privé-adres.
Heb je jeugdleden, dan vraagt de Checkup hoe je omgaat met hun gegevens en foto's, en wie lijsten met telefoonnummers van ouders kan zien. Ook de overdracht bij een bestuurswissel komt aan bod. In het plan staan handleidingen en voorbeeldmails, bijvoorbeeld voor de leverancier van je kassa. De IT-raadgever geeft advies en kijkt het plan na. Het uitvoeren doe je zelf, met je vrijwilligers.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Veelgestelde vragen
We hebben geen IT'er in het bestuur. Kunnen we de Checkup dan doen?
Ja. De Checkup is gemaakt voor mensen zonder IT-kennis. De vragen gaan over hoe het bij jullie gaat, in gewone taal. Een IT-raadgever kijkt jouw IT-plan daarna na en scherpt het aan waar dat kan.
Mogen we foto's van jeugdleden op de website zetten?
Is een lid jonger dan 16, dan heb je toestemming van de ouders of de voogd nodig om een herkenbare foto te plaatsen. Leg de toestemming vast, bijvoorbeeld bij de aanmelding, en maak intrekken net zo makkelijk. De Checkup helpt je dat te regelen, maar is geen juridisch advies.
Wat als de vrijwilliger die onze website doet stopt?
Dan wil je weten waar de website draait, wie de rekening betaalt en hoe je inlogt. Jouw IT-plan helpt je dat vast te leggen voordat iemand stopt, zodat een ander het kan overnemen.
Kan de penningmeester per jaar betalen?
Ja. Je betaalt dan €544,50 per jaar, inclusief btw. Dat is hetzelfde als per maand, alleen in één keer. Bij de start komt er eenmalig €181,50 bij.