Wie kan er nog bij de ledenlijst van jullie koor?
Bij een koor draait veel op een paar vrijwilligers en een mailbox. Dat geldt voor een kerkkoor net zo goed als voor een popkoor of shantykoor. Met de +Z Checkup zie je wat goed geregeld is, en wat beter kan zonder dat het ingewikkeld wordt.
Even eerlijk
- Kan iedereen met de link bij de oefenbestanden, ook buiten het koor?
- Wie kan de lijst met kopers van de concertkaarten zien?
- Hebben jullie een licentie voor de songteksten op het scherm bij een optreden?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Oefenbestanden, bladmuziek en teksten op het scherm
Leden oefenen thuis, met opnames van hun stempartij en met de bladmuziek of teksten die het koor rondstuurt. Dat gaat per mail, via een gedeelde map of in de groepsapp. Bij een optreden staan de teksten soms op een scherm of in het programmaboekje.
Voor een kopie van bladmuziek of songteksten heb je toestemming van de makers nodig, ook als het digitaal is. Voor amateurkoren is er een licentie van FEMU, de organisatie die dit namens makers en uitgevers regelt. Die licentie geldt bijvoorbeeld voor een kopie om aantekeningen op te maken, en voor songteksten in een programmaboekje of op een scherm, tot maximaal 250 bezoekers. Je hebt dan wel de originele partijen nodig, genoeg voor alle leden.
Een voorbeeld: de dirigent zet de oefenbestanden in een map met een openbare link. Dat werkt makkelijk. Maar zo'n link gaat snel rond, ook buiten het koor. Een map waar alleen leden bij kunnen, is net zo makkelijk als je hem één keer goed instelt.
De ledenlijst, groepsmails en de penningmeester
Bij veel koren staat de ledenlijst in een spreadsheet bij de secretaris, met namen, adressen, telefoonnummers en de stemgroep. Dat is overzichtelijk. Het zijn wel persoonsgegevens, en daarvoor geldt de AVG, de Europese privacywet. Stuur een mail aan alle leden daarom met de adressen in de bcc: het veld voor verborgen ontvangers. Dan ziet niet iedereen de hele ledenlijst.
Verkoop je kaarten voor een concert, dan komen er ook gegevens van bezoekers bij. Kijk op wiens naam het account van de kaartverkoop staat, en wie de opbrengst en de lijst met kopers kan zien.
Penningmeesters krijgen soms een appje dat van de voorzitter lijkt te komen: of je vandaag even de dirigent wilt betalen, op een nieuw rekeningnummer. Zulke valse betaalverzoeken komen bij veel verenigingen voor. Een vaste afspraak helpt: een betaling die buiten de gewone gang gaat, controleer je eerst met een telefoontje.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie koor
We kijken naar wat bij een koor telt: dat het koor blijft draaien, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Blijven zingen als een bestuurslid stopt
De zwakke plek: de ledenlijst, de mail van het koor en de kaartverkoop hangen vaak aan één vrijwilliger.
Zo gaat het mis: stopt die onverwacht, dan kan niemand meer bij de ledenlijst of het account van de kaartverkoop.
Wat jullie doen: zet de accounts op naam van het koor, met twee mensen die erbij kunnen.
Ledenlijst, oefenbestanden en archief
De zwakke plek: de ledenlijst staat in een spreadsheet bij de secretaris, de oefenbestanden op een account van de dirigent.
Zo gaat het mis: staat de lijst op een eigen computer, dan is hij weg als die stukgaat of de secretaris stopt.
Wat jullie doen: verhuis de ledenlijst en de oefenbestanden op tijd naar een gedeelde map op een account van het koor.
Openbare links, groepsmails en kopers
De zwakke plek: een map met oefenbestanden met een openbare link, groepsmails met alle adressen, en de lijst met kopers van concertkaarten.
Zo gaat het mis: de link gaat rond buiten het koor. Elk lid ziet in een groepsmail de hele ledenlijst.
Wat jullie doen: deel de map alleen met leden, zet groepsmails in de bcc, en spreek af wie de lijst met kopers mag zien.
Kloppende betalingen en geen nepappjes
De zwakke plek: een penningmeester die de dirigent en de rekeningen betaalt.
Zo gaat het mis: een appje dat van de voorzitter lijkt te komen vraagt om vandaag de dirigent te betalen, op een nieuw rekeningnummer.
Wat jullie doen: controleer een betaling die buiten de gewone gang gaat eerst met een telefoontje, ook als het bericht van de voorzitter of de dirigent lijkt te komen.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals de ledenlijst, de mail van het koor, de gedeelde map voor oefenbestanden en de kaartverkoop, en de vragen gaan over het koor, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een koor
Stuur groepsmails met bcc
Zet bij een mail aan alle leden de adressen in het bcc-veld, of gebruik een programma voor nieuwsbrieven. Dan ziet niemand meer de mailadressen van alle andere leden.
Zet oefenbestanden in een map voor leden
Maak een gedeelde map op een account van het koor. Deel die map met de leden zelf, in plaats van met een openbare link die iedereen kan openen.
Spreek een belafspraak af voor betalingen
Leg vast dat de penningmeester een betaalverzoek via app of mail eerst controleert met een telefoontje. Ook als het bericht van de voorzitter of de dirigent lijkt te komen.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt in eigen tempo de vragen over de vereniging, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Veel van onze leden doen weinig met computers. Is de Checkup dan iets voor ons?
Ja. Eén bestuurslid of vrijwilliger beantwoordt de vragen, niet elk lid. De leden merken vooral dat er dingen geregeld zijn, zoals een ledenlijst die niet meer met iedereen wordt gedeeld.
De vragen gaan over het koor, in gewone taal. Elke stap in het plan legt uit wat jullie doen en waarom, met een handleiding.
Mogen we songteksten op een scherm zetten bij een optreden?
Met de licentie van FEMU voor amateurkoren mag dat, tot maximaal 250 bezoekers. Je hebt dan wel de originele partijen nodig, genoeg voor alle leden. Zonder licentie heb je toestemming van de makers nodig.
Twijfel je, vraag het dan na bij FEMU. De Checkup is geen juridisch advies.
Wat als de secretaris met de ledenlijst stopt?
Staat de lijst op een account van het koor, dan geeft de secretaris alleen de toegang door. Staat hij op een eigen computer, dan neemt de secretaris hem mee of raakt hij kwijt.
Het IT-plan helpt je om hem op tijd naar een plek van het koor te verhuizen. Het plan blijft van het koor, ook als het bestuur wisselt.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Harmonie, fanfare en drumband · Toneelvereniging · Dorpshuis · alle 113 soorten
Lees ook:
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?
Zo werken wij
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een koor, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.