Zonder geldige spelerskaart speelt niemand mee. Zo houd je de IT achter je volleybalteams op orde.
Bij een volleybalvereniging doen vrijwilligers veel online: de ledenadministratie, de pasfoto's voor de spelerskaarten, de groepsapps van de teams en de website. Met de +Z Checkup voor verenigingen zie je wat goed geregeld is, en wat als eerste aandacht vraagt.
Sportlink, spelerskaarten en de teams
Verenigingen die bij de Nevobo zijn aangesloten, de volleybalbond, gebruiken Sportlink voor hun ledenadministratie. Dat pakket krijg je gratis via de bond. Voor de competitie heeft elke speler een digitale spelerskaart nodig, met een duidelijke pasfoto. De ledenadministrateur zet die foto in Sportlink Club.
Daarnaast heeft bijna elk team een eigen groepsapp, voor trainingen, wedstrijden en wie er rijdt. De trainer of een teamouder regelt die. Zo is het gegroeid, en het werkt.
Een voorbeeld. De ledenadministrateur stopt na tien jaar. Ze deed alles vanaf haar eigen laptop, met haar privémail als inlog. De pasfoto's van de jeugdleden staan nog in een map op die laptop. Haar opvolger moet dan eerst uitzoeken hoe hij erin komt, en wat er met die map moet gebeuren.
Pasfoto's van jeugdleden en de groepsapps
Voor een spelerskaart heb je van elk lid een pasfoto nodig, ook van de jongste jeugd. Zo'n foto is een persoonsgegeven. Onder de AVG, de privacywet, gebruik je die foto waarvoor je hem kreeg: de spelerskaart.
Wil je foto's van een jeugdtoernooi op de website of op sociale media zetten, dan vraag je bij kinderen jonger dan 16 jaar toestemming aan de ouders. Je moet kunnen laten zien dat je die toestemming hebt. En ouders kunnen hun toestemming altijd weer intrekken.
Groepsapps zijn handig. Let wel op wie erin zit. Een trainer die vorig seizoen stopte, zit vaak nog in de groep van zijn oude team, met de telefoonnummers van alle ouders erbij.
De Checkup signaleert welke regels voor je vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een volleybalvereniging
Gebruik mailadressen van de vereniging
Laat de ledenadministratie, de website en de sociale media lopen via een mailadres van de vereniging, niet via een privémail. Stopt een vrijwilliger, dan gaat het adres over naar de opvolger.
Ruim losse pasfoto's op
Staan er pasfoto's op een eigen laptop of telefoon? Zet ze in de ledenadministratie en haal de losse kopieën daarna weg.
Loop de groepsapps na bij de start van het seizoen
Haal trainers en ouders die niet meer bij het team horen uit de groep. Spreek per team af wie de beheerder is.
Waar de Checkup op let bij je vereniging
De Checkup voor verenigingen vraagt naar je vereniging, niet naar techniek. Bij een volleybalvereniging gaat het bijvoorbeeld over wie de ledenadministratie doet, en met welk account. Over waar de pasfoto's en andere gegevens van jeugdleden staan. En over welke groepsapps er zijn, en wie daar beheerder is.
Ook de website en de sociale media komen aan bod: wie kan erbij, en wat gebeurt er als die vrijwilliger stopt. Bij de accounts die je niet kwijt wilt, let je plan op een tweede inlogstap. Dat is een extra code op je telefoon als je inlogt.
In het IT-plan staat per onderwerp wat al goed gaat, en wat de volgende stap is. Met een handleiding die een vrijwilliger kan volgen, en waar nodig een voorbeeldmail voor je IT-leverancier of websitebouwer.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Veelgestelde vragen
We hebben geen IT'er in het bestuur. Lukt het dan wel?
Ja. De vragen gaan over je vereniging: je teams, je leden en wie wat doet. Weet je een antwoord niet, dan kies je "Weet ik niet". Een IT-raadgever kijkt je plan daarna na en scherpt het aan waar dat kan.
We krijgen Sportlink via de bond. Wat moeten wij dan nog doen?
De software zelf regel je niet. Wie erin mag, met welk account, en wie het overneemt als de ledenadministrateur stopt, regelt de vereniging wel zelf. Daar let de Checkup op.
Mogen we de pasfoto's voor de spelerskaarten ook op de website zetten?
Vraag het eerst. Je kreeg de foto voor de spelerskaart. Wil je hem ook ergens anders gebruiken, dan vraag je toestemming. Bij kinderen jonger dan 16 jaar vraag je dat aan de ouders.
Kan de penningmeester per jaar betalen?
Ja. Je betaalt dan €544,50 per jaar, inclusief btw. Dat is hetzelfde als per maand, alleen in één keer. Bij de start komt er eenmalig €181,50 bij.