Weten jullie hoeveel vrijwilligers op zaterdag in Sportlink kunnen?
Teammanagers vullen op hun telefoon de spelersopgaaf in, en in de kantine draait de kassa. Met de +Z Checkup voor verenigingen zie je wat al goed geregeld is, en wat eerst aandacht vraagt.
Even eerlijk
- Wie werkt er met de inlog van de kassa in de kantine?
- Zitten er nog oud-teammanagers in de app-groepen van de jeugd?
- Hebben ouders bij de aanmelding gezegd of foto's van hun kind online mogen?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Sportlink, de wedstrijdapp en de kantine
Bij de KNVB loopt de ledenadministratie via Sportlink. Nieuwe leden kunnen zich aanmelden met het digitale aanmeldformulier op de website van de KNVB. Keurt de club de aanmelding goed, dan staan de gegevens meteen in Sportlink. Is het nieuwe lid minderjarig, dan krijgen de ouders eerst een mail om de aanmelding goed te keuren.
Op wedstrijddag werk je met het digitale wedstrijdformulier in de Wedstrijdzaken-app. De teammanager vult voor de wedstrijd de spelersopgaaf in. Na afloop vult de scheidsrechter of spelbegeleider de uitslag in. Zo logt elk weekend een grote groep mensen in met een eigen account.
Daarnaast heeft jullie club vaak een kantinekassa met pinautomaat, een website en accounts op sociale media. Die zijn meestal opgezet door een vrijwilliger die er verstand van had. Dat is normaal gegroeid. Het wordt pas lastig als die vrijwilliger stopt en niemand anders weet hoe je inlogt.
Jeugdleden, foto's en de app-groepen
Bij een voetbalclub spelen veel kinderen. Hun namen, geboortedata en de telefoonnummers van hun ouders staan in de ledenadministratie. Maar ook in lijstjes van trainers, in de app-groep van het team en soms in een spreadsheet voor het rijden naar uitwedstrijden.
Een voorbeeld: een trainer maakt aan het begin van het seizoen een app-groep voor het eigen team, met alle ouders erin. Twee seizoenen later traint die een ander team. De oude groep bestaat nog, met ouders van kinderen die allang op een andere club spelen. Niemand heeft iets fout gedaan. Het is alleen nooit opgeruimd.
Voor foto's geldt een duidelijke regel. Is een lid jonger dan 16, dan heb je toestemming van de ouders of de voogd nodig om een herkenbare foto te plaatsen. Leg die toestemming vast, bijvoorbeeld bij de aanmelding. En zorg dat ouders hun toestemming ook weer makkelijk kunnen intrekken.
Werken vrijwilligers met kinderen, dan kan jullie club om een VOG vragen. Dat is een Verklaring Omtrent het Gedrag van Justis. Met de Regeling Gratis VOG betaalt de vrijwilliger daar niets voor. De club heeft daarvoor onder meer eHerkenning nodig, het inlogmiddel waarmee een organisatie online zaken doet met de overheid. Weet wie in het bestuur dat inlogmiddel beheert.
De Checkup laat zien welke regels voor jullie vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie club
We kijken naar wat bij een voetbalclub telt: dat de club blijft draaien, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Blijven draaien als een vrijwilliger stopt
De zwakke plek: de kassa, de website en de sociale media zijn vaak opgezet door één vrijwilliger.
Zo gaat het mis: stopt die vrijwilliger, dan weet niemand meer hoe je inlogt, en ligt de kantine of de website stil.
Wat jullie doen: per systeem twee beheerders van de club, en de inloggegevens in een gedeelde wachtwoordmanager van het bestuur.
Ledenlijst, boekhouding en archief
De zwakke plek: veel staat in Sportlink, maar ook in lijstjes van trainers en spreadsheets op privé-laptops.
Zo gaat het mis: staat een lijst alleen op de laptop van één vrijwilliger, dan zijn jullie hem kwijt als die laptop kapotgaat of de vrijwilliger stopt.
Wat jullie doen: zet ledenlijst, boekhouding en archief op een plek van de club, met een vaste kopie.
Jeugdleden, app-groepen en rollen
De zwakke plek: veel mensen loggen elk weekend in, en app-groepen van teams worden nooit opgeruimd.
Zo gaat het mis: een oud-teammanager zit nog in de groep met ouders van de jeugd, of kan nog in Sportlink. Een foto van een kind komt online zonder toestemming.
Wat jullie doen: loop elk seizoen de rollen en app-groepen na, en leg de toestemming voor foto's vast bij de aanmelding.
Kloppende gegevens en geen valse betaalverzoeken
De zwakke plek: gegevens op veel plekken tegelijk, en een penningmeester die betaalt op een mail.
Zo gaat het mis: een telefoonnummer van een ouder klopt niet meer als er iets gebeurt. Of een nepmail van "de voorzitter" vraagt om snel te betalen.
Wat jullie doen: houd de ledenadministratie op één plek bij, en bel bij een ongewoon betaalverzoek een nummer dat jullie al hadden.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals Sportlink, de kantinekassa en de website, en de vragen gaan over de vereniging, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een voetbalvereniging
Maak een lijst van alle accounts
Schrijf op welke accounts de club heeft: Sportlink, de kassa, de website, de sociale media en het clubmailadres. Zet erbij wie beheerder is. Zo zie je meteen wat aan één persoon hangt.
Vraag bij de aanmelding naar foto's
Aan het aanmeldformulier van de KNVB kun je eigen vragen toevoegen. Voeg een vraag toe over foto's op de website en op sociale media, zodat je de toestemming meteen vastlegt.
Ruim de app-groepen op na het seizoen
Begin elk seizoen met nieuwe teamgroepen, of haal spelers en ouders eruit die niet meer bij het team horen. Laat per groep minstens twee leiders beheerder zijn.
Ik ben als vader betrokken bij het voetbalteam van mijn dochter. Langs de lijn zie ik hoeveel een club draait op vrijwilligers, van de trainers tot de ledenadministratie.
Jorn de Boer · oprichter van Insert Z · achtergrond
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in eigen tempo de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
We hebben geen IT'er in het bestuur. Kunnen we de Checkup dan doen?
Ja. De Checkup is gemaakt voor mensen zonder IT-kennis. De vragen gaan over hoe het bij jullie gaat, in gewone taal: wie er in Sportlink kan, wie de kantinekassa beheert, wat er gebeurt als een vrijwilliger stopt.
Daarna kijken we jullie plan na en scherpen het aan waar nodig. Elke stap legt uit wat jullie doen en waarom, met een handleiding voor jullie systemen.
Mogen we foto's van jeugdleden op de website zetten?
Is een lid jonger dan 16, dan heb je toestemming van de ouders of de voogd nodig om een herkenbare foto te plaatsen. Leg de toestemming vast, bijvoorbeeld bij de aanmelding, en maak intrekken net zo makkelijk.
De Checkup vraagt hoe jullie dat nu regelen, en jullie plan helpt het vast te leggen. Het is geen juridisch advies.
Wat als de vrijwilliger die onze website doet stopt?
Dan wil je weten waar de website draait, op wiens naam het domein staat, wie de rekening betaalt en hoe je inlogt. Staat het op de naam of het mailadres van die vrijwilliger, dan neemt die de toegang mee.
Jullie plan helpt je dat vast te leggen voordat iemand stopt: het domein en de accounts op een adres van de club, en twee beheerders, zodat een ander het kan overnemen.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Hockeyclub · Korfbalvereniging · Volleybalvereniging · alle 113 soorten
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een voetbalvereniging, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.