Hangen de website en de wedstrijdzaken van jullie korfbalclub aan één vrijwilliger?
Een korfbalclub draait vaak op een kleine groep mensen die veel regelen. Met de +Z Checkup voor verenigingen leg je vast wat waar staat, zodat een ander het kan overnemen.
Even eerlijk
- Weet elke coach wat te doen als de app KNKV Wedstrijdzaken uitvalt?
- Lopen de clubmail, de website en de sociale media via één privé-mailadres?
- Weet iemand welk wachtwoord bij welk account hoort, als de secretaris stopt?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
De wedstrijdapp, de zaal en het veld
Het KNKV werkt met een digitaal wedstrijdformulier. Dat vul je in met de app KNKV Wedstrijdzaken, die samen met Sportlink is gemaakt. De coach zet de opstelling en de wissels erin. Na de wedstrijddag kan alleen de scheidsrechter nog iets aanpassen.
Valt de app uit, dan gaat de wedstrijd gewoon door. Het KNKV raadt aan om de opstelling en de wissels dan op papier te zetten en daar een foto van te maken, zodat je ze later kunt invoeren. Handig als elke coach dat weet voordat het gebeurt.
Korfbal speel je in de zaal en op het veld. In de sporthal ben je vaak te gast, in je eigen kantine staat een kassa. De website en de sociale media doet vaak dezelfde vrijwilliger die ook de wedstrijdzaken regelt.
Als alles op één privé-mailadres staat
Bij veel kleine clubs staan de clubmail, de website en de sociale media op het privé-mailadres van één bestuurslid. Dat is normaal gegroeid: iemand begon er ooit mee, en het werkte.
Een voorbeeld: de secretaris stopt na acht jaar. De website, de sociale media en de mail met sponsors lopen allemaal via haar eigen mailadres. Ze wil best helpen, maar weet zelf niet meer welk wachtwoord bij welk account hoort. Het nieuwe bestuur is weken bezig om alles over te zetten.
Ook de gegevens van jeugdleden en hun ouders gaan bij een wissel mee, in lijstjes en app-groepen. Is een lid jonger dan 16, dan heb je toestemming van de ouders of de voogd nodig om een herkenbare foto te plaatsen. Werken vrijwilligers met kinderen, dan kan jullie club om een VOG vragen. Met de Regeling Gratis VOG betaalt de vrijwilliger daar niets voor.
De Checkup laat zien welke regels voor jullie vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie club
We kijken naar wat bij een korfbalclub telt: dat de club blijft draaien, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Blijven spelen als de app of een vrijwilliger uitvalt
De zwakke plek: de website, de sociale media en de wedstrijdzaken hangen vaak aan dezelfde vrijwilliger, en de wedstrijd aan de app.
Zo gaat het mis: valt de app uit, dan weet een coach niet wat te doen. Stopt de vrijwilliger, dan staat alles stil.
Wat jullie doen: vertel elke coach de papieren route voor het wedstrijdformulier, en zet de accounts op clubmailadressen per functie.
Clubmail, accounts en archief
De zwakke plek: clubmail, website en sociale media lopen via het privé-mailadres van één bestuurslid.
Zo gaat het mis: stopt de secretaris, dan zit de mail met sponsors in haar eigen postvak, en is het nieuwe bestuur weken bezig om alles over te zetten.
Wat jullie doen: maak een clubmailadres per functie en koppel de accounts daaraan.
Wachtwoorden, jeugdleden en app-groepen
De zwakke plek: wachtwoorden die alleen één bestuurslid kent, en lijstjes en app-groepen met gegevens van jeugdleden.
Zo gaat het mis: bij een wissel weet niemand welk wachtwoord bij welk account hoort. Een foto van een jeugdlid komt online zonder toestemming van de ouders.
Wat jullie doen: schrijf een overdrachtsblad met de accounts en de beheerders, zonder de wachtwoorden zelf, en vraag toestemming voor foto's.
Kloppende gegevens en geen valse betaalverzoeken
De zwakke plek: gegevens van jeugdleden en ouders in lijstjes en app-groepen, en betalingen vanuit de kantine en de club.
Zo gaat het mis: een telefoonnummer van een ouder klopt niet meer als er iets gebeurt. Of een nepmail van "het bestuur" vraagt om snel te betalen.
Wat jullie doen: houd gegevens van leden op één plek bij, en bel bij een ongewoon betaalverzoek een nummer dat jullie al hadden.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals de app KNKV Wedstrijdzaken, de website, de sociale media en de kantinekassa, en de vragen gaan over de vereniging, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een korfbalvereniging
Maak een clubmailadres per functie
Bijvoorbeeld een adres voor de secretaris, de penningmeester en de website. Koppel accounts aan die adressen. Bij een wissel verander je het wachtwoord en geef je het adres door.
Schrijf een overdrachtsblad
Zet op één pagina welke accounts de club heeft, wie beheerder is en waar de wachtwoorden veilig staan. Zet de wachtwoorden zelf er niet op.
Oefen de papieren route voor het wedstrijdformulier
Vertel elke coach wat te doen als de app niet werkt: opstelling en wissels op papier, een foto ervan, en later invoeren.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in eigen tempo de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt of een vrijwilliger stopt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
We zijn een kleine club. Is de Checkup niet te groot voor ons?
Nee. De Checkup vraagt naar wat jullie club heeft. Hebben jullie weinig systemen, dan staan er ook minder stappen in jullie IT-plan.
De stappen staan op volgorde van belang: eerst de grootste risico's, en wat snel iets oplevert, zoals een abonnement dat niemand meer gebruikt. Bij een kleine club is dat vaak: accounts naar clubadressen, en een overdrachtsblad. Wat klaar is, vinken jullie af.
Wat als de vrijwilliger die onze website doet stopt?
Dan wil je weten waar de website draait, op wiens naam het domein staat, wie de rekening betaalt en hoe je inlogt. Staat het op de naam of het mailadres van die vrijwilliger, dan gaat de toegang mee.
Jullie IT-plan helpt je dat vast te leggen voordat iemand stopt: het domein en de accounts op een adres van de club, en twee beheerders, zodat een ander het kan overnemen.
Zet Insert Z de accounts voor ons over?
Nee. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig. Het overzetten doe je zelf, met de handleidingen en voorbeeldmails uit het plan. Insert Z verkoopt geen hardware of licenties en krijgt geen commissie.
Het plan legt per stap uit wat jullie doen en waarom, bijvoorbeeld hoe je een account naar een clubmailadres verhuist. Wat klaar is, vinken jullie af, en het plan blijft van de club, ook als het bestuur wisselt.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Voetbalvereniging · Volleybalvereniging · Hockeyclub · alle 113 soorten
Lees ook:
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Zo werken wij
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een korfbalvereniging, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.