Op hoeveel privélaptops staan opnames van je leerlingen?
Een muziekschool werkt met veel kinderen en veel docenten die ook elders lesgeven. Met de +Z Checkup breng je de gegevens, accounts en apparaten van je school op orde.
Even eerlijk
- Kan een docent die vorig jaar vertrok nog in de leerlingadministratie?
- Van welke leerlingen mag de film van de voorspeelavond online?
- In wiens cloud staat de gedeelde map met bladmuziek en opnames?
- Wie kan de rekeningnummers van ouders inzien?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Leerlingen, ouders en docenten die ook ergens anders lesgeven
In de leerlingadministratie staan namen, leeftijden, adressen, het lesrooster en het rekeningnummer voor het lesgeld. Bij kinderen zijn dat gegevens van de ouders. De administratie is vaak gekoppeld aan de incasso en aan de mail naar ouders.
Docenten werken vaak deels als zzp'er en geven ook les op andere scholen. Ze gebruiken hun eigen laptop en telefoon, maken opnames van leerlingen om terug te luisteren en delen bladmuziek via een eigen map. Daardoor staan gegevens van jouw leerlingen op apparaten die niet van de school zijn.
Bij voorspeelavonden en concerten wordt gefilmd en gefotografeerd. Ouders willen de beelden graag hebben, en de school wil ze op de site zetten.
Kinderen, opnames en bladmuziek
- Toestemming van ouders. Voor foto's en video's van leerlingen onder de 16 op de site of sociale media heb je toestemming van een ouder nodig. Vraag dat bij de inschrijving, apart voor elk gebruik. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
- Opnames van leerlingen. Een opname van een les is een persoonsgegeven van de leerling. Spreek met docenten af waar opnames staan, wie ze hoort en wanneer ze weg gaan. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
- Een contract met de leverancier. Draait je leerlingadministratie in de cloud, dan sluit je een verwerkersovereenkomst met de leverancier. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
Voor het kopiëren en digitaal delen van bladmuziek gelden auteursrechten. Hoe dat voor jouw school geregeld is, hangt af van de licenties die je hebt. Vraag dat na bij je brancheorganisatie, zoals Cultuurconnectie, als je twijfelt.
Drie eerste stappen voor je muziekschool
Maak afspraken met docenten over hun eigen apparaten
Spreek af dat docenten met een code op hun laptop en telefoon werken, updates aanzetten en opnames van leerlingen in een map van de school bewaren, niet in hun eigen cloud.
Vraag ouders toestemming voor beelden
Zet in het inschrijfformulier een vraag over foto's en video's: voor de groepsapp, de site en sociale media. Gebruik alleen beelden van leerlingen waarvoor dat is gegeven.
Sluit de toegang van docenten die vertrekken
Haal een docent die stopt dezelfde week uit de leerlingadministratie, de mail van de school en de gedeelde mappen.
Hoe de Checkup rekening houdt met je muziekschool
Je geeft aan welke systemen de school gebruikt: de leerlingadministratie, de mail, de gedeelde mappen en de groepsapps. Per systeem vraagt de Checkup wie erbij kan, ook docenten die als zzp'er werken.
Werken docenten op hun eigen apparaten, dan vraagt hij welke afspraken daarover zijn. Bij privacy geef je aan of je gegevens van kinderen, opnames of foto's bewaart.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
In een kwartier tot een uur beantwoord je vragen over je muziekschool, en je hebt meteen je eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger je invult, hoe beter het klopt. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar met je mee, met handleidingen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Docenten willen leerlingen opnemen om terug te luisteren. Mag dat?
Ja, als leerlingen of ouders dat weten en het voor de les is. Bewaar de opname op een plek van de school en verwijder hem als hij niet meer nodig is.
Wij zijn een stichting met subsidie van de gemeente. Is deze pagina dan wel voor ons?
Ja. De IT van een muziekschool is hetzelfde, of je nu een bedrijf of een stichting bent. Je geeft in de Checkup aan hoe je organisatie in elkaar zit.
Ouders willen de video van het voorspelen. Hoe deel ik die?
Deel hem via een beveiligde link alleen met de ouders van de leerlingen die erop staan, of vraag vooraf toestemming als je hem breder deelt.
Wat als onze administratie maar bij één persoon zit?
Dan staat de school stil als die persoon wegvalt. In je plan komt een stap om de kennis en de toegang bij een tweede persoon te leggen.
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een muziekschool, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen muziekschool? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leerlingen en ouders, en het geeft de eigenaar rust.