De secretaris mailt de oefenbestanden naar alle leden. Zo houd je de IT van je koor overzichtelijk.
Bij een koor draait veel op een paar vrijwilligers en een mailbox. Dat geldt voor een kerkkoor net zo goed als voor een popkoor of shantykoor. Met de +Z Checkup zie je wat goed geregeld is, en wat beter kan zonder dat het ingewikkeld wordt.
Oefenbestanden, bladmuziek en teksten op het scherm
Leden oefenen thuis, met opnames van hun stempartij en met de bladmuziek of teksten die het koor rondstuurt. Dat gaat per mail, via een gedeelde map of in de groepsapp. Bij een optreden staan de teksten soms op een scherm of in het programmaboekje.
Voor een kopie van bladmuziek of songteksten heb je toestemming van de makers nodig, ook als het digitaal is. Voor amateurkoren is er een licentie van FEMU, de organisatie die dit namens makers en uitgevers regelt. Die licentie geldt bijvoorbeeld voor een kopie om aantekeningen op te maken, en voor songteksten in een programmaboekje of op een scherm, tot maximaal 250 bezoekers. Je hebt dan wel de originele partijen nodig, genoeg voor alle leden.
Een voorbeeld: de dirigent zet de oefenbestanden in een map met een openbare link. Dat werkt makkelijk. Maar zo'n link gaat snel rond, ook buiten het koor. Een map waar alleen leden bij kunnen, is net zo makkelijk als je hem één keer goed instelt.
De ledenlijst, groepsmails en de penningmeester
Bij veel koren staat de ledenlijst in een spreadsheet bij de secretaris, met namen, adressen, telefoonnummers en de stemgroep. Dat is overzichtelijk. Het zijn wel persoonsgegevens, en daarvoor geldt de AVG, de Europese privacywet. Stuur een mail aan alle leden daarom met de adressen in de bcc: het veld voor verborgen ontvangers. Dan ziet niet iedereen de hele ledenlijst.
Verkoop je kaarten voor een concert, dan komen er ook gegevens van bezoekers bij. Kijk op wiens naam het account van de kaartverkoop staat, en wie de opbrengst en de lijst met kopers kan zien.
Penningmeesters krijgen soms een appje dat van de voorzitter lijkt te komen: of je vandaag even de dirigent wilt betalen, op een nieuw rekeningnummer. Zulke valse betaalverzoeken komen bij veel verenigingen voor. Een vaste afspraak helpt: een betaling die buiten de gewone gang gaat, controleer je eerst met een telefoontje.
De Checkup signaleert welke regels voor je vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een koor
Stuur groepsmails met bcc
Zet bij een mail aan alle leden de adressen in het bcc-veld, of gebruik een programma voor nieuwsbrieven. Dan ziet niemand meer de mailadressen van alle andere leden.
Zet oefenbestanden in een map voor leden
Maak een gedeelde map op een account van het koor. Deel die map met de leden zelf, in plaats van met een openbare link die iedereen kan openen.
Spreek een belafspraak af voor betalingen
Leg vast dat de penningmeester een betaalverzoek via app of mail eerst controleert met een telefoontje. Ook als het bericht van de voorzitter of de dirigent lijkt te komen.
Waar de Checkup op let bij je vereniging
De Checkup voor verenigingen vraagt welke systemen jullie koor gebruikt: de ledenlijst, de mail van het koor, de website, de groepsapp, een gedeelde map voor oefenbestanden en eventueel de kaartverkoop. Per systeem wil hij weten op wiens naam het staat en wie erbij kan.
Voor de penningmeester vraagt de Checkup hoe betalingen worden gecontroleerd, en of de bankrekening en de mail een tweede inlogstap hebben: naast je wachtwoord een code op je telefoon. Hij kijkt ook wat er gebeurt als een bestuurslid onverwacht stopt. Het IT-plan zet dat om in kleine stappen voor een vrijwilliger, met handleidingen en voorbeeldmails. De IT-raadgever kijkt het na en geeft advies. Het werk doen jullie zelf.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Veelgestelde vragen
Veel van onze leden doen weinig met computers. Is de Checkup dan iets voor ons?
Ja. Eén bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt de vragen, niet elk lid. De leden merken vooral dat er dingen geregeld zijn, zoals een ledenlijst die niet meer met iedereen wordt gedeeld.
Mogen we songteksten op een scherm zetten bij een optreden?
Met de licentie van FEMU voor amateurkoren mag dat, tot maximaal 250 bezoekers. Zonder licentie heb je toestemming van de makers nodig. Twijfel je, vraag het dan na bij FEMU. De Checkup is geen juridisch advies.
Kan het koor per jaar betalen in plaats van per maand?
Ja. Je betaalt dan €544,50 per jaar, inclusief btw. Dat is hetzelfde als per maand, alleen in één keer. Bij de start komt er eenmalig €181,50 bij.
Wat als de secretaris met de ledenlijst stopt?
Staat de lijst op een account van het koor, dan geeft de secretaris alleen de toegang door. Staat hij op een eigen computer, dan helpt het IT-plan je om hem op tijd naar een plek van het koor te verhuizen.
Ook interessant
Verwante verenigingen: Harmonie, fanfare en drumband · Toneelvereniging · Dorpshuis · alle verenigingen
Lees ook:
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Zo werken wij