Is het muziekarchief van jullie, of van de bibliothecaris?
Bij een harmonie, fanfare, brassband of drumband doen vrijwilligers veel IT: de ledenlijst, de contributie, de bladmuziek, de website en de groepsapp. Met de +Z Checkup zie je wat al goed geregeld is, en wat als eerste aandacht verdient.
Even eerlijk
- Als de bibliothecaris stopt, kan iemand anders dan nog een partij vinden?
- Mogen de gescande partijen op de tablets van alle muzikanten staan?
- Wie heeft na de bestuurswissel de wachtwoorden van de website en de contributie?
- Staan er nog oud-leden van het jeugdorkest in de groepsapp?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Bladmuziek, tablets en het muziekarchief
Bij de meeste muziekverenigingen beheert een vrijwilliger de bladmuziek: de muziekbibliothecaris. Partijen liggen in mappen in het repetitielokaal, en vaak ook als pdf in een gedeelde map. Steeds meer muzikanten spelen van een tablet. Dat is handig, bijvoorbeeld als er een invaller komt.
Voor een kopie van bladmuziek heb je toestemming nodig van de makers: de componisten, tekstdichters en hun muziekuitgevers. Dat geldt voor een kopie op papier en voor een pdf op een tablet. FEMU, de organisatie die dit namens makers en uitgevers regelt, heeft daarvoor een licentie voor extra kopieën. Je moet dan wel een originele set hebben.
Een voorbeeld dat vaak voorkomt: de gedeelde map met alle partijen staat in het privé-account van de bibliothecaris. Dat is zo gegroeid, en het werkt zolang die het doet. Stopt die, of raakt die het wachtwoord kwijt, dan moet iemand het hele digitale archief opnieuw opbouwen.
Leden, het jeugdorkest en de bestuurswissel
In jullie ledenadministratie staan namen, adressen, telefoonnummers en rekeningnummers voor de contributie. Vaak ook wie welk instrument of uniform van de vereniging in bruikleen heeft. Dat zijn persoonsgegevens, en daarvoor geldt de AVG, de Europese privacywet. Die geldt ook voor een vereniging. Deel de hele lijst dus niet in de groepsapp of in een mail aan alle leden.
Veel verenigingen hebben leerlingen of een jeugdorkest. Wil je foto's van leden jonger dan 16 jaar op de website of op sociale media zetten, dan heb je toestemming van hun ouders nodig. Je moet kunnen laten zien dat je die hebt, en ouders mogen hun toestemming altijd intrekken.
Accounts van de vereniging, zoals de website, de Facebookpagina en de mail, staan vaak op het privé-mailadres van een bestuurslid. Dat merk je meestal pas bij een bestuurswissel. Met een lijst van alle accounts, en wie erbij kan, gaat de overdracht een stuk makkelijker.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie vereniging
We kijken naar wat bij een muziekvereniging telt: dat de vereniging blijft draaien, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Blijven spelen als de bibliothecaris stopt
De zwakke plek: de gedeelde map met alle partijen staat in het privé-account van de bibliothecaris.
Zo gaat het mis: stopt die, of raakt die het wachtwoord kwijt, dan moet iemand het hele digitale archief opnieuw opbouwen.
Wat jullie doen: zet de map met partijen op een mailadres van de vereniging, met twee vrijwilligers die erbij kunnen.
Het muziekarchief, de ledenlijst en bruikleen
De zwakke plek: het archief, de ledenadministratie en de lijst met instrumenten en uniformen in bruikleen staan bij verschillende vrijwilligers.
Zo gaat het mis: staat een lijst alleen bij één persoon, dan weet niemand meer wie welk instrument heeft als die stopt.
Wat jullie doen: bewaar de lijsten van de vereniging op een plek van de vereniging, met een reservekopie.
Accounts, het jeugdorkest en de groepsapp
De zwakke plek: accounts op het privé-mailadres van een bestuurslid, en oud-leden van het jeugdorkest in de groepsapp.
Zo gaat het mis: na de bestuurswissel heeft niemand de wachtwoorden van de website en de contributie. Een foto van een jeugdlid komt online zonder toestemming.
Wat jullie doen: maak een accountlijst voor het bestuur, met de wachtwoorden in een wachtwoordkluis, en houd bij welke ouders ja zeiden voor foto's.
Kloppende gegevens en geen valse betaalverzoeken
De zwakke plek: rekeningnummers voor de contributie op meer plekken, en een penningmeester die betaalt op een mail.
Zo gaat het mis: de contributie gaat van een oud rekeningnummer af. Of een nepmail van "het bestuur" vraagt om snel te betalen.
Wat jullie doen: houd de ledenadministratie op één plek bij, en bel bij een ongewoon betaalverzoek een nummer dat jullie al hadden.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals de ledenadministratie, het innen van de contributie, de website en de gedeelde map voor de bladmuziek, en de vragen gaan over de vereniging, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een muziekvereniging
Zet het muziekarchief op naam van de vereniging
Maak een mailadres van de vereniging, bijvoorbeeld bibliotheek@, en zet de gedeelde map met partijen op dat account. Geef twee vrijwilligers toegang, zodat het archief niet van één persoon afhangt.
Schrijf op wat je licentie toestaat
Zoek uit of jullie vereniging een licentie voor extra kopieën heeft, en tot wanneer. Zet dat bovenaan in het muziekarchief. Dan weet ook een nieuwe bibliothecaris wat mag.
Maak een accountlijst voor het bestuur
Schrijf op welke accounts de vereniging heeft, op welk mailadres ze staan en wie erbij kan. Zet de wachtwoorden niet in die lijst, maar in een wachtwoordkluis: een app die wachtwoorden veilig bewaart.
Mijn dochters krijgen muziekles en spelen in een orkest. Ik zie hoeveel een muziekvereniging draait op vrijwilligers, van het bestuur tot wie de concerten regelt.
Jorn de Boer · oprichter van Insert Z · achtergrond
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in eigen tempo de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Er zit niemand met IT-kennis in ons bestuur. Lukt het dan?
Ja. De vragen gaan over jullie vereniging: wie de ledenlijst bijhoudt, waar de bladmuziek staat en wie de website doet.
Weet je iets niet, dan geef je dat aan. Het IT-plan helpt je het later uit te zoeken, met uitleg en een handleiding per stap.
Mogen we foto's van het jeugdorkest op Facebook zetten?
Ja, als de ouders van leden jonger dan 16 jaar daar toestemming voor gaven. Houd bij wie ja zei. Trekt een ouder de toestemming in, dan haal je de foto weg.
Jullie moeten kunnen laten zien dat jullie die toestemming hebben. De Checkup vraagt hoe jullie dat bijhouden, maar is geen juridisch advies.
Wat als de vrijwilliger die de website doet stopt?
Dat gebeurt bij elke vereniging een keer. Staan de website en de domeinnaam op naam van de vereniging, en kan een tweede persoon inloggen, dan is de overdracht snel geregeld.
Het IT-plan helpt je dat vooraf te regelen, met een lijst van alle accounts en wie erbij kan. Het plan blijft van de vereniging, ook als het bestuur wisselt.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Koor · Toneelvereniging · Carnavalsvereniging · alle 113 soorten
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een muziekvereniging, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.