Wie kan er zien welke kleuter een allergie heeft?
Een gymnastiek- of turnvereniging heeft vaak veel jonge leden, veel lesgroepen en veel ouders die berichten krijgen. Met de +Z Checkup voor verenigingen zie je wat al goed geregeld is, en wat een vrijwilliger als eerste kan oppakken.
Even eerlijk
- Staat de allergie van een kind ook in een groepsapp met alle ouders?
- Hebben alle trainers en assistenten van de kleutergroepen een VOG?
- Kunnen ouders hun toestemming voor foto's van de uitvoering net zo makkelijk intrekken als geven?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Ledenadministratie, lesgroepen en ouders
Clubs die lid zijn van de KNGU, de gymnastiekbond, werken met AllUnited of Club-assistent. Die twee pakketten zijn gekoppeld aan de ledenadministratie van de bond. Het basispakket hoort bij het lidmaatschap van de KNGU. Extra onderdelen regel je met de leverancier zelf.
In de ledenadministratie staan jullie leden en hun lesgroepen, en vaak loopt de contributie er ook via. Trainers houden de aanwezigheid bij, soms in een app en soms op een lijst in de zaal.
Bij jonge leden zijn de ouders je contact. Hun mailadres en telefoonnummer staan erbij, en soms iets over de gezondheid van het kind, zoals astma of een allergie. Dat zijn gevoelige gegevens. Deel ze alleen met wie ze nodig heeft, zoals de trainer van die groep.
Trainers, VOG en foto's van de uitvoering
Trainers en assistenten werken met kinderen. Voor hen kun je een VOG vragen: een verklaring omtrent het gedrag van Justis. Met de Regeling Gratis VOG kost die niets voor vrijwilligers die met kinderen of kwetsbare mensen werken. Jullie vereniging meldt zich daarvoor eerst aan met eHerkenning, een inlogmiddel voor organisaties. Daarna vraagt de vrijwilliger de VOG zelf aan met DigiD.
Foto's van de uitvoering zijn leuk voor de website. Bij kinderen jonger dan 16 jaar vraag je toestemming aan de ouders. Je legt vast wie toestemming gaf, en ouders kunnen die altijd weer intrekken.
Een voorbeeld. Na de uitvoering zet een ouder foto's in de groepsapp van de lesgroep. Een andere ouder wil niet dat haar dochter online staat. Staat bij de inschrijving al genoteerd welke ouders toestemming gaven, dan weet de trainer meteen wat er moet gebeuren.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie vereniging
We kijken naar wat bij een gymnastiek- of turnvereniging telt: dat de lessen doorgaan, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Doorgaan als de secretaris stopt
De zwakke plek: de ledenadministratie en de lijst met VOG's hangen vaak aan één bestuurslid of vrijwilliger.
Zo gaat het mis: stopt de secretaris, dan weet niemand meer wie beheerder is in het pakket, of wie een VOG heeft.
Wat jullie doen: houd één lijst bij van wie een VOG heeft, met de datum, in een gedeelde map van de vereniging.
Leden, lesgroepen en contributie
De zwakke plek: leden, lesgroepen en de contributie staan in AllUnited of Club-assistent, en de aanwezigheid soms op een lijst in de zaal.
Zo gaat het mis: lijsten van trainers en de website staan op privé-accounts, en gaan mee als iemand stopt.
Wat jullie doen: schrijf op waar de website staat, wie de eigenaar is van de naam en wie de inloggegevens heeft.
Gezondheid van kinderen en noodnummers
De zwakke plek: bij jonge leden staan soms gegevens over astma of een allergie, en de noodnummers van ouders.
Zo gaat het mis: de allergie van een kind staat in een groepsapp met alle ouders, of elke trainer ziet de hele ledenlijst.
Wat jullie doen: geef trainers alleen hun eigen groep, per groep in het systeem of met een korte lijst.
Toestemming die klopt
De zwakke plek: na de uitvoering komen foto's in de groepsapp van de lesgroep.
Zo gaat het mis: een ouder wil niet dat haar dochter online staat, maar niemand weet wie toestemming gaf.
Wat jullie doen: leg de toestemming voor foto's vast bij de inschrijving, bij het lid in de ledenadministratie.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals AllUnited of Club-assistent, de lijsten van trainers, de groepsapps en de website, en de vragen gaan over de vereniging, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een gymnastiek- of turnvereniging
Leg toestemming voor foto's vast bij de inschrijving
Vraag bij de inschrijving of ouders toestemming geven voor foto's. Zet het antwoord bij het lid in jullie ledenadministratie, of op één vaste plek van de vereniging.
Geef trainers alleen hun eigen groep
Een trainer heeft de noodnummers van de eigen lesgroep nodig, niet de hele ledenlijst. Kan je systeem dat, geef dan per groep toegang. Zo niet, deel dan per groep een korte lijst.
Houd één lijst bij van wie een VOG heeft
Zet de datum erbij. Bewaar de lijst in een gedeelde map van de vereniging, zodat een nieuwe secretaris ermee verder kan.
Ik heb tot mijn vijftiende geturnd, om en om met judo: zes dagen per week stond ik in een van de zalen, die elke dag door vrijwilligers werden klaargezet en opgeruimd. Nu ben ik als vader betrokken bij de turnvereniging van mijn dochter. Ik weet hoeveel er achter de lessen en de uitvoering zit, en hoeveel daarvan op een paar vrijwilligers rust.
Jorn de Boer · oprichter van Insert Z · achtergrond
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in eigen tempo de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Niemand in ons bestuur weet veel van IT. Kunnen we de Checkup dan doen?
Ja. De vragen gaan over jullie vereniging: jullie leden, de lesgroepen en wie wat doet. Weet je een antwoord niet, dan kies je "Weet ik niet". Dat punt komt dan terug in het plan.
In jullie plan staat per onderwerp waar jullie kwetsbaar zijn en wat de volgende stap is, met een handleiding die een vrijwilliger kan volgen.
Mogen we foto's van de uitvoering op onze website zetten?
Ja, als je toestemming hebt. Bij kinderen jonger dan 16 jaar vraag je die aan de ouders.
Leg vast wie toestemming gaf, en zorg dat ouders die makkelijk kunnen intrekken. De Checkup vraagt hoe jullie dat bijhouden, maar is geen juridisch advies.
Kiezen we zelf ons pakket voor de ledenadministratie?
Zijn jullie lid van de KNGU, dan werken jullie met AllUnited of Club-assistent, want die zijn gekoppeld aan de bond. De leverancier houdt het pakket zelf draaiend.
De Checkup kijkt vooral naar hoe jullie het gebruiken: wie inlogt, met welk account, wat trainers kunnen zien, en wie het overneemt als iemand stopt. Moet de leverancier iets doen, dan staat er een voorbeeldbericht klaar.
Een ouder maakt onze website als vrijwilliger. Wat als die stopt?
Schrijf nu al op waar de website staat, wie de eigenaar is van de naam van de website en wie de inloggegevens heeft.
Jullie plan helpt je daarbij, zodat een opvolger verder kan. Het plan blijft van de vereniging, ook als het bestuur wisselt.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Zwemvereniging · Atletiekvereniging · Scouting · alle 113 soorten
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Zo werken wij
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een gymnastiek- of turnvereniging, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.