+Z / insert + Z / AI-gebruiksregels
Gratis van +Z · om af te drukken
AI-gebruiksregels voor je team: mag dit in de AI-assistent?
Een AI-assistent helpt je sneller werken. Wat je erin typt, verlaat wel je bedrijf. Met deze afspraken op één pagina weet iedereen wat wel en niet mag.
Hang het op, of zet het in je teammap.
AI-gebruiksregels · op één pagina
1 De toets: mag dit in de AI-assistent?
Stel jezelf vijf vragen voordat je iets in de AI-assistent zet.
- Staan er persoonsgegevens in? Denk aan een naam, adres, mailadres, telefoonnummer of een ander gegeven van een persoon.
- Gaat het over een klant, patiënt, leerling of medewerker?
- Staat er een wachtwoord, code of inloggegeven in?
- Is het vertrouwelijk? Denk aan een contract, prijsafspraak, cijfers of een bedrijfsgeheim.
- Zou je het vervelend vinden als het morgen buiten je bedrijf rondging?
Is het antwoord één keer ja? Zet het er dan niet in. Of haal eerst de gevoelige delen weg.
2 Het stoplicht
Groen: dit mag
- een openbare tekst herschrijven, zoals een tekst van je website
- een mail verbeteren waar geen namen in staan
- een formule voor Excel laten maken
- uitleg vragen over een onderwerp
- een sjabloon laten maken, zoals een opzet voor een checklist
Oranje: eerst gevoelige delen weghalen
- een vraag van een klant samenvatten: schrijf "Klant A" en laat details weg waaraan je de klant herkent
- een offerte verbeteren: haal eerst namen en bedragen weg
Rood: dit nooit
- klantgegevens
- gegevens van patiënten of leerlingen
- wachtwoorden en inlogcodes
- contracten
- loonstroken
Klantgegevens gaan nooit in een AI-assistent. Ook niet als je een zakelijk abonnement hebt.
3 Vier afspraken voor het team
- Gebruik alleen het AI-account dat de zaak heeft gekozen. Geen privé-account voor werk.
- Controleer wat AI zegt voordat je het gebruikt. AI klinkt zeker, maar zit er soms naast.
- Twijfel je? Vraag het eerst. Aan het aanspreekpunt hieronder.
- Deel wat je leert. Een handige opdracht of een fout die je zag: vertel het je collega's.
4 Waarom deze afspraken?
- Privacy. De AVG, de privacywet, beschermt gegevens van personen. Zet je die in een AI-assistent, dan komen ze bij een ander bedrijf terecht. Dat kan een datalek zijn.
- Vertrouwelijkheid. Afspraken met klanten en leveranciers, en je eigen cijfers, horen binnen je bedrijf te blijven.
- Kennis van AI. Sinds 2 februari 2025 vraagt de Europese AI-verordening (artikel 4) dat een bedrijf dat AI gebruikt, zijn mensen helpt om goed met AI te leren werken. Dat heet AI-geletterdheid. Een vast niveau is niet verplicht. Samen deze afspraken maken en bespreken is een goede eerste stap.
5 Zo spreken wij het af
Onze AI-assistent:
Ons aanspreekpunt bij vragen:
Afgesproken op (datum):
Dit is geen juridisch advies. Twijfel je over jouw situatie? Vraag het dan aan een jurist of je branchevereniging. Bronnen: Autoriteit Persoonsgegevens, EU AI-verordening, artikel 4 (gewijzigd in 2026 door Verordening (EU) 2026/1744), Europese Commissie en Rijksoverheid.
Gratis van +Z · insert-z.nl/ai-gebruiksregels · versie september 2026