Kan jullie team zaterdag spelen als de spelerskaarten niet kloppen?
Bij een volleybalvereniging doen vrijwilligers veel online: de ledenadministratie, de pasfoto's voor de spelerskaarten, de groepsapps van de teams en de website. Met de +Z Checkup voor verenigingen zie je wat goed geregeld is, en wat als eerste aandacht vraagt.
Even eerlijk
- Waar staan de pasfoto's van jeugdleden, behalve in Sportlink?
- Gebruiken vrijwilligers een mailadres van de vereniging, of hun eigen adres?
- Wie zit er nog in de groepsapp van een team dat al is opgeheven?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Sportlink, spelerskaarten en de teams
Verenigingen die bij de Nevobo zijn aangesloten, de volleybalbond, gebruiken Sportlink voor hun ledenadministratie. Dat pakket krijg je zonder kosten via de bond. Voor de competitie heeft elke speler een digitale spelerskaart nodig, met een duidelijke pasfoto. De ledenadministrateur zet die foto in Sportlink Club.
Daarnaast heeft bijna elk team een eigen groepsapp, voor trainingen, wedstrijden en wie er rijdt. De trainer of een teamouder regelt die. Zo is het gegroeid, en het werkt.
Een voorbeeld. De ledenadministrateur stopt na tien jaar. Ze deed alles vanaf haar eigen laptop, met haar privémail als inlog. De pasfoto's van de jeugdleden staan nog in een map op die laptop. Haar opvolger moet dan eerst uitzoeken hoe die erin komt, en wat er met die map moet gebeuren.
Pasfoto's van jeugdleden en de groepsapps
Voor een spelerskaart heb je van elk lid een pasfoto nodig, ook van de jongste jeugd. Zo'n foto is een persoonsgegeven. Onder de AVG, de privacywet, gebruik je die foto waarvoor je hem kreeg: de spelerskaart.
Wil je foto's van een jeugdtoernooi op de website of op sociale media zetten, dan vraag je bij kinderen jonger dan 16 jaar toestemming aan de ouders. Je moet kunnen laten zien dat je die toestemming hebt. En ouders kunnen hun toestemming altijd weer intrekken.
Groepsapps zijn handig. Let wel op wie erin zit. Een trainer die vorig seizoen stopte, zit vaak nog in de groep van het oude team, met de telefoonnummers van alle ouders erbij.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie club
We kijken naar wat bij een volleybalclub telt: dat de club blijft draaien, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Blijven draaien als een vrijwilliger stopt
De zwakke plek: de ledenadministrateur werkt vanaf een eigen laptop, met de privémail als inlog.
Zo gaat het mis: stopt de ledenadministrateur, dan moet de opvolger eerst uitzoeken hoe die erin komt.
Wat jullie doen: laat de ledenadministratie, de website en de sociale media lopen via een mailadres van de vereniging.
Pasfoto's en losse kopieën
De zwakke plek: pasfoto's van jeugdleden staan in Sportlink, maar ook in een map op een eigen laptop of telefoon.
Zo gaat het mis: stopt de vrijwilliger, dan staan de foto's nog op de laptop van die vrijwilliger, en niemand weet wat ermee moet.
Wat jullie doen: zet pasfoto's in de ledenadministratie, en haal de losse kopieën daarna weg.
Groepsapps van de teams
De zwakke plek: elk team heeft een eigen groepsapp, en die worden nooit opgeruimd.
Zo gaat het mis: een trainer die vorig seizoen stopte, zit nog in de groep van het oude team, met de telefoonnummers van alle ouders.
Wat jullie doen: loop de groepsapps na bij de start van het seizoen, en spreek per team af wie beheerder is.
Kloppende spelerskaarten
De zwakke plek: elke speler heeft een digitale spelerskaart met een duidelijke pasfoto nodig.
Zo gaat het mis: klopt de spelerskaart niet, dan kan een team zaterdag niet spelen. Of een pasfoto komt zonder toestemming op de website.
Wat jullie doen: houd de foto's bij in Sportlink Club, en gebruik ze alleen voor de spelerskaart.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals Sportlink, de groepsapps van de teams, de website en de sociale media, en de vragen gaan over de vereniging, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een volleybalvereniging
Gebruik mailadressen van de vereniging
Laat de ledenadministratie, de website en de sociale media lopen via een mailadres van de vereniging, niet via een privémail. Stopt een vrijwilliger, dan gaat het adres over naar de opvolger.
Ruim losse pasfoto's op
Staan er pasfoto's op een eigen laptop of telefoon? Zet ze in de ledenadministratie en haal de losse kopieën daarna weg.
Loop de groepsapps na bij de start van het seizoen
Haal trainers en ouders die niet meer bij het team horen uit de groep. Spreek per team af wie de beheerder is.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in eigen tempo de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
We hebben geen IT'er in het bestuur. Lukt het dan wel?
Ja. De vragen gaan over jullie vereniging: de teams, jullie leden en wie wat doet. Weten jullie een antwoord niet, dan kiezen jullie "Weet ik niet".
Daarna kijken we jullie plan na en scherpen het aan waar nodig. Elke stap legt uit wat jullie doen en waarom, met een handleiding.
We krijgen Sportlink via de bond. Wat moeten wij dan nog doen?
Voor een deel regelt de bond het. Sportlink houdt de software bij: de servers, de updates en de back-up van het eigen systeem. Wat het niet levert, is hoe jullie vereniging ermee werkt. Daar helpt de Checkup bij:
- Accounts. Jullie plan zegt wie in Sportlink mag, en met welk account: een mailadres van de vereniging, geen privémail.
- Overdracht. Jullie plan zegt wie het overneemt als de ledenadministrateur stopt.
- Pasfoto's. Jullie plan zegt hoe jullie losse kopieën van pasfoto's opruimen.
- Alles eromheen. De groepsapps van de teams, de website en de sociale media: jullie plan zet het op volgorde.
De bond kijkt naar het eigen pakket. De Checkup kijkt naar de hele vereniging.
Mogen we de pasfoto's voor de spelerskaarten ook op de website zetten?
Vraag het eerst. Jullie kregen de foto voor de spelerskaart. Willen jullie hem ook ergens anders gebruiken, dan vraag je toestemming. Bij kinderen jonger dan 16 jaar vraag je dat aan de ouders.
Je moet kunnen laten zien dat je die toestemming hebt, en ouders kunnen hem altijd weer intrekken. De Checkup is geen juridisch advies.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Korfbalvereniging · Hockeyclub · Voetbalvereniging · alle 113 soorten
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een volleybalvereniging, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.