Op woensdagmiddag staat de zaal vol kleuters. Zo houd je hun gegevens en de IT van je vereniging op orde.
Een gymnastiek- of turnvereniging heeft vaak veel jonge leden, veel lesgroepen en veel ouders die berichten krijgen. Met de +Z Checkup voor verenigingen zie je wat al goed geregeld is, en wat een vrijwilliger als eerste kan oppakken.
Ledenadministratie, lesgroepen en ouders
Clubs die lid zijn van de KNGU, de gymnastiekbond, werken met AllUnited of Club-assistent. Die twee pakketten zijn gekoppeld aan de ledenadministratie van de bond. Het basispakket hoort bij het lidmaatschap van de KNGU. Extra onderdelen regel je met de leverancier zelf.
In de ledenadministratie staan je leden en hun lesgroepen, en vaak loopt de contributie er ook via. Trainers houden de aanwezigheid bij, soms in een app en soms op een lijst in de zaal.
Bij jonge leden zijn de ouders je contact. Hun mailadres en telefoonnummer staan erbij, en soms iets over de gezondheid van het kind, zoals astma of een allergie. Dat zijn gevoelige gegevens. Deel ze alleen met wie ze nodig heeft, zoals de trainer van die groep.
Trainers, VOG en foto's van de uitvoering
Trainers en assistenten werken met kinderen. Voor hen kun je een VOG vragen: een verklaring omtrent het gedrag van Justis. Met de Regeling Gratis VOG is die gratis voor vrijwilligers die met kinderen of kwetsbare mensen werken. Je vereniging meldt zich daarvoor eerst aan met eHerkenning, een inlogmiddel voor organisaties. Daarna vraagt de vrijwilliger de VOG zelf aan met DigiD.
Foto's van de uitvoering zijn leuk voor de website. Bij kinderen jonger dan 16 jaar vraag je toestemming aan de ouders. Je legt vast wie toestemming gaf, en ouders kunnen die altijd weer intrekken.
Een voorbeeld. Na de uitvoering zet een ouder foto's in de groepsapp van de lesgroep. Een andere ouder wil niet dat haar dochter online staat. Staat bij de inschrijving al genoteerd welke ouders toestemming gaven, dan weet de trainer meteen wat er moet gebeuren.
De Checkup signaleert welke regels voor je vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een gymnastiek- of turnvereniging
Leg toestemming voor foto's vast bij de inschrijving
Vraag bij de inschrijving of ouders toestemming geven voor foto's. Zet het antwoord bij het lid in je ledenadministratie, of op één vaste plek van de vereniging.
Geef trainers alleen hun eigen groep
Een trainer heeft de noodnummers van de eigen lesgroep nodig, niet de hele ledenlijst. Kan je systeem dat, geef dan per groep toegang. Zo niet, deel dan per groep een korte lijst.
Houd één lijst bij van wie een VOG heeft
Zet de datum erbij. Bewaar de lijst in een gedeelde map van de vereniging, zodat de secretaris hem kan overdragen als hij stopt.
Waar de Checkup op let bij je vereniging
De Checkup voor verenigingen vraagt naar je leden, je lesgroepen en wie wat doet. Bij een gymnastiek- of turnvereniging gaat het bijvoorbeeld over welk pakket je gebruikt voor de ledenadministratie, wie daar beheerder is, en wat trainers en assistenten kunnen zien.
Ook vraagt de Checkup waar gegevens over de gezondheid van leden staan, hoe je toestemming voor foto's bijhoudt en hoe ouders berichten krijgen. En of de lijst met VOG's op een plek staat waar een opvolger bij kan.
In het IT-plan staat per onderwerp wat al goed gaat, en wat de volgende stap is. Met een handleiding die een vrijwilliger kan volgen. Voert iemand anders het werk uit, zoals je leverancier, dan staat er een voorbeeldmail bij.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Veelgestelde vragen
Niemand in ons bestuur weet veel van IT. Kunnen we de Checkup dan doen?
Ja. De vragen gaan over je vereniging: je leden, je lesgroepen en wie wat doet. Weet je een antwoord niet, dan kies je "Weet ik niet". Dat punt komt dan terug in het plan.
Mogen we foto's van de uitvoering op onze website zetten?
Ja, als je toestemming hebt. Bij kinderen jonger dan 16 jaar vraag je die aan de ouders. Leg vast wie toestemming gaf, en zorg dat ouders die makkelijk kunnen intrekken.
Kiezen we zelf ons pakket voor de ledenadministratie?
Ben je lid van de KNGU, dan werk je met AllUnited of Club-assistent, want die zijn gekoppeld aan de bond. De Checkup kijkt vooral naar hoe jullie het gebruiken: wie inlogt, met welk account, en wie het overneemt als iemand stopt.
Een ouder maakt onze website als vrijwilliger. Wat als die stopt?
Schrijf nu al op waar de website staat, wie de eigenaar is van de naam van de website en wie de inloggegevens heeft. Het IT-plan helpt je daarbij, zodat een opvolger verder kan.
Ook interessant
Verwante verenigingen: Zwemvereniging · Atletiekvereniging · Scouting · alle verenigingen
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Zo werken wij