De bibliothecaris weet waar elke partij staat. Zorg dat de vereniging dat ook weet.
Bij een harmonie, fanfare, brassband of drumband doen vrijwilligers veel IT: de ledenlijst, de contributie, de bladmuziek, de website en de groepsapp. Met de +Z Checkup zie je wat al goed geregeld is, en wat als eerste aandacht verdient.
Bladmuziek, tablets en het muziekarchief
Bij de meeste muziekverenigingen beheert een vrijwilliger de bladmuziek: de muziekbibliothecaris. Partijen liggen in mappen in het repetitielokaal, en vaak ook als pdf in een gedeelde map. Steeds meer muzikanten spelen van een tablet. Dat is handig, bijvoorbeeld als er een invaller komt.
Voor een kopie van bladmuziek heb je toestemming nodig van de makers: de componisten, tekstdichters en hun muziekuitgevers. Dat geldt voor een kopie op papier en voor een pdf op een tablet. FEMU, de organisatie die dit namens makers en uitgevers regelt, heeft daarvoor een licentie voor extra kopieën. Je moet dan wel een originele set hebben. Voor verenigingen die bij een KNMO-bond zijn aangesloten, geldt een korting.
Een voorbeeld dat vaak voorkomt: de gedeelde map met alle partijen staat in het privé-account van de bibliothecaris. Dat is zo gegroeid, en het werkt zolang hij het doet. Stopt hij, of raakt hij zijn wachtwoord kwijt, dan moet iemand het hele digitale archief opnieuw opbouwen.
Leden, het jeugdorkest en de bestuurswissel
In je ledenadministratie staan namen, adressen, telefoonnummers en rekeningnummers voor de contributie. Vaak ook wie welk instrument of uniform van de vereniging in bruikleen heeft. Dat zijn persoonsgegevens, en daarvoor geldt de AVG, de Europese privacywet. Die geldt ook voor een vereniging. Deel de hele lijst dus niet in de groepsapp of in een mail aan alle leden.
Veel verenigingen hebben leerlingen of een jeugdorkest. Wil je foto's van leden jonger dan 16 jaar op de website of op sociale media zetten, dan heb je toestemming van hun ouders nodig. Je moet kunnen laten zien dat je die hebt, en ouders mogen hun toestemming altijd intrekken.
Accounts van de vereniging, zoals de website, de Facebookpagina en de mail, staan vaak op het privé-mailadres van een bestuurslid. Dat merk je meestal pas bij een bestuurswissel. Met een lijst van alle accounts, en wie erbij kan, gaat de overdracht een stuk makkelijker.
De Checkup signaleert welke regels voor je vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een muziekvereniging
Zet het muziekarchief op naam van de vereniging
Maak een mailadres van de vereniging, bijvoorbeeld bibliotheek@, en zet de gedeelde map met partijen op dat account. Geef twee vrijwilligers toegang, zodat het archief niet van één persoon afhangt.
Schrijf op wat je licentie toestaat
Zoek uit of je vereniging een licentie voor extra kopieën heeft, en tot wanneer. Zet dat bovenaan in het muziekarchief. Dan weet ook een nieuwe bibliothecaris wat mag.
Maak een accountlijst voor het bestuur
Schrijf op welke accounts de vereniging heeft, op welk mailadres ze staan en wie erbij kan. Zet de wachtwoorden niet in die lijst, maar in een wachtwoordkluis: een app die wachtwoorden veilig bewaart.
Waar de Checkup op let bij je vereniging
In de Checkup voor verenigingen geef je aan welke systemen jullie gebruiken. Bij een muziekvereniging zijn dat vaak de ledenadministratie, het innen van de contributie, de website en sociale media, en een gedeelde map voor de bladmuziek. Bij elk systeem vraagt de Checkup op wiens naam het staat, wie erbij kan en of er een reservekopie is. Bij de belangrijkste accounts kijkt hij ook naar een tweede inlogstap: naast je wachtwoord een code op je telefoon.
Heb je jeugdleden, dan vraagt de Checkup hoe je toestemming voor foto's bijhoudt. En hij kijkt naar de bestuurswissel: wat moet een nieuwe secretaris of penningmeester overnemen? In het IT-plan staat per punt wat een vrijwilliger zelf kan doen, met handleidingen en voorbeeldmails. De IT-raadgever kijkt het plan na en geeft advies. Het uitvoeren doen jullie zelf.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Veelgestelde vragen
Er zit niemand met IT-kennis in ons bestuur. Lukt het dan?
Ja. De vragen gaan over jullie vereniging: wie de ledenlijst bijhoudt, waar de bladmuziek staat en wie de website doet. Weet je iets niet, dan geef je dat aan. Het IT-plan helpt je het later uit te zoeken.
Kan de penningmeester per jaar betalen?
Ja. Je betaalt dan €544,50 per jaar, inclusief btw. Dat is hetzelfde als per maand, alleen in één keer. Bij de start komt er eenmalig €181,50 bij.
Mogen we foto's van het jeugdorkest op Facebook zetten?
Ja, als de ouders van leden jonger dan 16 jaar daar toestemming voor gaven. Houd bij wie ja zei. Trekt een ouder de toestemming in, dan haal je de foto weg.
Wat als de vrijwilliger die de website doet stopt?
Dat gebeurt bij elke vereniging een keer. Staan de website en de domeinnaam op naam van de vereniging, en kan een tweede persoon inloggen, dan is de overdracht snel geregeld. Het IT-plan helpt je dat vooraf te regelen.